مصاحبه خروج چیست؟ 8 سوال مهم که باید بپرسید

بسیاری از سازمان‌ها مصاحبه خروج را یک تشریفات اضافی اداری می‌دانند که بود و نبود آن تفاوت چندانی ایجاد نمی‌کند. اما در سیستم‌های مدیریتی جدید که همه چیز به وسیله ابزارهای دیجیتال به دقت بررسی می‌شود، مشخص شده که مصاحبه خروج فقط یک گفتگوی ساده نیست، بلکه می‌تواند ابزاری قدرتمند برای شناسایی نقاط ضعف سازمان باشد. این امر به قدری اهمیت پیدا کرده که امروزه سامانه‌هایی مثل نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری طراحی شده‌اند تا در این زمینه به یاری مدیران سازمان‌ها بیایند و دلایل خروج افراد از سازمان را به شکل دقیق آشکار کنند. در این مقاله قصد داریم با بررسی 8 سوال مهم که در مصاحبه خروج باید پرسیده شود، اهمیت این فرایند ساده را به شما نشان دهیم.

مصاحبه خروج چیست و چه اهمیتی دارد؟

مصاحبه خروج گفتگویی رسمی یا نیمه رسمی است که بین کارمندی که در حال ترک سازمان است و یکی از مدیران یا نماینده‌ای از منابع انسانی برگزار می‌شود. هدف از این مصاحبه دریافت بازخوردی صادقانه درباره تجربه کاری کارمند در سازمان است. در صورتی که این مصاحبه به درستی انجام شود و کارمند در حال خروج از شرکت نیز صادقانه به پرسش‌ها پاسخ دهد، هم دلایل خروج افراد مشخص می‌شود و هم این‌که پیشنهادهای سازنده‌ای برای بهبود شرکت ارائه می‌شود. آمارها نشان می‌دهد شرکت‌هایی که مصاحبه خروج را به شکل اصولی انجام می‌دهند، نرخ حفظ کارکنان بالاتری نسبت به سایر سازمان‌ها دارند. مصاحبه خروج همچنین می‌تواند چهره سازمان شما را حفظ کند تا حتی کارمندانی که مجموعه شما را ترک می‌کنند نیز سفیران سازمان شما باشند.

خروج کارمندان به هر دلیلی که باشد، استفعا، بازنشستگی یا تصمیم سازمان، می‌تواند پیامدهای گسترده‌ای برای مجموعه شما داشته باشد. بدون مصاحبه خروج، دلایل واقعی که کارکنان به خاطر آن‌ها سازمان را ترک می‌کنند پنهان می‌ماند و شما از این اطلاعات مهم بی‌خبر می‌مانید. بازخوردهایی که در این مصاحبه‌ها دریافت می‌کنید می‌توانند مشکلات مدیریتی، کمبودها و یا ضعف‌های سازمانی را به شما نشان دهند. برای مثال یک شرکت خدماتی ممکن است با انجام مصاحبه خروج و با استفاده از انواع نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری متوجه شود که دلیل اصلی خروج استعدادها از سازمان، نبود برنامه‌های آموزشی کافی است. این شرکت به سادگی می‌تواند با اصلاح این مشکل، هم رضایت کارکنان خود را به دست بیاورد و هم نرخ خروج افراد را تا حد ممکن کاهش دهد.

8 سوال کلیدی برای مصاحبه خروج

سوالاتی که در مصاحبه خروج پرسیده می‌شوند باید دقت بالایی داشته باشند، برای پاسخگویی فضای بازی داشته باشند و بدون هیچگونه قضاوت اولیه باشند. این سوالات باید تجربه کاری افراد را به شکل عمیق بررسی کنند و شما را به بینشی برسانند که در راستای بهبود سازمان به کارتان بیاید. پرسش‌های مصاحبه خروج می‌تواند بر اساس نیازهای سازمان شما و فرهنگ سازمانی که در مجموعه شما حاکم است شخصی‌سازی شود. همچنین می‌توانید برای کارکنان بخش‌های مختلف سازمان پرسش‌های مختلفی طراحی کنید. در این بخش به 8 پرسش کلیدی می‌پردازیم که می‌توانید در مصاحبه خروج از افراد بپرسید.

1. چرا تصمیم به ترک سازمان گرفتید؟

   این سوال هسته اصلی هر مصاحبه خروج است. بررسی علت خروج کارمندان به صورت مستقیم در ابتدای مصاحبه، دست آن‌ها را برای پاسخگویی کاملا باز می‌گذارد. پاسخ‌ها به این پرسش ممکن است به ناکافی بودن حقوق و مزایا، رضایت نداشتن از شیوه‌های مدیریتی، نبود تعادل کافی بین کار و زندگی و یا امید نداشتن به پیشرفت کاری اشاره کنند. حتی در بعضی از مواقع ممکن است پاسخ ساده‌تر از این حرف‌ها باشد و علت خروج فرد از سازمان به یک دلیل شخصی مربوط شود. دانستن دلیل اصلی ترک سازمان، نخستین گام برای رفع مشکلات و بهبود سازمان شماست.

2. کدام جنبه شغل شما رضایت‌بخش بود؟

   بد نیست که در قدم بعدی به جنبه‌های مثبت تجربه کاری افراد بپردازید و از آن‌ها بخواهید از آنچه در سازمان برای‌شان رضایت‌بخش بوده بگویند. این پرسش هم فضای مصاحبه را مثبت و دوستانه نگه می‌دارد و هم به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت سازمان‌تان را بشناسید. پس از این مصاحبه می‌توانید در راستای حفظ و پررنگ کردن این نقاط مثبت تلاش کنید.

3. جای چه چیزی در تجربه کاری شما خالی بود؟

   پاسخ به این سوال از سمت فردی که در حال ترک سازمان است می‌تواند دقیقا روی نقطه ضعفی که ممکن است در مجموعه شما وجود داشته باشد دست بگذارد. مواردی مثل کمبود حمایت، ابزارهای ناکافی برای پیش‌برد کارها، فرایندهای ناکارآمد و قابل بهبود و... می‌توانند پاسخ‌های احتمالی افراد به این پرسش باشند.

4. آیا ابزارهای لازم برای انجام وظایف در اختیارتان بود؟

   گاهی اوقات ممکن است به خاطر نبود امکانات لازم، فشار کاری بر روی برخی از کارکنان بیشتر از حد نرمال باشد. کمبودهایی که در ابزارها و امکانات ممکن است سرعت انجام کارها یا بازدهی افراد را کاهش دهند، یکی از دلایل خروج افراد از شرکت هستند. با استفاده از انواع نرم افزار منابع انسانی می‌توانید آمار این کمبودها را در دسترس داشته باشید و برای بهبود اوضاع اقدامات موثر انجام دهید.

5. رابطه شما با مدیران و همکاران چگونه بود؟

   بدون شک کیفیت روابط تیمی و فرهنگ تعاملی که بین کارکنان برقرار است تاثیر بسیار زیادی بر رضایت شغلی آن‌ها می‌گذارد. هرگونه مشکلات مدیریتی یا اختلال‌هایی که در همکاری بین کارکنان یک تیم ممکن است به وجود بیاید می‌تواند یکی از علت‌های خروج از افراد از سازمان باشد، که در اولین فرصت باید مورد بررسی قرار گیرد.

6. آیا فرصت رشد و یادگیری داشتید؟

   یکی از مهم‌ترین دلیل‌هایی که افراد از یک سمت شغلی ناامید می‌شوند و تصمیم می‌گیرند از یک مجموعه خارج شوند، این است که فضایی برای پیشرفت شغلی و توسعه مهارت‌های‌شان در آن شرکت نمی‌بییند. منابع انسانی شرکت وظیفه دارد تا با استفاده از داده‌های انواع نرم افزار منابع انسانی، برنامه‌های آموزشی لازم و فرصت‌های مختلف برای ارتقای مهارت‌های افراد را در اختیارشان بگذارد. گاهی در همین مصاحبه‌های خروج است که مدیران متوجه می‌شوند در چه زمینه‌هایی می‌توانند با ارائه چند برنامه آموزشی، فرصت رشد و ارتقا را در اختیار کارکنان خود بگذارند.

7. چه پیشنهادی برای بهبود سازمان دارید؟

   پس از صحبت از نقاط قوت و نقاط ضعف، وقت آن است که ایده‌های عملی را از کارمند در حال خروج دریافت کنید. کارکنان معمولا ایده‌های سازنده‌ای برای بهبود شرایط در بخش خود دارند که اگرچه شاید گاهی اوقات بلندپروازانه و غیرممکن به نظر برسند، در برخی از موارد نیز می‌توانند عملی شوند و بازدهی فرایندهای سازمان شما را بالا ببرند. پس در این مرحله این فرصت را در اختیار دارید تا به تمام پیشنهادهای فرد برای بهبود فرایندهای شرکت گوش کنید و آن‌ها را به وسیله نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری ذخیره کنید.

8. آیا سازمان را به دیگران توصیه می‌کنید؟

   این سوال به عنوان آخرین پرسش مصاحبه خروج می‌تواند احساس کلی کارمند نسبت به سازمان شما را نشان دهد. پاسخ مثبت می‌تواند اثبات کننده تاثیرگذاری برند کارفرمایی شما باشد و پاسخ منفی از نیاز به تغییرات بیشتر خبر می‌دهد.

تاثیر نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری در مصاحبه خروج

انجام مصاحبه خروج به شکل سنتی و به صورت دستی، هم زمان‌بر است و هم مستعد خطاها و سوگیری‌های مختلف است. نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری برسا به شما کمک می‌کند تا این فرایند را به شکل هوشمند و هدفمند انجام دهید و از امکانات مختلفی که این سامانه ارائه می‌دهد استفاده کنید. قابلیت‌هایی که این نرم افزار منابع انسانی در اختیارتان می‌گذارد عبارت‌اند از:

1. ایجاد فرایند خاتمه همکاری

   این سامانه یک نرم افزار فرایند محور است و به شما این امکان را می‌دهد تا فرایند خاتمه همکاری و گردش کار مرتبط با آن را دقیقا بر اساس رویه‌ها و نیازهای سازمان خود تعریف کنید. به این ترتیب، تمام مراحل خروج فرد از سازمان، از مصاحبه خروج گرفته تا تکمیل تمامی مراحل اداری، همگی به شکل منظم و هماهنگ انجام می‌شود.

2. طراحی فرم خاتمه همکاری

   از دیگر ویژگی‌های این نرم افزار، قابلیت طراحی پویای آن است. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد تا انواع پرسشنامه‌ها و فرم‌های کاربردی که برای مصاحبه خروج نیاز است را طراحی کنید و داده‌های آن را به شکل دقیق و جامع دسته‌بندی کنید. این‌گونه هر سازمان می‌تواند به سادگی فرم‌های مورد نیاز خود را ایجاد کرده و از اطلاعات و آمار آن‌ها بهره ببرد.

3. تحلیل کاربردی

   این قابلیت ریشه‌یابی دلایل ترک خدمت کارکنان سازمان شما را به شکل دقیق انجام می‌دهد. با تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده از مصاحبه‌ها و سایر منابع می‌توانید الگوهای خروج را شناسایی کرده و نقاط اصلی نارضایتی افراد را پیدا کنید. فقط از این طریق است که می‌توانید راهکارهای مختلف را بررسی کنید و برای بهبود اوضاع سازمان خود اقدامات موثر انجام دهید.

4. یکپارچگی با سایر نرم افزارها

   نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری به عنوان بخشی از راهکار منابع انسانی می‌تواند به صورت یکپارچه با سایر نرم افزارهای سازمانی شما فعالیت کند. به این ترتیب، داده‌های این سامانه می‌توانند در سایر بخش‌های منابع انسانی نیز به سادگی از طریق نرم افزار منابع انسانی به کار گرفته شوند.

نکات کلیدی برگزاری مصاحبه خروج

مصاحبه خروج اگرچه یک گفتگوی نیمه رسمی بسیار ساده به نظر می‌رسد، اما اگر به درستی انجام شود می‌تواند اطلاعات بسیار مهمی در اختیار شما بگذارد. فقط با رعایت چند نکته می‌توانید کیفیت بازخوردهایی که در این مصاحبه‌ها دریافت می‌کنید را چند برابر کنید. این نکات عبارت‌اند از:

• فضای امن ایجاد کنید: به افراد اطمینان دهید که پاسخ‌ها محرمانه می‌مانند تا آن‌ها بتوانند با صداقت کامل به پرسش‌های شما پاسخ دهند.

• شنونده فعال باشید: افراد زمانی با اشتیاق صحبت می‌کنند که بدانند شنونده‌ای دارند. اگر فرد احساس کند که مصاحبه خروج چیزی بیشتر از یک تشریفات اداری نیست، احتمال این‌که اطلاعات ارزشمندی در اختیار شما بگذارد کم است.

• پرسش‌های باز مطرح کنید: سوال‌هایی که دست فرد را در پاسخگویی باز می‌گذارند، معمولا به داده‌های عمیق‌تر و باارزش‌تری می‌رسند.

• بی‌طرف بمانید: از توجیه مشکلات مجموعه یا دفاع از تصمیمات و استراتژی‌های سازمان خودداری کنید تا کارمند به راحتی بتواند به پاسخگویی بپردازد.

• به زمان‌بندی توجه کنید: بهتر است مصاحبه خروج را زمانی برگزار کنید که کارمند هنوز احساس تعلق به سازمان را دارد و در قبال انجام مصاحبه حداقل تا اندازه‌ای احساس مسئولیت می‌کند.

• بازخوردها را به‌کار بگیرید: داده‌ها را به وسیله انواع نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری تحلیل کنید و برای بهبود سازمان خود برنامه‌ریزی کنید.

• فرایند خروج را استاندارد کنید: سوالات ثابت و قالب‌های مشخص، امکان مقایسه داده‌ها برای جمع‌آوری اطلاعات را ساده‌تر می‌کنند. برای این کار می‌توانید از انواع نرم افزار منابع انسانی استفاده کنید.

خلاصه مطلب

مصاحبه خروج فقط بخشی از تشریفات سازمانی نیست، بلکه می‌تواند ابزاری قدرتمند برای بهبود سازمان و افزایش بهره‌وری فرایندها باشد. با پرسیدن سوالات اساسی مثل 8 سوال مهمی که در این مقاله مطرح کردیم، می‌توانید با دقتی مثال‌زدنی دلایل اصلی خروج افراد از سازمان خود را کشف کنید و با تمرکز بر روی نقاط ضعف، فضای کاری بهتری بسازید. ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت خاتمه همکاری می‌توانند در این راستا کار شما را ساده‌تر کنند و همه بخش‌های خروج فرد از مجموعه را در یک فرایند سازمان‌یافته و اثربخش خلاصه کنند.