اتوماسیون اداری چیست؟ کاربرد اتوماسیون اداری به زبان ساده
- نویسنده : برسا نوین رای
- تاریح انتشار : 1403-10-29
- دسته‌بندی‌ها: اتوماسیون اداری
- برچسب‌ها:
تا به حال فکر کرده‌اید که چگونه می‌توان کارهای روزمره اداری را سریع‌تر، دقیق‌تر و با صرف انرژی کمتر انجام داد؟ پاسخ این سوال در دو کلمه خلاصه می‌شود: اتوماسیون اداری (Office Automation). شاید از نظر شما این عبارت کمی پیچیده به نظر برسد. اما اگر بخواهیم این عبارت را به زبان ساده توصیف کنیم:
اتوماسیون اداری یعنی استفاده از تکنولوژی برای خودکارسازی فعالیت‌های تکراری و روزمره مربوط به یک سازمان.
دغدغه همیشگی مدیران چیست؟ همه مدیران به دنبال راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری کارمندان در انجام امور جاری شرکت هستند. به همین دلیل آن‌ها اهمیت جایگزینی روش‌های سنتی با سیستم اتوماسیون اداری را بیش از هر کس دیگری درک می‌کنند. البته استفاده از این فناوری برای کارمندان نیز خالی از لطف نیست!
تصور کنید که به عنوان یک کارمند، هر روز باید با حجم زیادی از کاغذها، نامه‌ها، ایمیل‌ها و گزارشات سروکار داشته باشید. این کارها نه تنها زمانبر هستند، بلکه احتمال بروز خطای کاری را هم افزایش می‌دهند. سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی است که با استفاده از نرم افزارها و ابزارهای مختلف به بهینه‌سازی یا خودکارسازی رویه‌های اداری کمک می‌کند. در نتیجه کارمندان می‌توانند روی کارهای مهم‌تر و خلاقانه‌تر تمرکز داشته باشند.
در این مقاله قصد داریم به زبان ساده به این پرسش پاسخ دهیم که اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد. با ما همراه باشید تا ضمن آشنایی با مزایای این فناوری، شاهد چگونگی رشد و توسعه کسب و کار به کمک اتوماسیون اداری باشید.
اتوماسیون اداری چیست؟
این روزها با داغ شدن موضوع تحول دیجیتال، سازمان‌ها تمایل زیادی به دیجیتالی کردن تمام فعالیت‌های خود دارند. استفاده بهینه از فرآیند خودکارسازی کارها به توسعه و رشد هر کسب و کاری کمک می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری نوعی سیستم اطلاعاتی بر پایه کامپیوتر به شمار می‌رود. این تکنولوژی انجام فعالیت‌هایی مانند جمع‌آوری دادهها و ذخیره‌سازی مستندات موجود، ایمیل‌ها و سایر فرم‌های ارتباط اداری میان افراد، کارمندان و شرکت‌ها را بر عهده دارد.
از دیدگاه دیگر، به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک شرکت به کمک شبکه و برنامه نرم افزاری مشترک، فرآیند اتوماسیون سازی اداری می‌گویند. این امر با هدف انتقال آسان و سریع اطلاعات، آمارها، نامه‌ها، مکاتبات اداری و غیره صورت می‌گیرد.
اتوماسیون در لغت به معنای خودکارسازی است. این واژه زمانی معنای حقیقی خود را نشان می‌دهد که بتوان فعالیت‌های دستی و زمانبر را با سرعت بالا و درصد خطای کم انجام داد.
شرکت IBM یکی از اولین شرکت‌هایی بود که نرم افزار اتوماسیون اداری را برای ارتباطات درون سازمانی کارمندان خود راه‌اندازی کرد. کارمندان این شرکت با استفاده از این نرم افزار می‌توانستند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. پس از آن، شرکت‌های دیگری با توجه به نیاز سازمان خود شروع به تولید نرم افزارهای اتوماسیون اداری مخصوص به خود را کردند و استفاده از چنین نرم افزارهایی روزبه‌روز بیشتر شد. به عبارت ساده، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به منظور ایجاد، گردآوری، ذخیره و آنالیز اطلاعات و دادهها جهت مدیریت و انجام وظایف روزمره ضروری است.
سیستم اتوماسیون اداری چه بخش هایی دارد؟
برای اینکه پاسخ پرسش "اتوماسیون اداری چیست" را بهتر دریابید، باید بخش‌های مختلف آن را به درستی بشناسید. این سیستم از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است و طیف وسیعی از فعالیت‌های درون و برون سازمانی را پوشش می‌دهد. در ادامه مهم‌ترین بخش‌های سیستم خودکارسازی فعالیت‌های سازمانی شرح داده شده است. علاوه بر این بخش‌ها، بخش‌های دیگری نیز با هدف افزایش اتوماسیون کارها و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی به این سیستم اضافه شده‌اند. از جمله این بخش‌ها می‌توان به کارتابل آنلاین و آفلاین، گزارش ساز، صندوق پیام، سامانه ارسال پیامک، سامانه ارسال و دریافت فکس و ایمیل اشاره کرد.
مکاتبات اداری یا دبیرخانه
هسته اصلی و اولیه سیستم اتوماسیون اداری را دبیرخانه یا همان نرم افزار مکاتبات اداری تشکیل می‌دهد که شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. در این قسمت از سازمان کارهایی همچون اسکن اسناد، ورود اطلاعات و ثبت اندیکاتور انجام می‌شود. وظیفه توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی و همچنین تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی نیز بر عهده مسئولین دبیرخانه است. در دبیرخانه از ابزارهای متعددی برای خودکارسازی و تسریع انجام وظایف استفاده می‌گردد.
مدیریت کارها
نرم افزار مدیریت کارها یکی از ابزارهای کاربردی در سیستم اتوماسیون اداری است که به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندهای مرتبط با تخصیص، پیگیری و انجام وظایف را به صورت سیستمی و شفاف مدیریت کنند. این نرم افزار با ارائه امکاناتی مانند ایجاد تسک‌ها، تعیین اولویت، تخصیص مسئول، تنظیم یادآور و گزارش‌گیری، بهره‌وری تیم‌ها را افزایش داده و هماهنگی بیشتری بین اعضای سازمان ایجاد می‌کند. همچنین با یکپارچگی با سایر نرم افزارهای اداری، روند کاری را ساده‌تر و کارآمدتر می‌سازد.
نظام پیشنهادات
نرم افزار نظام پیشنهادات ابزاری قدرتمند از راهکار اتوماسیون اداری برای سازمان‌هایی است که به مشارکت کارکنان اهمیت می‌دهند و به دنبال ارتقاء بهره‌وری و نوآوری هستند. این نرم افزار به شما امکان می‌دهد ایده‌ها و پیشنهادات کارکنان را به صورت ساختار یافته ثبت، ارزیابی و پیگیری کنید. با این نرم افزار، هر پیشنهاد به سرعت وارد چرخه بررسی می‌شود، امتیازدهی و اولویت‌بندی می‌شود و در نهایت، در صورت تأیید، به مرحله اجرا می‌رسد. این فرآیند نه تنها باعث افزایش حس مشارکت و انگیزه در کارکنان می‌شود، بلکه شفافیت و سرعت تصمیم‌گیری‌ها را نیز ارتقا می‌دهد. بهره‌گیری از ایده‌های نوآورانه، بهبود مداوم فرآیندها و خلق ارزش جدید از جمله نتایجی است که این نرم افزار برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد.
مدیریت جلسات
یکی دیگر از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، نرم افزار مدیریت جلسات است. این نرم افزار ابزاری هوشمند و کاربردی است که تمام مراحل برنامه‌ریزی، برگزاری و پیگیری جلسات را ساده‌تر و منظم‌تر می‌کند. با این نرم افزار، می‌توانید به راحتی جلسات را زمانبندی کنید، دعوت‌نامه ارسال کنید، دستورجلسه مشخص کنید و حتی صورت‌جلسه‌ها را بلافاصله ثبت و به اشتراک بگذارید. همه چیز در یک جا ذخیره می‌شود و هیچ جزئیاتی از قلم نمی‌افتد! نتیجه؟ جلساتی منظم‌تر، کارآمدتر و بدون سردرگمی. این نرم‌افزار کمک می‌کند وقتتان را بهتر مدیریت کنید و روی تصمیمات مهم تمرکز کنید
آرشیو و بایگانی اسناد
سازمان‌ها به دلیل داشتن تعداد و حجم قابل توجهی مستندات و مدارک به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها نیاز دارند. بسیاری از انواع نرم افزار اتوماسیون اداری، بخشی را برای آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات در نظر گرفته‌اند. نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد علاوه بر ذخیره و دسته‌بندی اسناد اداری، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان به مدارک را نیز فراهم می‌کند.
کاربرد اتوماسیون اداری در روند اجرای کارها
نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیتها و امکانات خاصی را در اختیار کسب و کارهای مختلف قرار می‌دهند. به طور کلی، قابلیتها و موارد کاربرد این سیستم‌ها را می‌توان به سه بخش ذخیره اطلاعات، تبادل داده و مدیریت داده تقسیم کرد. در هر یک از این بخش‌ها از نرم افزارهای مختلفی جهت پیشبرد اهداف و وظایف استفاده می‌شود.
ذخیره اطلاعات
ذخیره اطلاعات در اتوماسیون اداری یکی از کاربردهای مهمی است که مدیریت دادهها را متحول می‌کند. با این قابلیت، همه اسناد و اطلاعات مهم به صورت مرتب و ایمن، بدون نگرانی از گم شدن یا آسیب دیدن، در یک فضای دیجیتال ذخیره می‌شوند. جستجو بین این دادهها هم با سرعتی باور‌نکردنی انجام می‌شود؛ کافی است کلمه کلیدی را وارد کنید و در لحظه به اطلاعات مورد نظر برسید. سیستم اتوماسیون اداری نه‌تنها باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش دقت می‌شود، بلکه خیالتان را راحت می‌کنند که همه چیز در جای امن و قابل دسترس قرار دارد.
تبادل دادهها
یکی از کاربردهای فوق‌العاده اتوماسیون اداری تبادل دادهها است که ارتباطات درون و برون‌سازمانی را ساده و سریع می‌کند. با این قابلیت، دادهها و اطلاعات بین واحدها، افراد و حتی سازمان‌های مختلف، بدون هیچ دردسری جابه‌جا می‌شوند. ارسال گزارش‌ها، اسناد و پیام‌ها تنها با چند کلیک انجام می‌شود و همه چیز به صورت آنی و بدون خطا در دسترس قرار می‌گیرد. این ویژگی نه‌تنها بهره‌وری تیم‌ها را افزایش می‌دهد، بلکه هماهنگی و سرعت عمل سازمان را به سطحی کاملاً جدید ارتقا می‌دهد. تبادل دادهها دیگر یک چالش نیست، بلکه فرصتی است برای حرکت به سمت مدیریت بهتر و ارتباطات کارآمدتر!
مدیریت دادهها
مدیریت دادهها در اتوماسیون اداری یکی از آن کاربردهای مهم و جذابی است که کار با اطلاعات را به یک تجربه ساده و حرفه‌ای تبدیل می‌کند. با این قابلیت، همه دادهها در یک سیستم متمرکز جمع‌آوری، سازمان‌دهی و تحلیل می‌شوند. از دسته‌بندی اطلاعات گرفته تا به‌روزرسانی و تهیه گزارش‌های دقیق، همه چیز به شکلی سریع و بی‌دردسر انجام می‌شود. دیگر نیازی به جستجوی طاقت‌فرسا یا نگرانی درباره از دست رفتن اطلاعات نیست! این سیستم کمک می‌کند داده‌هایتان همیشه مرتب، ایمن و آماده استفاده باشند و شما بتوانید تصمیم‌های بهتر و دقیق‌تری بگیرید.
وجود سیستم اتوماسیون اداری برای کدام شرکت‌ها الزامی است؟
انواع نرم افزار اتوماسیون اداری با هدف بهینه‌سازی و تسریع روندهای اداری در سازمان‌ها و صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. وجود سیستم اتوماسیون اداری برای همه شرکت‌ها ضروری است، زیرا این سیستم ضمن بهبود فرایندهای کاری، باعث افزایش بهره‌وری کارمندان و تسهیل در پروسه تصمیم‌گیری‌ها می‌شود. برخی از کسب و کارهایی که وجود این سیستم برایشان ضروری است، عبارتند از:
-
شرکت‌های تولیدی: مدیریت پروژه‌ها، موجودی‌ها، زمانبندی تولید، مدیریت تامین‌کنندگان و کنترل کیفیت
-
شرکت‌های خدماتی: مدیریت مشتریان، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، مدیریت پروژه‌ها، ارتباط با مشتریان و ایجاد گزارش‌های تحلیلی
-
سازمان‌های آموزشی: مدیریت دانش‌آموزان و دانشجویان، برگزاری جلسات، مدیریت اطلاعات مالی و ایجاد گزارش‌های آموزشی
-
مراکز بهداشتی و درمانی: مدیریت نوبت‌دهی، مدیریت پرونده‌های پزشکی، مدیریت پرسنل و موجودی‌ها
-
سازمان‌های اداری و دولتی: مدیریت اسناد رسمی، تنظیم جلسات و کمیته‌ها، مدیریت اموال دولتی و ایجاد گزارش برای ارائه به مقالات عالی
-
شرکت‌های بزرگ و چندملیتی: مدیریت منابع انسانی، مسائل مالی و فرآیندهای کسب‌وکار
نکات قابل توجه در هنگام انتخاب بهترین اتوماسیون اداری
شرکت‌های مختلفی انواع نرم افزار اتوماسیون اداری را به بازار ارائه می‌دهند که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند، بنابراین انتخاب بهترین اتوماسیون اداری از میان آن‌ها اندکی دشوار و پیچیده است. به همین دلیل، در این بخش از مقاله "اتوماسیون اداری چیست؟"، نکاتی را در زمینه انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری بیان کرده‌ایم.
شناسایی نیازهای شرکت
مانند یک کارآگاه ریزبین و باهوش به شناسایی و کشف نیازهای کسب و کار خود بپردازید. همه چیز را یادداشت کنید تا نیازها و اهداف هر فرآیند مشخص شود. با شناخت درست نیازها، انگار یک نقشه گنج در اختیار دارید! سوالات زیر برای شناسایی نیازهای شرکت مفید هستند:
- چه فرآیندهایی در شرکت شما نیاز به مکانیزه شدن دارد؟
- چند نفر از سیستم استفاده خواهند کرد؟
- چه سطحی از پشتیبانی و آموزش برای استفاده از اتوماسیون نیاز است؟
- چه حجمی از وظایف و فرایندها به کمک این سیستم انجام خواهند شد؟
قابلیتها و ویژگیهای اتوماسیون اداری
با خرید نرم افزاری که قابلیت برآورده ساختن نیازهایتان را ندارد، پول خود را دور انداخته‌اید! یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید قابلیتها و ویژگیهای زیر را داشته باشد:
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند
- مقیاس‌پذیری بالا
- دارای لایه‌ها، پروتکل‌ها و امکانات امنیتی
- امنیت بالا در برابر نفوذ، دسترسی غیرمجاز و سرقت اطلاعات
- امکان اتصال و همگام‌سازی با سایر سامانه‌های شرکت
- دارای زیرسیستم‌های یکپارچه متعدد
- دریافت به‌روزرسانی‌های امنیتی و کاربردی
- قابلیتها و امکانات متعدد برای رفع نیازهای شرکت
هزینه خرید و پیاده سازی سیستم اتوماسیون سازمانی
برخی فاکتورهای دخیل در برآورد هزینه خرید و پیاده‌سازی این نرم افزار عبارتند از:
- تعداد پرسنل یا به عبارتی تعداد کاربران سازمان
- ساختار و گستردگی شرکت (تک یا چند سازمانه بودن)
- زیرسیستم‌ها و ماژول‌های مورد نیاز
- سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش
خدمات پشتیبانی و آموزشی سیستم اتوماسیون سازمانی
شرکت ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری باید خدمات پشتیبانی قابل قبول و همچنین آموزش‌های کاملی در اختیار کاربران و راهبران سیستم قرار دهد. توجه به این دو فاکتور در هنگام انتخاب بهترین سیستم اتوماسیون اداری مهم است.
سابقه و تجربه شرکت ارائه دهنده در زمینه پیاده سازی و استقرار نرم افزار
سابقه شرکت‌های عرضه کننده نرم افزارهای اتوماسیون سازمانی و میزان تبحر آن‌ها در پیاده‌سازی و استقرار این نرم افزارها بسیار مهم است. برای ارزیابی یک شرکت به افتخارات، تعداد مشتریان، تنوع مشتریان، تقدیرنامه‌ها، تندیس‌ها، گواهینامه‌ها، پروانه فعالیت، مجوزها، تاییدیه‌ها و ... آن توجه داشته باشید.
نظرات و بازخوردهای مشتریان فعلی و سابق شرکت ارائه دهنده
نظر مشتریان و میزان رضایت آن‌ها از کار با نرم افزارها و ابزارهای خودکارسازی بسیار مهم است. پیش از خرید باید نظرات، تجربه کاربری، چالش‌های موجود و همچنین میزان رضایت کاربران فعلی شرکت مورد بررسی قرار گیرند.
دریافت مشاوره و مشاهده نسخه دمو
پیش از خرید، باید اطلاعات کافی درباره قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون مورد نظر خود را به دست آورده و با محیط آن آشنا شوید. شرکت‌های مختلف به منظور جلب رضایت مشتریان خود و راهنمایی موثر به آن‌ها، جلسات مشاوره رایگان برگزار می‌کنند. همچنین آن‌ها امکان مشاهده نسخه دموی آنلاین اتوماسیون را نیز برای مشتریان خود مهیا می‌سازند.
جمع بندی
حال که پاسخ پرسش اتوماسیون اداری چیست را به دست آوردید، به طور قطع بیش از پیش به اهمیت سیستم‌های خودکارسازی رویه‌های اداری واقف هستید. این سیستم‌ها تحولی بزرگ در نحوه مدیریت اطلاعات، ارتباطات و تعاملات سازمان‌ها ایجاد کرده و باعث بهینه‌سازی رویه‌های اداری و افزایش دقت در انجام آن‌ها شده‌اند. این تکنولوژی‌ها با مدیریت بهتر منابع انسانی، مالی، موجودی‌ها و فرایندهای کلان، به مدیران کمک می‌کنند که بهترین تصمیم‌گیری‌ها و منسجم‌ترین برنامه‌ریزی‌ها را داشته باشند. همچنین ابزارها و نرم‌افزارهای موجود، با محدود کردن تجربه و مهارت مورد نیاز برای انجام وظایفی که قبلا پیچیده به نظر می‌رسیدند، فرصت‌های شغلی جدیدی را به وجود آورده‌اند. اگر تجربه استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون را دارید، تجربه خود را با ما در میان بگذارید. در هنگام کار با این سیستم با چه چالش‌هایی روبرو شده‌اید؟ آیا مزایایی برای شما داشته است؟ منتظر خواندن تجربیات و نظرات شما در بخش کامنت‌ها هستیم.