آشنایی با وظایف واحد منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ

واحد منابع انسانی همیشه یکی از کلیدی‌ترین بخش‌های سازمان‌ها در هر صنعتی بوده است. با دگرگونی‌هایی که دنیای کسب‌وکارها در یکی دو دهه اخیر به خود دیده، امروزه منابع انسانی دیگر فقط یک واحد اداری ساده نیست، بلکه می‌تواند موتور محرک موفقیت سازمان باشد. بخش بزرگی از رقابت کسب‌وکارها به جای این‌که مثل گذشته بر سر بازار باشد، حالا بر سر جذب استعدادهای برتر و نگهداشتن آن‌هاست. به همین خاطر بسیار مهم است که مدیران با وظایف HR آشنا باشند و توانایی این را داشته باشند که واحد سرمایه انسانی سازمان خود را بر اساس معیارهای استاندارد تحلیل و ارزیابی کنند. از مجموعه‌های کوچک و نوپا گرفته، تا سازمان‌های بزرگ چند شعبه‌ای، هر آن‌چه که جزو وظایف واحد منابع انسانی به حساب می‌آید را در این مقاله بررسی خواهیم کرد.

واحد منابع انسانی در سازمان‌های بزرگ و کوچک

بخش منابع انسانی واحدی در سازمان است که مسئولیت افراد، از ورود آن‌ها به سازمان و تا خروج‌شان را برعهده دارد. بعضی‌ها تصور می‌کنند که واحد HR (Human Resources) یک بخش صرفا اداری است، اما واقعیت این است که منابع انسانی بزرگترین شریک استراتژیک مدیران، برای هماهنگی نیروی انسانی با اهداف کسب‌وکار است. اگرچه واحد منابع انسانی سازمان‌های کوچک با مجموعه‌های بزرگ یکسان نیست، اما این بخش در هر سازمانی به یک نسبت اهمیت دارد.

در سازمان‌های کوچک، مخصوصا آن‌هایی که تازه پا گرفته‌اند، وظایف بخش منابع انسانی به یک تیم کوچک و شاید حتی به یک فرد واگذار می‌شود. در چنین وضعیتی تمرکز منابع انسانی بیشتر روی موارد اساسی مثل پرداخت حقوق، مدیریت مرخصی‌ها، جذب افراد به سازمان و حل اختلافات جزئی خواهد بود. برای مثال در یک استارت‌آپ که کمتر از 30 نفر کارمند دارد،‌ مدیر منابع انسانی هم باید نقش مشاور را برعهده بگیرد و هم در امور اجرایی منابع انسانی دست به کار شود.

اما در سازمان‌های بزرگ، بخش HR سازمان‌یافته‌تر عمل می‌کند و ساختار مشخص‌تری دارد. در سازمان‌های بزرگ، منابع انسانی خود به بخش‌های مختلفی مثل جذب، آموزش، روابط کارکنان و... تقسیم می‌شود که هر کدام کارشناسان متخصص همان حیطه را دارند. در چنین شرایطی نقش HR در سازمان استراتژیک‌تر است و مدیران بیشتر می‌توانند روی کمک منابع انسانی در پیش‌برد اهداف سازمان حساب باز کنند.

وظایف واحد منابع انسانی

درست است که بخش HR باید متناسب با اندازه سازمان تطبیق پیدا کند، اما اصولی که برای مدیریت منابع انسانی لازم است، در همه جا یکسان است. وظایف منابع انسانی گسترده‌تر از چیزی است که معمولا افراد تصور می‌کنند. این وظایف به طور کلی شامل چرخه حیات کارکنان در سازمان می‌شوند و می‌توان آن‌ها را در موارد زیر دسته‌بندی کرد:

1. جذب و استخدام

   احتمالا اولین وظیفه واحد سرمایه انسانی که به ذهن هر کسی می‌رسد، جذب و استخدام است. تمام فرایند جذب افراد از شناسایی نیازها، تعریف سمت‌ها، انتشار آگهی، غربالگری رزومه‌ها، انجام مصاحبه تا در نهایت استخدام، بخشی از وظایف منابع انسانی است. واحد HR باید تمام این مراحل را متناسب با اهداف سازمان، بودجه معین شده و امکاناتی که در اختیار دارد به بهترین شکل ممکن برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی کند.

   برای مثال شناسایی و تحلیل نیازهای یک موقعیت شغلی ممکن است سازمان را به سمت جذب افراد از طریق LinkedIn بکشاند در حالی که یک موقعیت شغلی دیگر به روش‌های سنتی آگهی استخدام نیازمند باشد. منابع انسانی باید همه جزئیات کار را به شکل دقیق بررسی کرده و برای قدم به قدم جذب و استخدام افراد برنامه‌ریزی داشته باشد.

2. آموزش و توسعه

   یکی از مسائل تاثیرگذاری که هم برای سازمان کارایی دارد و هم می‌تواند فرصت‌های مناسبی برای کارکنان رقم بزند، مساله آموزش و توسعه است. گاهی اوقات منظور از آموزش دوره‌هایی است که افراد هنگام ورود به یک سمت شغلی تخصصی نیاز دارند تا پیش از شروع به کار آن‌ها را پشت سر بگذارند. و گاهی آموزش و توسعه به فرصت‌های جدید یادگیری برای مهارت‌های سخت و نرم اشاره دارد که در اختیار کارکنان قرار می‌گیرند.

   برنامه‌ریزی برای آموزش و توسعه کارکنان می‌تواند شامل دوره‌های آنلاین، کارگاه‌های درون سازمانی و یا موارد دیگر باشد. واحد منابع انسانی باید با تحلیل درست نیازهای سازمان و کارکنان آن، مناسب‌ترین موقعیت‌ها را جهت پیشرفت افراد و ارتقای مهارت‌های‌شان در اختیار آن‌ها بگذارد. برای مثال، یک سازمان بزرگ چند شعبه‌ای، پس از دیجیتالی کردن بخشی از فرایندها، دوره‌های مدیریت تغییر برای مدیران میانی خود برگزار می‌کند.

3. مدیریت و ارزیابی عملکرد

   یکی دیگر از وظایف اساسی واحد منابع انسانی، ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد به کارکنان است. مدیر منابع انسانی باید به صورت منظم و دوره‌ای عملکرد کارکنان را باتوجه به مسئولیت‌هایی که برعهده دارند بررسی کند و سطح بازدهی آن‌ها را بر اساس معیارهای استاندارد بسنجد. پس از انجام ارزیابی‌ها، مسئول بخش‌ HR با مدیران هر بخش صحبت می‌کند تا برای ادامه مسیر کاری افراد تصمیم بگیرند.

   واحد سرمایه انسانی معمولا تصمیم می‌گیرد کارکنانی که بر اساس ارزیابی‌های دوره‌ای عملکرد خوبی داشته‌اند و حتی فراتر از آن‌چه انتظار می‌رفت موفقیت کسب کرده‌اند، مستحق پاداش هستند. و برای کارکنانی که نسبت به مهارت‌ها و سوابق خود افت عملکرد داشته‌اند معمولا برنامه‌های آموزشی لازم و یا جلسات بازخورددهی برگزار می‌شود. چنین مواردی از طریق اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی به مراتب ساده‌تر از قبل مدیریت خواهند شد.

4. روابط کارکنان و فرهنگ سازمانی

   بخشی از فرهنگ سازمانی هر مجموعه به سیاست‌گذاری‌های مدیران و امکانات موجود در سازمان برمی‌گردد؛‌ بخش بزرگ‌تر ماجرا اما کاملا به واحد HR و فعالیت‌هایی که در این راستا انجام می‌دهد مربوط می‌شود. از مدیریت اختلافات کوچک و بزرگی که بین کارکنان و بخش‌های مختلف شکل می‌گیرد، تا حمایت از رفاه کارکنان و ایجاد یک محیط محترمانه و حرفه‌ای، همگی جزئی از نقش HR در سازمان به حساب می‌آیند.

   درست است که این فرهنگ سازمانی یک چارچوب مشخص و از پیش تعیین شده دارد، اما منابع انسانی باید این اطمینان را به افراد بدهد که درهای این واحد به روی آن‌ها باز است و همواره می‌توانند برای بیان مشکلات خود به صورت آزادانه صحبت کنند. فضای کاری محترمانه و مثبت هم بازدهی کلی سازمان را افزایش می‌دهد و هم می‌تواند رضایت شغلی افراد را افزایش دهد و به حفظ استعدادها در مجموعه کمک کند.

5. جبران خدمات و مزایا

   طراحی بسته‌های حقوق، پاداش، کارانه و مزایا در چارچوب سیاست‌گذاری‌های مدیران، یکی دیگر از وظایف HR در سازمان است. این موارد مطابق با سمت‌های شغلی مختلف به شکل‌های گوناگونی طراحی می‌شوند‌، اما منابع انسانی باید از پس مدیریت آن‌ها و رعایت عدالت میان رده‌های مختلف شغلی بربیاید.

   بخشی از پاداش و مزایا به عنوان حداقل‌های یک شغل مناسب عمل می‌کند و بخش دیگر تشویق‌کننده افراد برای فعالیت‌های موثر و موفقیت‌های آنان است. اگر منابع انسانی سازمان بتواند با تحلیل درست نیازمندی‌های کارکنان، بسته‌های حقوق و پاداش منصفانه و مناسب طراحی کند، انگیزه و روحیه افراد بالا می‌رود و همچنین نرخ خروج از سازمان کاهش می‌یابد.

6. قوانین و مقررات

   هم تدوین قوانین محیط کار به HR مربوط می‌شود و هم اطمینان از رعایت آن در بخش‌های مختلف. برخی از این قوانین در راستای چالش‌های درون‌سازمانی تدوین می‌شود و برای به حداقل رساندن تعارضات بین افراد است. برخی دیگر از این قوانین مربوط به چالش‌های قانونی برون‌سازمانی است که تلاش می‌کند از سازمان و کارکنان در برابر تهدید‌های قانونی محافظت کند. به طور کلی مواردی مثل ساعات کاری، دستورالعمل‌های امور اداری، آزار و اذیت در محیط کار و... از سیاست‌هایی هستند که واحد سرمایه انسانی باید آن‌ها را تدوین کرده و از اجرای درست آن‌ها اطمینان حاصل کند.

7. مدیریت خروج

   خروج افراد از سازمان، به هر دلیلی که باشد باید به درستی انجام شود. چه خروج افراد به خاطر بازنشستگی باشد،‌ و چه به واسطه یک تصمیم شخصی برای قطع همکاری، مدیریت خروج کارکنان و برنامه‌ریزی برای جایگزینی آن‌ها بخش دیگری از نقش HR در سازمان است. برای مثال یکی از کارهایی که واحدهای منابع انسانی حرفه‌ای انجام می‌دهند، برگزاری مصاحبه خروج و بازخوردگیری جهت بهبود شرایط سازمان است.

8. رفاه کارکنان

   یکی دیگر از موارد مهم که در فهرست وظایف HR جای می‌گیرد، مسائل مربوط به سلامتی و رفاه کارکنان است. واحد سرمایه انسانی باید اطمینان حاصل کند که همگام با حرکت در راستای اهداف سازمان، تعادل بین کار و زندگی کارکنان به هم نخورد. هر موردی که در راستای آرامش روانی افراد،‌ سلامتی آن‌ها و امکانات رفاهی مورد نیازشان در سازمان فراهم می‌شود، بخشی از وظایف HR است. تنوع شخصیت‌های افراد و گوناگونی سبک‌های زندگی شاید توجه به مسائل رفاهی را برای مدیران منابع انسانی چالش‌برانگیز کند، اما نتیجه این کار به افزایش چشمگیر رضایت کارکنان منجر می‌شود که اتفاق ارزشمندی است.

شاخص‌های عملکرد HR

حالا که با وظایف بخش منابع انسانی آشنا شدیم، نوبت به شاخص‌های عملکرد این بخش می‌رسد. مدیران از طریق این شاخص‌ها می‌توانند عملکرد واحد منابع انسانی سازمان خود را ارزیابی کنند و پیشرفت کارها را در این بخش پیگیری کنند. کلیدی‌ترین شاخص‌های عملکرد HR عبارت‌اند از:

• نرخ ترک خدمت (Turnover Rate):‌ به درصد خروج کارکنان از سازمان اشاره دارد.

• زمان پر کردن موقعیت (Time to Fill): زمانی که از آگهی تا استخدام برای یک موقعیت شغلی طول می‌کشد.

• رضایت کارکنان (Employee Satisfaction)‌: از راه نظرسنجی‌های مختلف و ابزارهای منابع انسانی محاسبه می‌شود.

• هزینه جذب (Cost per Hire): مجموع هزینه‌هایی که برای استخدام یک فرد به طور میانگین صرف می‌شود.

• بازگشت سرمایه آموزش (ROI of Training):‌ به میزان بهبود عملکرد پس از آموشی اشاره دارد.

• بهره‌وری کارکنان (Productivity Metrics): نسبت خروجی کار به ساعتی که افراد کار می‌کنند.

ارزیابی منابع انسانی با مدل 34000

یکی از روش‌هایی که مدیران برای ارزیابی عملکرد HR به سراغ آن می‌روند مدل 34000 منابع انسانی است. این مدل با رویکردی یکپارچه و منسجم تمام فرایندهای منابع انسانی را آسیب‌شناسی کرده و تاثیرگذاری آن‌ها را بررسی می‌کند. مدل 34000 سپس به سازمان‌ها کمک می‌کند تا جهت توسعه و بهبود این فرایندها اقدامات موثر انجام دهند. مدل 34000 منابع انسانی در واقع به شما یک مدل بلوغ و تعالی برای بهبود وضعیت منابع انسانی در سازمان ارائه می‌دهد. این مدل از نقاط قوت مدل‌های دیگر مثل مدل سرمایه‌گذاری انسانی (IIP)، ابزار پیمایش فرایندها، مدل بلوغ قابلیت‌های منابع انسانی (PCMM)، ایزو 10018 و... که شرکت‌های بزرگ دنیا آن‌ها را به‌کار می‌گیرند الهام گرفته شده است. مدل 34000 در دو بخش فرایندها و نگرش‌ها، در هفت سطح بلوغ وضعیت سازمان را ارزیابی می‌کند و آن را به طور مستمر ارتقا می‌دهد.

راهکار مدیریت منابع انسانی

مواردی که برای وظایف واحد سرمایه انسانی هر سازمان فهرست کردیم، در سازمان‌های بزرگ چالش‌های مدیریت و نظارتی فراوانی همراه خود دارند. سازمان‌های بزرگ برای این‌که بتوانند از این چالش‌ها عبور کنند به سراغ ابزارهای دیجیتالی می‌روند که توانایی مدیریت و نظارتی داشته باشند و بتوانند بخشی از کارها را به شکل خودکار انجام دهند. همینجاست که پای مفهوم اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی به مساله باز می‌شود و مدیران به سراغ بررسی نرم‌افزارها و سیستم‌های متنوع منابع انسانی می‌روند. یکی از سامانه‌های جامع منابع انسانی که شما را از کار با نرم‌افزارهای گوناگون و ناهماهنگ بی‌نیاز می‌کند، راهکار مدیریت سرمایه انسانی برسا است.

راهکار منابع انسانی برسا با هدف ساده‌سازی و بهینه‌سازی مدیریت منابع انسانی ساخته شده و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بخشی از وظایف واحد منابع انسانی را به شکل خودکار در قالب اتوماسیون پیش ببرند. از مزایای این سامانه می‌توانیم به پوشش کلیه مدل‌های تعالی منابع انسانی در قالب بیش از 30 نرم‌افزار جامع در 6 فرایند اشاره کنیم. راهکار منابع انسانی برسا همچنین قابلیت توسعه و شخصی‌سازی متناسب با نیازهای سازمان شما را دارد و با تمام نرم‌افزارهای سازمانی نیز یکپارچه‌سازی خواهد شد. داشبوردهای مدیریتی گزارشات تحلیلی و مقایسه‌ای که در این سیستم موجود است، هم کار مدیران منابع انسانی را سبک‌تر می‌کند، و هم به مدیران کمک می‌کند راحت‌تر از قبل شاخص‌های عملکرد HR را در سازمان خود ارزیابی کنند.

خلاصه مطلب

با آشنایی بیشتر با نقش HR در سازمان و وظایفی که این واحد برعهده دارد، می‌توانید تصمیم‌های بهتری در راستای سیاست‌گذاری‌های واحد منابع انسانی سازمان خود بگیرید. وظایف واحد منابع انسانی از جذب و استخدام افراد آغاز می‌شود و تا مسائل رفاهی و حقوقی کارکنان ادامه پیدا می‌کند. به همین خاطر هرچه بیشتر روی واحد سرمایه انسانی سازمان خود سرمایه‌گذاری کنید، هم کارکنان راضی‌تری خواهید داشت و هم کارآمدی سازمان شما بیشتر خواهد بود.