فرایند گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی در مدل 34000 منابع انسانی

سازمان‌ها برای ارزیابی و بهبود فرایندهای منابع انسانی خود به سراغ روش‌های مختلفی می‌روند و استانداردهای مختلفی را پیاده‌سازی می‌کنند. اما پیاده‌سازی چارچوب‌های استاندارد مثل مدل 34000 در سازمان چالش‌هایی دارد که بدون آگاهی و در دست داشتن ابزار مناسب نمی‌توان به سراغ آن‌ها رفت. یکی از مهم‌ترین موضوعاتی که در پیاده‌سازی مدل 34000 منابع انسانی به آن نیاز دارید گزارشات و تحلیل‌های دقیق است.

آمارهایی مثل داده‌های پرسنلی، درصد ثمربخشی فرایندهای مختلف، نرخ رضایت کارکنان و... باید با دقت بالا و به صورت یکپارچه جمع‌آوری و تحلیل شوند تا در تصمیم‌گیری‌ها بتوانند به کمک شما بیایند. حتی می‌توان گفت که تاثیرگذاری مدل 34000 منابع انسانی، به دقت گزارشات و تحلیل‌هایی که برای آن انجام می‌دهید بستگی دارد. در ادامه با معرفی ابزارهای مختلف مثل بخش گزارشات در نرم افزار منابع انسانی به شما توضیح می‌دهیم که چگونه فرایند گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی را در مدل 34000 انجام دهید تا به نتایج مثبت برسید.

اهمیت گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی

حتی اگر داده‌های منابع انسانی را با دقیق‌ترین و بهترین نرم‌افزارها جمع‌آوری کنید و این داده‌ها از صحت و دقت بالایی برخوردار باشند، تا زمانی که تحلیل درست و گزارش‌های کاربردی از آن‌ها استخراج نشود، نمی‌توان از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌های مؤثر و آگاهانه استفاده کرد. ارزش واقعی داده‌ها زمانی نمایان می‌شود که به تصمیم‌های قابل اجرا تبدیل شوند و بتوانند مسیر بهبود، برنامه‌ریزی و مدیریت منابع انسانی را به ‌درستی شکل دهند. اهمیت گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی را می‌توانیم در موارد زیر خلاصه کنیم:

تصمیم‌گیری هوشمندانه: تنها با تحلیل صحیح و دقیق داده‌هاست که می‌توانید نقاط ضعف و قوت فرایندهای منابع انسانی را پیدا کنید و برای پیاده‌سازی مدل 34000 از آن‌ها استفاده کنید. تنها با تحلیل صحیح و دقیق داده‌هاست که می‌توانید نقاط ضعف و قوت فرایندهای منابع انسانی را پیدا کنید و برای پیاده‌سازی مدل 34000 از آن‌ها استفاده کنید.

رصد عملکرد: تحلیل‌های مختلف می‌توانند عملکرد هر فرد به طور جداگانه، هر بخش و همچنین کل سازمان را در موضوعات منابع انسانی به شما نشان دهند. تحلیل‌های مختلف می‌توانند عملکرد هر فرد به طور جداگانه، هر بخش و همچنین کل سازمان را در موضوعات منابع انسانی به شما نشان دهند.

افزایش بهره‌وری: با تخصیص منابع به موضوعاتی مثل گزارشات و تحلیل‌ها، اثربخشی مدل 34000 را تا حد ممکن افزایش می‌دهید و از هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کنید. با تخصیص منابع به موضوعاتی مثل گزارشات و تحلیل‌ها، اثربخشی مدل 34000 را تا حد ممکن افزایش می‌دهید و از هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کنید.

فرایند گزارشات و تحلیل‌ها در مدل 34000

مدل 34000 منابع انسانی 14 فرایند مختلف و 12 نگرش گوناگون را در سازمان شما بررسی می‌کند تا بر اساس آن بتوانید اثربخشی واحد سرمایه انسانی خود را بررسی کنید و در صورت نیاز برای بازنگری در آن تصمیم بگیرید. طبیعتاً این کار بدون در دست داشتن گزارشات و تحلیل‌های مورد نیاز ممکن نیست، پس لازم است با تکیه بر راهکار منابع انسانی مراحل زیر را انجام دهید.

1. جمع‌آوری داده‌ها

   اولین گام برای تهیه گزارشات منابع انسانی جمع‌آوری داده‌هاست. این داده‌ها در مواردی مثل تعداد استخدام‌ها، ساعات آموزش و... قابل شمارش هستند و به سادگی بر اساس آمارها مشخص می‌شوند. در بعضی از موارد نیز مانند نرخ رضایت کارکنان، میزان تعهد سازمان و... اطلاعات را تنها با استفاده از انواع نرم افزار منابع انسانی می‌توان استخراج کرد. شما باید در ابتدا تمام این داده‌ها را بر اساس مواردی که در مدل 34000 منابع انسانی به آن برمی‌خورید جمع‌آوری کنید.

2. پردازش داده‌ها

   داده‌های خامی که جمع‌آوری می‌شوند در بیشتر مواقع نیاز به پردازش و پاک‌سازی دارند. در واقع شما باید با استفاده از یک صافی، ناخالصی‌ها را از داده‌های آماری جدا کنید تا در نهایت بتوانید به گزارش‌های دقیق‌تری برسید. داده‌های خام ممکن است ناقص باشند، ورودی‌های تکراری داشته باشند و یا به خاطر چند مورد استثنایی به انحراف کشیده شده باشند. همچنین داده‌ها ممکن است پراکنده باشند و برای استفاده از آن‌ها نیاز باشد که بر اساس معیارهای مختلف دسته‌بندی‌شان کنید.

3. تحلیل داده‌ها

   تحلیل‌ها می‌توانند اعداد و ارقام پردازش ‌شده را به یک بینش واقعی و کاربردی تبدیل کنند. این مرحله را می‌توانید با تکیه بر انواع نرم افزار منابع انسانی به سادگی و بدون هیچ‌گونه دردسر انجام دهید. برخی از تحلیل‌های داده‌ها در منابع انسانی توصیفی هستند، برخی دیگر تشخیصی‌اند و دسته دیگری وجود دارد که داده‌ها را بر اساس پیش‌بینی‌هایی که برای وضعیت آینده‌شان می‌توان انجام داد تحلیل می‌کنند. شما باید با توجه به مراحل مختلف مدل 34000 منابع انسانی از تحلیل مناسب در جای درست آن استفاده کنید.

4. تهیه گزارشات

   گزارشات درواقع راهنمای شما هستند که کمک‌تان می‌کنند بر اساس تحلیل‌هایی که به دست آورده‌اید بتوانید برای وضعیت منابع انسانی سازمان خود تصمیم‌گیری کنید. گزارشات باید شفاف، کاربردی و همچنین عملی باشند. گزارشات منابع انسانی می‌توانند فرایندمحور باشند و بر پایه میزان اثربخشی فرایندها شما را راهنمایی کنند و یا اینکه نگرش‌محور باشند و نگرش‌های سرمایه انسانی را هدف بگیرند.

5. پیاده‌سازی تصمیمات

   در آخر پس از تهیه گزارشات و نگرش‌های منابع انسانی در مدل 34000 لازم است تا بر اساس نتیجه‌گیری‌هایی که در دست دارید، برای تغییر سیاست‌های مختلف و روش انجام کارها، اقدامات اصلاحی انجام دهید.

معرفی ابزارهای کاربردی

در فرایند گزارشات و تحلیل‌ها در مدل 34000 منابع انسانی می‌توانید با استفاده از ابزارهای مختلف، کار خود را ساده‌تر کنید. در راهکار منابع انسانی برسا انواع نرم افزار منابع انسانی به همین هدف در اختیار شما قرار داده شده که در این بخش به بررسی تعدادی از آن‌ها می‌پردازیم.

1. نرم افزار ارزیابی مدل تعالی منابع انسانی

   یکی از ابزارهای هوشمندی که در پیاده‌سازی مدل 34000 منابع انسانی به کمک شما می‌آید، نرم افزار ارزیابی مدل تعالی منابع انسانی است. این نرم افزار راهنمایی دقیق و کامل است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌ شکل سیستماتیک، وضعیت منابع انسانی‌شان را بررسی کنند و برای نقاط ضعف خود برنامه‌ریزی کنند. این ابزار دقیقاً همان چیزی است که در فرایند گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی در مدل 34000 منابع انسانی به آن نیاز دارید. برتری‌های این نرم افزار عبارت‌اند از:

   

   • امتیازدهی مدل ارزیابی تعالی: امتیازها در چهار بخش جهت‌دهنده‌ها، فرایندهای منابع انسانی، نگرش‌های منابع انسانی و نتایج دسته‌بندی می‌شوند که روی هم 34000 امتیاز را تشکیل می‌دهند.

   • نگرش سنجی: با استفاده از پرسش‌نامه‌های نگرش سنجی به صورت آنلاین می‌توانید نظرسنجی‌های مورد نیاز برای جمع‌آوری اطلاعات در مدل 34000 را راحت‌تر انجام دهید.

   • کانون ارزیابان: با استفاده از این قابلیت می‌توانید نقش‌های مختلف را در فرایند گزارشات، تحلیل و ارزیابی منابع انسانی مدیریت کنید و وظیفه هر فرد را در این کار مشخص کنید.

2. نرم افزار گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی

   مطابق با آنچه که در این مقاله بررسی کردیم، لازم است تا برای پیاده‌سازی درست مدل 34000 منابع انسانی بتوانید تمام داده‌ها را به مقادیر قابل اندازه‌گیری تبدیل کنید. بهترین راه برای تبدیل داده‌های پراکنده به گزارشات و تحلیل‌های کاربردی و قابل اعتماد استفاده از سیستم گزارشات هوشمند است. این برنامه یک نمای جامع و دقیق از معیارهای کمی قابل سنجش در حوزه منابع انسانی در اختیار مدیران ارشد سازمان می‌گذارد. برخی از امکانات و ویژگی‌های گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی این‌ها هستند:

   • داشبوردهای سازمانی: شما می‌توانید داشبوردهای عملیاتی هر شاخص را طراحی کنید و عملکرد سازمان خود را بر اساس معیارهای تعریف شده ارزیابی کنید. این داشبوردها اطلاعات را به شکل گرافیکی و قابل فهم نمایش می‌دهند.

   • روندیابی: کاربران می‌توانند روندهای مختص هر شاخص را به صورت دقیق و مداوم بررسی کنند. تحلیل‌گران می‌توانند الگوهای تکرارشونده و تغییرات مهم را شناسایی کرده و تاثیرات آن‌ها را بر عملکرد سازمان بسنجند.

   • تنوع گزارش: شما می‌توانید با توجه به نیاز خود در مدل 34000 منابع انسانی، انواع مختلف گزارش‌ها را طراحی و دریافت کنید. گزارش‌ها می‌توانند در فرمت دلخواه شما و به شکل کاملاً سفارشی شده در اختیارتان قرار بگیرند.

3. نرم افزار ارزیابی عملکرد

   بخش بزرگی از گزارشات منابع انسانی به عملکرد افراد در سازمان بستگی دارد. زمانی که یک سیستم ارزیابی عملکرد استاندارد در سازمان جا افتاده باشد، پرسنل با فرایندهای ارزیابی عملکرد آشنا می‌شوند و آمادگی لازم برای مدیریت عملکرد را پیدا می‌کنند. این نرم افزار ساده و کاربرپسند تمام جنبه‌های ارزیابی عملکرد را پوشش می‌دهد تا هر آنچه که در تحلیل‌ها و گزارشات نیاز دارید در اختیارتان باشد. تمامی معیارهای ارزیابی در نرم افزار ارزیابی عملکرد با توجه به نیازهای و رویه‌های داخلی سازمان شما قابل تنظیم هستند. این ابزار به شما کمک می‌کند تا فرایند ارزیابی عملکرد پرسنل را به راحتی و به طور کامل اجرا کنید و از داده‌های به ‌دست آمده برای گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی در مدل 34000 استفاده کنید. برخی از ویژگی‌های این نرم افزار عبارت‌اند از:

   • ارزیابی عملکرد N درجه: ارزیابی 360 درجه و بالاتر شامل بازخورد از همکاران، مدیران و حتی زیردستان می‌شود و یکی از جامع‌ترین روش‌ها برای ارزیابی عملکرد کارکنان است.

   • تعریف فرم‌های ارزیابی متنوع: شما می‌توانید انواع فرم‌های ارزیابی را برای رده‌های مختلف شغلی شامل طبق‌های امتیازی متنوع تعریف کنید تا سنجش با دقت بیشتری انجام شود.

   • تحلیل علل ریشه‌ای عملکرد (PRCA): این قابلیت به طور هوشمند و دقیق علل احتمالی تفاوت عملکرد مورد انتظار با عملکرد واقعی افراد را برای شما شناسایی می‌کند تا تحلیل بهتری از اوضاع داشته باشید.

   • داشبوردهای گزارش ارزیابی عملکرد: شما می‌توانید کارنامه عملکردی کارکنان را به شکل فردی، واحدی و سازمانی مشاهده کنید و گزارشات را بر اساس معیارهای مختلفی که مد نظر دارید دریافت کنید.

4. نرم افزار گریدینگ شخصی و ارتقا افقی

   نرم افزار گریدینگ شخصی به شما این امکان را می‌دهد که علاوه بر ارزیابی و گریدبندی کارکنان سازمان، مسیرهای پیشرفت افقی را نیز برای هر رده شغلی طراحی کنید. شما به سادگی می‌توانید از خروجی این نرم افزار برای سیستم حقوق و دستمزد استفاده کنید و همچنین هر آن‌چه که نیاز دارید را برای داده‌های گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی به‌کار ببرید. نرم افزار گریدینگ شخصی و ارتقا افقی یکی دیگر از ابزارهایی است که می‌توانید برای پیاده‌سازی مدل 34000 منابع انسانی از آن استفاده کنید. برخی از مزایای این نرم افزار عبارت‌اند از:

   • نقشه راه ارتقا افقی: با طراحی مسیرهای پیشرفت افقی می‌توانید فرصت‌های توسعه متنوعی را برای پرسنل فراهم کنید و نرخ ترک خدمت نیروهای کلیدی را کاهش دهید.

   • تعریف پویای ساختارهای سازمانی: شما به راحتی می‌توانید سیستم‌های امتیازدهی و ساختارهای سازمانی را مطابق با نیازهای خود طراحی و بروزرسانی کنید و از خروجی آن‌ها برای گزارشات استفاده کنید.

   • بر اساس مدل 4P: هماهنگی این نرم افزار منابع انسانی با مدل 4P به شما این امکان را می‌دهد که گرید کارکنان را بر اساس چهار معیار شخص، موقعیت شغلی، عملکرد و پرداخت پیاده‌سازی کنید.

خلاصه مطلب

مدل 34000 منابع انسانی با تمام اثربخشی خود، تا زمانی که به قدرت انواع نرم افزار منابع انسانی پیوسته نباشد، نمی‌تواند آن تاثیری که انتظار دارید را بر سازمان شما بگذارد. یکی از بخش‌هایی که این نرم افزارها در آن خیلی به کمک شما می‌آیند فرایند گزارشات و تحلیل‌های منابع انسانی است که در آن داده‌های خام به بینش و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه تبدیل می‌شوند. با استفاده از ابزارهای مختلفی که در گزارش‌گیری و تحلیل اطلاعات کار شما را ساده‌تر می‌کنند، می‌توانید فرایندها و نگرش‌های منابع انسانی سازمان خود را به سطح متعالی برسانید.