فرآیند های اصلی نرم افزار امور قراردادها برسا

در سیستم امور قراردادها مفهومی تحت عنوان پرونده وجود دارد که در سطحی بالاتر از قرارداد قرار می گیرد. مفهوم پرونده مجموعه قراردادهای مرتبط با یک موضوع می باشد. به عنوان مثال ممکن است راجع به تهیه، راه اندازی و سیستم جامع بانکی قراردادهای متعددی با مشاورین مختلف و شرکتها تنظیم گردد، اما همگی در قالب یک پرونده تحت عنوان “راه اندازی سیستم جامع” تعریف می گردد.

• ثبت قرارداد

  : مهم ترین و کلیدی ترین بخش در سیستم مدیریت امور قراردادها، ثبت قرارداد می باشد. معمولا قرارداد شامل اطلاعات مختلف و ملحقاتی است که در بخش های مختلف اطلاعات تدارکاتی و مالی قرارداد قرار می گیرد.

  • ثبت الحاقیه، متمم، اصلاحیه و سایر اسناد تغییر قرارداد : یکی از موارد مهم در سیستم قراردادها، تغییرات مفاد قرارداد در قالب اصلاحیه، الحاقیه و متمم می باشد که خود ماهیتا بصورت یک قرارداد جدید مرتبط با قرارداد اصلی ثبت می شود.

  • ثبت مجوزات و استعلامات: یکی از مفاد مهم در قرارداد ثبت مجوزات، استعلامات و اسناد مثبته می باشد. در این بخش مجوزهای اخذ شده از سیستم ثبت مجوزات قابل انتخاب می باشد.

  • ثبت تضامین و ضمانت نامه ها: در بخش ثبت تضمینات، انواع تضمین شامل چک، سفته، ضمانت بانکی، فیش واریزی و تعهدنامه قابل ثبت می باشد. فیلدهای اطلاعاتی مبتنی بر نوع تضمین متفاوت است اما مجموعا تمامی فیلدهای اطلاعاتی مربوط به همراه اسکن تصاویر اسناد قابل ثبت می باشد.

• مدیریت صورتحساب

  پس از بخش ثبت قرارداد و اطلاعات مرتبط، یکی از کارکردهای اصلی سیستم امور قراردادها، مدیریت صورتحساب و دستور پرداخت می باشد. در این روال شرکت طرف قرارداد، پس از انجام کارهای مورد نظر درخواست پرداخت وجه را ارسال و گردش کار مربوطه در درون سیستم تا زمان پرداخت وجه انجام می شود.

  • ثبت دستور پرداخت: در این بخش تمامی موارد مالی قرارداد و میزان مبالغ پرداخت شده و باقیمانده مشخص می شود.

  • ثبت تاییدیه های پرداخت: از آنجا که دستور پرداخت باید از واحدهای تحویل گیرنده و ناظر دارای تاییدیه انجام کار باشد تا پرداخت وجه قابل انجام گردد، بنابراین در سیستم بخش ثبت تاییدیه در نظر گرفته شده است که در فرآیند ثبت و پیگیری دستور پرداخت مورد استفاده خواهد بود.

    مدیریت مالی قرارداد: یکی از کارکردهای مهم این سیستم انجام خودکار محاسبات مالی قرارداد مبتنی بر فاکتورهای ثبت شده و مبالغ قبلی پرداخت شده در قالب قرارداد می باشد.