مدیریت جلسات با استفاده از ابزارهای دیجیتال: از تقویم‌ها تا یادداشت‌ها
- نویسنده : برسا نوین رای
- تاریخ انتشار : 1404-03-28
- دسته‌بندی‌ها: اتوماسیون اداری
- برچسب‌ها:
مدیران بیشتر زمان خود را در جلسات می‌گذارنند و بیشترین ارتباط با افراد و تاثیرگذاری بر سازمان را هم از طریق همین جلسات دارند. این مساله ایجاب می‌کند که به مدیریت جلسات سازمانی با نگاهی جدی‌تر از قبل نگاه کنیم و به دنبال راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری آن باشیم.
به تمام اتفاقات کوچک و بزرگی که در فرایند هماهنگی و برگزاری جلسات ممکن است رخ دهند و انرژی و زمان شما را به هدر بدهند فکر کنید؛ شلوغ شدن بیش از اندازه تقویم مدیران، ناهماهنگی‌های احتمالی در برگزاری جلسات، گم شدن یادداشت‌های جلسات و... همه اتفاقاتی هستند که بارها رخ می‌دهند و تصمیم‌گیری‌های مهم سازمان را به تاخیر می‌اندازند. امروزه با وارد شدن اتوماسیون اداری به بخش‌های مختلف سازمان، می‌توانیم به جلسات سازمانی از زاویه‌ای دیگر نگاه کنیم و به دنبال روش‌های نوین برای بهینه‌سازی آن‌ها باشیم. در ادامه درباره تاثیر استفاده از ابزارهای دیجیتال در مدیریت جلسات سازمانی صحبت می‌کنیم.
چالش‌های مدیریت جلسات
جلسات سازمانی، در حالت ایده‌آل خود قلب تمام هماهنگی‌ها و تصمیم‌گیری‌های مهم هر سازمان هستند. از برنامه‌ریزی‌های استراتژیک و حیاتی گرفته، تا حل مشکلات روزمره و چالش‌های بین تیمی، جلسات به تیم‌ها کمک می‌کنند تا در یک راستا حرکت کنند و همچنین به مدیران کمک می‌کنند که اوضاع را با دید بازتری ببینند. جلسات سازمانی اما در شکل سنتی خود می‌توانند چالش‌هایی را ایجاد کنند و حتی در مواقعی، بیشتر از این‌که بازدهی داشته باشند فقط وقت افراد را هدر بدهند. چالش‌های مدیریت جلسات این‌ها هستند:
-
شلوغی تقویم مدیران: جلسات بدون برنامه‌ریزی دقیق باعث تداخل زمانی می‌شوند. بارها ممکن است پیش بیاید که در یک سازمان، یک مدیر میانی جلسه‌ای را نیمه‌کاره رها کند و به سرعت به سمت جلسه بعدی برود، فقط به این دلیل که برنامه‌ریزی‌ها از قبل دقیق انجام نشده است.
-
آمادگی نداشتن افراد: برای این‌که یک جلسه بازدهی خوبی داشته باشد، افراد باید با آمادگی کامل در آن حاضر شوند. اما در سازمان‌ها می‌بینیم که در بسیاری از مواقع این آمادگی اصلا وجود ندارد. برای مثال زمانی که در یک جلسه قرار است راجع به قرارداد خاصی صحبت شود، تعدادی از افراد، تازه هنگام برگزاری جلسه با متن سندها و مفاد قرار داد آشنا می‌شوند و از قبل هیچ پیش‌زمینه‌ای درباره آن ندارند.
-
پیگیری ضعیف نتایج: گاهی اوقات جلسات بازدهی خوبی دارند اما مکتوب نشدن صورت جلسه‌ها و در دسترس قرار نگرفتن آن‌ها می‌تواند نتیجه مثبت جلسه را نابود کند. تصمیمات و وظایف تعیین‌شده در جلسات در بسیاری از موارد فراموش می‌شوند.
-
هدررفت زمان: جلسات طولانی و بدون ساختار، بهره‌وری تیم را کاهش می‌دهند. حتما دیده‌اید که چگونه در برخی سازمان‌ها تعداد زیادی جلسه برگزار می‌شود اما هیچ‌کدام به نتیجه خاصی نمی‌رسد و چند مساله حل نشده فقط بارها از نو در آن‌ها تکرار می‌شود.
تحول مدیریت جلسات با ابزارهای دیجیتال
ابزارهای دیجیتالی که به وسیله راهکار اتوماسیون اداری امروزه به دنیای کسب‌وکار معرفی شده‌اند، با خودکارسازی و بهینه‌سازی فرایندها می‌توانند مدیریت جلسات را آسان‌تر و نتیجه‌شان را اثربخش‌تر کنند. این ابزارها از طریق مواردی که در این قسمت فهرست کرده‌ایم می‌توانند نگرشی که به مدیریت جلسات دارید را به کلی متحول کنند.
-
برنامه‌ریزی هوشمند با تقویم‌های دیجیتال
برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت جلسات است. نرم افزارهای مختلفی وجود دارند که به عنوان یک تقویم دیجیتال عمل می‌کنند و از تداخل برنامه‌ها با یکدیگر جلوگیری می‌کنند. اما این نرم افزارها باید با سایر سیستم‌های سازمانی شما نیز سازگاری داشته باشند تا بتوانید بیشترین استفاده را از آن‌ها داشته باشید. کارهایی که تقویم‌های هوشمند و انواع نرم افزار مدیریت جلسات برای شما انجام می‌دهند این‌ها هستند:
- هماهنگی و زمان‌بندی: زمان‌های خالی افراد برای شرکت در جلسه به شما نمایش داده می‌شوند تا دیگر جایی برای تداخل زمان‌ها وجود نداشته باشد.
- ارسال دعوت‌نامه خودکار: شما صرفا افراد را مشخص می‌کنید و دعوت‌نامه‌ها با جزئیات کامل جلسه به‌صورت ایمیل یا اعلان برای آن‌ها ارسال می‌شوند.
- یادآوری‌ها: اعلان‌های خودکار برای یادآوری می‌توانند از فراموشی زمان برگزاری جلسات در سازمان جلوگیری کنند. <
-
تنظیم دستور جلسه و آمادگی بهتر
دستور جلسه همان چیزی است که به عنوان نقشه راه جلسه در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دارد. ابزارهای دیجیتال این امکان را به شما می‌دهند تا هر آنچه که لازم است را با افراد به اشتراک بگذارید. اگر از سیستم‌های یکپارچه مثل نرم افزار مدیریت جلسات استفاده کنید، امکانات زیر در اختیار شما قرار می‌گیرند:
- ایجاد دستور جلسه دیجیتال: شما موضوعات، زمان‌بندی و اهداف جلسه را مشخص می‌کنید و تمام جزییات به صورت خودکار در دسترس افراد قرار می‌گیرد.
- اشتراک‌گذاری پیش از جلسه: شرکت‌کنندگان می‌توانند دستور جلسه را در زمان مناسب، پیش از برگزاری جلسه بررسی کنند تا برای جلسه آماده باشند.
-
یادداشت‌برداری دیجیتال
یادداشت‌هایی که در طول جلسات به صورت دستی نوشته می‌شوند، اگر هم کامل باشند احتمال گم شدن آن‌ها پس از جلسه وجود دارد. ابزارهای دیجیتال به شما این امکان را می‌دهند تا از این اتفاق جلوگیری کنید.
- یادداشت‌برداری مشترک: اعضای تیم می‌توانند به‌صورت همزمان یادداشت‌ها را ببینند، ویرایش کنند و به آن مواردی را اضافه کنند.
- ذخیره‌سازی در فضای ابری: یادداشت‌ها در سیستم ذخیره می‌شوند و بعدا به راحتی قابل جستجو هستند. این‌گونه دیگر امکان از دست رفتن یادداشت‌ها و گم شدن کاغذها به صورت فیزیکی وجود ندارد.
- شفافیت در وظایف: تصمیماتی که در طول جلسه مشخص می‌شوند و وظایفی که به افراد خاص واگذار می‌شوند، مستقیماً به کارتابل آن‌ها فرستاده می‌شوند. به این شکل هر کسی پس از برگزاری جلسه وظایف خود را می‌شناسد و آن‌ها را فراموش نخواهد کرد.
-
پیگیری وظایف و تصمیمات
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های جلسات سازمانی، فراموشی وظایف تعیین‌شده و پیگیری نکردن آن‌هاست. مدیران باید بتوانند وظایف را پیگیری کنند و تصمیم‌گیری‌ها را از این طریق اجرا کنند. ابزارهای دیجیتال با ویژگی‌های زیر این مشکل را حل می‌کنند:
- تخصیص وظایف: همانطور که گفتیم، وظایف به افراد مشخص با مهلت زمانی از پیش تعیین شده ارجاع می‌شوند این‌گونه امکان پیگیری آن‌ها توسط مدیران راحت‌تر است.
- گزارش‌گیری: مدیران می‌توانند به راحتی پیشرفت وظایف را رصد کنند و با گزارش‌گیری تصمیمات خود را دقیق‌تر اتخاذ کنند.
-
مدیریت جلسات از راه دور
با تمایل شرکت‌ها به دورکاری و سمت‌های شغلی هیبرید در سال‌های اخیر، بخشی از کارها در هر شرکتی به صورت دورکاری انجام می‌شود. ابزارهای دیجیتال می‌توانند به شما کمک کنند تا از این فرصت استفاده کنید و در صورت نیاز بعضی از جلسات را به صورت مجازی برگزار کنید. این‌گونه دیگر جلسات کاری به‌خاطر حضور نداشتن یک شخص به تعویق نمی‌افتند. امکانات نرم افزارهای مدیریت جلسات در این راستا عبارت‌اند از:
- دسترسی از راه دور: مدیران و کارمندان می‌توانند از هر جایی که هستند در جلسات شرکت کنند، به مستندات و صورت ج
- لسه دسترسی داشته باشند و بدون نیاز به حضور فیزیکی در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت شرک کنند.
- ضبط جلسات: جلسات کاری از این طریق می‌توانند ضبط و ذخیره‌سازی شوند تا در صورت نیاز بتوان دوباره به آن‌ها بازگشت.
مزایای مدیریت جلسات با ابزارهای دیجیتال
استفاده از ابزارهای دیجیتال برای مدیریت جلسات، فراتر از صرفه‌جویی‌هایی که در زمان دارد، مزایای متعددی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند. این مزایا عبارت‌اند از:
-
افزایش بهره‌وری و تمرکز افراد
زمانی که جلسات سازمانی از شکل بی‌نظم خود خارج شوند و به صورت ساختارمند، منظم و دیجیتال برگزار شوند، تمام بحث‌هایی که حول موضوعات مختلف انجام می‌شوند متمرکز باقی می‌ماند. همچنین با کاهش زمانی که برای هماهنگی جلسات نیاز است صرف شود، زمان آزاد افراد بیشتر می‌شود و به جای هدر دادن وقت برای هماهنگی جلسات، می‌توانند به کارها و پروژه‌های اصلی بپردازند. -
شفافیت بیشتر کارها
نرم افزارهای مدیریت جلسات با تکیه بر اتوماسیون اداری، مواردی مثل دستور جلسات دیجیتال، یادداشت‌ها و وظایف ارجاعی را به شفاف‌ترین شکل ممکن در دسترس افراد قرار می‌دهند. این‌گونه دیگه هر شخصی وظیفه خود را می‌داند و مدیران نیز می‌توانند به درستی پیشرفت کارها را نظارت کنند. در نتیجه پس از برگزاری جلسات، نه کسی می‌تواند وظیفه‌ای را به دوش شخصی دیگر بیندازد و نه کسی زیر بار وظایف بیش از اندازه تحت فشار قرار می‌گیرد. -
کاهش هزینه‌ها
ابزارهای دیجیتال همه‌شان در یک هدف با هم اشتراک دارند و آن هم کاهش هزینه‌های سازمان به صورت مستقیم یا غیرمستقیم است. در مدیریت جلسات به شکل دیجیتال و امروزی هزینه کاغذ و تشریفات اداری که برای هماهنگی جلسات وجود دارند حذف می‌شوند. در نتیجه منابع مالی سازمان برای اولویت‌های استراتژیک صرف می‌شوند، نه مواردی که با ابزارهای دیجیتال قابل جایگزینی هستند. همچنین وقتی مدیریت جلسات بتواند با شیوه‌های نوین در زمان افراد صرفه‌جویی کند، به صورت غیرمستقیم بازدهی و بهره‌وری سازمان را نیز افزایش می‌دهد و از اتلاف هزینه‌ها می‌کاهد. -
بهبود فرهنگ سازمانی
شرکتی که جلسات منظم و پربازده داشته باشد، به طور کلی نظم سازمانی بهتری دارد و تصویر حرفه‌ای‌تری از خود در ذهن کارمندان می‌سازد. از طرفی تجربه کارکنان به این شکل بهبود می‌یابد و از طرف دیگر فرهنگ سازمانی از بی‌نظمی و شلختگی در کارها فاصله می‌گیرد. در چنین فضایی هم کارکنان علاقه بیشتری به انجام امور در راستای اهداف شرکت دارند و هم مدیران می‌توانند بهینه‌تر از قبل کارها را به پیش ببرند.
معرفی نرم افزار مدیریت جلسات برسا
یکی از ابزارهای کاربردی که در مدیریت جلسات سازمانی به کمک شما می‌آید، نرم افزار مدیریت جلسات برسا است که امکانات مختلفی را در اختیار شما می‌گذارد. این نرم افزار، به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری سازمان شما با سیستم‌ها یکپارچه‌سازی می‌شود و فرایندهای هماهنگی و برگزاری جلسات را به بهینه‌ترین شکل ممکن برای شما انجام می‌دهد. امکانات این ابزار عبارت‌اند از:
-
اتصال به دیگر نرم‌افزارهای سازمان
نرم افزار مدیریت جلسات برسا به سایر نرم افزارهایی که در راهکار اتوماسیون اداری و یا حتی سیستم‌های متفاوت سازمان شما وجود دارند متصل می‌شود؛ و از این طریق به شما کمک می‌کند که به صورت یکپارچه تمامی مراحل یک پروسه کاری را، از هماهنگی در تقویم تا بررسی دوباره یادداشت‌های جلسه به سادگی مدیریت کنید.
-
طراحی و اجرای فرایند در مدیریت جلسات
شما در این نرم افزار می‌توانید فرایندهای مربوط به جلسات را طراحی کنید و اجرای آن‌ها را ردیابی کنید. فرایند مدیریت جلسات در نرم‌افزار برسا می‌تواند شامل مراحلی مانند ایجاد و ثبت صورت جلسه، ارسال مستندات به کارکنان، بررسی و ویرایش، تایید و امضای نهایی توسط اعضای جلسه و... باشد. با این ویژگی، مدیران این امکان را دارند تا هر یک از مراحل فرایند برگزاری جلسه را به دقت مدیریت و ردیابی کنند.
-
امکان مدیریت جلسات خارج از سازمان
نرم افزار مدیریت جلسات برسا با قابلیت مدیریت مکان و موقعیت جلسات، امکان ثبت و سازماندهی کامل جلسات خارج از محیط شرکت را برای شما فراهم می‌کند. این ویژگی هماهنگی و ارتباط بهتر بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند، کارایی جلسات را افزایش می‌دهد و به طور کلی عملکرد تیم را بهبود می‌بخشد. همچنین به مدیران کمک می‌کند تا برگزاری جلسات را با دقت بیشتری پیگیری کنند و بر آن نظارت داشته باشند.
-
فرایند تایید جلسات توسط امضای الکترونیکی
تاییدهای نهایی نیز با استفاده از این سیستم به صورت دیجیتال قابل انجام هستند. در نرم افزار مدیریت جلسات برسا، امضای دیجیتال هم به شکل امضای درون سیستمی و هم به شکل توکن سخت افزاری می‌تواند اجرا شود. این ویژگی از طریق افزایش امنیت، کاهش هزینه‌ها و زمان صرف شده برای انجام فعالیت‌های مرتبط با امضا، به بهبود مدیریت جلسات کمک می‌کند.
-
قابلیت توسعه و شخصی‌سازی
نرم افزار مدیریت جلسات برسا به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا سیستم خود را به طور کامل با نیازها و الزامات سازمان هماهنگ کنند. با تهیه سیستم ساز در کنار نرم افزار مدیریت جلسات و یا درخواست توسعه نرم افزار، می‌توانید افزونه‌ها، ماژول‌ها و ویژگی‌های جدیدی که نیاز دارید را به نرم‌افزار مدیریت جلسات اضافه کنید.
خلاصه مطلب
مدیریت جلسات با تکیه بر ابزارهای دیجیتال به شما کمک می‌کند تا هماهنگی‌ها و امور مربوط به مدیریت جلسه را بهینه‌تر از قبل پیش ببرید. با ترکیب اتوماسیون اداری با امکانات مختلفی که این ابزارها در اختیار شما می‌گذارند، شفافیت کارها بیشتر می‌شود، هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای برگزاری جلسات کاهش می‌یابد و از همه مهم‌تر فرهنگ سازمانی مثبت‌تری شکل می‌گیرد. اگر می‌خواهید از چالش‌های جلسات درهم و برهم سازمان به یک نظم سراسری در سازمان خود برسید، وقت آن است که به ابزارهای دیجیتال برای مدیریت جلسات اعتماد کنید.