10 نکته کاربردی برای مدیریت حرفه‌ای‌تر جلسات سازمانی

تصوری که مدیران کسب‌وکارها از جلسات سازمانی دارند در بیشتر مواقع با واقعیت ماجرا از زمین تا آسمان تفاوت دارد. جلسات رویایی که مدیران در ذهن خود دارند، هیچ‌گونه اتلاف انرژی ندارد و به قدری شگفت‌انگیز پیش می‌رود که در آخر تمام شرکت‌کنندگان شروع به تحسین نتیجه نهایی جلسه می‌کنند و ایستاده برای میزان بهره‌وری جلسه دست می‌زنند. در واقعیت اما گاهی جلسات به گونه‌ای پیش می‌رود که شرکت‌کنندگان اگر روی صندلی‌هایشان نخوابیده باشند هم، قطعا با چشم‌های باز فکرشان جای دیگری سیر می‌کند. چگونه می‌توان از این روند خسته‌کننده جلسات سازمانی فاصله گرفت و با مشارکت بیشتر شرکت‌کنندگان تصمیم‌گیری‌های بهتر، و به طور کلی جلسات بهینه‌تری برگزار کرد؟ در ادامه با بررسی 10 راهکار عملی به شما کمک می‌کنیم تا بتوانید با ایده‌هایی تازه به نبرد جلسات کم‌بازده سازمانی بروید و ورق را به نفع اهداف سازمانتان برگردانید.

چرا بازدهی جلسات سازمانی پایین است؟

تصور کنید در اتاق کنفرانس نشسته‌اید و طبق معمول جلسه مهمی در حال برگزاری است. تعدادی از شرکت‌کنندگان در جلسه با چشمانی نیمه باز به اسلایدهای از پیش تهیه شده نگاه می‌کنند و تعدادی هم پنهانی در حال چک کردن گوشی تلفن خود هستند. جلسه یک ساعت طول می‌کشد و در نهایت بدون هیچ نتیجه‌گیری خاصی مساله اصلی به جلسه بعدی موکول می‌شود. این تصویر برایتان آشنا نیست؟

این مساله اصلاً موضوع تازه‌ای نیست و فقط هم به یک یا چند سازمان خاص محدود نمی‌شود. امروزه بسیاری از شرکت‌ها با مشکل اتلاف زمان و منابع در جلساتی که بازدهی بسیار پایینی دارد و به نتیجه مفیدی ختم نمی‌شود دست‌وپنجه نرم می‌کنند. مدیران ارشد به طور میانگین چیزی نزدیک به 20 ساعت از زمان خود را در هفته در جلسات می‌گذرانند، و بیشتر آن‌ها نیز اعتراف می‌کنند که در بهترین حالت هم نیمی از این زمان ثمره خاصی ندارد. اما سوال این‌جاست که علت این اتفاق ناخوشایند که مانند یک اپیدمی تمام سازمان‌های کوچک و بزرگ را گرفتار خود کرده چیست؟

اصلی‌ترین عواملی که زمان شما را در جلسات می‌کشند

عوامل مختلفی در اتلاف زمان و انرژی در جلسات سازمانی دخالت دارند. برخی از این علت‌ها ممکن است متعلق به شرایط یا سازمان خاصی باشند اما تجربه نشان داده که بیشتر آن‌ها میان تمام جلسات سازمانی مشترک‌اند. از این عوامل می‌توانیم به چنین مواردی اشاره کنیم:

• نداشتن دستور کار مشخص پیش از ورود به جلسه
• حضور فیزیکی و غیبت ذهنی شرکت‌کنندگان
• موکول کردن تصمیم‌گیری‌ها به زمانی بعد از جلسه
• حضور افراد غیر مرتبط با موضوع در جلسه
• بحث‌های غیرضروری و حاشیه‌ای در جلسه سازمانی
• گفتگوهای تکراری و بازگشت مکرر به موضوعات حل ‌نشده
• مدیریت کارها به شیوه ناکارآمد در طول جلسه سازمانی
• اتکا به ابزارهای سنتی و دوری از ابزارهای دیجیتال مثل نرم افزار مدیریت جلسات

اگر احساس می‌کنید در جلسات سازمانی خود با این عوامل درگیر هستید و جلسات‌تان بیشتر از این‌که بهره‌وری داشته باشند، به فضایی برای اتلاف زمان تبدیل شده‌‌اند، بهتر است به فکر راه‌های جدیدی برای مدیریت حرفه‌ای‌تر جلسات سازمانی خود باشید. نخستین قدم این است که این موضوع را به عنوان یک چالش بپذیرید و آن را صرفا یک هنجار سازمانی نپندارید.

آیا واقعا به این جلسه نیاز دارید؟

پیش از برنامه‌ریزی برای یک جلسه جدید و هماهنگی تدارکات آن از طریق مکاتبات اداری، از خود بپرسید که آیا این جلسه واقعا ضرورتی دارد یا نه. یک راه ساده برای این کار آن است که انرژی و زمان مورد نیاز برای برگزاری جلسه را بر اساس ساعت کاری شرکت‌کنندگان محاسبه کنید و آن را با ارزشی که قرار است این جلسه در نهایت ایجاد کند مقایسه کنید. به طرز باورنکردی در بسیاری از مواقع می‌بینید که خروجی جلسه حتی در بهترین حالت خود هم به زمان و انرژی که از افراد سازمان می‌گیرد نمی‌ارزد!

به این فکر کنید که چه مقدار از جلسات تکراری، تنها به دلیل برنامه‌ریزی قبلی برگزار می‌شوند، نه به این دلیل که قرار است آورده‌ای برای سازمان شما داشته باشند. پس همیشه پیش از تدارک دیدن برای یک جلسه سازمانی، این سوال را از خود بپرسید و اگر متوجه شدید که نیازی به برگزاری جلسه نیست، به سادگی آن را برگزار نکنید!

قدرت برنامه‌ریزی را دست کم نگیرید

هر جلسه نیاز به ساختار مشخصی دارد و باید از پیش برنامه‌ریزی شده باشد. بدون برنامه پا به اتاق کنفرانس نگذارید و هدف و دستور جلسه را از قبل، حتی شده در قالب چند کلمه کلیدی مشخص کرده و در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید. توجه داشته باشید که این برنامه‌ریزی صرفاً شامل فهرست موضوعاتی که قرار است در جلسه درباره آن‌ها گفتگو شود نیست؛ موضوعات را اولویت‌بندی کنید،‌ زمان پرداختن به هر کدام را تعیین کنید و آنچه که انتظار دارید را هم به وضوح ترسیم کنید. فراموش نکنید که برنامه شما باید انعطاف‌پذیر باشد، پس صحبت‌های آیزنهاور درباره برنامه‌ریزی را به خاطر بسپارید:

علاوه بر این‌ها، زمان جلسه را به گونه‌ای تعیین کنید که کوتاه و موثر باشد. واقعیت این است که جلسات همیشه به اندازه زمانی که شما به آن‌ها اختصاص می‌دهید طول می‌کشند. برای مثال، یک جلسه 30 دقیقه‌ای با هدف بررسی پیشرفت یک پروژه می‌تواند به همان نتیجه‌ای برسد که یک جلسه 2 ساعته و خسته‌کننده به آن می‌رسد.

شرکت‌کنندگان در جلسه را گلچین کنید

چارلز شارف، کارآفرین موفق آمریکایی که در حال حاضر مدیر عامل کمپانی ویزا کارت است درباره جلسات سازمانی و شرکت‌کنندگان آن‌ها چنین عقیده‌ای دارد:

بعضی جلسات شرکت‌ها به گونه‌ای است که انگار برگزارکننده دست هر کسی که از کنار اتاق کنفرانس عبور می‌کرده را گرفته و به جلسه دعوت کرده است! به اشتراک‌گذاری اطلاعات روند کارها و میزان پیشروی پروژه با تمام اعضای سازمان هیچ مشکلی ندارد، اما تاثیر آن بر بهره‌وری و بودجه را نیز باید در نظر بگیرید. شما باید در هر جلسه تنها افرادی را دعوت کنید که حضورشان برای دستیابی به اهداف جلسه ضروری است، نه بیشتر. اگر هم نگران این هستید که باقی افراد از تازه‌ترین نتیجه‌گیری‌های جلسات سازمان جا بمانند، می‌توانید با استفاده از ابزارهای جدید مثل نرم افزار مدیریت جلسات در سیستم اتوماسیون اداری سازمان خود، اطلاعات مورد نیاز را در اختیار همه افراد بگذارید.

همه باید با آگاهی کامل وارد جلسه شوند

تمام اسناد و اطلاعات مورد نیاز در جلسه را از قبل آماده کرده و منتشر کنید تا شرکت‌کنندگان فرصت کافی برای بررسی آن‌ها داشته باشند. برای مثال، اگر قرار است در جلسه درباره یک سند فنی 150 صفحه‌ای گفتگو شود، اشتراک‌گذاری آن چند روز پیش از جلسه به افراد این امکان را می‌دهد که با آمادگی بیشتری در جلسه حضور پیدا کنند. این کار هم از هدر رفتن زمان افراد جلوگیری می‌کند و هم به شکل چشمگیری بهره‌وری جلسه در ایده‌پردازی و نتیجه‌گیری را افزایش می‌دهد. تنها در این صورت است که افراد سازمان می‌توانند از پیش آنچه که قرار است از طریق جلسه به آن دست پیدا کنید را ببیند.

زمان شروع و پایان جلسه را جدی بگیرید

زمان شروع جلسه درواقع لحظه‌ای است که بحث اصلی آغاز می‌شود، نه زمانی که انتظار دارید افراد در جلسه حاضر شوند. با تعریف یک سری قانون برای جلسات، بدون وقت‌کشی جلسه را آغاز کنید و نگذارید که جلسه با خوش‌وبش و صحبت‌های جانبی از همان ابتدا به حاشیه کشیده شود. بهتر است در همان ابتدای جلسه، اهداف کلی جلسه و مسئولیت هر کدام از شرکت‌کنندگان در دست‌یابی به آن را یادآوری کنید.

برای مثال، می‌توانید به همین سادگی آغاز کنید: «هدف امروز تصمیم‌گیری در مورد طراحی نهایی محصول است. آقای X مدیریت جلسه را بر عهده دارند و خانم Y نکات کلیدی را ثبت خواهند کرد.»

در کنار این‌که زمان شروع جلسه اهمیت فراوانی دارد، از زمان پایان آن نیز به هیچ عنوان نباید غافل شوید. جلسات طولانی علاوه بر این‌که بازدهی کمتری دارند و قرار نیست با طولانی شدن به جایی برسند، همچنین می‌توانند سایر برنامه‌ها را نیز تحت تاثیر قرار دهند. اگر در جلسه‌تان به نتیجه نرسیده‌اید، ادامه گفتگو را به زمان دیگری موکول کنید، اما برای آن در همین جلسه برنامه‌ریزی کنید. هر چه جلسات سازمانی خود را حرفه‌ای‌تر مدیریت کنید، در مدیریت زمان نیز بهتر عمل می‌کنید و کمتر به موکول کردن ادامه گفتگو به زمانی دیگر نیاز پیدا خواهید کرد.

از مشارکت افراد استقبال کنید

مدیران باتجربه، سال‌هاست که به ارزش مشارکت افراد در جلسات سازمانی پی برده‌اند و می‌دانند که سخرانی‌های تک‌نفره در جلسه آن‌ها را به هدف نمی‌رساند. اگر شرکت‌کنندگان در جلسه را به درستی انتخاب کنید، افراد هم می‌توانند از جلسه بهره ببرند و هم می‌توانند چیزی به آن اضافه کنند. برای مثال، به جای اجرای یک مونولوگ طولانی و پر زرق‌وبرق، از اعضا بخواهید هر جا که ایده مفیدی داشتند، نظرات خود را به اشتراک بگذارند. همچنین اگر فکر می‌کنید که برخی از افراد در بیان نظرات خود به این شکل راحت نیستند، می‌توانید از روش‌های دیگر مانند نظرسنجی‌های آنلاین که به لطف فناوری‌های نوین مثل راهکار اتوماسیون اداری در دسترس قرار دارند استفاده کنید.

سکان را به دست بگیرید

شما به عنوان برگزارکننده جلسه باید سکان را به دست بگیرید و کشتی را در مسیر درست خود هدایت کنید. دستور جلسه را دنبال کنید و جلوی آغاز بحث‌های حاشیه‌ای و انحرافی که ارتباطی به موضوع ندارند را بگیرید. برای مثال، اگر موضوعی خارج از دستور جلسه مطرح شد، آن را یادداشت کنید و زمان دیگری را به گفتگو درباره آن اختصاص دهید. جلسات منظم تیمی باید بر روی نقاط کلیدی مانند موفقیت‌ها، چالش‌ها و ریسک‌ها متمرکز باشند، نه جزئیات فنی و موضوعات ریز تخصصی که تنها برای تعدادی از شرکت‌کنندگان در جلسه اهمیت دارند.

حواستان باشد که جلسات تیمی دادگاهی برای رفع تعارضات شخصی یا اختلافات بین بخش‌های مختلف سازمان نیست! این موارد باید خارج از فضای جلسات سازمانی بررسی و مدیریت شوند. برای مثال، اگر دو نفر در مورد مسئولیت‌های خود اختلاف نظر دارند، بهتر است این مساله در یک گفتگوی جداگانه حل شود، نه وسط یک جلسه مهم سازمانی.

اقدامات و نتایج را به امان خدا رها نکنید

یکی از اتفاقاتی که در بسیاری از جلسات سازمانی شاهد آن هستیم، این است که با وجود سیستم‌های اتوماسیون اداری، هیچ‌گونه پیگیری درست نتایج پس از برگزاری جلسه وجود ندارد. هدف از برگزاری جلسه دقیقاً همین است که بحث‌ها و اهداف جلسه را به اقدامات عملی که قابل پیگیری باشند تبدیل کنید.

در پایان جلسه، نکات کلیدی و تصمیمات گرفته شده را مرور کنید تا همه افراد به یک برداشت یکسان برسند. وظایف و مسئولیت‌های افراد را به وضوح تعیین کنید و برای هرکدام از اقدامات، زمان مشخص کنید تا مطمئن باشید که گفتگوهای جلسه شما به نتیجه مطلوب می‌رسد. پیگیری پیشرفت کارها پس از جلسه به این شکل راحت‌تر خواهد بود.

از شرکت‌کنندگان بازخورد بگیرید

اگر می‌خواهید جلسه سازمانی شما هر دفعه پربارتر از دفعه قبل باشد، به صورت مستمر بازخورد افراد را جمع‌آوری کنید. در پایان جلسه یا بعد از آن از شرکت‌کنندگان دعوت کنید تا نظرات خود را درباره نقاط قوت و همچنین مواردی که نیاز به بهبود دارند، مطرح کنند. استفاده از ابزارهای مختلف مانند نرم افزار مدیریت جلسات برای جمع‌آوری و تحلیل این بازخوردها می‌تواند به کمک شما بیاید. بینشی که این‌گونه ابزارها در اختیار شما می‌گذارند به شما کمک می‌کند تا استراتژی‌های خود را برای جلسات بعدی بهینه‌سازی کنید و همیشه مطابق با نیازهای سازمان خود پیش بروید. همچنین با این رویکرد می‌توانید فضایی پویا و کارآمد برای همکاری و پیشرفت تیمی سازمان ایجاد کنید.

از پیشرفت تکنولوژی جا نمانید

بدون شک تکنولوژی به یکی از ارکان اساسی مدیریت کارها در هر سازمان تبدیل شده است. از مکاتبات اداری گرفته تا مدیریت کارها، امروزه تقریبا همه چیز در بستر فناوری‌های نوین انجام می‌شود. ابزارهای پیشرفته، مانند نرم افزارهای مدیریت جلسات، نه تنها فرایند برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات را تسهیل می‌کنند، بلکه با امکانات مختلفی که ارائه می‌دهند، کیفیت و کارایی جلسات را نیز به شکل چشمگیری افزایش می‌دهند. این ابزارها به سادگی امکان نظارت بر پیشرفت تصمیمات جلسات را فراهم می‌کنند و جلوی اتلاف وقت و انرژی را می‌گیرند.

علاوه بر این، تکنولوژی‌های مبتنی بر هوش مصنوعی (AI) و تحلیل داده‌ها می‌توانند با بررسی الگوهای رفتاری شرکت‌کنندگان و ارائه گزارش‌های تحلیلی، به مدیران جلسات کمک کنند تا نقاط ضعف و قوت جلسات سازمانی خود را شناسایی کنند. برای مثال، سیستم‌های هوشمند می‌توانند بهینه‌ترین زمان برای برگزاری جلسات را پیشنهاد دهند و یا با تحلیل مشارکت اعضا، بازخوردی واقع‌بینانه از اثربخشی جلسات در اختیارتان بگذارند.

نرم افزار مدیریت جلسات برسا

نرم افزار مدیریت جلسات برسا به شما این امکان را می‌دهد که برنامه‌ریزی، مدیریت و پیگیری جلسات خود را به بهینه‌ترین شکل ممکن انجام دهید. از ایجاد برنامه زمان‌بندی گرفته تا ثبت نتایج نهایی و پیگیری آن‌ها، همه چیز با استفاده از این نرم ‌افزار به سادگی قابل انجام خواهد بود. نرم ‌افزار مدیریت جلسات به خاطر امکانات فراوانی که در اختیار شما می‌گذارد، به عنوان یکی از ابزارهای اساسی و حیاتی در فضای کاری امروز، اهمیت بسیار بالایی دارد. شما به راحتی می‌توانید با اتصال این نرم افزار به سایر سیستم‌های سازمان خود، یک پلتفرم یکپارچه برای اتوماسیون اداری داشته باشید.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات برسا

• افزایش دقت و کاهش خطای انسانی در فرایند برگزاری جلسات
• افزایش بهره‌وری کارکنان و مدیریت حرفه‌ای‌تر جلسات سازمانی
• کاهش هزینه‌های مربوط به برگزاری جلسات
• افزایش شفافیت در امور سازمان
• امکان پیگیری بهتر اقدامات پس از برگزاری جلسه

خلاصه مطلب

دیگر نیازی به برگزاری جلسات تکراری و خسته‌کننده نیست! با مدیریت حرفه‌ای جلسات سازمانی نه تنها می‌توانید بهره‌وری را بهبود ببخشید و جلوی اتلاف زمان را بگیرید، بلکه می‌توانید فضایی پویا و مشارکتی برای جلسات سازمانی ایجاد کنید که هیچکس در آن در حال چرت زدن نیست. با رعایت نکاتی مانند برنامه‌ریزی دقیق، انتخاب هوشمندانه شرکت‌کنندگان و استفاده از ابزارهای دیجیتال مانند نرم ‌افزار مدیریت جلسات می‌توانید جلساتی اثرگذارتر از قبل برگزار کنید. به یاد داشته باشید که جلسات موفق، جلساتی هستند که از گفتگو به عمل می‌رسند و نتایج قابل مشاهده برای سازمان به همراه می‌آورند. حالا زمان آن رسیده که از 10 نکته برای مدیریت جلسات سازمانی استفاده کنید و تفاوت را در کارایی تیم خود به وضوح ببینید.