شرح کلی سیستم

فرآیند اجرا و پشتیبانی عجین با موضوع قراردادهای پیمانکاری و امور مربوطه می‌باشد. قطعا بهره‌مندی از یک سیستم یکپارچه که بخش قراردادهای پیمانکاری را بخوبی و درستی مدیریت می کند می‌تواند در تصمیم‌گیری و مدیریت عملیاتی حوزه پشتیبانی کمک شایانی نماید. در این بخش تمامی اجزای مربوط به قراردادها، نحوه پرداخت، میزان مبالغ پرداختی، کسورات، جرائم، تعهدات قانونی، بیمه، مالیات و … بطور کامل پوشش داده شده و از آنجا که این بخش بصورت یکپارچه با بخش سیستم مالی عمل می‌کند کمک شایانی به کاهش فرآیندهای ورود اطلاعات تکراری در بخش‌های مختلف می‌نماید.

سامانه امور قراردادها طراحی شده توسط شرکت برسا نوین رای از محموعه نرم افزار راهکار لجستیک و تدارکات و پشتیبانی است که مبتنی بر سیستم ساز بوده و دارای قدرت بالایی در توسعه پذیری و پردازش اطلاعات دارد.

نمونه گزارشات سامانه امور قراردادها


  • گزارشات امور قراردادها و پرونده مشتریان

  • گزارشات مربوط به فاکتور و دستور پرداخت

  • گزارشات مربوط به تضامین و سررسیدها

  • گزارشات مربوط به مفاصاحساب تامین اجتماعی

  • گزارش قراردادهای تامین کننده/پیمانکار

  • گزارش اطلاعات درخواست تأیید عملیات قرارداد

  • گزارش اطلاعات درخواست تأیید عملیات ضمانت نامه

  • گزارش اطلاعات درخواست های مالی قرارداد به تأمین کننده/ پیمانکار

  • گزارش اطلاعات حساب های فی مابین (حساب های بانک و تأمین کننده/پیمانکار)

  • تهیه گزارش ضمانت نامه های قرارداد

  • تهیه گزارش قراردادهای پیمانکار

  • تهیه گزارش صورت وضعیت های تأییدشده/ نشده (به تفکیک پیمانکار، قرارداد و پروژه)

  • تهیه گزارش تاریخ انقضا اسناد تضامین قراردادها

  • تهیه گزارش پیشرفت زمانی و ریالی پروژه

  • تهیه گزارش مقایسه ای پروژه ها بر اساس پیشرفت زمانی و ریالی

  • تهیه خودکار گزارش تأخیر فازها

  • تهیه گزارش قراردادها (به تفکیک پیمانکار، شماره قرارداد، مبلغ قرارداد، عنوان پروژه، واحد تخصصی و تاریخ شروع و پایان قرارداد)

سامانه امور قراردادها

فرآیند های اصلی نرم افزار امور قراردادها برسا

در سیستم امور قراردادها مفهومی تحت عنوان پرونده وجود دارد که در سطحی بالاتر از قرارداد قرار می گیرد. مفهوم پرونده مجموعه قراردادهای مرتبط با یک موضوع می باشد. به عنوان مثال ممکن است راجع به تهیه، راه اندازی و سیستم جامع بانکی قراردادهای متعددی با مشاورین مختلف و شرکتها تنظیم گردد، اما همگی در قالب یک پرونده تحت عنوان “راه اندازی سیستم جامع” تعریف می گردد.

  • ثبت قرارداد

    : مهم ترین و کلیدی ترین بخش در سیستم مدیریت امور قراردادها، ثبت قرارداد می باشد. معمولا قرارداد شامل اطلاعات مختلف و ملحقاتی است که در بخش های مختلف اطلاعات تدارکاتی و مالی قرارداد قرار می گیرد.

    • ثبت الحاقیه، متمم، اصلاحیه و سایر اسناد تغییر قرارداد : یکی از موارد مهم در سیستم قراردادها، تغییرات مفاد قرارداد در قالب اصلاحیه، الحاقیه و متمم می باشد که خود ماهیتا بصورت یک قرارداد جدید مرتبط با قرارداد اصلی ثبت می شود.

    • ثبت مجوزات و استعلامات: یکی از مفاد مهم در قرارداد ثبت مجوزات، استعلامات و اسناد مثبته می باشد. در این بخش مجوزهای اخذ شده از سیستم ثبت مجوزات قابل انتخاب می باشد.

    • ثبت تضامین و ضمانت نامه ها: در بخش ثبت تضمینات، انواع تضمین شامل چک، سفته، ضمانت بانکی، فیش واریزی و تعهدنامه قابل ثبت می باشد. فیلدهای اطلاعاتی مبتنی بر نوع تضمین متفاوت است اما مجموعا تمامی فیلدهای اطلاعاتی مربوط به همراه اسکن تصاویر اسناد قابل ثبت می باشد.

  • مدیریت صورتحساب

    پس از بخش ثبت قرارداد و اطلاعات مرتبط، یکی از کارکردهای اصلی سیستم امور قراردادها، مدیریت صورتحساب و دستور پرداخت می باشد. در این روال شرکت طرف قرارداد، پس از انجام کارهای مورد نظر درخواست پرداخت وجه را ارسال و گردش کار مربوطه در درون سیستم تا زمان پرداخت وجه انجام می شود.

    • ثبت دستور پرداخت: در این بخش تمامی موارد مالی قرارداد و میزان مبالغ پرداخت شده و باقیمانده مشخص می شود.

    • ثبت تاییدیه های پرداخت: از آنجا که دستور پرداخت باید از واحدهای تحویل گیرنده و ناظر دارای تاییدیه انجام کار باشد تا پرداخت وجه قابل انجام گردد، بنابراین در سیستم بخش ثبت تاییدیه در نظر گرفته شده است که در فرآیند ثبت و پیگیری دستور پرداخت مورد استفاده خواهد بود.

      مدیریت مالی قرارداد: یکی از کارکردهای مهم این سیستم انجام خودکار محاسبات مالی قرارداد مبتنی بر فاکتورهای ثبت شده و مبالغ قبلی پرداخت شده در قالب قرارداد می باشد.

امکانات سامانه اموال برسا


  • ثبت و به روزرسانی انواع قرارداد

  • تعریف و به روزرسانی انواع وضعیت قرارداد

  • ثبت و نگهداری الگوهای قرارداد

  • ثبت و به روزرسانی انواع جریمه (دیرکرد و انصراف)

  • ثبت و به روزرسانی انواع ضمانت نامه قرارداد

  • تعریف و به روزرسانی انواع وضعیت ضمانت نامه

  • تعریف و به روزرسانی انواع پرداختی قرارداد (نظیر پیش پرداخت، صورت حساب دوره ای و تسویه قرارداد)

  • تهیه پیش نویس قرارداد (ثبت مشخصات پیمانکار، مستندات پروژه، زمان های شروع و پایان قرارداد، نحوه پرداخت، تعهدات شرکت و بانک، واحدهای مجاز و مرتبط با قرارداد، ناظرین تأییدکننده)

  • ثبت استعلام پیش نویس قرارداد (به مدیریت حقوقی، واحد تخصصی و تامین کننده/پیمانکار)

  • ثبت اطلاعات پاسخ به استعلام پیش نویس قرارداد (از طریق تامین کننده/پیمانکار و کاربر تدارکات)

  • ثبت رسید ارائه قرارداد نهایی به واحدهای ذی ربط

  • ثبت و نگهداری ضمانت نامه های قرارداد (پیش پرداخت و حسن انجام کار) شامل ثبت، تمدید و ابطال (عودت) ضمانت نامه

  • ثبت رسید ارائه تضامین قرارداد به مدیریت مالی و خزانه

  • صدور الحاقیه قرارداد (شامل اصلاحیه، تمدید و متمم)

  • فعال/ غیر فعال سازی قرارداد
  • ثبت پاسخ به درخواست تأیید عملیات قرارداد (توسط تخصصی)

  • ثبت پاسخ به درخواست عملیات ضمانت نامه شامل ثبت، تمدید و ابطال (توسط واحد تخصصی)

  • ثبت درخواست آزادسازی سپرده بیمه

  • ثبت درخواست تسویه (علی الحساب، قطعی)

  • ثبت درخواست پرداخت صورت حساب دوره ای قرارداد

  • ثبت درخواست تسویه قطعی قرارداد

  • ثبت درخواست پرداخت به تأمین کننده/ پیمانکار (به مدیریت مالی و خزانه)

  • ثبت درخواست تأیید صورت حساب تأمین کننده/ پیمانکار (به واحد ناظر)

  • ثبت صورت وضعیت قرارداد تأمین کننده/پیمانکار

  • ثبت تسویه علی الحساب قرارداد