یک نرم افزار مدیریت جلسات حرفه‌ای چگونه به شما کمک می‌کند؟
- نویسنده : برسا نوین رای
- تاریخ انتشار : 1404-02-20
- دسته‌بندی‌ها: اتوماسیون اداری
- برچسب‌ها:
تصور کنید قرار است فردا صبح جلسه‌ای با تیم مارکتینگ شرکت برگزار کرده و در آن استراتژی تبلیغاتی سه ماه آینده کسب‌وکار خود را بررسی کنید. اما ناگهان متوجه می‌شوید که هنوز دعوت‌نامه‌ها برای همه افراد ارسال نشده، جلسه دیگری با این جلسه تداخل پیدا کرده و از همه بدتر، مصوبات جلسه قبلی پیدا نمی‌شود! این‌جاست که یک نرم افزار مدیریت جلسات حرفه‌ای می‌تواند نقش خود را به عنوان یک ابزار حرفه‌ای برای سامان دادن به این آشفتگی‌ها نشان دهد. در ادامه می‌خواهیم نقش سیستم‌های اتوماسیون اداری در افزایش بهره‌وری شرکت‌ها را با هم بررسی کنیم و ببینیم که نرم افزار مدیریت جلسه چگونه می‌تواند برای سازمان شما مفید باشد.
نرم افزار مدیریت جلسات چیست؟
نرم افزار مدیریت جلسه یک ابزار دیجیتال است که به شما کمک می‌کند تا جلسات سازمانی خود را، از مرحله برنامه‌ریزی تا پیگیری نتیجه‌گیری‌ها به شکل منظم مدیریت کنید. این نرم افزارها معمولاً قابلیت‌هایی مثل ارسال دعوت‌نامه، ثبت دقیق صورت جلسات، پیگیری وظایف و غیره را به صورت یکپارچه در سیستم اتوماسیون اداری شرکت در اختیارتان می‌گذارند.
می‌دانید که مدیران کسب‌وکارها هر هفته تعداد زیادی جلسه مهم برگزار می‌کنند. حالا فرض کنید هیچ نرم افزاری برای مدیریت این جلسات متعدد وجود ندارد. در چنین شرایطی باید تمام دعوت‌نامه‌ها به شکل دستی نوشته شوند، زمان‌بندی‌ها هماهنگ شوند و بعد، مصوبات لازم روی کاغذ یا در سیستم‌ها از طریق ایمیل جابجا شوند. انجام تمام این اقدامات برای تک تک جلسات هم زمان‌بر است و هم طاقت‌فرسا. با یک نرم افزار مدیریت جلسه اما تمام این کارها به ساده‌ترین شکل ممکن انجام می‌شود: دعوت‌نامه‌ها به صورت خودکار ارسال می‌شوند، هماهنگی ساعت‌ها روی تقویم انجام می‌شود و تمام مدارک مورد نیاز جلسه در سیستم بایگانی می‌شود.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات
نرم افزارهایی مثل مدیریت جلسات، مکاتبات اداری، مدیریت کارها و غیره همگی بخشی از اتوماسیون اداری هستند و امور بخش‌های مختلف کسب‌وکار را ساده‌تر می‌کنند. یک نرم افزار مدیریت جلسات خوب از طریق راه‌های زیر می‌تواند به سازمان شما کمک کند.
-
صرفه‌جویی در زمان
برنامه‌ریزی و هماهنگی برای برگزاری یک جلسه به صورت دستی اصلاً کار ساده‌ای نیست. شما باید زمانی را پیدا کنید که برای همه مناسب باشد و با هیچ برنامه دیگری تداخل نداشته باشد. سپس باید زمان بگذارید، دعوت‌نامه‌ها را بفرستید و پاسخ آن‌ها را جمع‌آوری کنید. اما با یک نرم افزار مدیریت جلسات این کار اصلاً به این مقدار زمان نیازی ندارد.سیستم مدیریت جلسات به صورت خودکار زمان آزاد افراد را بررسی می‌کند و ساعت‌های مناسب را به شما پیشنهاد می‌دهد. سپس برای مطلع کردن افراد نیز تنها کافی است شما تایید کنید تا دعوت‌نامه‌ها به اعضای تیم ارسال شود. در نتیجه برنامه‌ریزی برای برگزاری یک جلسه به این صورت، به هیچ وجه به چندین ساعت زمان نیازی ندارد.
-
پیگیری آسان مصوبات
یکی از دغدغه‌های برگزاری و مدیریت جلسات، گم شدن مدارک و مصوبات مربوط به جلسه است. برای این‌که بتوانید این مشکل را یک بار برای همیشه حل کنید، می‌توانید از نرم افزارهای مدیریت جلسه استفاده کنید. شما می‌توانید تمام مصوبات و صورت جلسه‌ها را در این سیستم‌ها بایگانی کنید تا هر زمان که لازم داشتید در دسترس‌تان باشند. به این ترتیب شفافیت در وظایف افراد نیز بیشتر می‌شود و دیگر خبری از ایمیل‌های پراکنده و کاغذهای گم‌شده نیست. -
بهبود روحیه تیمی
از آن‌جایی که نرم افزار مدیریت جلسات با سیستم‌هایی مثل نرم افزار مدیریت کار یکپارچه هستند، اعضای تیم می‌توانند وظایف مربوط به موضوع جلسه را مستقیماً در این نرم افزار ببینند تا کارها و وظایف‌شان را فراموش نکنند و همه چیز شفاف باشد. برای مثال در یک آژانس تبلیغاتی که جلسه‌ای برای یک کمپین جدید برگزار شده است، وظایف مختلف بخش‌های کپی رایتینگ، طراحی گرافیک و غیره هر کدام به درستی به اعضای تیم اختصاص داده می‌شوند. سپس افراد می‌توانند نظرات خود را نیز در همان نرم افزار ثبت کنند و همچنین میزان پیشرفت کارها را در لحظه ببینند. -
افزایش دسترسی
حتماً برایتان پیش آمده که برای یک کار اداری، به خاطر حضور نداشتن مسئول مربوطه در آن زمان مجبور شده‌اید که بروید و بعداً دوباره برای انجام کار مراجعه کنید. یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزار مدیریت جلسه این است که شما می‌توانید از هر جایی به جلسات و جزییات آن‌ها دسترسی داشته باشید. در نتیجه این اتفاق که مسئول فلان بخش در مسافرت است و نمی‌تواند در حال حاضر این درخواست را تایید کند دیگر یک بهانه برای عقب انداختن کارهای سازمان نیست. با سیستم مدیریت جلسات افراد می‌توانند از هر جایی که هستند به جزئیات جلسات دسترسی داشته باشند و حتی به صورت آنلاین در جلسات شرکت کنند. به این شکل دیگر کارهای شرکت شما بی‌دلیل روی زمین نمی‌مانند. -
یکپارچگی با اتوماسیون اداری
در صورتی که از یک نرم افزار حرفه‌ای مدیریت جلسات استفاده کنید، این برنامه با اتوماسیون اداری سازمان شما یکپارچه خواهد شد. به این صورت تمام امور بخش‌های مختلف سازمان نیز در صورت نیاز می‌توانند با جزئیات جلساتی که برگزار می‌کنید هماهنگ شوند. برای مثال اگر لازم است نتایج جلسه به بخش دیگری از شرکت ارسال شود و بعدا بازخورد آن دریافت شود، تمام این کارها می‌تواند در قالب یک سیستم یکپارچه انجام شود و نیازی به ارسال نامه‌های فراوان نیست. -
افزایش بهره‌وری سازمان
به طور کلی زمانی که از یک سیستم مدیریت جلسات خوب استفاده کنید، تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر انجام می‌شود و پروژه‌های شما با سرعت بیشتری پیش می‌روند. این نرم افزارها با حذف کارهای تکراری از فرایند هماهنگی جلسات، زمان بیشتری را برای تمرکز روی اهداف اصلی سازمان در اختیارتان می‌گذارند. با آسان‌تر شدن کارها از این طریق، تمام افراد زمان بیشتری دارند و همچنین با شفافیت بیشتری می‌توانند به انجام کارهای خود پس از برگزاری جلسه بپردازند. تمام این اتفاقات دست به دست هم می‌دهند تا از آشفتگی امور بکاهند و به بهره‌وری سازمان شما بیفزایند. -
پشتیبانی از دورکاری
هر چه‌قدر هم که شرکت‌ها در دفاع از روش‌های سنتی خود در مقابل دورکاری کارکنان مقاومت کنند، دنیا در حال حرکت به سمتی است که کسب‌وکارها را گریزی از دورکاری نیست. اگر شما هم نگران آینده سازمان خود هستید و می‌خواهید سریع‌تر خود را با شرایط دنیای مدرن تطبیق دهید، چاره‌ای ندارید مگر این‌که در این مسیر حرکت کنید. یکی از سیستم‌هایی که از دروکاری افراد در سازمان پشتیبانی می‌کند نرم افزار مدیریت جلسات است. استفاده از این نرم افزار به عنوان بخشی از راهکار اتوماسیون اداری می‌تواند یکی از نخستین گام‌های شما به سوی آینده باشد.
نرم افزار مدیریت جلسات برسا و ویژگی‌های آن
با استفاده از ابزار قدرتمندی مانند نرم افزار مدیریت جلسات می‌توانید از صفر تا صد برنامه‌ریزی، مدیریت، هماهنگی و مدیریت جلسات سازمانی خود را به شکل دیجیتال انجام دهید. از ایجاد زمان‌بندی گرفته تا مدیریت فهرست حاضرین و ثبت نتایج نهایی، همه چیز با استفاده از این نرم افزار به سادگی قابل انجام است. ویژگی‌های این نرم افزار هوشمند باعث می‌شود که راحت‌تر بتوانید سازمان خود را با تغییرات عصر دیجیتال سازگار کنید.
برتری‌های سیستم مدیریت جلسات برسا
-
اتصال به سایر نرم افزارهای سازمانی: با نرم افزار مدیریت جلسه برسا می‌توانید به راحتی به سایر سیستم‌های سازمانی متصل شوید و آن‌ها را با یکدیگر یکپارچه‌سازی کنید. برای مثال این نرم افزار می‌تواند با اتصال به سیستم مکاتبات اداری، به طور خودکار نامه‌ها را دریافت کرده و به مدارک جلسه ضمیمه کند. یکپارچه‌سازی نرم افزارهای سازمانی با یکدیگر فرایندهای مختلف کاری را سریع‌تر، موثرتر و کارآمدتر می‌کند.
-
طراحی و اجرای فرایند: شما در این نرم افزار می‌توانید فرایند مدیریت جلسه شامل ایجاد و ثبت صورت جلسه، ارسال آن به اعضای مربوطه، بررسی و ویرایش و در نهایت تایید و امضای نهایی مسئول جلسه را بهینه‌تر اجرا کنید. با اجرای یک فرایند مشخص و قابل ردیابی تمام مراحل این کار به صورت شفاف در دسترس افراد قرار دارد.
-
امکان مدیریت جلسات خارج از سازمان: با استفاده از برنامه مدیریت جلسات برسا شما می‌توانید جلساتی که در خارج از محیط شرکت برگزار می‌شوند را هم به طور کامل ثبت و مدیریت کنید. این‌گونه مدیران شرکت خیال‌شان از بابت پیگیری و کنترل جلساتی که در آن حضور ندارند کاملاً راحت خواهد بود.
-
تایید با امضای الکترونیکی: یکی از ویژگی‌های جذاب سیستم مدیریت جلسات برسا این است که افراد می‌توانند به صورت الکترونیکی امضای خود را روی صورت جلسات ثبت کنند. این اتفاق هم به واسطه دیجیتال بودن می‌تواند امنیت کار را افزایش بدهد، و هم می‌تواند در زمانی که برای کاغذبازی‌های اداری هدر می‌رود صرفه‌جویی کند.
-
قابلیت توسعه و شخصی‌سازی: این نرم افزار را می‌توانید بر اساس سلیقه و نیاز خودتان توسعه دهید و شخصی‌سازی کنید. در نتیجه نیازی نیست نگران هماهنگ شدن سازمان خود با این سیستم باشید، زیرا می‌توانید این سیستم را با نحوه انجام امور در سازمان خود هماهنگ کنید. نرم افزار مدیریت جلسات به عنوان بخشی از سیستم ساز برسا می‌تواند به سادگی با افزونه‌ها و ماژول‌های مختلف شخصی‌سازی شود.
خلاصه مطلب
نرم افزار مدیریت جلسات یک دستیار هوشمند است که امور آشفته برگزاری جلسات در سازمان شما را به یک نظم کلی می‌رساند. از صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها گرفته تا افزایش بهره‌وری و بهبود ارتباطات درون سازمانی، این سیستم می‌تواند کسب‌وکار شما را در دنیای دیجیتال به سطح تازه‌ای ارتقا دهد. اگر از برنامه‌ریزی و هماهنگی برای جلسات فراوان سازمانی خسته شده‌اید و به دنبال یک راه حل دیجیتال هستید که روند برگزاری جلسات را برای شما دگرگون کند، وقت آن رسیده که به سراغ سیستم‌های مدیریت جلسه بروید.