فرآیند های اصلی سامانه تدارکات و خرید

سامانه تدارکات و خرید شامل چندین فرایند اصلی است که بصورت مختصر در زیر توضیح داده شده اند.

• مدیریت تامین کنندگان با توجه به این که در حوزه تامین موضوع ارتباط با فروشندگان و تامین کنندگان به شدت مورد نیاز است ایجاد یک بانک اطلاعاتی متمرکز از این اشخاص بانک را به شناسایی و تعامل بهینه با تامین کنندگان مختلف هدایت خواهد کرد. از سوی دیگر موضوع ارزیابی تامین کنندگان، لیست های سفید و سیاه و همچنین کنترل مجوزات، محاسبه اررش افزوده و اسناد مورد نیاز در این حالت به سادگی انجام پذیر خواهد بود.

• اطلاعات پایه کالا و خدمات قطعا در یک سیستم تامین وجود کدینگ استاندارد کالا نقش بسزایی در یکپارچگی اطلاعات خواهد داشت. کدینگ کالا و خدمات هم باید ملاحظات و نیازمندی های مجموعه بانک را مد نظر قرار دهد و هم با استانداردهای کشوری مانند ایران کد همخوانی داشته باشد. در این سیستم سعی بر آن بود تا تمامی اطلاعات مرتبط کالا حتی واحدهای اندازه گیری نیز بصورت جامع و یکپارچه لحاظ شود.

• فرآیند درخواست کالا از کلیه شعب و واحدهای ستادی قدم اول در فرآیند زنجیره تامین ثبت درخواست کالای مورد نیاز شعب و واحدهای ستادی است که این امر توسط خود شعبه و یا استفاده کنندگان انجام شده و استفاده کنندگان می توانند بطور کامل در جریان مراحل پیشرفت درخواست خود باشند. بدین شکل دیگر درخواست ها بصورت مکاتباتی و یا تلفنی ارسال نشده و از ابتدا در سیستم زنجیره تامین بطور کامل ثبت می شوند.

• فرآیند تحویل کالا از انبار زمانی که یک درخواست کالا پس از طی مراحل تاییدات سازمانی و فنی به انبار می رسد بر اساس وجود موجودی کافی از طریق انبار در اختیار مصرف کننده قرار خواهد گرفت. در این سیستم تمامی این فرآیند و البته فرآیند ثبت قبض انبار و تحویل کالا نیز بصورت کامل پوشش داده می شود.

• فرآیند خرید کالا و تحویل به انبار در صورتی که انبار موجودی کافی برای تحویل کالا در اختیار نداشته باشد اقدام به خرید کالای مورد نیاز صورت می گیرد که خود دارای فرآیند کاملی نظیر انتخاب تامین کننده، اخذ مجوزات فنی، استعلام قیمت، عقد قرارداد، کمیسیون معاملات و غیره می باشد. تمامی مراحل مورد نیاز خرید در سیستم جامع بصورت یک فرآیند یکپارچه پیاده سازی شده است که در ذیل بخشی از طراحی این فرآیند دیده می شود.

• فرآیند صدور و تسویه فاکتور یکی از موارد مهم و معمولا زمان گیر در فرآیند خرید کالا ثبت فاکتورهای خرید، ارسال به واحد حسابداری تدارکات و نهایتا ارسال به واحد مالی است. در این سیستم تمامی فرآیندهای مرتبط با ثبت و تسویه فاکتورهای خرید بصورت فرآیندهای سیستمی دیده شده و با کمترین میزان ورود اطلاعات کلیه فرآیند بصورت یکپارچه طی می شود.

• مدیریت کالا و انبار به غیر از فرآیندهای کاری در حوزه تامین کالا، نیاز به مدیریت درست و صحیح کالا و انبار از اجزای کلیدی و حیاتی سیستم تامین می باشد. تعدد انبارها، نیاز به مدیریت یکپارچه و کلان موجودی کالا، بهره مندی از مکانیزم های کنترل موجودی و نقطه سفارش، مدیریت واحدهای اندازه گیری کالا و غیره همگی از نیازهای مهم در حوزه مدیریت کالا و انبار هستند که در این سیستم بصورت کامل به آن پرداخته شده و یکی از کامل ترین سیستم ها در حوزه مدیریت انبار را تشکیل داده است.