آیا نرم‌افزارهای مکاتبات اداری امنیت اطلاعات سازمان را تضمین می‌کنند؟

یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران هنگام برداشتن هر گام در مسیر دیجیتال‌سازی سازمان، حفظ امنیت اطلاعات و نگهداری از داده‌های حساس است. این مساله زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که در حال بررسی سطح امنیت در نرم‌افزارهای مکاتبات اداری باشید، زیرا این برنامه‌ها معمولا به منابع اطلاعاتی متنوعی دسترسی دارند و پل‌های ارتباطی میان بخش‌های مختلف را در سازمان شما می‌سازند. پس سوالی که باید بپرسید این است که آیا یک نرم افزار مکاتبات اداری امن می‌تواند از پس امنیت داده‌های حساس سازمان بربیاید یا نه؟

در این مقاله می‌خواهیم با بررسی مزایا و معایب نرم‌افزار مکاتبات اداری به دنبال راهکارهایی بگردیم که امنیت اطلاعات سازمان شما را افزایش می‌دهند. اگر می‌خواهید از تهدیدات امنیتی در نرم‌افزارهای اداری در امان باشید و سازمان خود را با خیال راحت به سمت دنیای دیجیتال حرکت دهید، نکات مهمی که در ادامه بررسی می‌کنیم را از دست ندهید.

نرم‌افزار مکاتبات اداری چه کاری انجام می‌دهد؟

پیش از این‌که به سراغ تهدیدهای امنیتی سیستم‌های مکاتبات اداری برویم، بهتر است ببینیم که این نرم‌افزارها دقیقا چه کاری انجام می‌دهند. نرم افزار مکاتبات یک ابزار دیجیتال است که مکاتبات سازمانی را برای شما ساده‌تر می‌کند. فرض کنید در یک سازمان بزرگ مشغول به کار هستید؛ جایی که روزانه انبوهی از نامه‌ها، ایمیل‌ها و مستندات اداری از این سو به آن سو فرستاده می‌شوند و شما کارمندی هستید که وظیفه مدیریت و بایگانی آن‌ها را برعهده دارد. بدون شک روش‌های سنتی مکاتبات اداری از پس این حجم از اطلاعات برنمی‌آیند و زمان و انرژی بسیاری از شما می‌طلبند. دقیقا در چنین شرایطی است که نرم‌افزارهای مکاتبات اداری به کمک شما می‌آیند تا بتوانید این فرایندها را ساده‌تر از قبل و با کارایی بیشتری انجام دهید.

مزایا و معایب نرم‌افزار مکاتبات اداری

نرم افزارهای مکاتبات اداری بخشی از اتوماسیون اداری سازمان‌ها هستند که مزایای مختلفی در اختیار شما می‌گذارند. البته که این سیستم‌ها بدون عیب هم نیستند و نقاط ضعفی هم دارند. مزایا و معایب نرم‌افزارهای مکاتب اداری را می‌توانید در جدول زیر ببینید.

مزایای نرم‌افزار مکاتبات اداری	معایب نرم‌افزار مکاتبات اداری
کاهش خطاها از طریق خودکارسازی ارجاع‌ها	هزینه اولیه بالا برای راه‌اندازی
دسترسی سریع و جستجوی آسان اسناد	نیاز به آموزش کارکنان جهت استفاده بهینه
امنیت بالا از طریق رمزنگاری اطلاعات و...	وابستگی به فناوری‌های متنوع
صرفه‌جویی در هزینه تشریفات اداری و کاغذبازی	تهدیدات امنیتی مختلف
قابلیت یکپارچه‌سازی با سیستم‌های سازمانی

اهمیت امنیت در نرم افزار مکاتبات اداری

نرم‌افزارهای مکاتبات اداری از ثبت، ارجاع و بایگانی نامه‌ها تا ایجاد یک فضای مشترک برای بارگذاری مستندات مربوط به یک پروژه را به سادگی برای شما انجام می‌دهند. به همین خاطر این سیستم‌ها تقریبا به تمام بانک‌های اطلاعات سازمان شما دسترسی دارند و به نوعی تمام رازهای‌تان را می‌دانند! همین‌جاست که مبحث امنیت در سیستم‌های مکاتبات اداری اهمیت پیدا می‌کند، زیرا هرگونه نشت این اطلاعات و یا از بین رفتن آن‌ها می‌تواند خسارت‌های جبران‌ناپذیری روی دست شما بگذارد. از جریمه‌های قانونی گرفته تا از دست رفتن مشتریان، تهدیدات امنیتی در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را نمی‌توان موضوع پیش‌پاافتاده‌ای پنداشت. البته که اتوماسیون اداری مفهوم پیچیده‌‌ای است و از مکاتبات اداری فراتر می‌رود.

تهدیدات امنیتی نرم‌افزارهای مکاتبات اداری

آمارهای سال 2023 نشان می‌دهد که حدود 35٪ از حوادث امنیت اطلاعات در سازمان‌ها به درون مجموعه برمی‌گردد. این به آن معناست که در بسیاری از مواقع، لو رفتن، از بین رفتن و یا دزدیده شدن اطلاعات سازمانی را نمی‌توان بر گردن عوامل خارجی انداخت بلکه منشا آن را باید در زیرساخت‌های داخلی جستجو کرد. در همین راستا، نرم افزارهایی مثل مکاتبات اداری به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری سازمان می‌توانند تهدیدهای امنیتی زیر را ایجاد کنند:

1. خطاهای انسانی
   درست است که امروزه فناوری تا جایی پیش رفته که پای مفاهیمی مثل هوش مصنوعی به زندگی همه‌مان باز شده، اما همچنان هر فناوری برای عملکرد درست به دست‌های انسان نیازمند است. اگر بیش از اندازه روی فناوری‌های جدید حساب باز کنید و تاثیر انسان‌ها را نادیده بگیرید، ممکن است از حجم خطاهای انسانی که هر روزه در سازمان‌ها رخ می‌دهد شوکه شوید. از ارسال اشتباه یک نامه گرفته تا حذف بخشی از بایگانی سازمان به صورت سهوی، خطاهای انسانی در نرم افزارهای مکاتبات اداری می‌توانند شما را با تهدیدهای امنیتی روبه‌رو کنند. سیستم مکاتبات اداری سازمان باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که هر کدام از این خطاها را از قبل پیش‌بینی کرده و برای آن‌ها راه‌کارهایی اندیشیده باشد.

2. هک و نفوذ
   بسته به حساسیت کاری که سازمان شما انجام می‌دهد و اطلاعات ارزشمندی که در مخازن خود نگه‌می‌دارد، افراد سودجو ممکن است به دنبال نفوذ به لایه‌های امنیتی مجموعه شما باشند. و یکی از بهترین نقاط برای نفوذ چنین افرادی از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری است. هرچه دیواره‌های امنیتی نرم‌افزار مکاتبات اداری شما ضعف‌های بیشتری در برابر حملات سایبری داشته باشد، تهدیدهای بیشتری آن را به خطر می‌اندازد. در انتخاب یک نرم افزار مکاتبات اداری حتما اطمینان حاصل کنید که سیستم مورد نظر لایه‌های امنیتی مختلفی داشته باشد و از پروتکل‌های متنوعی در مقابل تهدیدات سایبری استفاده کند.

3. نبود رمزنگاری
   امروزه بسیاری از نرم‌افزارهایی که روزانه استفاده می‌کنیم از روش‌های مختلف رمزگذاری استفاده می‌کنند تا بتوانند امنیت اطلاعات محرمانه کاربران خود را حفظ کنند. اما همچنان بسیاری از سازمان‌ها به‌خاطر دلبستگی به سیستم‌های قدیمی خود، اطلاعات را از طریق برنامه‌هایی که رمزنگاری ندارند انتقال می‌دهند. رمزنگاری نشدن مکاتبات، اسناد، پیام‌ها و... ریسک لو رفتن آن‌ها و دسترسی‌های غیرمجاز را به شدت افزایش می‌دهد. یک نرم‌افزار مکاتبات اداری امن با رمزنگاری اصولی تمام اطلاعات، امنیت را تا حدی بالا می‌برد که حتی سازنده آن نرم‌افزار نیز نمی‌تواند بدون اجازه سازمان به اطلاعات دسترسی پیدا کند.

4. دسترسی‌های غیرمجاز
   یکی دیگر از مسائل امنیتی که در استفاده از سیستم‌های مکاتبات اداری ناامن اتفاق می‌افتد، دسترسی‌های غیرمجازی است که به افراد مختلف ممکن است داده شود. برای مثال فرض کنید یکی از کارکنان از مجموعه خارج شده اما همچنان به اطلاعات حساس سازمان دسترسی دارد؛ اگر نرم افزار مکاتبات سازمان شما از قبل پیش‌بینی چنین شرایطی را نکرده باشد،‌ برای قطع کردن این دسترسی باید چالش‌های گوناگونی را پشت سر بگذارید. اما یک سیستم مکاتبات اداری امن به سادگی تمام دسترسی‌ها را بررسی می‌کند و محدودیت‌های لازم را برای افراد با توجه به سمتی که دارند اعمال می‌کند.

انتخاب نرم‌افزار مکاتبات اداری مناسب

تا اینجای مقاله درباره دغدغه‌های امنیتی که در رابطه با نرم‌افزارهای مکاتبات اداری وجود دارد صحبت کردیم. درست است که امنیت این سامانه‌ها از هر چیزی حیاتی‌تر است، اما معیارهای مهم دیگری نیز در انتخاب نرم‌افزار مکاتبات سازمانی وجود دارد. این معیارها عبارت‌اند از:

1. رابط کاربری ساده
   رابط کاربری ساده و کاربرپسند یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که در انتخاب هرگونه نرم افزار اتوماسیون اداره باید به آن توجه کنید. رابط کاربری ساده به افراد مجموعه شما این امکان را می‌دهد که با یک آموزش حداقلی بتوانند از تمام امکانات سیستم جدید به راحتی استفاده کنند و امور سازمانی خود را پیش ببرند.

2. ` ابزارهای جستجو
   یکی از امکانات کاربردی نرم افزارهای مکاتبات اداری قابلیت‌های جستجویی است که در اختیار کاربران می‌گذارند. ابزارهای جستجوی حرفه‌ای می‌توانند باتوجه به سطح دسترسی افراد، امکان جستجو میان هزاران پیام، نامه و اسناد اداری را ممکن کنند.

3. امکانات اشتراک‌گذاری
   از دیگر قابلیت‌های یک نرم افزار مکاتبات اداری امن و درجه یک می‌توانیم به امکانات اشتراک‌گذاری اشاره کنیم. برای مثال زمانی که تعدادی از افراد تیم در حال کار روی یک پروژه هستند می‌توانند به راحتی با یکدیگر در ارتباط باشند و همزمان که روی فایل‌ها کار می‌کنند، نظرات یکدیگر را هم بخوانند.

4. یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارها
   بسیار مهم است که نرم‌افزار مکاتبات اداری که انتخاب می‌کنید بتواند به سادگی با سایر سیستم‌های سازمانی یکپارچه‌سازی شود. به این ترتیب انتقال اطلاعات از یک بخش به بخش دیگر به سادگی قابل انجام است و افراد هنگام مکاتبات اداری به اسناد و مدارک بخش‌های مختلف دسترسی خواهند داشت.

نرم‌افزار مکاتبات اداری برسا

اگر به دنبال یک نرم افزار جامع، امن و کارآمد برای مدیریت ارتباطات درون سازمانی مجموعه خود هستید، نرم افزار مکاتبات اداری برسا همان چیزی است که نیاز دارید. نرم افزار مکاتبات اداری برسا می‌تواند اجرای فرایندهای دلخواه شما برای مکاتبات اداری را به صورت خودکار انجام دهد. این سیستم مکاتبات یکی از نرم‌افزارهای اصلی راهکار اتوماسیون اداری است که در برسا می‌توانید کاربردی‌ترین نوع آن را پیدا کنید. با تهیه این نرم‌افزار، میز کار الکترونیک نیز در اختیار شما قرار می‌گیرد که به وسیله آن می‌توانید تمام نرم‌افزارهای فرایندمحور خود را به یکدیگر متصل کرده و تمامی فرایندهای سازمان خود را به صورت یکپارچه مدیریت کنید. برخی از ویژگی‌های برتر نرم‌افزار مکاتبات اداری برسا عبارت‌اند از:

1. انتخاب کارتابل کاربر محور یا سمت محور

   در نرم‌افزار مکاتبات اداری برسا، شما می‌توانید میز کار الکترونیک را به دو روش تنظیم کنید: بر اساس کاربر یا سمت. اگر نامه را به کارتابل کاربر محور ارسال کنید، فرد مورد نظر بدون در نظر گرفتن سمتی که در حال حاضر دارد می‌تواند آن را مشاهده کند. اما اگر نامه را به کارتابل سمت محور ارسال کنید، تنها صاحب سمت فعلی می‌تواند نامه را بررسی کند و در صورت تغییر فرد در آن سمت، دسترسی‌ها نیز متناسب با سمت مشخص می‌شوند.

2. انعطاف در دسترسی ادمین به دبیرخانه‌ها

   در نرم‌افزار مکاتبات اداری برسا، ادمین اصلی می‌تواند به تمامی دبیرخانه‌ها و زیرمجموعه‌های‌شان دسترسی داشته باشد. این ویژگی برای سازمان‌های پیچیده مانند هلدینگ‌ها و دانشگاه‌ها بسیار کاربردی است. این قابلیت به ادمین این امکان را می‌دهد تا به صورت مرکزی اطلاعات دبیرخانه‌های مختلف را مدیریت کرده و از وضعیت و عملکرد آن‌ها باخبر شود.

3. طراحی و اجرای فرایند برای برنامه‌ها

   نرم‌افزار مکاتبات اداری برسا با استفاده از سیستم ساز توسعه یافته است. در نتیجه با تهیه سیستم ساز در کنار نرم افزار مکاتبات اداری این امکان به شما داده می‌شود که برای مکاتبات سازمان خود فرایندهای شخصی‌سازی شده طراحی کنید و همه چیز را متناسب با نیازهای سازمان خود بهینه‌سازی کنید.

4. ارائه گزارشات مدیریتی هوشمند

   گزارشات نرم‌افزار مکاتبات اداری شامل اطلاعات پایه‌ای مانند تعداد کل نامه‌ها و ارجاعات در بازه‌های زمانی مختلف می‌شود. این گزارشات به مدیران و کاربران کمک می‌کند تا از وضعیت کلی عملکرد افراد آگاه شوند و مقایسه‌های لازم را برای تصمیمات استراتژیک انجام دهند.

خلاصه مطلب

نرم‌افزارهای مکاتبات اداری مزایای بسیاری دارند و به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری، کارها را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کنند. اما یکی از نگرانی‌هایی که هنگام استفاده از این سیستم‌ها وجود دارد مساله امنیت در نرم افزارهای مکاتبات اداری است. در این مقاله راهکارهای مختلفی ارائه دادیم که می‌توانند خیال شما را از بابت تهدیدات امنیتی در نرم‌افزارهای اداری راحت کنند. در انتها نیز یک نرم‌افزار مکاتبات اداری امن به شما معرفی کردیم تا با اطمینان بیشتری بتوانید تکه‌های پازل اتوماسیون اداری سازمان خود را کنار یکدیگر بچینید.