یکی از چالش‌های مدیریت کسب‌وکار انتخاب سیستم‌های مناسب برای اتوماسیون اداری در بخش‌های مختلف سازمان است. حتی اگر از ساده‌ترین سیستم‌ها در سازمان خود استفاده کنید و با چند سامانه حداقلی کار خود را به پیش ببرید، این احتمال وجود دارد که برای یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با ERP و CRM به مشکل بخورید. این سیستم‌ها اگرچه به تنهایی می‌توانند بخش بزرگی از کار را به صورت خودکار یا نیمه خودکار به انجام برسانند، اما ناهماهنگی میان آن‌ها می‌تواند دردسرساز شود. در این مقاله به بررسی این مساله می‌پردازیم که چگونه و از طریق چه روش‌هایی یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری، ERP و CRM می‌تواند به بهبود فرایندهای سازمانی شما منتهی شود.

مروری بر اتوماسیون اداری و مفاهیم مرتبط

بهتر است در ابتدای کار با مرور مفاهیم مربوط به اتوماسیون اداری، تکلیف خود را با تعاریف روشن کنیم و بعد به جزئیات کار بپردازیم.

اتوماسیون اداری: اتوماسیون اداری یا همان Office Automation به سیستم یا مجموعه‌ای از سیستم‌ها گفته می‌شود که وظایف اداری تکراری مانند گردش اسناد، مدیریت جلسات، پیگیری کارها و فرایندهای ساده را به صورت خودکار انجام می‌دهد.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی: سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی یا همان Enterprise Resource Planning که به اختصار ERP خوانده می‌شود، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های گوناگون می‌شود که به مدیریت منابع سازمان می‌پردازند. سیستم ERP بیشتر برای مدیریت منابع مالی، تولید و زنجیره تامین به کار می‌رود.
سامانه مدیریت ارتباط با مشتری: نرم‌افزارهای ارتباط با مشتریان یا Customer Relationship Management که به اختصار CRM نامیده می‌شوند به هدف مدیریت هوشمند تعاملات کسب‌وکار با مشتریان طراحی می‌شوند. از فروش تا پشتیبانی، همه ابزارهایی که برای ارتباط سازمان با مشتریان نیاز است در CRM وجود دارد.

اهمیت یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با CRM و ERP

این سیستم‌ها تا زمانی که تدبیری برای یکپارچه‌سازی‌شان دیده نشود، به صورت مستقل از یکدیگر فعالیت می‌کنند که منجر به گسست اطلاعاتی بین بخش‌های مختلف می‌شود. یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری و ERP یا CRM می‌تواند پل ارتباطی مورد نیاز میان این سیستم‌ها را راه بیندازد و داده‌ها را به سادگی بین آن‌ها انتقال دهد.

برای مثال، یک سند اداری در نرم‌افزار اتوماسیون اداری به سادگی می‌تواند به شکل خودکار برای بروزرسانی مالی به ERP ارسال شود. این هماهنگی نه تنها جریان کارها را در اتوماسیون اداری شما بهبود می‌بخشد، بلکه هماهنگی بخش‌های مختلف سازمان با یکدیگر را نیز افزایش می‌دهد.

اهمیت این مساله شاید در کسب‌وکارهای کوچک آن‌قدر مشخص نباشد و این فاصله اطلاعاتی بین بخش‌های مختلف چالش خاصی ایجاد نکند؛ اما سازمان‌های بزرگ قطعا بدون یکپارچه‌سازی ابزارهای خود به مشکل خواهند خورد. در کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ که حجم داده‌ها فراوان و فرایندها پیچیده است، بدون یکپارچگی، کارکنان باید زمان زیادی را صرف انتقال دستی داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر کنند.

این ناهماهنگی هم زمان و منابع را به هدر می‌دهد و هم احتمال خطاهای انسانی در وارد کردن اطلاعات را بالا می‌برد. تجربه نشان داده سازمان‌هایی که از سیستم‌های یکپارچه و متصل به یکدیگر استفاده می‌کنند بهره‌وری بالاتری نسبت به سایر مجموعه‌ها دارند.

مزایای یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با ERP و CRM

حالا که درباره اهمیت یکپارچه‌سازی سیستم‌ها جهت افزایش بهره‌وری فرایندهای سازمان صحبت کردیم، نوبت آن است که مزایای این کار را بسنجیم و سپس به مراحل عملی انجام این کار برسیم. مزایای یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری و CRM یا ERP را می‌توانیم در موارد زیر خلاصه کنیم:

کاهش خطای انسانی
یکپارچه‌سازی اطلاعات بین سیستم‌های سازمانی احتمال وجود داده‌های تکراری (Duplicates) را کاهش می‌دهد. همچنین خطاهای انسانی هنگام وارد کردن دستی اطلاعات کاهش پیدا می‌کند زیرا همه داده‌ها به صورت خودکار بین نرم‌افزارهای گوناگون سازمان منتقل می‌شوند.
تصمیم‌گیری بهتر
داده‌های یکپارچه‌ای که به صورت منظم در یک بانک اطلاعاتی جامع جمع می‌شوند، یک داشبورد کامل و بدون نقص در اختیار مدیران می‌گذارند. مدیران می‌توانند شاخص‌های عملکردی مختلف را به کار بگیرند و به صورت لحظه‌ای تمام آمارها را تحت نظر داشته باشند. این امکانات قدرت تصمیم‌گیری بهتری را در اختیار مدیران می‌گذارد.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
کاهش زمانی که کارمندان باید برای انتقال داده‌ها صرف کنند به صورت غیرمستقیم از هزینه‌های اضافه جلوگیری می‌کند. همچنین با کاهش خطاها، منابع سازمان برای امور مهم‌تر حفظ می‌شود و در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود.
همکاری بهتر کارکنان
بخش‌های مدیریتی، اداری، مالی، فروش و... در سازمان با یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری و CRM به یکدیگر متصل می‌شوند و همکاری آن‌ها با یکدیگر هماهنگ‌تر از قبل ادامه پیدا می‌کند.
افزایش امنیت
یکپارچگی اطلاعاتی به هر شکلی که در سازمان حاکم باشد، امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد و نگهداری از آن‌ها را آسان‌تر می‌کند.
تجربه بهتر مشتریان و کارمندان
با یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری و CRM پاسخ‌دهی به مشتریان سرعت می‌گیرد که به تجربه بهتر مشتریان از تعامل با کسب‌وکار شما منجر می‌شود. هماهنگی اتوماسیون اداری و ERP نیز فرایندهای درون‌سازمانی را روان‌تر از قبل پیش می‌برد که تجربه کارکنان از انجام کارها به واسطه سیستم‌های اتوماسیون را بهبود می‌بخشد.

برای مطالعه بیشتر درباره مزایای اتوماسیون اداری می‌توانید مقاله اتوماسیون اداری و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها را مطالعه کنید.

هماهنگی اتوماسیون اداری و ERP

در این بخش می‌خواهیم به طور خاص روی یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با ERP تمرکز کنیم. سیستم‌های ERP مثل Oracle یا SAP از طریق روش‌های مختلفی می‌توانند با اتوماسیون اداری شما ادغام شوند. این‌که به سراغ کدام روش بروید به سیستم اتوماسیون اداری سازمان شما و محدودیت‌هایی که دارید بستگی دارد.

روش‌های یکپارچه‌سازی ERP و اتوماسیون

بر پایه API:‌ رابط برنامه‌نویسی اپلیکیشن یا همان Application Programming Interface به عنوان یک واسط بین کتابخانه‌های اطلاعاتی و برنامه‌های سازمانی عمل می‌کند. با این روش داده‌ها به صورت لحظه‌ای از ERP به سامانه اتوماسیون اداری و برعکس ارسال می‌شوند.
پردازش دسته‌ای:‌ روش پردازش دسته‌ای یا Batch Processing داده‌ها را به صورت دوره‌ای بین سیستم‌های مختلف مثل اتوماسیون اداری و ERP همگام‌سازی می‌کند.
ادغام ابری: در روش Cloud Integration از سیستم‌های ابری برای یکپارچه‌سازی داده‌های اتوماسیون و ERP استفاده می‌شود که امنیت را افزایش می‌دهد اما به سامانه‌های ابری وابسته است.

هماهنگی اتوماسیون اداری و CRM

یکپارچه‌سازی داده‌ها بین سامانه اتوماسیون اداری و نرم‌افزار CRM سرعت پاسخگویی به مشتریان و رفع نیازهای آن‌ها را افزایش می‌دهد. برای این کار می‌توانید با توجه به شرایط سازمان یا به سراغ روش‌هایی مشابه با ادغام ERP و اتوماسیون اداری بروید، و یا روش‌های دیگری را پیاده‌سازی کنید.

روش‌های یکپارچه‌سازی CRM و اتوماسیون

همگام‌سازی دو سویه: در روش Two-Way Sync داده‌ها به صورت لحظه‌ای بین سیستم‌های اتوماسیون اداری و CRM جریان دارد و در هر دو سمت موجود است.
اتوماسیون جریان کار: روش Workflow Automation پیچیده‌تر از سایر روش‌هایی است که گفتیم. در این روش، رویدادها در یک سیستم اقدامات مشخصی را در سیستم‌ها دیگر را فعال می‌کند تا همه کارها به صورت در هم تنیده و یکپارچه انجام شود.

چالش‌های یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری

هر چه سازمان شما بزرگتر باشد و حجم اطلاعات بیشتری در سیستم‌های قدیمی خود داشته باشید، یکپارچه‌سازی اتوماسیون با سایر سیستم‌ها مثل ERP و CRM چالش‌های بیشتری خواهد داشت. بخشی از این چالش‌ها به مسائل فنی مربوط می‌شود. برای مثال ممکن است یکی از سیستم‌های شما به گونه‌ای طراحی شده باشد که امکان پیاده‌سازی هیچ یک از روش‌های یکپارچه‌سازی که در این مقاله مطرح کردیم روی آن‌ها وجود نداشته باشد. بخش دیگر چالش‌های یکپارچه‌سازی به هزینه‌هایی که این کار ممکن است برای سازمان داشته باشد مربوط می‌شود. از طرف دیگر هیچ‌گاه نمی‌توان ریسک‌های امنیتی را فراموش کرد و داده‌های سازمان را به راحتی در اختیار ابزارهای مختلف قرار داد.

راهکار اتوماسیون اداری: راه‌حل چالش‌های یکپارچه‌سازی

راهکار اتوماسیون اداری برسا سیستم قدرتمندی است که می‌تواند تمام چالش‌های یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با سایر نرم‌افزارها را به صورت یکجا رفع کند. راهکار اتوماسیون اداری برسا مجموعه‌ای از ابزارهای یکپارچه است که به طور خاص در راستای پاسخگویی به نیازهای کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ کشور ما طراحی شده‌اند. در برسا شما با یک اتوماسیون اداری ساده روبه‌رو نیستید، بلکه یک راهکار جامع و کاربردی برای مدیریت فرایندهای تمام بخش‌های اداری سازمان خود در اختیار دارید. یکی از بزرگترین مزایای راهکار اتوماسیون اداری برسا این است که به سادگی با تمام انواع ERP و CRM، و سایر سیستم‌های سازمانی هماهنگ می‌شود. برخی از ویژگی‌های اصلی این سیستم اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

یکپارچگی کامل: تمام بخش‌های مختلف این سامانه (مکاتبات اداری، مدیریت جلسات، مدیریت کارها و...) به صورت یکپارچه با یکدیگر در این سامانه فعالیت می‌کنند و همچنین با سایر سیستم‌های مدیریتی سازمان شما نیز به طور کامل هماهنگ می‌شوند.
شخصی‌سازی: شما در این سیستم اتوماسیون اداری می‌توانید تمام ابزارها را با توجه به نیازهای خاص سازمان خود شخصی‌سازی کرده و تنظیمات آن‌ها را به شکل دلخواه تغییر دهید.
امنیت بالا: تمام داده‌ها در راهکار اتوماسیون اداری برسا به شکل ایمن محافظت می‌شوند و دسترسی به هر بخش از اطلاعات نیز با تنظیماتی که شما مشخص می‌کنید برای اشخاص محدود می‌شود.

خلاصه مطلب

یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مثل ERP یا CRM مساله‌ای است که در سازمان‌های متوسط و بزرگ یک انتخاب نیست، بلکه امری ضروری به حساب می‌آید. هماهنگی ابزارهای مختلف با هم در قالب اتوماسیون اداری می‌تواند با توجه به محدودیت‌های فناوری که در سیستم‌های سازمانی وجود دارد با چالش‌های مختلفی همراه باشد. در این مقاله به بررسی کامل این چالش‌ها و راه‌های رفع آن‌ها پرداختیم تا شما با خیال راحت بتوانید به یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری سازمان خود بپردازید و فرایندهای سازمانی مجموعه‌تان را بهبود دهید.

یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با ERP و CRM سازمان