چگونه نرم ‌افزار مکاتبات اداری از هدر رفت زمان جلوگیری می‌کند؟

مدیریت و انجام فرایندهای مربوط به مکاتبات اداری، از بیرون گود کار بسیار ساده‌ای به نظر می‌آید؛ اما زمانی که در دل ماجرا حضور داشته باشید، می‌بینید که گاهی چه‌قدر همه چیز می‌تواند به سادگی در هم پیچیده شود. تصور کنید برای رسیدگی به کار یکی از مراجعین بسیار مهم، باید یک نامه رسمی را فوراً پیدا کنید؛ کارمند مسئول این کار انبوهی از کاغذها و پرونده‌ها را زیر و رو می‌کند و در آخر کار به جایی می‌رسد که مجبور می‌شوید نامه را دوباره از ابتدا ثبت، و در فرایند اداری پردازش کنید. مکاتبات اداری به شکل سنتی می‌تواند بدون این‌که شما در جریان باشید، ساعت‌ها زمان شما را هدر بدهد. همین‌جاست که ابزارهای نوینی که به واسطه اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار گرفته‌اند، وارد کار می‌شوند و جلوی هدر رفت زمان و منابع را می‌گیرند. اگر به دنبال راه حلی اساسی برای حذف کاغذبازی و افزایش سرعت فرایندهای مکاتبات اداری در سازمان خود هستید، با ما همراه باشید.

چرا مکاتبات اداری زمان‌بر است؟

شاید شکل و شمایل بخشی از مکاتبات اداری هر سازمان متفاوت از سایرین، و منحصر به فرد همان مجموعه باشد؛ اما مکاتبات اداری به طور کلی یک ساختار مشخص دارند و فرایندهای مربوط به آن نیز در تمام مجموعه‌ها به شکلی مشترک تکرار می‌شود.

مکاتبات اداری شامل تمام نامه‌ها، فرم‌ها، ایمیل‌ها، اسناد و مدارکی است که برای هماهنگی‌های داخلی و خارجی در سازمان به کار گرفته می‌شوند. از ثبت نامه‌های وارده و صادره گرفته تا ارجاعات و بایگانی اسناد، این فرایندها بخش مهمی از فعالیت‌های روزمره هر سازمان را تشکیل می‌دهند.

این امور تکرارشونده که چارچوب‌های تقریباً ثابتی هم دارند، بخش زیادی از زمان کارکنان را در روش‌های سنتی به خود اختصاص می‌دهند. علت ناکارآمدی روش‌های سنتی مکاتبات اداری، در عصری که اتوماسیون اداری می‌تواند بخش بزرگی از وزن فرایندهای تکرارشونده را به دوش بگیرد، چنین مواردی است:

• جستجوی زمان‌بر اسناد: حتی اگر شما بهترین سیستم بایگانی را هم داشته باشید و متخصص‌ترین افراد را برای این کار استخدام کنید، پیدا کردن یک نامه قدیمی در میان پوشه‌های کاغذی می‌تواند ساعت‌ها طول بکشد.

• خطاهای انسانی: کوچک‌ترین اشتباه در شماره‌گذاری یا ارجاع نامه‌ها باعث تاخیر و سردرگمی می‌شود. این خطاهای کوچک گاهی ممکن است آن‌قدر نتایج بزرگی داشته باشند که مجبور شوید به جای پیدا کردن یک سند، آن را دوباره از ابتدا ثبت کنید.

• کاغذبازی: چاپ، اسکن، فکس و ارسال فیزیکی اسناد زمان و هزینه زیادی مصرف می‌کند. هزینه‌های این فرایندها شاید اگر یک به یک بررسی شوند مقدار ناچیزی باشد، اما زمانی که به صورت جمعی در بلندمدت محاسبه شوند دیگر قابل چشم‌پوشی نیست.

• عدم شفافیت: پیگیری وضعیت یک نامه یا ارجاع به شکلی سنتی در بیشتر مواقع دشوار یا امکان‌ناپذیر است و نیاز به تماس‌های مکرر و بررسی‌های فراوان دارد.

برای مثال تصور کنید که در یک شرکت بازرگانی، یک نامه باید برای تایید نهایی توسط مدیرعامل امضا شود. کارمند مسئول این کار باید پس از دسترسی به نامه یک نسخه از آن تهیه کند، به دفتر مدیرعامل ببرد، منتظر امضا بماند و سپس آن را اسکن و برای بخش‌های مربوطه بفرستد. این فرایند به ظاهر ساده گاهی ممکن است به اندازه یک روز کاری کامل طول بکشد! در حالی که با یک سیستم دیجیتال در قالب اتوماسیون اداری، فقط چند دقیقه زمان برای این کار کافی است.

منظور از اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری به زبان ساده، به استفاده بهینه از فناوری جهت خودکارسازی و افزایش بهره‌وری فرایندهای اداری مانند مکاتبات، بایگانی و هماهنگی‌ها اشاره دارد. این سیستم‌ها با حذف تشریفات اداری و به وسیله ساده‌سازی جریان کارها، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا سریع‌تر، دقیق‌تر و شفاف‌تر عمل کنند.

راهکارهای اتوماسیون اداری که در دسترس هستند، با ارائه نرم‌افزارها و سیستم‌های مختلف این امکان را برای شما فراهم می‌کنند تا مکاتبات اداری سازمان خود را به صورت کاملاً دیجیتال مدیریت کنید. برای مثال در سازمانی که روزانه صدها نامه دریافت می‌شود، اتوماسیون اداری می‌تواند تمام نامه‌ها را در لحظه ثبت کرده و هر کدام را به سمت بخش مربوطه ارسال کند و در نهایت آن‌ها را بایگانی کند.

نرم افزار مکاتبات اداری و جلوگیری از وقت‌کشی

نرم ‌افزار مکاتبات اداری با خودکارسازی و ساده‌سازی فرایندها، زمان هدررفته را به حداقل می‌رساند؛ اما این تمام ماجرا نیست! در ادامه، مهم‌ترین روش‌های تاثیرگذاری این ابزارها در راهکار اتوماسیون اداری را با هم بررسی می‌کنیم.

ثبت و گردش سریع مکاتبات

در روش‌های سنتی، ثبت یک نامه وارده ممکن است نیاز به وارد کردن اطلاعات به صورت دستی، شماره‌گذاری اسناد و انتقال فیزیکی آن‌ها به بخش مربوطه داشته باشد. نرم‌ افزار مکاتبات اداری اما به این شکل این فرایندها را خودکار می‌کند:

• ثبت فوری: تمام نامه‌ها به‌ صورت دیجیتال اسکن یا بارگذاری می‌شوند و اطلاعاتشان نیز به‌طور خودکار ثبت می‌شود.

• گردش الکترونیکی: ارجاعات اسناد فقط با یک کلیک به کارتابل فرد یا بخش مورد نظر ارسال می‌شوند.

• پیگیری آسان: مدیران می‌توانند وضعیت هر نامه را به صورت لحظه‌ای، بدون نیاز به تماس و پیگیری مشاهده کنند.

برای مثال، در یک شرکت لجستیک که روزانه ده‌ها درخواست حمل‌ونقل دریافت می‌کند، با استفاده از نرم ‌افزار مکاتبات اداری هر درخواست در لحظه ثبت شده و به تیم عملیاتی ارجاع می‌شود. و به همین سادگی زمان پردازش کارها از چند ساعت به چند دقیقه کاهش پیدا می‌کند.

حذف کاغذبازی و کاهش هزینه‌ها

چاپ، اسکن و ارسال فیزیکی اسناد نه تنها زمان‌بر است، بلکه هزینه‌های کاغذ، نگهداری و تعمیر دستگاه‌های چاپ و فکس و غیره را نیز افزایش می‌دهد. نرم ‌افزار مکاتبات اداری با دیجیتالی کردن فرایندهای زیر می‌تواند این هزینه‌های اضافی را کاهش دهد:

• بایگانی دیجیتال: اسناد به ‌صورت الکترونیکی، در فضایی امن ذخیره شده و به ‌راحتی قابل جستجو و دسترسی هستند.

• کاهش مصرف کاغذ: نامه‌ها و فرم‌ها به‌ صورت دیجیتال ایجاد، امضا و ثبت می‌شوند و لازم نیست نسخه‌های فیزیکی متعدد داشته باشند.

• دسترسی از راه دور: کارکنان می‌توانند در هر زمانی، از هر جایی که هستند به اسناد دسترسی داشته باشند و به صورت دورکاری امور مربوط به خود را پیش ببرند.

کاهش خطاهای انسانی

اشتباهات در شماره‌گذاری، ارجاع نادرست یا گم شدن اسناد از مشکلات رایج روش‌هایی هستند که کارها در آن به صورت دستی انجام می‌شود. نرم ‌افزار مکاتبات اداری با ویژگی‌های زیر می‌تواند این خطاها را به صفر برساند.

• شماره‌گذاری خودکار: هر نامه به‌طور منحصربه‌فرد و به ترتیبی که شما مشخص می‌کنید کدگذاری می‌شود.

• کنترل دسترسی: فقط افراد مجازی که در سیستم تعریف شده‌اند به اسناد دسترسی دارند.

• یادآوری خودکار: سیستم می‌تواند در صورت نیاز برای مهلت‌های پاسخ‌گویی یا ارجاعات اسناد اعلان ارسال کند.

برای مثال زمانی که یک شرکت مهندسی به خاطر یه خطای بسیار کوچک، نامه مهمی را به بخش نادرست ارجاع می‌دهد و به این شکل پاسخ به مشتری یک هفته به تاخیر می‌افتد، به سادگی می‌توان جلوی این اشتباه را گرفت. با استفاده از نرم افزار مکاتبات اداری، ارجاعات به‌صورت خودکار و بر اساس چارت سازمانی انجام می‌شوند و دیگر جایی برای چنین خطاهایی باقی نمی‌ماند.

دسترسی سریع به اطلاعات

جستجوی یک سند در بایگانی‌های سنتی که درواقع انباری از پوشه و زونکن و کاغذهای فراوان هستند، می‌تواند ساعت‌ها طول بکشد. اما از سمت دیگر، نرم ‌افزار مکاتبات اداری با قابلیت جستجوی پیشرفته چنین امکاناتی را در اختیار شما می‌گذارد:

• جستجو بر اساس کلیدواژه: تمامی اسناد را می‌توانید با وارد کردن یک کلمه خاص در چند ثانیه پیدا کنید.

• فیلترهای هوشمند: تمام اسناد و مدارک بخش‌های مختلف را می‌توانید بر اساس تاریخ، فرستنده یا موضوع جستجو کنید.

• دسترسی چندکاربره: در اتوماسیون اداری، چندین نفر می‌توانند همزمان به یک سند مشخص دسترسی داشته باشند.

بهبود هماهنگی بین بخش‌ها

نامه‌ها و درخواست‌ها معمولاً از لحظه‌ای که ایجاد می‌شوند، تا لحظه‌ای که بایگانی شوند، به بخش‌های مختلف سازمان سفر می‌کنند. به همین خاطر تاخیر در یک بخش یا حضور نداشتن یکی از کارکنان می‌تواند کل فرایند را به تاخیر بیندازد. سیستم‌های مکاتبات اداری با ارائه این قابلیت‌ها از ناهماهنگی‌های احتمالی می‌کاهند:

• کارتابل یکپارچه: هر کارمند کارتابل شخصی خود را دارد که تمام اطلاعات و دسترسی‌های مورد نیازش را در آن‌جا می‌بیند.

• اعلانات لحظه‌ای: می‌توانید سیستم را به گونه‌ای تنظیم کنید که برای ارجاعات جدید ایمیل یا پیامک ارسال شود.

• گزارش‌گیری: مدیران می‌توانند عملکرد بخش‌ها را به صورت لحظه‌ای رصد کنند و اگر گره‌ای در کار وجود داشت آن را رفع کنند.

برای مثال، در یک شرکت بیمه که هماهنگی بین بخش‌های مالی و حقوقی برای تایید قراردادها همیشه فرایندی زمان‌بر است و ممکن است گاهی بیش از اندازه به تاخیر بیفتد، اتوماسیون اداری می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد. این سامانه با دیجیتال کردن ارجاعات بین بخش‌ها، زمان تایید هر مرحله از کار را می‌تواند تا حد ممکن کاهش دهد.

امکانات نرم افزار مکاتبات اداری برسا

یکی از ابزارهایی که در اتوماسیون اداری می‌تواند به کار شما بیاید، نرم افزار مکاتبات اداری برسا است. این نرم افزار علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه‌های سازمان شما، مزایای دیگری هم دارد. امکانات و برتری‌های این سامانه که در راستای افزایش بهره‌وری سازمان فعالیت می‌کنند این‌ها هستند:

1. انتخاب کارتابل کاربر محور یا سمت محور

   کارتابل در این نرم افزار می‌تواند بر اساس کاربر یا سمت تنظیم شود. اگر شما نامه‌ای را به کارتابل کاربر محور ارسال کنید، فرد مورد نظر بدون در نظر گرفتن سمتی که دارد می‌تواند نامه را مشاهده کند. و از طرف دیگر اگر نامه را به کارتابل سمت محور بفرستید، فردی که در حال حاضر، یا در آینده در آن سمت باشد می‌تواند به آن رسیدگی کند.

2. انعطاف در دسترسی ادمین به دبیرخانه

   با تعریف ادمین در سازمان‌های بزرگ که بخش‌های مرتبط متعددی دارند، یک فرد می‌تواند به تمام دبیرخانه‌ها و زیرمجموعه‌های آن‌ها دسترسی داشته باشد. در واقع ادمین می‌تواند وضعیت و عملکرد تمامی دبیرخانه‌ها و واحدهای سازمانی را زیر نظر داشته باشد و روند کار را مشاهده کند.

3. ارائه گزارشات مدیریتی هوشمند

   گزارشاتی که در این نرم افزار می‌توانید بسازید و از آن‌ها استفاده کنید شامل مواردی مثل گزارشات پایه‌ای، آمار نامه‌ها در یک بخش، ارجاعات در یک بازه زمانی مشخص و غیره، می‌شوند که می‌تواند در مدیریت کارها به کمک شما بیاید. این گزارشات به مدیران کمک می‌کنند تا به طور مستقیم و دقیق از وضعیت بخش‌های مختلف در مکاتبات اداری آگاه شوند.

4. قابلیت تغییر ساختار فرم‌ها

   نرم افزار مکاتبات اداری، به عنوان بخشی از راهکار اتوماسیون اداری قابلیت هرگونه تغییر و شخصی‌سازی را دارد. بنابراین می‌توانید توسعه این سامانه را بر اساس نیازهایی که دارید با کمترین هزینه ممکن انجام دهید.

5. قابلیت ارجاع شرح خصوصی

   در این سیستم شما این امکان را دارید تا نامه را به شخصی ارجاع دهید، اما متن نامه را مخفی نگه دارید. به این ترتیب شما با اطمینان از اینکه فقط افراد مجاز می‌توانند محتوای یک نامه را بخوانند، آن را به بخش‌های مختلف ارسال می‌کنید.

6. طراحی و اجرای فرایند برای مکاتبات

   نرم افزار مکاتبات اداری برسا به وسیله سیستم ساز طراحی شده است. به همین خاطر شما با تهیه سیستم ساز در کنار این نرم افزار می‌توانید طراحی فرایندهای مورد نیاز سازمان‌تان را به شکل شخصی‌سازی شده به سادگی انجام دهید.

چگونه بهترین نرم افزار مکاتبات اداری را انتخاب کنیم؟

هیچ‌گاه نمی‌توان چشم‌ بسته یک سیستم جدید را برای استفاده سراسری در سازمان انتخاب کرد. برای این‌که بتوانید حداکثر استفاده را از سیستم‌های مختلف اتوماسیون اداری داشته باشید، باید ابتدا چند نکته ساده را در نظر بگیرید.

شناسایی نیازها: ابتدا فرایندهای زمان‌بر سازمان خود را در بخش مکاتبات اداری شناسایی کنید. اگر فرایندی در سازمان شما با وجود سنتی بودن زمان خاصی را هدر نمی‌دهد، کاری به آن نداشته باشید و تنها به سراغ آن‌هایی بروید که واقعا وقت افراد را می‌گیرند.

انتخاب نرم‌ افزار مناسب: ابزاری را انتخاب کنید که با نیازهای مجموعه شما و فرهنگ سازمانی که بر آن حاکم است سازگار باشد. گزینه‌هایی مثل نرم افزار مکاتبات اداری برسا به خاطر انعطاف‌پذیری بالایی که دارند می‌توانند برای استفاده در سازمان‌های مختلف به خوبی شخصی‌سازی شوند.

آموزش کارکنان: برای هماهنگ شدن افراد با سامانه‌های جدید، دوره‌های آموزشی کوتاه برگزار کنید تا مطمئن شوید که می‌توانند از سیستم مکاتبات اداری به درستی استفاده کنند.

ارزیابی مستمر: همواره بازخورد کارکنان را جمع‌آوری کنید و هر جا که لازم بود جزییات سامانه‌های مکاتبات اداری را به‌روزرسانی کنید.

نتیجه‌گیری

نرم افزار مکاتبات اداری می‌تواند با حذف کاغذبازی و تشریفات اداری اضافی، از هدر رفت زمان در سازمان شما جلوگیری کند. سیستم‌های اتوماسیون اداری علاوه ‌بر صرفه‌جویی در زمان و منابع، احتمال خطا در فرایندهای مکاتباتی را نیز کاهش می‌دهند. با استفاده از ابزارهای نوین برای تغییر سیستم سنتی مکاتبات اداری می‌توانید زمان ارزشمند سازمان‌تان را ذخیره کرده و با آزادی بیشتری بر روی رشد سازمان تمرکز کنید.