معرفی راهکار
ارائه خدمات الکترونیک به معنی واقعی کلمه زمانی اتفاق می افتد که تمامی چرخه فرایند از مرحله ثبت درخواست، تا انجام تمامی فعالیتهای درون سازمانی که برای صدور مجوز لازم است، همگی به صورت الکترونیکی انجام شود. این کار نیازمند صرف زمان و انرژی زیادی از طرف سازمان برای شناسایی و تحلیل فرایند کاری و سپس طراحی و پیاده سازی نرم افزار مناسب برای اتوماسیون آن فرایند می باشد. در این بین اگر فرایند کاری به بلوغ کافی نرسیده باشد اتوماسیون آن به مراتب دشوارتر و پیچیده تر خواهد بود. راهکار اتوماسیون مجوزها برای پاسخ به این نیازمندی ها طراحی و تولید شده است.
سطوح اتوماسیون خدمات و مجوزها براساس آمادگی سازمانی
با توجه به چالش های اتوماسیون فرایندهای کاری، شرکت برسا یک راهکار خلاقانه برای خودکارسازی فرایندهای کاری در اختیار سازمان قرار می دهد. در این راهکار، ابتدا سطح آمادگی سازمان برای اتوماسیون فرایند های کاری ارزیابی می شود و بسته به میزان آمادگی ، راه حل متفاوتی به سازمان ارائه می شود.
-
اتوماسیون برای آمادگی سطح صفر (فرم الکترونیک)
در صورتیکه قبلا فرایند کاری مستند نشده باشد و تمامی فعالیتهای ارائه خدمت (صدور مجوز) به صورت دستی انجام می شود، در این سطح اتوماسیون شامل، طراحی فرم ثبت درخواست و چرخش دستی فرم بدون اعمال قوانین کسب و کار می شود. در این سطح، اقدامات لازم برای اتوماسیون خدمت تنها شامل طراحی اجزا فرم ثبت درخواست خدمت می شود.
-
اتوماسیون برای آمادگی سطح یک (ارجاع الکترونیک)
در صورتیکه سازمان بتواند گام ها و وضعیت های اصلی فرایند را مشخص نماید اتوماسیون می تواند در سطح یک انجام شود. در این سطح از اتوماسیون، علاوه بر طراحی فرم ثبت درخواست، مراحل اصلی فرایند و نقش درگیر در هر مرحله تعریف می شود. همچنین نحوه نمایش و دسترسی به فیلدهای فرم برای هر نقش مشخص می شود.
در این حالت پس از ثبت درخواست، در هر مرحله از فرایند، کاربر میتواند فرم را به مرحله بعد ارجاع دهد و فرم به صورت خودکار به نقش بعدی که می تواند یک فرد یا گروه باشد ارجاع می شود.
-
اتوماسیون برای آمادگی سطح دو (گردشکار الکترونیک)
در صورتیکه فرایند مدونی برای ارائه خدمت وجود داشته باشد و سازمان قبلا از سامانه ای برای این موضوع استفاده کرده باشد، سازمان در آمادگی سطح دو قرار دارد. در این سطح برای فرایند جریان گردشکار سیستمی طراحی شده و قواعد کسب و کار در هر مرحله از فرایند نیز مبتنی بر اطلاعات موجود در سازمان، تعریف می شود.
در این حالت پس از ثبت درخواست، فرم به صورت خودکار در هر مرحله مبتنی بر اطلاعات درج شده روی فرم و مراحل فرایند به مرحله بعدی ارجاع می شود.
-
اتوماسیون برای آمادگی سطح سه (فرایند یکپارچه)
در این سطح فرایند به صورت مجزا و مستقل از مابقی فرایندها و سرویسهای سازمانی دیده نمی شود، بلکه در صورت نیاز به صورت وب سرویس با سامانه های داخلی یا خارجی سازمان تبادلات اطلاعاتی دارد. همچنین شاخص های ارزیابی عملکرد به تفکیک هر فرایند و هر مرحله از فرایند قابل تعریف و اندازه گیری است. در این سطح، اتوماسیون از خودکار سازی فرایند جاری، فراتر رفته و میتواند شکل ارائه خدمت نیز بهبود یابد.

