مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها
شما چطور به درخواستهای ارباب رجوع خود رسیدگی میکنید؟
با پیشرفت فناوری و ارتباطات، رویکردهای سنتی در ارائه خدمات دولتی، دچار تغییرات شدهاند. حالا دولتها و سازمانها باید روشهای جدیدی برای ارائه خدمات و ارتباط با شهروندان را پیادهسازی کنند.
در این راستا یکی از مهمترین قدمها، طراحی و اجرای مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها در سازمان است. برای پیوستن به دولت هوشمند، نیاز است که علاوه بر برقراری ارتباط الکترونیکی با شهروندان، فرایند ارائه خدمات در داخل سازمان خود را نیز مکانیزه کنید تا کارها با سرعت و دقت بیشتری انجام شوند. طراحی و تولید فرایند ارائه خدمات در سازمانهای دولتی، قدم مهمی در پیوستن به اکوسیستم دولت هوشمند است. درخواست ارباب رجوع در سازمان شما چگونه به جریان میافتد؟
برتریهای مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها برسا نوین رای
مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها، چابکی، یکپارچگی و شفافیت در عملکرد-
برگزاری جلسات مصاحبه و شناسایی خدمات
مکانیزاسیون فرایندهای مجوزات و خدمات نیازمند یک برنامهریزی سیستماتیک و دقیق است که با برگزاری جلسات مصاحبه متعدد آغاز میشود. در این جلسات، کارشناسان برسا با مدیران و کارکنان سازمان مصاحبه کرده تا تمامی خدمات و مجوزات مورد نیاز را شناسایی کنند. این جلسات شامل شناسایی جزئیات و نیازهای هر یک از خدمات و مجوزات، تحلیل فرایندهای موجود و بررسی مشکلات و چالشهای فعلی است. هدف از این مرحله، کسب شناخت کامل از نیازها و ایجاد یک پایه مستحکم برای طراحی سیستم مکانیزاسیون است.
سپس در جلسات تحویل کار، نتایج اولیه و پیشرفتها با سازمان به اشتراک گذاشته شده و بازخوردهای لازم دریافت میشود. پس از آن، تستهای مختلف انجام میشود تا اطمینان حاصل شود که سیستم به درستی و مطابق با نیازهای شناسایی شده عمل میکند. این تستها شامل تستهای کارکردی، امنیتی و عملکردی هستند. نهایتاً، پروژه به صورت فازبندی شده اجرا میشود.
-
فرایند سازی و طراحی BPMN
طراحی فرآیندها اصلیترین قدم مکانیزاسیون فرایندها است که معمولاً با استفاده از استاندارد (BPMN) Business Process Model and Notation مدلسازی و مستندسازی میشود. BPMN یک استاندارد بینالمللی برای مدل سازی فرایندهای کسب و کار است که به کاربران امکان میدهد تا فرایندهای پیچیده را به صورت گرافیکی و قابل فهم نمایش دهند.
این استاندارد به تحلیلگران و مدیران کمک میکند تا جریان کار، نقاط تصمیمگیری، تعاملات بین بخشها و نقشهای مختلف را به وضوح شناسایی و مستند کنند. مستندسازی با BPMN نه تنها به درک بهتر فرآیندها کمک میکند، بلکه ابزار موثری برای بهبود و بهینهسازی آنها در طول زمان نیز فراهم میآورد.
علاوه بر این، استفاده از BPMN به تسهیل ارتباطات بین تیمهای مختلف و بهبود هماهنگی در اجرای فرآیندها کمک کرده و موجب کاهش خطاها میشود.
-
کنترل هوشمند قوانین و استانداردها
کنترل هوشمند قوانین و استانداردها یکی از حیاتیترین جنبههای هر سیستم مدیریتی پیشرفته است. این سیستمها از مجموعهای از ابزارها و تکنیکهای هوشمند استفاده میکنند که به طور مداوم فرآیندها را نظارت کنند و از انطباق آنها با قوانین و مقررات اطمینان حاصل نمایند. به عنوان مثال، چکلیستهای خودکار، قبل از هر مرحله از فرآیند، الزامات لازم را بررسی میکنند تا مطمئن شوند هیچ جزئیاتی نادیده گرفته نشده است. همچنین، تاییدیهها و اعتبارسنجیها بهطور خودکار برای تأیید صحت اطلاعات و جلوگیری از بروز اشتباهات احتمالی اجرا میشوند.
این کنترلها همچنین با شناسایی و گزارشدهی سریع هرگونه تخلف یا انحراف از استانداردها، به سازمان اطلاع میدهند تا به سرعت واکنش نشان دهند و اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهند. علاوه بر این، محدودیتهای دسترسی افراد به اطلاعات حساس یا مراحل حیاتی فرآیند، حفظ حریم خصوصی را تقویت میکند.
-
برقرار ارتباط بخشهای مختلف سازمان
مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزات، نقش حیاتی در ارتباط بخشهای داخلی سازمان ایفا میکند، به ویژه زمانی که سازمانها دارای گستردگی جغرافیایی باشند. در چنین سازمانهایی، هر شعبه ممکن است نیاز به دسترسی به سیستمها و فرایندهای مختص خود و یا فرآیندهای مشابهی که در شعبه مرکزی یا دیگر شعب استفاده میشود، داشته باشد. این امر میتواند منجر به چالشهای پیچیدهای، از جمله هماهنگی میان شعب مختلف، همگامسازی دادهها و اطمینان از اجرای استانداردهای یکسان در تمامی نقاط جغرافیایی شود. مکانیزاسیون این فرآیندها کمک میکند تا ارتباطات داخلی به صورت متمرکز و کارآمد مدیریت شود، به طوری که تمامی شعب به صورت یکپارچه عمل کنند و بتوانند به دادهها و اطلاعات به روز دسترسی داشته باشند.
-
شناسایی گلوگاههای کاری و بهبود و اصلاح فرآیندها
مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها فضایی مناسب برای بهبود و اصلاح فرآیندهای سازمانی فراهم میکند. با تبدیل سیستمهای سنتی به سیستمهای فرایندی، امکان استفاده از گزارشات BAM (Business Activity Monitoring) فراهم میشود که به واسطه آن میتوان فعالیتهای تجاری را به صورت دقیق نظارت و تحلیل کرد. این گزارشات به سازمانها کمک میکنند تا نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را اعمال کنند. همچنین، با تحلیل فرایند سازمان میتواند عملکرد کلی فرآیندها را ارزیابی کند و آنها را بهینهسازی کند. به طور کلی مکانیزاسیون فرآیندهای خدمات و مجوزها، باعث میشود سازمان به سمت یک سیستم یکپارچه، مکانیزه و الکترونیک حرکت کند.
-
امکان توسعه فرایندها بدون نیاز به دانش برنامهنویسی
یکی از ویژگیهای برجسته نرمافزارهای برسا، قابلیت توسعه فرایندها به صورت ساده و بدون نیاز به دانش برنامهنویسی است. با این امکان، کاربران میتوانند به راحتی فرآیندهای مورد نیاز خود را طراحی، اجرا و پیادهسازی کنند، بدون اینکه به مهارتهای برنامهنویسی پیشرفته نیاز داشته باشند. با استفاده از ابزارها و رابطهای کاربری متنوع و کارآمد برسا، کاربران میتوانند به راحتی فرایندهای مورد نیاز خود را ایجاد و اجرا کنند. این رویکرد، به کاربران این اطمینان را میدهد که میتوانند فرآیندهای خود را بدون نیاز به دانش فنی عمیق، به صورت مستقل و بدون نیاز به پشتیبانی تیم فنی توسعه دهند و به صورت مداوم آنها را به روز رسانی کنند.
-
نسخه گذاری یا ورژن بندی فرآیند
به دلیل گستردگی و پیچیدگی ساختار سازمانیها، طراحی و مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها میتواند چالشهای زیادی را به همراه داشته باشد. اما یکی از ویژگیهای کلیدی در این مکانیزاسیون، امکان ورژنبندی یا ایجاد نسخ متعدد از فرآیندها است. این قابلیت به سازمانها اجازه میدهد تا در طول زمان فرآیندهای خود را بهینهسازی کنند، بدون اینکه نگران از دست رفتن نسخههای قبلی باشند. با ثبت و نگهداری تمامی نسخ فرایندها، میتوان به راحتی تغییرات و بهبودهای اعمال شده را پیگیری کرد و از تجربهها و دادههای قبلی برای تصمیمگیریهای آتی بهره برد. سازمانها میتوانند با مقایسه عملکرد نسخ مختلف، نقاط قوت و ضعف هر نسخه را شناسایی کرده و بر اساس این تحلیلها به بهبود مستمر فرآیندها بپردازند. این رویکرد نه تنها به کاهش پیچیدگیها کمک میکند، بلکه به سازمانها این امکان را میدهد تا با استفاده از دادههای تاریخی و تجربیات گذشته، فرایندهایی بهینه و کارآمدتر را پیادهسازی کنند و در نتیجه بهرهوری و کارایی کلی سازمان را افزایش دهند.
افتخار میکنیم که خدمات ما، به استانداردهای مشتریان بزرگمان پاسخ میدهد. اعتماد و درخشش نام بزرگتان در لیست مشتریان برسا، نقطه قوت ماست.
برسا با ارائه خدمات مختلف و پشتیبانی سریع توانسته است نظر تعداد زیادی از سازمان ها را جلب کند.
جهت مشاهده تمام امکانات مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها و تعیین زمان دمو روی دکمه زیر کلیک نمایید.
مزایای مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها
-
بهبود کارآیی
-
ایجاد استانداردها و روشهای بهینه برای انجام وظایف
-
شفافیت و پیگیری
-
تطبیق سریعتر با تغییرات محیطی و نیازهای بازار
-
تسهیل در تصمیمگیری استراتژیک و مدیریتی
لیست برخی از ویژگیهای مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها
- امکان یکپارچهسازی خدمات و فرآیندهای داخلی سازمان (G-BPMS)
- قابلیتهای سیستم ساز برسا
- مخزن فرایندها (متناسب با الزامات سازمان اداری-استخدامی)
- مدیریت دریافت و ارائه وب سرویسها در بستر NIX
- قابلیت به کارگیری امضای الکترونیک در فرایند
- اتوماسیون مرحلهای خدمات شامل:
- سطح یک: فایل فرم با فرمت MS-Word (استفاده از افزونه اختصاصی برسا در MS-Word )
- سطح دو: فرم الکترونیک (چرخش دستی فرم بدون قواعد کسب و کار)
- سطح سه: گردش کار الکترونیک (مبتنی بر قواعد کسب و کار و BPMS)
جهت آگاهی از سایر ویژگیهای مکانیزاسیون فرایندهای خدمات و مجوزها میتوانید از طریق مسیرهای ارائه شده در صفحه" تماس با ما " با واحد فروش در ارتباط باشید.