چگونه اتوماسیون اداری می‌تواند بهره‌وری سازمان‌ها را افزایش دهد؟

این روزها همه شرکت‌ها و سازمان‌ها ادعای استفاده بهینه از اتوماسیون اداری را دارند، اما آیا همه آن‌ها در افزایش بهره‌وری از این طریق موفق عمل می‌کنند؟ وضعیت در بسیاری از سازمان‌ها هنوز به این شکل است که افراد هر روز با انبوهی از نامه‌ها و اسناد پراکنده مواجه‌اند که بین این بخش و آن بخش دست به دست می‌شود و از این طبقه به آن طبقه می‌رود. هنوز هم کارمندان در بسیاری از شرکت‌ها بیشتر زمان خود را صرف کاغذبازی و دیگر عادت‌های باقی‌مانده از سیستم‌های سنتی می‌کنند و از مزایای اتوماسیون اداری فرسنگ‌ها دورند.

اما اگر اتوماسیون اداری به درستی پیاده‌سازی شود، تمام این آشفتگی‌ها را آرام کرده و چنان نظمی ایجاد می‌کند که دیگر نیازی به هدر رفتن این حجم از وقت و انرژی در فرایندهای کاری سنتی نیست. در این مقاله می‌خواهیم بررسی کنیم و ببینیم که چگونه پیاده‌سازی درست نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان می‌تواند بهره‌وری را افزایش داده و همچنین به رشد کسب‌وکارها کمک کند.

منظور از اتوماسیون اداری دقیقا چیست؟

پیش از اینکه به مزایای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری بپردازیم، لازم است تا تعریف درستی از این مفهوم در ذهن خود داشته باشیم.

در اتوماسیون اداری دیگر جایی برای کاغذبازی‌های تشریفاتی و جابجایی دستی اسناد وجود ندارد؛ سیستم‌های یکپارچه می‌آیند تا با خودکار کردن فرایندها،‌ کارایی و دقت امور را افزایش دهند. از ثبت یک نامه و بایگانی آن گرفته تا پیگیری وظایف کارکنان و مدیریت آن‌ها، اتوماسیون اداری می‌تواند به شما کمک کند تا زمان و منابع را بهتر مدیریت کنید. برای مثال، در شرکتی که کارمندانش ساعت‌ها زمان صرف ثبت دستی اسناد در زونکن‌ها می‌کنند، یک نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری می‌تواند همه اسناد را در لحظه در اختیار افراد قرار دهد.

برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری، حتماً مقاله اتوماسیون اداری چیست؟ کاربرد اتوماسیون اداری به زبان ساده را مطالعه فرمایید.

مزایای اتوماسیون اداری

همه می‌دانند که خودکار کردن بسیاری از کارهای تکراری و خسته‌ کننده در سازمان می‌تواند در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی کند. اما آیا مزایای اتوماسیون اداری به همین موارد محدود می‌شود؟ اتوماسیون اداری مفهوم قدرتمندی است که دیگر فقط یک روش پیشنهادی برای انجام کارها نیست، بلکه بخشی جدا نشدنی از کسب‌وکارهای امروزی است. به طور کلی اتوماسیون اداری از طریق موارد زیر می‌تواند به افزایش بهره‌وری سازمان‌ها کمک کند:

1. صرفه‌جویی در زمان
   کارهایی مثل ثبت نامه‌ها، بایگانی اسناد، پیگیری پروژه‌ها، هماهنگی جلسات و... به صورت دستی و سنتی زمان زیادی را از کارکنان می‌گیرند. این اتفاق را می‌توانید در سازمان‌هایی که هنوز در آن‌ها هر سند باید از این اتاق به آن اتاق برود و به صورت دستی بارها امضا شود، به خوبی مشاهده کنید. در واقع باید این نکته را در نظر داشته باشید که کارمندان شما هر کدام زندگی خود را دارند و فقط بخشی از زمان‌شان را به سازمان شما اختصاص می‌دهند؛ اگر آن‌ها نتوانند از این زمان محدود به درستی در راستای اهداف سازمان استفاده کنند، چه کسی قرار است کارها را به پیش ببرد؟

2. کاهش هزینه‌ها
   شاید تصور کنید که استفاده از انواع نرم افزار اتوماسیون اداری فقط در هزینه کاغذهایی که قبلاً باید خریداری می‌کردید و حالا به آن‌ها نیازی ندارید صرفه‌جویی می‌کند؛ اما این‌گونه نیست! انواع راهکار اتوماسیون اداری با ساده‌تر کردن کارها در بخش‌های مختلف سازمان، جلوی هدر رفت منابع در کوچک‌ترین ابعاد را نیز می‌گیرد. فقط تصور کنید که یک سازمان متوسط سالانه چه هزینه‌ای باید برای چاپ، نگهداری و جابجایی اسناد خود به شکل سنتی صرف کند.

3. افزایش دقت
   یکی از خوبی‌های انواع نرم افزار اتوماسیون اداری این است که شما می‌توانید آن‌ها را متناسب با نیازهای سازمان خود به راحتی شخصی‌سازی کنید. به این شکل، تمام فرایندها در چارچوب قوانین و استانداردهایی که شما تعیین می‌کنید خودکارسازی می‌شوند تا جایی که برای هیچ‌گونه خطای انسانی یا اشتباه باقی نگذارند. اگر تجربه ناگوار یک اشتباه کوچک در ثبت اسناد اداری برای‌تان پیش آمده باشد، قطعاً می‌دانید که حتی یک غلط املایی کوچک نیز می‌تواند ساعت‌ها وقت افراد را بگیرد.

4. مدیریت بهتر اطلاعات
   هر چه کسب‌وکار شما بیشتر رشد کرده باشد و سازمان شما بزرگ‌تر باشد، مدیریت اطلاعات پیچیده‌تر می‌شود. هر چه زمان می‌گذرد به تعداد اسناد و داده‌های یک سازمان افزوده می‌شود و دسترسی دائمی به تمام آن‌ها کار سخت‌تری خواهد بود. اتوماسیون اداری می‌تواند تمام داده‌ها را به خوبی سازمان‌دهی کند، دسترسی‌ها را مشخص کند و حتی امنیت اطلاعات را نیز بالاتر ببرد.

5. سازگاری با رشد
   یکی از نگرانی‌هایی که مدیران سازمان‌ها هنگام انتخاب یک سیستم جدید برای انجام امور با آن روبه‌رو هستند، مقیاس‌پذیری و سازگار بودن ابزار جدید برای آینده است. این آینده‌نگری همیشه به مدیران کمک می‌کند تا تصمیماتی بگیرند که هم در کوتاه‌مدت کاربرد دارد و هم در بلندمدت. برای اتوماسیون اداری اما لازم نیست که چنین نگرانی داشته باشید. اگر از ابزار مناسب استفاده کنید، نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند به سادگی با رشد سازمان شما پیش برود و حجم بالای کار، کاربران متعدد و فرایندهای پیچیده را در طول زمان به خوبی مدیریت کند.

6. تقویت روحیه تیمی
   اتوماسیون اداری فقط مربوط به نامه‌ها و اسناد اداری نیست، شما حتی برای ایده‌پردازی‌ها و مشارکت کارکنان نیز می‌توانید به این سیستم تکیه کنید. با استفاده از ابزارهایی مثل نرم افزار نظام پیشنهادات می‌توانید کارکنان خود و حتی ارباب رجوع را به مشارکت در ایده‌پردازی و نظرخواهی تشویق کنید. به این شکل همکاری افراد در سازمان نیز بهینه‌تر می‌شود و روحیه تیمی افزایش پیدا می‌کند.

7. پشتیبانی از دورکاری
   سازمان‌ها هر روز بیشتر از قبل به این نتیجه می‌رسند که برای بخشی از کارهای خود نیازی به کارکنان حضوری ندارند و می‌توانند با استخدام افراد به صورت دورکار یا هیبرید بهره‌وری سازمان را افزایش دهند. این اتفاق اما نیازمند هماهنگی‌های فراوانی است که بتواند یکپارچگی را بین تیم‌های دورکار و حضوری حفظ کند. همین‌جاست که اتوماسیون اداری وارد میدان می‌شود و با ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت جلسات تیم‌های مختلف را با یکدیگر هماهنگ کرده و امکان دسترسی افراد دورکار به جلسات سازمانی مورد نیاز را نیز فراهم می‌کند.

8. افزایش خلاقیت
   هیچ چیزی مثل انجام کارهای تکراری و خسته‌کننده نمی‌تواند انرژی کارکنان را بگیرد و خلاقیت آن‌ها را از بین ببرد. با برداشتن بار این‌گونه کارها از روی دوش کارکنان و انتقال آن به چرخه اتوماسیون اداری هم وقت کارمندان شما آزادتر می‌شود و هم ذهن‌شان برای امور مهم‌تر بازتر خواهد شد. به این شکل خلاقیت آن‌ها افزایش پیدا می‌کند و با ایده‌های بهتری به سراغ وظایف‌شان می‌روند.

آماده‌سازی سازمان برای اتوماسیون اداری

پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان تغییر بزرگی است که به برنامه‌ریزی و آماده‌سازی نیاز دارد. تفاوتی هم ندارد که سازمان شما در حال حاضر کاملا بر روش‌های سنتی تکیه دارد یا این‌که بخشی از کارها در آن به صورت اتوماسیون انجام می‌شود؛ به هر حال باید چند نکته را برای آماده‌سازی کارکنان خود در نظر بگیرید.

1. افراد را به مشارکت در تصمیم‌گیری تشویق کنید
   علاوه بر مدیران ارشد، کارکنان را نیز در جریان تغییراتی که در جهت اتوماسیون در نظر دارید قرار دهید و مزایای آن را به خوبی توضیح دهید. نظرات افراد را درباره فرایندهایی که قابلیت قرارگیری در چرخه اتوماسیون دارند بپرسید و بر اساس آن نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب سازمان را برگزینید.

2. هدف از اتوماسیون کارها را مشخص کنید
   اهداف سازمان‌های مختلف از اتوماسیون کارها یکسان نیست. به همین خاطر لازم است تا پیش از اقدام به این کار اهدافی که در نظر دارید را مشخص کنید. این اهداف باید شفاف، قابل اندازه‌گیری، واقع‌گرایانه و مدت‌دار باشند. برای مثال می‌توانید بگویید که هدف استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری در شرکت شما کاهش زمان پاسخ به درخواست‌های مشتریان تا 50 درصد است. اگر این هدف‌گذاری به درستی انجام نشود، ممکن است اتوماسیون اداری حداکثر تاثیرگذاری خود را برای سازمان شما نداشته باشد.

   بیل گیتس درباره تاثیر این هدف‌گذاری می‌گوید:

   «اولین قانون استفاده از هر تکنولوژی در یک کسب‌وکار این است که اتوماسیون اعمال شده بر یک فرایند بهینه، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. دومین قانون نیز این است که که اتوماسیون اعمال شده بر یک فرایند غیربهینه، بهره‌وری را کاهش می‌کند.»

3. قدم‌های کوچک بردارید
   بهتر است که اتوماسیون را به یک‌باره در تمام بخش‌های سازمان اجرا نکنید. برای این‌که تاثیرگذاری ابزارهای اتوماسیون اداری را بسنجید و همچنین از سردرگمی افراد تیم جلوگیری کنید، می‌توانید اتوماسیون کارها را در ابتدا برای یک یا دو فرایند انجام دهید و سپس با توجه به نتایجی که دریافت می‌کنید به سراغ سایر فرایندها بروید.

4. آموزش‌های لازم را در اختیار کارکنان بگذارید
   هر نرم افزار اتوماسیون اداری روش کار خاص خود را دارد و نیازمند به آموزش‌های اولیه است. تدبیری بیاندیشید که کارمندان بتوانند از آموزش‌های لازم برای استفاده از این ابزارها بهره‌مند شوند. همچنین می‌توانید برای این مرحله روی پشتیبانی شرکت ارائه‌ دهنده نرم افزار اتوماسیونی که تهیه کرده‌اید نیز حساب کنید.

5. اتوماسیون اداری را ارزیابی کنید
   برای این‌که از افزایش بهره‌وری سازمان به واسطه ابزارهای اتوماسیون اداری اطمینان داشته باشید، لازم است تا به صورت مستمر آن‌ها را ارزیابی کنید. عملکرد سیستم‌های اتوماسیون را بررسی کنید و بر اساس بازخوردهایی که دریافت می‌کنید تغییرات لازم را اعمال کنید.

معرفی ابزارهای کاربردی اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری می‌تواند فقط در یک بخش از سازمان شما وارد کار شود، و یا اینکه تمام بخش‌ها را تحت تاثیر خود قرار دهد. این مساله کاملاً به نیاز شما بستگی دارد. هر کدام از ابزارهای اتوماسیون اداری وظیفه خاصی بر عهده دارند که در این بخش به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

1. نرم افزار مکاتبات اداری

   احتمالاً نخستین ابزاری که با شنیدن نام اتوماسیون اداری به ذهن افراد می‌رسد مکاتبات اداری است. نرم افزار مکاتبات اداری می‌تواند فرایند ثبت، ارسال و پیگیری نامه‌ها و مکاتبات سازمان را کاملاً خودکار کند. به این شکل شما می‌توانید نامه‌ها را به شکل دیجیتال از یک بخش سازمان به بخش دیگر ارسال کنید و پس از ارجاع آن به کارمندان، میزان پیشرفت کار را نیز دنبال کنید. به این شکل زمان پردازش درخواست‌های مختلف در سازمان به شکل محسوسی کاهش پیدا می‌کند.

2. نرم افزار مدیریت کار

   این ابزار وظایف کارمندان را به درستی به آن‌ها اختصاص می‌دهد و امکان رصد پیشرفت کارها را در اختیار شما می‌گذارد. با اتصال نرم افزار مدیریت کار به سایر سیستم‌های سازمان می‌توانید به تیم‌ها کمک کنید تا هماهنگ‌تر از قبل عمل کنند. در این ابزار حتی این امکان وجود دارد که متدولوژی‌های مختلف مدیریت پروژه مانند اسکرام را نیز پیاده‌سازی کنید.

3. نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد

   یکی از پرکاربردترین سیستم‌های اتوماسیون اداری مربوط به آرشیو اسناد و بایگانی آن‌هاست. نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد باشد. این نرم افزار می‌تواند تمام اسناد سازمان شما را به شکل دیجیتال ذخیره‌سازی کند و به شما این امکان را بدهد که به راحتی در بین تمام آن‌ها به جست‌وجو بپردازید. انرژی و زمانی که برای دسترسی به اطلاعات از این طریق نیاز دارید به شکل محسوسی نسبت به روش‌های سنتی کمتر است.

4. نرم افزار نظام پیشنهادات

   یکی دیگر از ابزارهایی که به واسطه اتوماسیون کارها می‌تواند به کمک شما بیاید نرم افزار نظام پیشنهادات است. این ابزار کارمندان را تشویق می‌کند تا ایده‌های نوآورانه و خلاقانه خود را به سازمان ارائه کنند و همچنین به شما این امکان را می‌دهد که بتوانید پیشنهادات را بهینه‌تر بررسی کنید. به طور کلی این ابزار می‌تواند حلقه پیشنهادات و انتقادات بین مدیران، کارکنان و مشتریان را تقویت کند و این‌گونه بهره‌وری سازمان شما را افزایش دهد.

5. نرم افزار مدیریت جلسات

   برای انجام امور زمان‌بر هماهنگی جلسات نیز می‌توانید از انواع نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنید. نرم افزار مدیریت جلسات به شما این امکان را می‌دهد که برنامه‌ریزی، ارسال دعوت‌نامه و ثبت مکاتبات بعد از جلسه را بهینه‌تر از قبل، و به شکل خودکار انجام دهید. مدیران هر هفته ساعت‌ها زمان خود را صرف جلساتی می‌کنند که هر کدام به برنامه‌ریزی و هماهنگی نیاز دارند. تمام فرایندهای مربوط به برگزاری جلسه به این شکل با صرف زمان کمتری انجام خواهند شد.

نقش اتوماسیون اداری برسا در افزایش بهره‌وری سازمان

راهکار اتوماسیون اداری برسا مجموعه‌ای از ابزارهای یکپارچه است که به طور خاص در راستای نیازهای کسب‌وکارهای کشور ما طراحی شده‌اند. در برسا شما با یک اتوماسیون اداری معمولی روبه‌رو نیستید، بلکه یک راهکار جامع و کاربردی برای مدیریت فرایندهای تمام بخش‌های اداری سازمان خود در اختیار دارید. برخی از ویژگی‌های اصلی این سیستم اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• یکپارچگی کامل: تمام ابزارهای این راهکار (مکاتبات اداری، مدیریت جلسات، مدیریت کارها و...) به صورت یکپارچه با یکدیگر در این سامانه کار می‌کنند و همچنین با سایر سیستم‌های مدیریتی سازمان شما نیز هماهنگ می‌شوند.

• شخصی‌سازی: شما در این نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانید ابزارها را با توجه به نیازهای خاص سازمان خود شخصی‌سازی کرده و تنظیمات آن‌ها را به شکل دلخواه تغییر دهید.

• امنیت بالا: تمام داده‌ها در راهکار اتوماسیون اداری برسا به شکل ایمن محافظت می‌شوند و دسترسی به هر بخش از اطلاعات نیز با تنظیماتی که شما مشخص می‌کنید محدود می‌شوند.

• کارتابل کاربرمحور یا سمت محور: شما می‌توانید با یک سمت یا با یک فرد خاص مکاتبه کنید. اگر نامه را به کارتابل کاربر محور ارسال کنید، فرد مورد نظر، صرف نظر از سمتی که در حال حاضر دارد، می‌تواند نامه‌های شخصی خود را مشاهده و رسیدگی کند. اما اگر نامه را به کارتابل سمت محور بفرستید، صاحب سمت فعلی می‌تواند نامه را بررسی کند و در صورت تغییر فرد در آن سمت، نامه‌های مرتبط با سمت قبلی دیگر قابل مشاهده نخواهد بود.

خلاصه مطلب

اتوماسیون اداری مانند یک همکار هوشمند و خستگی‌ناپذیر است که امور خسته ‌کننده و وظایف تکراری سازمان شما را برعهده می‌گیرد و به این شکل بهره‌وری سازمان شما را افزایش می‌دهد. از صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها گرفته تا پشتیبانی کامل از دورکاری، انواع نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانند روش انجام کارها در سازمان شما را به کلی متحول کنند. فقط کافی است برای شروع یک یا دو فرایند از امور سازمان خود را به این شکل خودکار کنید تا به قدرت اتوماسیون پی ببرید.