اتوماسیون اداری

امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و غیره

امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستی، پيك، ارباب رجوع، پستی و غیره

امكان تعريف انواع دبيرخانه ‏هاي محلی

امكان تعريف انواع بايگاني ‏های محلی

امكان تعريف دستگاه ‏ها و اشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مكاتبه

امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر يك

امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه ها و اشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مكاتبه در خارج از سازمان

امكان تعريف گروه هاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهای سازمانی به گروه ها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)

امكان تعريف جانشين برای هر يک از مسئولان ارجاع و پيگيری و امكان تفويض اختيار كاربران

امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده ‏شود)

امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين می كند)

امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه

امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقی يا حقوقی) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه، نوع تحويل و غیره

امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده‏، توزيع كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابی فيزيكی نامه)

اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار

امكان ثبت نامه های مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

امكان ثبت پيوست هاي نامه

امكان ثبت رونوشت هاي نامه

امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وی ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام

امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم

امكان ايجاد ارتباط مابين نامه هاي داراي پيرو، بازگشتی و عطفی

امكان ثبت نامه با شماره آزاد

امكان تهيه و چاپ رسيد نامه برای ارائه به تحويل دهنده

امكان الصاق انواع ضمائم و پيوست ها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر

امكان تهيه و ثبت متن هامش

امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و غیره

امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره

امكان صدور نامه‏ صادره به دستگاه های اجرايي و اشخاص (حقيقی و حقوقی) با حفظ سابقه

امكان تايپ و ويرايش نامه‏‎ها در داخل برنامه

امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه برای نامه به منظور عدم تايپ مجدد

امكان تهيه پيش‏نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي

امكان تبديل پيش‏نويس تأييد شده به نامه

امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه هايی با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه ها

امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط

امكان ثبت نامه های مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

امكان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاری موردنظر سازمان

اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره

امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم

امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده

امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده

امكان ايجاد مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها

امكان پشتيباني روش‏های مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)

(متمركز شامل يك دبيرخانه مركزی و چند دبيرخانه محلی، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزی و هر دبيرخانه مركزی شامل چند دبيرخانه داخلی، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلی مستقل)

امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز

توزيع نامه های وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه ‏های وارده و كارهای مرتبط از طريق كارتابل

امكان اعلام دريافت نامه جديد

امكان تعيين نامه هاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعيين نوع اقدام و اولويت زمانی انجام كار

تشكيل پرونده برای كارها و نامه های مرتبط به آن و رؤيت و پيگيری گردش پرونده ها در سازمان

امكان طبقه‏بندي نامه‎ها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه‏بندي، نوع ارسال، ارجحيت و … به همراه طبقه

‏بندی درختی موضوعات نامه

امكان پاسخگويی به كارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده

امكان ارجاع نامه‏ به صورت تصوير، صوت، پيغام تلفنی و غیره

استفاده و كنترل مركزی تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيری و . . . )

امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی

اعلام وضعيت كارهايی كه عمليات آن خاتمه نيافته است

امكان كنترل، پيگيری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره

امكان تأثيرگذاری تغييرات تشكيلاتی در ساختار دبيرخانه ها (انحلال، تشكيل، ادغام و تجزيه)

امكان پيگيری نامه وارده و روند حركت يک نامه در تمام واحدهای سازمان

تعيين مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، كارها، دستورها و يا پيام های ارجاع شده

پيگيری مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابی به علل تأخير در انجام كارها، رديابی وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روی نامه

انجام پيگيری توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهای پيگيری، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاع ‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)

امكان پيگيری كليه دستورها و پيام های ارسال شده و پيگيری مستمر اقداماتی كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند.

امكان پيگيری و رديابی مكاتبات سالهای قبل

امكان پيگيری ارجاع نامه ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقی و حقوقی) گيرنده و غیره

امكان ارجاع مكاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم

امكان ثبت و ارسال پيغام ها (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغام های موجود و دريافت شده

امكان ارسال پيامهای اطلاعاتی در سطح گروه ها، واحدها و كاربران

امكان كنترل دسترسی به ارسال پيام ها

امكان مبادله اسناد با استفاده از فاكس توسط سيستم

امكان جستجوی نامه ها به صورت پارامتريک براساس كليه فيلدهای اطلاعاتی به صورت تک فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابی

امكان جستجو و دسترسی سريع به اطلاعات نامه‏هاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل

امكان جستجوی موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه های ارسالی و دريافتی و دستيابی سريع به مشخصات نامه

امكان جستجوی سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ‏ها

امكان تهيه گزارش های دلخواه به صورت پارامتريک (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيره ‏سازی و بازيابی نتايج گزارش‏گيری

امكان گزارش‏گيری از مكاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان

امكان نمايش نتايج گزارش ها به صورت نمودارهای مختلف

امكان گزارش‏گيری و مشاهده نامه هايي كه تحت عنوانی خاص يا در محدوده زمانی مشخص ارسال شده ‏اند

امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه ها

امكان گزارش‏گيری از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامه‏‎های ارسالی و دريافتی مربوط به سازمان

امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن)

امكان مشاهده و گزارش‏گيری از پيام‏‎ها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهای ارسالی و حذف شده

امكان گزارش از نامه هاي دريافتی از بايگانی كه هنوز در مقاطع زمانی موردنظر به بايگانی بازگشت داده نشده اند.

امكان گزارش گيري و مشاهده دفتر تلفن و نشاني های پستی و پست الكترونيک

امكان ايجاد انعطاف‏پذيری در تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايی، كوچک نمايی و . . .

امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربری

امكان تعريف سطوح دسترسی سمت ‏ها به انواع مكاتبات طبقه بندي شده (جهت حفاظت اسناد)

امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيری از دسترسی هاي غيرمجاز

امكان ثبت كليه وقايع سيستم