تاثیر اتوماسیون اداری بر کاهش اشتباهات انسانی در سازمان‌ها

هر روز در سازمان‌ها، اشتباهات انسانی کوچک مثل خطا در تایپ اسناد، فراموشی پیگیری مکاتبات، اشتباهات محاسباتی، وارد کردن اشتباه داده‌ها و... زمان و هزینه چشم‌گیری را به خود اختصاص می‌دهند. این خطاها هر چه‌قدر هم که کوچک باشند می‌توانند در نهایت به تصمیم‌گیری‌های اشتباه منجر شوند و یا حتی با کم کردن اعتماد مشتریان، سازمان شما را از اهدافی که دارید دور کنند. اتوماسیون اداری یکی از راه حل‌های پرکاربردی است که می‌تواند این اشتباهات را به حداقل مقدار ممکن برساند. در این مقاله با بررسی اتوماسیون اداری و مزایای آن، به نقش این مفهوم در کاهش خطاهای انسانی در سازمان می‌پردازیم.

هزینه‌ای که برای اشتباهات انسانی باید پرداخت کنید

از اشتباهات تایپی گرفته تا فراموشی وظایف، اشتباهات انسانی در هر سازمانی رخ می‌دهند. آمارها نشان می‌دهد خطاهای انسانی که به خاطر فرایندهای دستی در روش‌های سنتی اتفاق می‌افتند، هزینه‌های روی دست کسب‌وکارها می‌گذارند که قابل چشم‌پوشی نیستند. این‌گونه خطاها ممکن است به‌خاطر خستگی، تکراری بودن کارها و یا دلایل دیگر رخ دهند و تا موقعی که فرایندها به شکل دستی انجام شود،‌ اجتناب‌ناپذیرند. تفاوتی هم ندارد که مجموعه شما یک کسب‌وکار کوچک است یا سک سازمان بزرگ، اشتباهات انسانی می‌تواند...

• زمان پردازش اسناد، مدارک و قراردادها را افزایش دهد.
• ارائه خدمات به مشتریان را به تاخیر بیندازد.
• از اعتماد مشتریان به سازمان شما بکاهد.
• تصمیم‌گیری‌های نادرست را در پی داشته باشد.
• به دوباره‌کاری و تکرار وظایف دامن بزند.
• ضررهای مالی سنگین به شکل مستقیم داشته باشد.
• سازمان را درگیر مشکلات مختلف قانونی کند.

کاهش خطاها با اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری می‌تواند تاثیر بسزایی در کاهش اشتباهات انسانی در سازمان‌ها داشته باشد. برای این‌که بتوانیم درباره این تاثیر صحبت کنیم‌، ابتدا باید تعریفی از این مفهوم داشته باشیم. اتوماسیون اداری یعنی:

«استفاده بهینه از ابزارهای دیجیتال جهت خودکارسازی امور روزمره و تکراری مثل مدیریت اسناد، مکاتبات اداری، هماهنگی جلسات و... در سازمان.»

در سازمانی که اتوماسیون اداری راه‌اندازی شده باشد دیگر جایی برای کاغذبازی‌های تشریفاتی و جابجایی دستی اسناد وجود ندارد؛ اتوماسیون اداری با استفاده از نرم افزارهای هوشمند فرایندهای دستی را تا جای ممکن خودکار می‌کند. از ثبت یک نامه گرفته تا پیگیری درخواست‌های مختلف، همه چیز بدون دخالت انسان انجام می‌شود و دیگر جایی برای اشتباه وجود ندارد. ویژگی‌های اتوماسیون اداری در این راستا عبارت‌اند از:

1. ورود داده‌ها به شکل خودکار وارد کردن داده‌ها به شکل دستی،‌ حتی توسط افرادی که سال‌ها در این کار تجربه دارند، هیچ‌گاه نمی‌تواند بدون درصدی از خطا باشد. نرم افزارهایی که در اتوماسیون اداری استفاده می‌شوند می‌توانند داده‌ها را از منابع دیجیتال متعدد دریافت کنند و به همان شکلی که شما تعریف می‌کنید بایگانی کنند. فرقی نمی‌کند که این داده‌ها از کجا می‌آیند و به کجا باید بروند، فقط کافی است فرایند این جابجایی را تعریف کنید تا اتوماسیون آن را به صورت خودکار برای شما انجام دهد.

2. مدیریت خودکار مکاتبات در اتوماسیون اداری،‌ با استفاده از ابزارهایی مثل نرم افزار مکاتبات اداری حتی می‌توانید بررسی، ارسال و پیگیری نامه‌ها و سایر انواع مکاتبات را هم به شکل خودکار انجام دهید. این‌گونه دیگر لازم نیست نگران فراموشی در ارسال نامه‌ها و یا عدم پاسخگویی به مکاتبات مختلف باشید. شما مسیر مکاتبات را مشخص می‌کنید و سیستم هر نامه و سند را به دست افرادی که باید در آن نقش داشته باشند می‌رساند.

3. اعلان‌های خودکار در بعضی از مواقع، خطاهایی که در کارها رخ می‌دهد به‌خاطر فراموشی یا سهل‌انگاری افراد است. در اتوماسیون اداری شما برای هر وظیفه‌ای می‌توانید اعلان‌هایی با مهلت‌های مشخص تعیین کنید تا در زمان مورد نظر ارسال شوند و از به تاخیر افتادن کارها جلوگیری کنند.

4. کنترل داده‌ها در راهکار اتوماسیون اداری ابزارهایی وجود دارند که می‌توانند داده‌ها را بررسی کنند و خطاهای احتمالی در آن‌ها را شناسایی کنند. برای مثال یک اشتباه تایپی در صدها ستون عدد شاید از چشم انسان پنهان بماند، اما یک سیستم دیجیتال به وضوح می‌تواند آن را تشخیص دهد، با نسخه اصلی مطابقت دهد و در صورت نیاز آن را اصلاح کند.

5. ردیابی و مستندسازی یکی از ویژگی‌های کاربردی هر ابزار در اتوماسیون اداری این است که هر تغییر یا اقدامی که انجام شود، در سیستم ثبت شده و قابل ردیابی است. به این ترتیب به سادگی می‌توانید خطاها را ردیابی کرد و به سرعت برای اصلاح آن‌ها اقدام کنید.

تاثیر اتوماسیون بر مکاتبات اداری

در سازمان‌های بزرگ، مکاتبات اداری اصلی‌ترین راه ارتباطی درون سازمانی و برون سازمانی هستند. مدیریت دستی این مکاتبات که شامل نامه‌های کاغذی، ایمیل‌های پراکنده و... می‌شود کار ساده‌ای نیست و عاری از خطا هم نخواهد بود. کاری که اتوماسیون می‌تواند برای مکاتبات اداری انجام دهد شامل موارد زیر است.

• ارسال خودکار: نامه‌ها، ایمیل‌ها و هر شکل دیگری از مکاتبات می‌توانند بر اساس الگوهای از پیش تعریف شده، در مسیرهای از پیش تعیین شده در زمان مشخص ارسال شوند. این‌گونه خطاهای نگارشی و هرگونه تاخیر در زمان‌بندی به کلی از بین می‌رود.

• بایگانی دیجیتال: بایگانی اسناد به شکل سنتی هم دسترسی به مدارک را دشوار می‌کند و هم خطر گم شدن و از بین رفتن آن‌ها را افزایش می‌دهد. در سیستم مکاتبات اداری شما می‌توانید تمام مدارک را به سمت نرم افزارهای بایگانی اسناد بفرستید و اطمینان داشته باشید که همه چیز در فضایی امن و در دسترس ذخیره خواهد شد.

• پیگیری لحظه‌ای: وضعیت هر نامه‌ای که از بخشی به بخش دیگر ارسال می‌شود، در داشبورد مدیران و کاربران مجاز قابل پیگیری و ردیابی است. این‌گونه هر اشتباهی در روند کار وجود داشته باشد، به سرعت مشخص می‌شود و می‌توان جلوی آن را گرفت.

• امنیت اطلاعات: نرم افزارهای مکاتبات اداری از سیستم‌های رمزنگاری پیشرفته استفاده می‌کنند و امنیت اطلاعات در سازمان شما را تضمین می‌کنند. تنها کسانی می‌توانند به محتوای مکاتبات یا اطلاعاتی که در اسناد مختلف ثبت شده دسترسی داشته باشند که شما برای آن‌ها دسترسی مجاز تعیین کرده باشید.

نرم افزار مکاتبات اداری برسا

سامانه مکاتبات اداری برسا یک نرم افزار جامع و کارآمد برای مدیریت ارتباطات درون سازمانی است که می‌تواند اشتباهات انسانی در مکاتبات سازمان را به کمترین مقدار ممکن کاهش دهد. نرم افزار مکاتبات اداری برسا یکی از بخش‌های اصلی راهکار اتوماسیون اداری است که امکانات بسیار خوبی در اختیارتان می‌گذارد. این امکانات عبارت‌اند از:

1. انتخاب کارتابل کاربر محور یا سمت محور منظور از کارتابل کاربر محور یا سمت محور، نحوه برخورد با مکاتبات و اسناد بین کارمندان مختلف است. یک زمان شما می‌خواهید نامه‌ای به دست یک شخص خاص، فارغ از سمتی که در شرکت دارد برسد؛ در چنین شرایطی به سراغ کارتابل کاربر محور می‌روید. اما یک زمانی خود شخص مهم نیست و رسیدن نامه به دست کسی که یک سمت مشخص دارد اهمیت پیدا می‌کند؛ در این شرایط میز کار الکترونیک باید روی حالت سمت محور تنظیم شده باشد. این ویژگی دسترسی غیرمجاز افراد به اطلاعات در طول زمان را نیز کنترل می‌کند. به این ترتیب می‌توانید مدیریت مکاتبات را به طور دقیق و متناسب با ساختار سازمانی دلخواه خود انجام دهید.

2. انعطاف در دسترسی ادمین به دبیرخانه‌ها در نرم‌افزار مکاتبات اداری برسا، کسی که ادمین است می‌تواند به تمامی دبیرخانه‌ها و زیرمجموعه‌ها دسترسی داشته باشد. این ویژگی برای سازمان‌های پیچیده مانند هلدینگ‌ها، دانشگاه‌ها و سایر مجموعه‌های چندبخشی بسیار کاربردی است. این قابلیت به ادمین اجازه می‌دهد تا به صورت مرکزی اطلاعات دبیرخانه‌های مختلف را مدیریت کند و از وضعیت و عملکرد آن‌ها باخبر باشد.

3. قابلیت ارجاع شرح خصوصی شما یک نامه را به صورت فیزیکی می‌توانید سربسته برای کسی بفرستید و مطمئن باشید که در مسیر کسی نمی‌تواند به محتوای آن دسترسی داشته باشد. در نرم افزار مکاتبات اداری نیز امکان ارجاع نامه به شخص دیگر به شکلی که متن نامه مخفی بماند وجود دارد. این ویژگی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند تنها افراد مجاز به محتوای نامه‌ها و اسنادی که از بخشی به بخش دیگر ارسال می‌شود دسترسی دارند. این رویکرد به بهبود مدیریت سطوح دسترسی در مکاتبات سازمانی و همچنین جلوگیری از نشت اطلاعات حساس کمک می‌کند.

4. طراحی و اجرای فرایند برای برنامه‌ها نرم‌افزار مکاتبات اداری برسا به عنوان بخشی از راهکار اتوماسیون اداری، توسط سیستم ساز توسعه یافته است. در نتیجه با تهیه سیستم ساز در کنار نرم افزار مکاتبات اداری این امکان را دارید که فرایندهای دلخواه خود را برای سازمان‌تان طراحی کنید. فرایندهایی که در سیستم مکاتبات اداری طراحی می‌شوند می‌توانند اشتباهات انسانی را به حداقل مقدار ممکن کاهش دهند.

5. ارائه گزارشات مدیریتی هوشمند گزارشاتی که نرم‌افزار مکاتبات اداری ارائه می‌دهد شامل اطلاعات پایه‌ای مانند تعداد کل نامه‌ها، ارجاعات در بازه‌های زمانی مختلف و... می‌شود. این گزارشات به مدیران و کاربران کمک می‌کند تا از وضعیت کلی عملکرد افراد باخبر باشند و با انجام مقایسه‌های لازم بتوانند تصمیم‌گیری کنند.

6. قابلیت تغییر فرم‌های مکاتبات اداری یکی از برتری‌های نرم‌افزار مکاتبات اداری برسا این است که کاملا قابل تغییر و توسعه به سمت آن چیزی است که سازمان شما نیاز دارد. با وجود این‌که این نرم‌افزار یک چارچوب استاندارد برای سیستم مکاتبات اداری ارائه می‌دهد، اما در صورت نیاز به تغییر کاملا انعطاف‌پذیر عمل می‌کند. کاربران می‌توانند با تهیه سیستم ساز تغییرات مورد نظر خود را اعمال کرده و از مزایای دیگر سیستم ساز نیز استفاده کنند.

خلاصه مطلب

با خودکارسازی فرایندها به وسیله اتوماسیون اداری، اشتباهات انسانی به شکل چشم‌گیری کاهش پیدا می‌کند و به بهره‌وری سازمان افزوده می‌شود. ابزارهایی مثل نرم افزار مکاتبات اداری، به عنوان بخشی از راهکار اتوماسیون اداری می‌توانند دقت و سرعت را در فرایندهای متنوع ارسال نامه‌ها و اسناد تضمین کنند. با سپردن کارهای تکراری و خسته‌کننده به اتوماسیون اداری،‌ نه تنها از اشتباهات انسانی می‌کاهید، بلکه زمان و انرژی سازمان خود را برای تمرکز بر امور مهم‌تر آزاد می‌گذارید.