تاثیر هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری

سال‌هاست که می‌شنویم دنیای کسب‌وکار با سرعت در حال دگرگونی است و سال‌هاست که می‌بینیم فناوری‌های مختلف چه‌قدر بر سرعت رخ دادن این تغییرات می‌افزایند. یکی از بزرگ‌ترین تغییراتی که در عصر حاضر با آن روبه‌رو هستیم، مساله هوش مصنوعی و ابزارهای آن است که حالا با اطمینان می‌توانیم بگوییم که به حوزه‌های مدیریت کسب‌وکار نیز وارد شده‌اند. درباره تاثیرگذاری ابزارهای هوش مصنوعی در کسب‌وکارها حرف و حدیث کم نیست؛ هدف ما در این مقاله بررسی و صحت‌سنجی این ادعاها، به ویژه در بخش اتوماسیون اداری است.

اتوماسیون اداری مبحثی است که از دل فناوری‌های جدید بیرون آمده و با تکیه بر ابزارهای دیجیتال مختلف است که می‌تواند از پس خودکارسازی وظایف و فرایندهای اداری بر بیاید و کارهای مختلف را برای نیروی انسانی ساده‌تر کند. با وارد شدن هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری، نه تنها سیستم‌های دیجیتال می‌توانند کارهای تکراری و فرایندهای ساده را به صورت خودکار انجام دهند، بلکه می‌توانند قدرت پیش‌بینی داشته باشند و حتی در مواقعی به جای شما تصمیم بگیرند! اگر شما هم درباره هوشمندسازی اتوماسیون اداری از طریق ابزارهای AI کنجکاوید، در این مقاله همراه ما باشید.

اتوماسیون اداری چیست و چرا مهم است؟

قبل از اینکه به نقش ابزارهای هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری بپردازیم، بد نیست مرور کوتاهی بر چیستی و اهمیت اتوماسیون اداری داشته باشیم. منظور از اتوماسیون اداری همان سیستم‌هایی است که وظایف دستی مانند گردش اسناد، مدیریت ایمیل‌ها، زمان‌بندی جلسات، گزارش‌گیری، بایگانی مدارک و... را با برنامه‌ریزی‌های از پیش تعیین شده به صورت خودکار انجام می‌دهند. در کسب‌وکارهای متوسط و بزرگ که مدیران همواره با کوهی از داده‌های مختلف سروکار دارند، این سیستم‌ها می‌توانند هزینه‌ها را کاهش داده و همچنین به افزایش بهره‌وری فرایندها منجر شوند.

برای مثال تصور کنید که در یک شرکت تولیدی با بیش از 100 کارمند، فرایند تایید و امضای تمام فاکتورها به صورت دستی انجام می‌شود. این کار برای کارمندان و مدیرانی که در این فرایند دخیل هستند ساعت‌های زیادی را از آن‌ها می‌گیرد و علاوه‌بر این ممکن است مملو از خطاهای انسانی باشد. با پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در چنین سازمانی، این فرایند به سادگی در چند لحظه به صورت خودکار انجام می‌شود. اتوماسیون اداری هوشمند پا را یک قدم فراتر نیز می‌گذارد و این امکان را به سیستم‌ها می‌دهد که بتوانند فاکتورها را تحلیل کنند، ناهنجاری‌ها و مغایرت‌ها را تشخیص دهند و حتی پیشنهادهایی برای بهینه‌سازی این فرایند در اختیار شما بگذارند.

در دنیای دیجیتال امروز، نیاز مدیران کسب‌وکارها دیگر فقط به ابزارهایی که کارها را به جای آن‌ها انجام دهند محدود نمی‌شود، بلکه ابزارهایی نیز لازم است که بتوانند کارها را هوشمندانه انجام دهند. دقیقا همین‌جاست که پای هوش مصنوعی و اتوماسیون اداری هوشمند به دنیای کسب‌وکار باز می‌شود.

مروری کوتاه بر هوش مصنوعی

حالا که تعریف خود از اتوماسیون اداری را کامل کردیم، بهتر است نگاهی کوتاه به مفهوم هوش مصنوعی و کاربردهای آن نیز داشته باشیم. هوش مصنوعی یا همان AI (Aritificial Intelligence) فناوری جدیدی است که به ماشین‌ها قدرت یادگیری، استدلال و تصمیم‌گیری را در انجام وظایفی که به آن‌ها محول می‌شود می‌دهد. با مطرح شدن هوش مصنوعی، فعالیت‌های سیستم‌های کامپیوتری دیگر فقط به اجرای الگوهای از پیش تعیین شده محدود نمی‌شود و آن‌ها می‌توانند به تنهایی استدلال کرده و الگوهای تازه‌ای برای تصمیم‌گیری خلق کنند. آمارهای ابتدای سال 2025 نشان می‌دهد که حالا نزدیک به 80 درصد از کسب‌وکارها در سطح جهان دست‌کم در یکی از فعالیت‌های خود از AI استفاده می‌کنند؛ در حالی که این آمار در سال 2023 کمتر از 50 درصد بوده است.

هوش مصنوعی در زمینه کسب‌وکار، نه تنها می‌تواند داده‌ها را بررسی و تحلیل کند، بلکه این قدرت را دارد که الگوهای مختلف را هم در این داده‌ها پیش‌بینی کند. برای مدیران، این اتفاق به معنای یک نگاه تازه به فعالیت‌ها و فرایندها، و تصمیم‌گیری هوشمند بر پایه داده‌هایی است که همیشه وجود داشته‌اند. حالا تصور کنید که این فناوری با سیستم اتوماسیون اداری سازمان شما ترکیب شود و جان تازه‌ای به فرایندهایی که به صورت مکانیکی انجام می‌شوند بدهد.

تاثیر هوش مصنوعی بر اتوماسیون اداری

برسیم به اصل مطلب؛ هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری دقیقا چه کمکی به ما می‌کند؟ اگر هوشمندسازی بر پایه AI را فقط در زمینه اتوماسیون اداری بررسی کنیم، به مواردی که در این بخش ذکر شده می‌رسیم.

1. خودکارسازی هوشمند فرایندها

   در اتوماسیون اداری سنتی (که اگرچه فناوری آن آن‌قدرها هم قدیمی نیست)، سیستم‌ها بر اساس قوانین ثابت و از پیش تعیین شده کار می‌کنند. اما با تکیه بر قدرت AI، سیستم‌ها به مرور زمان یاد می‌گیرند و خود را با شرایط مختلف کسب‌وکار تطبیق می‌دهند.

   به عنوان مثال، در یک شرکت خدماتی بزرگ، سیستم اتوماسیون اداری هوشمند می‌تواند ایمیل‌های ورودی را بر اساس تشخیص خود دسته‌بندی کند، اولویت‌بندی کند و حتی پاسخ‌های اولیه پیشنهادی را در اختیار کارکنان بگذارد. یا برای مثال فرض کنید که مدیر منابع انسانی یک مجموعه هستید و در یک فرصت استخدام، روزانه صدها رزومه در قالب‌های متفاوت دریافت می‌کنید. هوش مصنوعی می‌تواند رزومه‌ها را اسکن کند، با استخراج مهارت‌ها آن‌ها را اولویت‌بندی کرده و گزینه‌های مناسب را به شما پیشنهاد دهد. این کار علاوه‌بر این‌که در زمان صرفه‌جویی می‌کند، دقت را هم افزایش می‌دهد و از خطاهای انسانی به شکل چشمگیری می‌کاهد.

2. تحلیل داده‌ها و پیش‌بینی

   یکی از بزرگ‌ترین مزایای داشتن یک اتوماسیون اداری هوشمند، توانایی تحلیل داده‌های کلان است. ابزارهای AI می‌توانند الگوهای پنهان را در داده‌هایی که بررسی آن‌ها توسط انسان عملا ممکن نیست پیدا کنند و الگوهای مختلف را در آن‌ها پیش‌بینی کنند.

   برای مثال در یک شرکت بازرگانی، سیستم AI می‌تواند پس از دریافت اطلاعات از طریق اتوماسیون اداری، داده‌های فروش را تحلیل کند و پیش‌بینی کند که چه تصمیماتی در ماه‌های آینده برای محصولات مختلف سودآوری بیشتری به همراه خواهند داشت. این اتفاق مدیران را از تصمیم‌گیری‌های نامطمئن نجات می‌دهد و فاکتورهای مختلف ریسک را تا حد ممکن از بین می‌برد.

3. بهبود ارتباطات سازمانی

   یکی دیگر از اتفاقاتی که با تکیه بر هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری رخ می‌دهد، بهینه‌سازی ارتباطات سازمانی است. این مفهوم هم شامل ارتباطات درون‌سازمانی بین کارمندان می‌شود و هم شامل ارتباطات مشتریان و کاربران با سازمان. شما از طریق چت‌بات‌های مبتنی بر AI می‌توانید سوالات پرتکرار کارمندان و مشتریان خود را بدون نیاز به دخالت انسان در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ دهید. علاوه‌بر این، می‌توانید هماهنگی‌های زمان‌گیر برگزاری جلسات را برعهده اتوماسیون اداری سازمان خود بگذارید و حتی از هوش مصنوعی بخواهید که خلاصه بحث‌های جلسه را تهیه کرده و آن را در اختیار همه قرار دهد.

4. بهینه‌سازی فرایندها

   همان‌طور که اشاره کردیم، برگ برنده هوش مصنوعی در قدرتی است که برای استدلال و تصمیم‌گیری دارد. زمانی که شما اتوماسیون اداری فعلی خود را به AI مجهز کنید، این سیستم می‌تواند تمام فرایندهای کسب‌وکار شما را تحلیل و بررسی کرده و برای بهینه‌سازی آن‌ها پیشنهادهای تاثیرگذار ارائه دهد. شما در تمام مراحل طراحی و پیاده‌سازی فرایندها در اتوماسیون اداری می‌توانید بر روی قدرت ابزارهای هوشمند حساب باز کنید.

چالش‌های استفاده از هوش مصنوعی در اتوماسیون

هر ابزار جدیدی، هر چه‌قدر هم که مزایای متنوعی داشته باشد، همیشه در پیاده‌سازی چالش‌هایی دارد. اگر به فکر استفاده از AI در اتوماسیون هوشمند سازمان خود افتاده‌اید، بهتر است چالش‌های این کار را هم بشناسید.

• هزینه اولیه: پیاده‌سازی هوش مصنوعی در سیستم اتوماسیون اداری سازمان‌های بزرگ پیچیدگی‌هایی دارد که هزینه اولیه این کار برای آماده‌سازی زیرساخت‌ها را بالا می‌برد.

• مقاومت کارکنان: در هر سازمانی، هرگاه صحبت از یک تغییر بزرگ در رویه انجام کارها به میان می‌آید، مساله مقاومت کارمندان و مدیران نیز سروکله‌اش پیدا می‌شود.

• امنیت داده‌ها: یکی از نگرانی‌های سازمان‌ها در استفاده از AI در اتوماسیون اداری خود، اطمینان نداشتن از حفظ امنیت اطلاعات و حریم خصوصی داده‌های‌شان است.

• هماهنگی با سیستم‌های فعلی:‌ ابزارهای جدید در برخی از مواقع نمی‌توانند به خوبی با سیستم‌های قدیمی هماهنگ شوند و ادغام آن‌ها ممکن است چالش‌هایی را به همراه داشته باشد.

زیرساخت هوش مصنوعی برسا:‌ راه‌حل چالش‌ها

باتوجه به رشد سریع هوش مصنوعی که به شکل شتابان در حال دگرگونی کسب‌وکارهاست، برسا نیز پای زیرساخت هوش مصنوعی را به سیستم‌های خود از جمله راهکار اتوماسیون اداری باز کرده است. به این ترتیب سازمان‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی اتوماسیون اداری هوشمند بر پایه AI هستند می‌توانند بدون نیاز به مهارت عمیق برنامه‌نویسی، از قابلیت‌های متنوع هوش مصنوعی در محیط ابزارهایی مثل سیستم‌ساز برسا استفاده کنند. این قابلیت‌ها شامل ابزارهای پردازش داده، مدل‌های زبانی آنلاین مثل ChatGPT و DeepSeek، و امکان اتصال به مدل‌های محلی به صورت آفلاین می‌شوند. امکاناتی که این زیرساخت هوشمند در اختیار شما می‌گذارد عبارت‌اند از:

1. مکالمه با مدل‌های زبانی در محیط سیستم‌ساز
   از طریق این زیرساخت قابلیت ایجاد دستور شروع مکالمه در فرم‌های مختلف سیستم با امکان دسترسی به محتوای فرم و تعریف پراپمت (Prompt) اختصاصی در اختیار شما قرار می‌گیرد. همچنین می‌توانید تنظیمات مکالمه و توابع آن را تعریف کنید و با ایجاد ایجنت‌های (Agents) مختلف قابلیت تعامل را در سیستم‌ساز فراهم کنید.

2. امکان جستجوی پیشرفته معنایی
   با استفاده از این قابلیت امکان ایجاد جستجوی معنایی بر موجودیت‌های سیستم‌ساز و همچنین ترکیب نتایج جستجو با ضرایب قابل تنظیم برای شما فراهم می‌شود.

3. جعبه ابزار هوش مصنوعی
   قابلیت‌هایی مثل پردازش متن NLP، درک متن NLU، تشخیص متن در تصویر OCR، تبدیل گفتار به متن، تبدیل متن به گفتار و... نیز در زیرساخت هوش مصنوعی برسا وجود دارد.

4. تعامل با محیط سیستم‌ساز
   این زیرساخت امکان تعریف سناریوی عملکردی هوشمند و همچنین انجام عملکردهای سیستمی مختلف از جمله اجرای کد C#، Python و یا یک وب سرویس مشخص را در فضای سیستم‌ساز به شما می‌دهد.

5. تعریف دسترسی به داده‌های سیستم‌ساز
   امکان اتصال به داده‌های مختلف سیستم‌ساز در زیرساخت هوش مصنوعی برسا وجود دارد و شما می‌توانید به راحتی پروژه‌های متنوعی برای آموزش مدل‌ها جهت ساخت سیستم‌های پرسش و پاسخ خودکار برای مشتریان ایجاد کنید.

6. تعریف پروژه‌های RAG
   امکان تعریف پروژه‌های هوش مصنوعی با محوریت مکالمه تخصصی در حوزه‌های مختلف، مثل پشتیبانی، یکی دیگر از قابلیت‌های زیرساخت AI در سیستم‌ساز برساست.

آینده هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری

درباره آینده هوش مصنوعی در سیستم‌های اتوماسیون اداری باید به طور خلاصه در یک کلام بگوییم که آینده روشن است! پیشرفت‌هایی مثل یادگیری عمیق، Generative AI، یادگیری ماشین و... در حوزه هوش مصنوعی نوید این را می‌دهند که این سیستم‌ها بزودی حتی از این هم هوشمندتر خواهند شد. تصور کنید سیستم‌های اتوماسیون اداری سازمان شما نه تنها می‌توانند کارها را به صورت خودکار انجام دهند و برای فرایندها به صورت هوشمند تصمیم‌گیری کنند، بلکه بتوانند حتی استراتژی‌های کسب‌وکار هم به شما پیشنهاد بدهند. نباید فراموش کنید که با وجود پیشرفت‌های روز‌افزون و فناوری‌های جدید، مدیریت کسب‌وکار به معنای رهبری سازمان در مسیرهایی است که تابه‌حال به آن‌ها پا نگذاشته‌اید.

خلاصه مطلب

هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری اگرچه در حال حاضر صرفا یک گزینه به نظر می‌رسد، اما بدون شک برای بقا و رشد کسب‌وکارها در دنیای رقابتی امروز بزودی به یک ضرورت تبدیل خواهد شد. با مطالعه درباره تاثیر هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری و بررسی روش‌های مختلف هوشمندسازی اتوماسیون اداری می‌توانید از رقبای خود سبقت بگیرید و سازمان خود را یک گام بزرگ به پیش ببرید.