اتوماسیون مجوزها

در صورتیکه قبلا فرایند کاری مستند نشده باشد و تمامی فعالیتهای ارائه خدمت (صدور مجوز) به صورت دستی انجام می شود، در این سطح اتوماسیون شامل، طراحی فرم ثبت درخواست و چرخش دستی فرم بدون اعمال قوانین کسب و کار می شود. در این سطح، اقدامات لازم برای اتوماسیون خدمت تنها شامل طراحی اجزا فرم ثبت درخواست خدمت می شود.

در صورتیکه سازمان بتواند گام ها و وضعیت های اصلی فرایند را مشخص نماید اتوماسیون می تواند در سطح یک انجام شود. در این سطح از اتوماسیون، علاوه بر طراحی فرم ثبت درخواست، مراحل اصلی فرایند و نقش درگیر در هر مرحله تعریف می شود. همچنین نحوه نمایش و دسترسی به فیلدهای فرم برای هر نقش مشخص می شود.

در این حالت پس از ثبت درخواست، در هر مرحله از فرایند، کاربر میتواند فرم را به مرحله بعد ارجاع دهد و فرم به صورت خودکار به نقش بعدی که می تواند یک فرد یا گروه باشد ارجاع می شود.

در صورتیکه فرایند مدونی برای ارائه خدمت وجود داشته باشد و سازمان قبلا از سامانه ای برای این موضوع استفاده کرده باشد، سازمان در آمادگی سطح دو قرار دارد. در این سطح برای فرایند جریان گردشکار سیستمی طراحی شده و قواعد کسب و کار در هر مرحله از فرایند نیز مبتنی بر اطلاعات موجود در سازمان، تعریف می شود.

در این حالت پس از ثبت درخواست، فرم به صورت خودکار در هر مرحله مبتنی بر اطلاعات درج شده روی فرم و مراحل فرایند به مرحله بعدی ارجاع می شود.

در این سطح فرایند به صورت مجزا و مستقل از مابقی فرایندها و سرویسهای سازمانی دیده نمی شود، بلکه در صورت نیاز به صورت وب سرویس با سامانه های داخلی یا خارجی سازمان تبادلات اطلاعاتی دارد. همچنین شاخص های ارزیابی عملکرد به تفکیک هر فرایند و هر مرحله از فرایند قابل تعریف و اندازه گیری است. در این سطح، اتوماسیون از خودکار سازی فرایند جاری، فراتر رفته و میتواند شکل ارائه خدمت نیز بهبود یابد.