اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری

سيستم مكاتبات خارجي و دبيرخانه با هدف پاسخگويی به نيازمندی‌هاي يك سازمان در نامه‌نگاری‌ها با طرف‌های خارج از مجموعه طراحی شده است. در اين سيستم كليه نيازمندی‌هاي موجود در حوزه چرخه نامه وارده و صادره، پيش‌نويس نامه‌ و چرخه‌های مرتبط با آنها از يک سازمان بزرگ با چندين دبيرخانه گرفته تا يک شركت كوچک با يک منشی پوشش داده شده است.اين سيستم به كمک كارتابل الكترونيک گردش نامه‌ها و ارجاعات در داخل سازمان انجام می‌دهد. همچنين اين سيستم از امكانات منحصر بفردی در بخش دبيرخانه و ثبت مرحله‌ای نامه‌ها برخوردار می‌باشد.

امكانات سيستم اتوماسیون اداری


  • امكان ارسال و دريافت نامه داخلی و ارجاعات آن با امكان تعيين عنوان، گيرنده ها، گيرندگان رونوشت، گيرندگان پنهان، فوريت، محرمانگی، ضمائم، شرح اقدام

  • امكان پاراف نامه داخلی و وارد كردن شرح ارجاع با طول نامحدود

  • امكان استفاده از متن پيش فرض در شرح ارجاع

  • امكان تعريف فرمت دهی متن نامه و شرح ارجاعات

  • امكان ارجاع، پاسخ و ارسال مجدد يك نامه داخلی

  • امكان بازگرداندن يک ارجاع در صورتی كه اقدامی برروی آن انجام نشده باشد (در صورت وجود اجازه آن)

  • امكانات متنوع مشاهده كارتابل و پاسخگويی به كارهای رسيده

  • وجود يك كارتابل واحد برای هر كاربر حتی در صورت دارا بودن چندين سمت در سازمان

  • ارائه امكانات وسيع براي تفويض اختيار به جانشين، منشی و رئيس دفتر

  • آرشيو و طبقه بندی كارها و امكان جستجوی كامل بر روی آن ها

  • مشاهده گردش ارجاعات (درخت ارجاعات) با توجه به سطح دسترسی كاربر

  • امكان تعريف دسترسی و محدوديت در ارجاعات براساس كاربر و چارت سازمانی

  • امكان تعريف پوشه های جستجو

  • امكان تعريف صندوق های مختلف و تعريف آن به عنوان گيرنده مكاتبات

  • امكان پيش نمايش نامه ها در ليست

  • امكان تعيين فيلدهای قابل مشاهده

  • سيستم مكاتبات خارجی و دبيرخانه

نرم افزار دبیرخانه

قابلیتهای سیستم دبیرخانه


    • امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و غیره

    • امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستی، پيك، ارباب رجوع، پستی و غیره

    • امكان تعريف انواع دبيرخانه ‏هاي محلی

    • امكان تعريف انواع بايگاني ‏های محلی

    • امكان تعريف دستگاه ‏ها و اشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مكاتبه

    • امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر يك

    • امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه ها و اشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مكاتبه در خارج از سازمان

    • امكان تعريف گروه هاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهای سازمانی به گروه ها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)

    • امكان تعريف جانشين برای هر يک از مسئولان ارجاع و پيگيری و امكان تفويض اختيار كاربران

    • امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده ‏شود)

    • امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين می كند)

    • امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه

    • امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقی يا حقوقی) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه، نوع تحويل و غیره

    • امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده‏، توزيع كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابی فيزيكی نامه)

    • اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار

    • امكان ثبت نامه های مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

    • امكان ثبت پيوست هاي نامه

    • امكان ثبت رونوشت هاي نامه

    • امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وی ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام

    • امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم

    • امكان ايجاد ارتباط مابين نامه هاي داراي پيرو، بازگشتی و عطفی

    • امكان ثبت نامه با شماره آزاد

    • امكان تهيه و چاپ رسيد نامه برای ارائه به تحويل دهنده

    • امكان الصاق انواع ضمائم و پيوست ها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر

    • امكان تهيه و ثبت متن هامش

    • امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و غیره

    • امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره

    • امكان صدور نامه‏ صادره به دستگاه های اجرايي و اشخاص (حقيقی و حقوقی) با حفظ سابقه

    • امكان تايپ و ويرايش نامه‏‎ها در داخل برنامه

    • امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه برای نامه به منظور عدم تايپ مجدد

    • امكان تهيه پيش‏نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي

    • امكان تبديل پيش‏نويس تأييد شده به نامه

    • امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه هايی با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه ها

    • امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط

    • امكان ثبت نامه های مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف

    • امكان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاری موردنظر سازمان

    • اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره

    • امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم

    • امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده

    • امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده

    • امكان ايجاد مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها

    • امكان پشتيباني روش‏های مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)

    • (متمركز شامل يك دبيرخانه مركزی و چند دبيرخانه محلی، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزی و هر دبيرخانه مركزی شامل چند دبيرخانه داخلی، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلی مستقل)

    • امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز

    • توزيع نامه های وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه ‏های وارده و كارهای مرتبط از طريق كارتابل

    • امكان اعلام دريافت نامه جديد

    • امكان تعيين نامه هاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعيين نوع اقدام و اولويت زمانی انجام كار

    • تشكيل پرونده برای كارها و نامه های مرتبط به آن و رؤيت و پيگيری گردش پرونده ها در سازمان

    • امكان طبقه‏بندي نامه‎ها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه‏بندي، نوع ارسال، ارجحيت و … به همراه طبقه

    • ‏بندی درختی موضوعات نامه

    • امكان پاسخگويی به كارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده

    • امكان ارجاع نامه‏ به صورت تصوير، صوت، پيغام تلفنی و غیره

    • استفاده و كنترل مركزی تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيری و . . . )

    • امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی

    • اعلام وضعيت كارهايی كه عمليات آن خاتمه نيافته است

    • امكان كنترل، پيگيری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره

    • امكان تأثيرگذاری تغييرات تشكيلاتی در ساختار دبيرخانه ها (انحلال، تشكيل، ادغام و تجزيه)

    • امكان پيگيری نامه وارده و روند حركت يک نامه در تمام واحدهای سازمان

    • تعيين مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، كارها، دستورها و يا پيام های ارجاع شده

    • پيگيری مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابی به علل تأخير در انجام كارها، رديابی وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روی نامه

    • انجام پيگيری توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهای پيگيری، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاع ‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)

    • امكان پيگيری كليه دستورها و پيام های ارسال شده و پيگيری مستمر اقداماتی كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند.

    • امكان پيگيری و رديابی مكاتبات سالهای قبل

    • امكان پيگيری ارجاع نامه ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقی و حقوقی) گيرنده و غیره

    • امكان ارجاع مكاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم

    • امكان ثبت و ارسال پيغام ها (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغام های موجود و دريافت شده

    • امكان ارسال پيامهای اطلاعاتی در سطح گروه ها، واحدها و كاربران

    • امكان كنترل دسترسی به ارسال پيام ها

    • امكان مبادله اسناد با استفاده از فاكس توسط سيستم

    • امكان جستجوی نامه ها به صورت پارامتريک براساس كليه فيلدهای اطلاعاتی به صورت تک فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابی

    • امكان جستجو و دسترسی سريع به اطلاعات نامه‏هاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل

    • امكان جستجوی موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه های ارسالی و دريافتی و دستيابی سريع به مشخصات نامه

    • امكان جستجوی سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ‏ها

    • امكان تهيه گزارش های دلخواه به صورت پارامتريک (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيره ‏سازی و بازيابی نتايج گزارش‏گيری

    • امكان گزارش‏گيری از مكاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان

    • امكان نمايش نتايج گزارش ها به صورت نمودارهای مختلف

    • امكان گزارش‏گيری و مشاهده نامه هايي كه تحت عنوانی خاص يا در محدوده زمانی مشخص ارسال شده ‏اند

    • امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه ها

    • امكان گزارش‏گيری از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامه‏‎های ارسالی و دريافتی مربوط به سازمان

    • امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن)

    • امكان مشاهده و گزارش‏گيری از پيام‏‎ها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهای ارسالی و حذف شده

    • امكان گزارش از نامه هاي دريافتی از بايگانی كه هنوز در مقاطع زمانی موردنظر به بايگانی بازگشت داده نشده اند.

    • امكان گزارش گيري و مشاهده دفتر تلفن و نشاني های پستی و پست الكترونيک

    • امكان ايجاد انعطاف‏پذيری در تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايی، كوچک نمايی و . . .

    • امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربری

    • امكان تعريف سطوح دسترسی سمت ‏ها به انواع مكاتبات طبقه بندي شده (جهت حفاظت اسناد)

    • امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيری از دسترسی هاي غيرمجاز

    • امكان ثبت كليه وقايع سيستم