فرایند مدیریت خاتمه همکاری در مدل 34000 منابع انسانی

روش‌های نوین مدیریت کسب‌وکار، به مجموعه‌های مختلف ثابت کرده که مدیریت فرایندهای منابع انسانی یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت است و همواره نیز برای بهینه‌سازی و بروزرسانی فضا دارد. در همین راستا، یکی از حساس‌ترین بخش‌های حوزه منابع انسانی که باید به آن بپردازیم موضوع مدیریت خاتمه همکاری است. پایان همکاری با کارکنان سازمان، چه به خاطر استعفا باشد و چه به دلیل بازنشستگی یا تصمیم‌های استراتژیک سازمانی، همیشه می‌تواند تاثیر عمیقی بر فرهنگ سازمانی مجموعه شما داشته باشد و حتی بر روحیه کارکنان نیز اثر بگذارد. اما چگونه می‌توان این فرایند را به شکل حرفه‌ای مدیریت کرد؟

مدل 34000 منابع انسانی، به عنوان یک چارچوب جامع برای ارزیابی و ارتقای فرایندهای منابع انسانی، راهکاری دقیق و کاربردی برای این چالش در اختیار شما می‌گذارد. این مدل با رویکردی یکپارچه، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خاتمه همکاری با کارکنان و خروج آن‌ها را به فرصتی برای بهبود فرایندها و افزایش بهره‌وری تبدیل کنند. در ادامه به شما نشان می‌دهیم که چگونه با استفاده از مدل 34000 و با تکیه بر انواع نرم افزار منابع انسانی می‌توان موضوع حساسی مثل مدیریت خاتمه همکاری را به فرصتی برای پیشرفت سازمان تبدیل کرد.

مدل 34000 منابع انسانی چیست؟

برای این‌که بتوانیم ارتباط مدل 34000 منابع انسانی با فرایندهای مختلف این حوزه را درک کنیم، ابتدا لازم است تا تعریف درستی از این مدل داشته باشیم. مدل منابع انسانی به طور خلاصه این‌گونه تعریف می‌شود:

این مدل درواقع بر اساس 12 متغیر برای نگرش‌ها و 14 متغیر برای فرایندهای منابع انسانی کار می‌کند و سطح تعالی منابع انسانی سازمان شما را آسیب‌شناسی می‌کند. این روش نه تنها به حفظ اعتبار سازمان شما کمک می‌کند، بلکه داده‌های ارزشمندی در جهت بهبود فرایندهای منابع انسانی مثل جبران خدمات و نگهداشت، و یا مدیریت خاتمه همکاری در اختیار شما می‌گذارد.

اهمیت مدیریت خاتمه همکاری

خاتمه همکاری، به هر دلیلی که باشد، یکی از حساس‌ترین لحظات در چرخه فعالیت هر کارمند است. اگر این فرایند به درستی مدیریت نشود، نه تنها باعث نارضایتی فرد می‌شود، بلکه می‌تواند انگیزه سایر کارکنان مجموعه شما را نیز کاهش دهد و چهره سازمان را پیش کارکنان تضعیف کند. آمارها نشان می‌دهد که اکثر افراد، هنگام خروج از مجموعه‌ای که در آن فعالیت می‌کردند تجربه خوشایندی نداشته‌اند. متاسفانه بیشتر سازمان‌ها تصور می‌کنند که مدیریت خاتمه همکاری، صرفاً به این دلیل که فرد از آن پس دیگر در مجموعه حضور ندارد، آن‌قدر مهم نیست که انرژی و وقت خود را به این موضوع اختصاص دهند.

مدل 34000 منابع انسانی تاکید دارد که تمام جزییات خاتمه همکاری باید ساختاریافته، شفاف و مطابق با اخلاقیات باشد تا هم فرهنگ سازمانی مثبتی ایجاد کند و هم فرصتی برای جمع‌آوری بازخورد به وجود بیاورد. همان‌قدر که این مدل به فرایند جذب و بکارگماری افراد و جزییات آن تاکید دارد، به خروج افراد و خاتمه همکاری نیز اهمیت می‌دهد. با تکیه بر مدل 34000 منابع انسانی و همچنین انواع نرم افزار منابع انسانی، به سادگی می‌توانید امور مربوط به خروج افراد از سازمان را در بهینه‌ترین حالت ممکن مدیریت و اجرا کنید.

مراحل فرایند مدیریت خاتمه همکاری

از مزایای مدل 34000 منابع انسانی این است که اجزای مختلف سرمایه انسانی مثل مدیریت خاتمه همکاری را به عنوان بخشی از یک پدیده یکپارچه تعریف می‌کند تا همه امور در هماهنگی کامل با یکدیگر پیش بروند. جهت برنامه‌ریزی، مدیریت و اجرای خاتمه همکاری بر اساس این مدل کافی است مراحل زیر را دنبال کنید.

• تصمیم‌گیری و اطلاع رسانی

  هر سازمانی یک برنامه مشخص برای حالت‌های مختلف خروج افراد در نظر دارد. اولین گام برای مدیریت خاتمه همکاری تصمیم‌گیری شفاف و برنامه‌ریزی شده برای این کار است. این تصمیم ممکن است از سوی کارمند هنگام استفعفا و یا از سوی سازمان هنگام پایان قرارداد، یا بازنشستگی فرد باشد. اطلاع‌رسانی‌ها درباره این مساله باید به موقع انجام شوند و در نهایت احترام باشند. در این راستا، انواع نرم افزار منابع انسانی به عنوان بخشی از راهکار منابع انسانی سازمان شما می‌توانند اعلان‌ها و اطلاع‌رسانی‌ها را به شکل خودکار انجام دهند تا جایی برای خطا وجود نداشته باشد.

• مصاحبه خروج و جمع‌آوری بازخورد

  اگر کارمندی به خواسته خود قصد خروج از سازمان را دارد، مصاحبه خروج فرصتی طلایی برای درک دلایل فرد و شناسایی نقاط ضعف سازمان در حوزه مدیریت منابع انسانی است. مدل 34000 تاکید می‌کند که این مصاحبه‌ها در قالب پرسشنامه‌های استاندارد و ساختاریافته انجام شوند تا سنجش سطح بلوغ منابع انسانی به طور دقیق انجام شود. نرم افزار منابع انسانی می‌تواند در مدیریت اطلاعات و تحلیل داده‌های دریافتی از این مصاحبه‌ها به کمک شما بیاید و بینش عمیق‌تری درباره وضعیت سرمایه انسانی سازمان در اختیارتان بگذارد.

• تسویه حساب و جبران خدمات

  یکی از نارضایتی‌های افراد پس از خروج از سازمان‌های مختلف این است که به حساب‌های باقی مانده آن‌ها به موقع رسیدگی نمی‌شود. مدل 34000 تاکید دارد که رسیدگی به حساب‌های افراد پس از خروج، به اندازه مدیریت فرایندهای جبران خدمات و پاداش‌ها هنگام همکاری با آن‌ها اهمیت دارد. روش‌های نوین مثل نرم افزارهای منابع انسانی می‌توانند این محاسبات نهایی را به شکل خودکار و با کمترین خطای ممکن انجام دهند تا هیچ‌گونه نارضایتی پس از خروج از سازمان شما وجود نداشته باشد.

• انتقال دانش و مسئولیت‌ها

  کارمندهایی که از سازمان خارج می‌شوند، خصوصاً اگر علت خروج آن‌ها بازنشستگی باشد، معمولاً دانشی در اختیار دارند که برای تازه‌کارها در آن جایگاه شغلی حسابی به کار می‌آید. طراحی یک مدل استاندارد برای انتقال دانش افراد پیش از خروج‌شان از سازمان یکی از مسائلی است که مدل 34000 منابع انسانی به آن اهمیت می‌دهد. بنابراین شما باید یک برنامه جامع و دقیق برای انتقال دانش و مسئولیت‌ها هنگام خروج افراد در نظر داشته باشید. برای مثال می‌توانید با مستندسازی پروژه‌ها و برنامه‌ریزی دقیق برای جایگزین کردن افراد، از توقف پروژه‌ها پس از خروج یک کارمند جلوگیری کنید.

• حفظ ارتباط پس از خروج

  یکی از مسائلی که به تازگی در حوزه منابع انسانی درباره آن صحبت می‌شود، حفظ ارتباط با کارمندان سابق است. شبکه‌سازی با کارکنان سابق می‌تواند به جذب مجدد افراد در صورت نیاز و همچنین بکارگماری استعدادهای جدید کمک کند. شما می‌توانید با استفاده از نرم افزار منابع انسانی یک پایگاه داده از کارکنان سابق ایجاد کنید تا در استخدام‌های آینده نیز بتوانید روی این منبع ارزشمند حساب باز کنید.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری

انواع نرم افزار منابع انسانی که در راهکار منابع انسانی معرفی می‌شوند، در قالب چارچوب مدل 34000 منابع انسانی می‌توانند مزایای فراوانی برای سازمان شما داشته باشند. یکی از این نرم افزارهار، نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری است. استفاده از نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری می‌تواند فواید زیر را برای شما به همراه داشته باشد:

• سرعت و دقت: خودکارسازی مراحل مختلف کار، مثل تسویه حساب یا نظرسنجی‌های مصاحبه خروج می‌تواند زمانی که برای جمع‌آوری اطلاعات، انجام محاسبات و رسیدگی به تحلیل‌های مختلف نیاز دارید را به شکل شگفت‌انگیزی کاهش دهد. این‌گونه هم کارکنان هنگام خروج از سازمان معطلی کمتری دارند و هم سازمان می‌تواند با سرعت بیشتری به سراغ جذب نیروی جدید برود.

• شفافیت: تمام مراحل مربوط به مدیریت خاتمه همکاری به شکل سازمان‌ یافته در سیستم‌های منابع انسانی ثبت می‌شوند و برای گزارش‌گیری یا تحلیل‌های مختلف همیشه در دسترس قرار دارند. همچنین تمام اطلاعاتی که کارکنان و مدیران میانی باید درباره نحوه خاتمه همکاری و قوانین آن باید بدانند، از طریق داشبوردهایی که هر فرد در سیستم دارد قابل دسترسی است.

• تحلیل داده‌ها: اگر مدل 34000 منابع انسانی فقط روی یک مساله تاکید داشته باشد، آن موضوع چیزی جز تحلیل داده‌ها و نتیجه‌گیری درست از آن‌ها جهت بهبود وضعیت منابع انسانی نیست. نرم افزارهای منابع انسانی به شما کمک می‌کنند تا مواردی مثل علت خروج کارکنان را بر اساس آمارها پیدا کنید و با گزارش‌های مختلفی که دریافت می‌کنید، تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرید.

• فرهنگ سازمانی مثبت: وقتی که فرایندها با دقت و سرعت بالا به شکل حرفه‌ای انجام شوند، روند مدیریت خاتمه همکاری در حرفه‌ای ترین حالت ممکن پیش می‌رود. در چنین شرایطی، افراد نه تنها پس از خروج از سازمان هیچ‌گونه نارضایتی نخواهند داشت، بلکه با ایجاد یک تجربه مثبت و رضایت‌بخش، روحیه کارکنان مجموعه شما حفظ می‌شود و با انگیزه بیشتری در سازمان شما به فعالیت خود ادامه می‌دهند.

• یکپارچگی و هماهنگی: استفاده از راهکارهای مختلف سرمایه انسانی مثل انواع نرم افزار منابع انسانی، در قالب مدل 34000 می‌تواند تمام فرایندهای این بخش از سازمان شما را با یکدیگر هماهنگ کند. به این ترتیب تمام امور منابع انسانی از جذب و بکارگماری افراد تا مدیریت خاتمه همکاری،‌ همه در قالب یک سیستم یکپارچه انجام می‌شوند.

خلاصه مطلب

مدیریت خاتمه همکاری فرایندی حساس است که می‌تواند فرصتی ایده‌آل برای بهبود فرایندهای منابع انسانی و همچنین حفظ چهره مثبت سازمان شما در چشم کارکنان باشد. مدل 34000 منابع انسانی، با ارائه چارچوبی سازمان‌یافته به مجموعه‌ها کمک می‌کند تا خاتمه همکاری را به شکلی کاملا حرفه‌ای و اثربخش برنامه‌ریزی و اجرا کنند. ابزارهایی مثل انواع نرم افزار منابع انسانی در قالب این مدل به شما این امکان را می‌دهند که شفافیت کارها را افزایش دهید و با سرعت و دقت بیشتری از پس انجام امور مربوط به خروج کارکنان بربیایید. اگر نگران پیامدهای خروج افراد از سازمان خود هستید و می‌خواهید مدیریت خاتمه همکاری را به بهینه‌ترین شکل ممکن انجام دهید، وقت آن است که از مدل 34000 منابع انسانی کمک بگیرید.