6 دلیل برای اینکه گزارش ساز را جایگزین اکسل کنید

داده‌ها از مهم‌ترین دارایی‌های هر کسب‌وکارها در دنیای دیجیتال هستند و به همین خاطر مدیریت درست آن‌ها و استفاده بهینه از این اطلاعات اهمیت بالایی پیدا می‌کند. زمانی که لازم است به عنوان یک مدیر حرفه‌ای برای سازمان خود تصمیم‌های استراتژیک بگیرید، آیا می‌توانید همیشه به گزارش‌هایی که در اکسل ساخته می‌شوند اعتماد کنید؟

اکسل ابزاری آشنا و بسیار کاربردی است که مدیران سال‌هاست از آن برای مدیریت اطلاعات و گزارش‌گیری استفاده می‌کنند؛ اما آیا با رشد شگفت‌انگیز حجم داده‌ها در کسب‌وکار دیجیتال، هنوز هم بهترین گزینه است؟ در این مقاله می‌خواهیم با بررسی ابزارهایی مثل گزارش ساز به دنبال جایگزینی کاربردی و حرفه‌ای برای اکسل در ساخت گزارش‌های سازمانی بگردیم.

چرا اکسل کافی نیست؟

اکسل (Microsoft Excel) ابزاری ساده و انعطاف‌پذیر برای مدیریت داده‌ها و انجام محاسبات است و در کارایی آن هیچ شکی نیست. اما وقتی صحبت گزارش‌گیری حرفه‌ای بر اساس داده‌های عظیم به میان بیاید، محدودیت‌های ابزاری مثل اکسل تازه آشکار می‌شود. آمارها نشان می‌دهد که هنوز چیزی حدود نیمی از شرکت‌های کوچک و بزرگ در سراسر جهان از اکسل برای گزارش‌گیری استفاده می‌کنند. بله، اکسل هنوز هم کاربردی است اما روشی است که هم زمان زیادی از کارکنان می‌گیرد و هم احتمال خطا در آن بالاست؛ در نتیجه می‌تواند تصمیمات شما را به اشتباه بکشاند.

شرکتی را تصور کنید که برای گزارش‌های فروش ماهانه از اکسل استفاده می‌کند. در این شرکت تیم فروش هر ماه باید ساعت‌ها صرف وارد کردن داده‌ها به شکل دستی و اصلاح فرمول‌های اکسل کند تا بتواند گزارش‌های مورد نیاز را در اختیار مدیران میانی بگذارد. این گزارش‌ها تقریباً هیچ‌گاه نمی‌توانند بدون خطا باشند و طبیعتاً تصمیم‌گیری‌هایی که بر اساس آن‌ها انجام می‌شود نیز ممکن است نادرست باشد و از اعتماد مدیران به این گزارش‌ها بکاهد.

گزارش ساز چیست؟

همانطور که می‌دانید، تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه در دنیای کسب‌وکار امروز به داده‌های دقیق و قابل فهم وابسته است. در میان حجم عظیم این داده‌ها، تنها آن اطلاعاتی که به خوبی تحلیل و گزارش شوند می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها به کمک شما بیایند. گزارش ساز برسا به عنوان بخشی از سیستم ساز، دقیقاً همان ابزاری است که با تجزیه و تحلیل دقیق داده‌ها می‌تواند گزارش‌های جامع و شخصی‌سازی شده را در اختیارتان بگذارد. اگر به دنبال ابزاری می‌گردید که علاوه بر خلق گزارش‌های کاربردی از داده‌ها، نقشه راهی برای آینده سازمان‌تان به شما ارائه کند، گزارش ساز همان چیزی است که به آن نیاز دارید.

6 دلیل برتری گزارش ساز بر اکسل

گزارش ساز و به طور کلی، پلتفرم‌های توسعه کم کد که گزارش ساز نیز بر پایه آن طراحی شده، امکاناتی در اختیار شما می‌گذارند که در اکسل در دسترس نیست و اگر هم هست، بسیار محدود است.

1. نمایش تصویری پیشرفته داده‌ها

   اکسل می‌تواند بر اساس داده‌هایی که در آن وارد می‌کنید به شما جدول‌ها و نمودارهای مختلفی تحویل بدهد که قابل فیلتر کردن، شرطی کردن و مرتب‌سازی بر اساس اولویت‌های شما هستند. اما گزارش ساز برسا که بر پایه سیستم ساز ساخته شده می‌تواند طیف وسیع‌تری از نمایش تصویری اطلاعات را در اختیار شما بگذارد. برای مثال شما می‌توانید انواع نمایش لیستی، درختواره، چاپی، ماتریسی، تقویمی، داشبوردی، گانت، گراف و... را با جزییات دلخواه از این ابزار دریافت کنید. چنین نرم افزارهایی که بر پایه پلتفرم‌های کم کد توسعه یافته‌اند می‌توانند علاوه ‌بر این موارد، امکان ساخت انواع ویجت و داشبوردهای تعاملی را نیز به سادگی برای شما فراهم کنند.

2. همکاری و هماهنگی بهتر

   اکسل از طریق Spreadsheet می‌تواند با لینک‌هایی که در اختیار افراد می‌گذارد به اشتراک گذاشته شود. این فایل‌ها حتی می‌توانند رمزگذاری شوند تا دسترسی به آن‌ها توسط افرادی خارج از تیم ممکن نباشد. این روش اگرچه همکاری را ممکن می‌کند اما می‌تواند ضعف‌هایی هم داشته باشد. با استفاده از سیستم ساز شما می‌توانید داشبوردهای گزارش را به راحتی با همکاران خود به اشتراک بگذارید. همچنین از طریق این ابزار می‌توانید تعیین کنید که چه کسانی اجازه خواندن فایل‌ها را دارند و چه کسانی می‌توانند در آن‌ها تغییر ایجاد کنند. دسترسی به این پلتفرم نیز کاملاً در محدوده سازمان شما خواهد بود و امکان عبور از لایه‌های امنیتی و لو رفتن اطلاعات در آن، به هیچ عنوان به اندازه استفاده از اکسل بالا نیست.

   

3. قابلیت شخصی‌سازی

   یکی از مهم‌ترین نقاط ضعف اکسل قابلیت‌های شخصی‌سازی بسیار محدودی است که در اختیار افراد می‌گذارد. به همین خاطر ساختن گزارش‌های شخصی‌سازی شده و داشبوردهایی با جزییات دلخواه از طریق این ابزار ممکن نیست. در پلتفرم‌های کم کد مثل سیستم ساز، شما در بخش گزارش ساز گزینه‌های بسیار متنوعی جهت شخصی‌سازی در اختیار دارید. به سادگی می‌توانید داشبوردهای اختصاصی و گزارش‌های دلخواه را با فرمت‌هایی که ترجیح می‌دهید طراحی کنید. شما همچنین می‌توانید با استفاده از کشیدن و رها کردن (Drag & Drop) داشبوردهای شخصی‌سازی شده سازمان خود را طراحی کنید و در اختیار افراد سازمان بگذارید.

4. همگام‌سازی و بروزرسانی لحظه‌ای

   اگرچه اطلاعات در Spreadsheet می‌توانند به صورت خودکار بروزرسانی شوند،‌ اما همیشه لازم است تا بخشی از این کار را به صورت دستی انجام دهید. گزارش ساز می‌تواند داده‌ها را به شکل لحظه‌ای در منابع مختلف رصد کند و از بانک‌های اطلاعاتی مختلف به جمع‌آوری اطلاعات بپردازد. به این صورت هم جدول‌هایی که دارید به صورت لحظه‌ای بروزرسانی می‌شوند و هم گزارش‌های شما همیشه با تازه‌ترین تغییرات در داده‌ها همگام هستند. پس همیشه یک نسخه کاملاً به‌روز از گزارش داده‌هایتان در اختیار دارید.

5. اتوماسیون و خودکارسازی

   قابلیت اتوماسیون فرایندها به شکل خیلی محدود در اکسل و Spreadsheet از طریق استفاده از ابزارهای جانبی ممکن است. پلتفرم‌هایی مثل سیستم ساز اما رابط کاربری بسیار ساده‌ای برای اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار در اختیارتان می‌گذارند. از طریق گزارش ساز، بدون نیاز به هیچ فرمول‌نویسی یا کدنویسی می‌توانید اتوماسیون‌های قدرتمند برای فرایندهای سازمان خود طراحی کرده و آن‌ها را اجرا کنید. البته که قابلیت کدنویسی و طراحی اسکریپت‌های مختلف نیز از طریق این پلتفرم‌های توسعه کم کد، برای اتوماسیون دقیق‌تر و وسیع‌تر قابل انجام است.

6. رابط کاربری قدرتمند

   رابط کاربری اکسل بسیار ساده است و فقط به تعدادی ستون و ردیف، با نمودارها و جدول‌های از پیش طراحی شده محدود می‌شود. یک رابط کاربری قدرتمند با المان‌های بصری جذاب هم می‌تواند گزارش‌گیری را ساده‌تر کند و هم این‌که فرایندهای مختلف این کار را از حالت خسته‌کننده‌ای که دارند خارج کند.

سیستم ساز برسا، فراتر از گزارش گیری

نرم افزار گزارش ساز که در این مقاله معرفی کردیم، صرفاً بخشی از سیستم ساز برسا است. سیستم ساز با ترکیب توسعه کم کد (Low-Code Development) و نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) به شما کمک می‌کند که برای کسب‌وکار خود راهکارهای سفارشی با طراحی اختصاصی و قابلیت‌های دلخواه بسازید. با استفاده از سیستم ساز، زمانی که به یک نرم افزار جدید برای سازمان خود نیاز دارید، لازم نیست میان برنامه‌های مختلف به جستجو بپردازید، یا یک پروژه جدید به یک تیم برنامه‌نویسی سفارش دهید؛ شما به راحتی می توانید آن‌چه که لازم دارید را با استفاده از سیستم ساز طراحی کرده و در سازمان خود به کار بیندازید. مهم‌ترین بخش‌های سیستم ساز برسا عبارت‌اند از:

1. فرایند ساز

   فرایندساز برسا ابزاری دقیق و قدرتمند برای طراحی و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار شماست. فرایند ساز بخشی از سیستم ساز است که دست شما را برای طراحی، اجرا و مدیریت فرایندها باز می‌گذارد. تمام امکاناتی که از یک نرم افزار BPMS انتظار دارید را می‌توانید در فرایند ساز به راحتی پیدا کنید. رابط کاربری فرایند ساز در اوج سادگی طراحی شده و انعطاف‌پذیری بالایی برای سفارشی‌سازی بخش‌های مختلف دارد.

2. فرم ساز

   سیستم ساز برسا از طریق فرم ساز داده‌های شما را درون فرم‌های منظم در قالب‌های استاندارد قرار می‌دهد تا همیشه به راحتی در دسترس شما باشند. طراحی فرم‌های ورود اطلاعات و ایجاد جدول‌های مختلف برای نگهداری داده‌ها در این نرم افزار به شکل شی‌گرا انجام می‌شود. سیستم ساز برسا با تکیه بر این ابزار مدیریت اطلاعاتی که برای گزارش‌گیری لازم دارید را منظم و کارآمد می‌کند.

3. گزارش ساز

   گزارش‌ ساز برسا نه تنها امکان تجزیه و تحلیل دقیق داده‌ها را فراهم می‌کند، بلکه با ارائه گزارش‌هایی جامع و شخصی‌سازی شده، بینش عمیق‌تری درباره کسب‌وکارتان در اختیار شما می‌گذارد.

   

گزارش ساز برسا و افزایش بهره‌وری

گزارش ساز نه تنها فرایند گزارش‌گیری از اطلاعات مختلف را برای شما ساده‌تر می‌کند، بلکه به کارکنان انگیزه می‌دهد تا خلاقانه‌تر کارهای خود را انجام دهند. با حذف وظایف دستی و تکراری که برای ساخت گزارش‌ها در اکسل لازم است، کارکنان شما می‌توانند با دقت بیشتری روی تحلیل‌های استراتژیک اطلاعات تمرکز کنند. این ابزار با یکپارچگی کاملی که با سیستم ساز دارد، به شما کمک می‌کند تا:

• تصمیم‌های استراتژیک بهتری برای سازمان خود اتخاذ کنید.
• خطاهای تبدیل داده‌ها به گزارش‌های کاربردی را کاهش دهید.
• زمان مورد نیاز برای تهیه گزارش‌های سازمانی را به حداقل برسانید.
• در وقت و هزینه‌های مدیریت داده‌ها صرفه‌جویی کنید.
• سریع‌تر از قبل برای پیشرفت سازمان خود تصمیم بگیرید.

خلاصه مطلب

اکسل سال‌هاست که به عنوان ابزاری قابل اعتماد برای نگهداری اطلاعات، تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری سازمانی شناخته می‌شود. گزارش ساز به عنوان ابزاری جدید می‌تواند علاوه بر انجام بهینه‌تر وظایفی که از طریق اکسل انجام می‌شود، همکاری اعضای تیم شما را بهینه‌تر کند، بخشی از فرایند گزارش سازی را خودکار کند، دقت و سرعت را افزایش دهد و سازمان شما را به سطح تازه‌ای برساند. در دنیای کسب‌وکار دیجیتال که به دقت و سرعت بالا در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک نیاز است،‌ ابزارهایی مثل گزارش ساز و سیستم ساز جایگزین نرم افزارهای قدیمی مانند اکسل خواهند شد.