بهینه‌سازی زمان و منابع سازمانی با مدیریت جلسات

جلسات کاری میادین اصلی سازمان‌ها هستند که مهم‌ترین هماهنگی‌ها بین بخش‌های مختلف و همچنین تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در آن‌جا انجام می‌شوند. اما بدون مدیریت درست، این جلسات به گودال‌های عمیقی برای اتلاف زمان و منابع تبدیل می‌شوند که به کاهش بازدهی سازمان می‌انجامند. مدیران بخش زیادی از زمان خود را در طول هفته در جلسات متنوع می‌گذارنند در حالی که مطابق با آمارها، بسیاری از آن‌ها معتقدند که بازدهی جلسات تقریبا هیچ‌گاه ایده‌آل نیست.

حالا سوال اینجاست که چگونه می‌توانیم جلسات سازمانی خود را از این وضعیت خارج کنیم و از پس چالش مدیریت زمان در جلسات سازمانی بر بیاییم؟ در ادامه با ارائه راهکارهای ساده و عملی، و همچنین معرفی برخی از ابزارهای مدیریت جلسات به شما کمک می‌کنیم که در جهت بهینه‌سازی زمان در جلسات کاری مجموعه خود گام بردارید.

علت بازدهی پایین جلسات کاری

جلسات سازمانی به قدری اهمیت دارند که هیچ مجموعه‌ای را نمی‌توان حتی یک هفته بدون برگزاری آن‌ها مدیریت کرد و کارها را به پیش برد. بر روی کاغذ، جلسات باید محل تبادل ایده‌ها، هماهنگی و برنامه‌ریزی و اتخاذ تصمیم‌های مهم باشند؛ اما در بسیاری از مواقع در عمل نتیجه خاصی به جز اتلاف وقت و خستگی افراد به همراه ندارند. علت این ناکارآمدی چه چیزی می‌تواند باشد؟

• جلسات پیش‌فرض: جلسات پراکنده‌ای که هدف خاصی را دنبال نمی‌کنند و دستور کار مشخصی ندارند اغلب بی‌نتیجه می‌مانند. در بسیاری از مواقع می‌بینیم که جلسات صرفا به دلیل این‌که انتظار می‌رود جلسه‌ای وجود داشته باشد برگزار می‌شوند، نه بر اساس این‌که نیاز واقعی برای برگزاری آن وجود دارد یا نه.

• برنامه‌ریزی نامناسب: در برخی از مواقع نیاز به برگزاری جلسه وجود دارد و جلسه نیز برگزار می‌شود، اما هیچ برنامه‌ریزی درستی انجام نشده که از به حاشیه کشیده شدن بحث جلوگیری کند و یادآور اهداف جلسه باشد.

• پیگیری نکردن وظایف: حتما شما هم شاهد این بوده‌اید که برای یک موضوع مشخص جلسه‌ای برگزار می‌شود و به نتیجه هم می‌رسد، اما نتایج آن پس از اتمام جلسه به کلی پشت گوش انداخته می‌شوند. پیگیری نکردن تصمیمات و وظایف یکی از دلایل اصلی پایین بودن بازدهی جلسات سازمانی است.

• زمان‌بندی‌های خسته‌کننده: جلسات طولانی و پشت سر هم باعث خستگی کارکنان می‌شوند و از تمرکز افراد در جلسه‌های کاری می‌کاهند. در بسیاری از موارد با برنامه‌ریزی درست می‌توان از طول کشیدن بی‌مورد جلسات کاری جلوگیری کرد.

• ابزارهای سنتی: یکی دیگر از دلایل اصلی کم بودن بازدهی جلسات سازمانی تکیه بر ابزارهای سنتی و قدیمی است. استفاده از کاغذ و تکیه بر روش‌های سنتی در بسیاری از مواقع باعث هدررفت زمان شده و بازدهی جلسات را کاهش می‌دهد.

راهکارهای مدیریت زمان و منابع در جلسات سازمانی

اگر شما هم فکر می‌کنید که بخشی از منابع سازمان و زمان کارکنان شما در جلسات تلف می‌شود و به دنبال راه‌هایی جهت بهینه‌سازی آن هستید، موارد زیر به شما کمک خواهند کرد.

1. هدف جلسه را مشخص کنید

   پیش از برگزاری هر جلسه، هدف آن را به طور واضح مشخص کنید. جلساتی که بدون هدف مشخص برگزار می‌شوند و یا به شکلی پیش می‌روند که تعدادی از شرکت‌کنندگان از اهداف آن بی‌خبرند، در سازمان‌ها اصلا کم نیستند. با مشخص کردن هدف جلسه، هم اولین گام برای متمرکز بودن بحث را برمی‌دارید و هم به اولویت آن پی می‌برید.

2. شرکت‌کنندگان را با وسواس انتخاب کنید

   در هر جلسه تنها افرادی را دعوت کنید که حضورشان در جلسه ضرورت دارد. بسیاری از سازمان‌ها به برگزاری جلسات پرتعداد و شلوغ عادت کرده‌اند و با این کار به صورت ناخواسته بخش زیادی از زمان و منابع سازمان را به هدر می‌دهند. برای مثال اگر حضور نماینده یک بخش از سازمان در یک جلسه کافی است، هیچ نیازی نیست که سایر افراد آن بخش را هم به شرکت در جلسه دعوت کنید.

3. دستور جلسه را به دقت تدوین کنید

   دستور جلسه یک گام از هدف جلسه فراتر می‌رود و موضوعات و زمان‌بندی هر قسمت از آن را مشخص می‌کند. دستور جلسه را باید از قبل به دقت تدوین کنید و با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید تا به طور کامل در جریان باشند و خود را برای جلسه آماده کنند.

   برای مطالعه بیشتر درباره نحوه برگزاری یک جلسه حرفه‌ای می‌توانید مقاله مدیریت حرفه‌ای‌تر جلسات سازمانی را مطالعه کنید.

4. زمان را محدود کنید

   جلسات سازمان معمولا به این شکل برگزار می‌شوند که ساعت شروع آن‌ها مشخص است اما هیچ زمانی برای پایان تعیین نشده و اگر هم شده، جلسه تا هر ساعتی که لازم باشد ممکن است به طول بیانجامد. برای مدیریت زمان در جلسات سازمانی، علاوه بر تاریخ و ساعت برگزاری، مدت زمان آن را هم مشخص کنید و سعی کنید تا حد ممکن جلسات را کوتاه نگه دارید. جلسه‌های کاری کوتاه هم تمرکز را افزایش می‌دهند و هم از هدررفت انرژی در سازمان می‌کاهند.

5. پیگیری تصمیمات را جدی بگیرید

   یکی از اشتباهاتی که خواسته یا ناخواسته در روند برگزاری جلسات اتفاق می‌افتد، پیگیری نکردن تصمیمات و وظایفی است که در طول جلسه تعیین شده‌اند. در چنین مواردی نه تنها جلسه به نتیجه خاصی نمی‌رسد و صرفا زمان سازمان را تلف می‌کند، بلکه لازم است دوباره جلسه‌ای با همان موضوع قبلی برگزار شود. در آخرین دقایق برگزاری جلسه، تمام وظایف و تصمیمات را یادآوری کنید و مطمئن شوید افرادی که مسئول رسیدگی به آن‌ها هستند از وظیفه خود آگاه می‌شوند.

6. از شرکت‌کنندگان بازخورد بگیرید

   می‌توانید پس از جلسه نظر شرکت‌کنندگان را درباره نحوه برگزاری آن جلسه بپرسید تا بتوانید نقاط ضعف و قوت جلسات سازمان را پیدا کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بهینه‌سازی زمان در جلسات سازمانی را مطابق با نیاز پیش ببرید و همچنین با ایجاد یک محیط باز و محترمانه برای بازخوردگیری، فرهنگ مشارکت را در سازمان خود جا بیاندازید.

7. جلسات آنلاین برگزار کنید

   سال‌هاست که به همه سازمان‌ها ثابت شده برای برگزاری تمام جلسات نیازی به حضور فیزیکی افراد نیست و می‌توان جلسات را با همان کیفیت به صورت آنلاین نیز برگزار کرد. جلسات آنلاین هم به صرفه‌جویی منابع سازمان کمک می‌کنند و هم به علت کم‌دردسر بودن، از هدررفت زمان افراد جلوگیری می‌کنند. پس برای جلساتی که نیاز به حضور فیزیکی افراد ندارد، جلسات را به صورت آنلاین پیش ببرید.

8. از ابزارهای دیجیتال بهره ببرید

   از برنامه‌ریزی برای جلسات گرفته تا یادداشت‌برداری و پیگیری وظایف، همه این کارها با استفاده از ابزارهای دیجیتال به مراتب ساده‌تر و سریع‌تر انجام خواهند شد. ابزارهای دیجیتال در تمام بخش‌های سازمان به این دلیل وارد می‌شوند تا در زمان و هزینه‌هایی که صرف امور مختلف می‌کنید بکاهند. اهمیت ابزارها و نرم‌افزارهای دیجیتال در برگزاری جلسات نیز به همین شکل است.

مزایای نرم‌افزارهای مدیریت جلسات

ابزارهای دیجیتالی که به وسیله پیشرفت‌ فناوری امروزه به دنیای کسب‌وکار معرفی شده‌اند، با بهینه‌سازی و خودکارسازی بسیاری از فرایندها می‌توانند در مدیریت حرفه‌ای‌تر جلسات سازمانی کمک‌کننده باشند. این ابزارها از طریق موارد زیر می‌توانند به شما در حفظ زمان و منابع در جلسات کاری کمک کنند:

1. هماهنگی و زمان‌بندی هوشمند
2. ارسال دعوت‌نامه‌ها به صورت خودکار
3. ارسال اعلان‌های خودکار برای یادآوری
4. ایجاد دستور جلسه دیجیتال
5. اشتراک‌گذاری دستور کار جلسه با افراد
6. یادداشت‌برداری دقیق و در دسترس برای همه
7. ذخیره‌سازی صورت جلسه در فضای ابری
8. شفافیت در تصمیمات و وظایف پس از جلسه
9. گزارش‌گیری و رصد پیشرفت کارها پس از جلسه
10. برگزاری جلسات آنلاین در فضای امن و مطمئن
11. ضبط جلسات و ذخیره‌سازی آن‌ها

برای مطالعه بیشتر درباره مزایای این ابزارها می‌توانید مقاله نرم‌افزار مدیریت جلسات حرفه‌ای چگونه به شما کمک می‌کند؟ را مطالعه کنید.

معرفی نرم افزار مدیریت جلسات برسا

یکی از ابزارهای مدیریت جلسات که می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان و منابع به یاری شما بیاید نرم افزار مدیریت جلسات برسا است. این ابزار دیجیتال به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری سازمان شما با تمامی سیستم‌ها یکپارچه‌سازی می‌شود و فرایندهای هماهنگی و برگزاری جلسات را به بهترین شکل ممکن برای‌تان بهینه‌سازی می‌کند. امکانات این نرم‌افزار کاربردی عبارت‌اند از:

• اتصال به سایر نرم‌افزارهای سازمان
  نرم افزار مدیریت جلسات برسا به سادگی به سایر سیستم‌های سازمانی متصل می‌شود. به این ترتیب شما می‌توانید به صورت یکپارچه تمامی مراحل برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات سازمانی را، از هماهنگی در تقویم تا بررسی دوباره یادداشت‌های جلسه به سادگی مدیریت کنید.

• اجرای فرایند در مدیریت جلسات
  شما از طریق این ابزار می‌توانید فرایندهای مربوط به جلسات سازمانی را به صورت دلخواه طراحی کنید و اجرای آن‌ها را نیز رصد کنید. فرایند مدیریت جلسات در نرم‌افزار برسا می‌تواند شامل مراحلی مانند ایجاد و ثبت صورت جلسه، ارسال مستندات به افراد، بررسی و ویرایش، تایید و امضای نهایی توسط اعضای جلسه و... باشد. از طریق این ویژگی، مدیران سازمان این امکان را دارند تا هر یک از مراحل فرایند برگزاری جلسه را به دقت مدیریت کنند.

• مدیریت جلسات خارج از سازمان
  این ابزار با قابلیت مدیریت مکان و موقعیت جلسات، امکان ثبت و سازماندهی کامل جلسات خارج از محیط شرکت را برای شما به سادگی فراهم می‌کند. این ویژگی هماهنگی و ارتباطات بهینه‌تر بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند، کارایی جلسات را افزایش می‌دهد و همچنین به طور کلی عملکرد تیم را بهبود می‌بخشد. نرم‌افزار مدیریت جلسات به مدیران کمک می‌کند تا برگزاری جلسات را با دقت بیشتری پیگیری کنند و بر آن نظارت داشته باشند تا از اتلاف زمان و منابع جلوگیری کنند.

• تایید جلسات از طریق امضای الکترونیکی
  تاییدهای نهایی که پس از برگزاری جلسات سازمان لازم هستند نیز با استفاده از این سیستم به صورت دیجیتال قابل انجام‌اند. در نرم افزار مدیریت جلسات برسا، امضای دیجیتال به دو شکل امضای درون سیستمی و توکن سخت افزاری می‌تواند اجرا شود. این ویژگی از طریق افزایش امنیت، کاهش هزینه‌ها و زمان صرف‌ شده برای انجام فعالیت‌های مرتبط با امضا، به بهینه‌سازی زمان در جلسات کاری کمک می‌کند.

• قابلیت توسعه و شخصی‌سازی
  نرم افزار مدیریت جلسات برسا این امکان را در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد که جزییات این سامانه را به‌طور کامل با نیازها و الزامات سازمان خود هماهنگ کنند. با تهیه سیستم ساز در کنار نرم افزار مدیریت جلسات، و یا درخواست توسعه نرم افزار می‌توانید افزونه‌ها، ماژول‌ها و ویژگی‌های جدیدی که نیاز دارید را به سادگی به نرم‌افزار مدیریت جلسات خود اضافه کنید.

خلاصه مطلب

در این مقاله با بررسی راهکارهای کاربردی جهت بهینه‌سازی زمان در جلسات کاری نشان دادیم که به سادگی می‌توان زمان و منابعی که در حاشیه برگزاری جلسات تلف می‌شود را ذخیره کرد. اما در کنار راهکارهایی که بررسی کردیم، ابزارهای مختلفی نیز وجود دارند که می‌توانند در این راه به یاری شما بیایند و مدیریت زمان در جلسات سازمانی را برای شما ساده‌تر کنند. با تکیه بر قدرت ابزارهای مدیریت جلسات، مانند نرم‌افزار مدیریت جلسات برسا، هم کار خود را به عنوان مدیر جلسه سازمانی راحت‌تر می‌کنید و هم منابع سازمان و زمان افراد را به شکل چشم‌گیری حفظ می‌کنید.