بایگانی الکترونیکی: چگونه اطلاعات حساس سازمان را به صورت امن ذخیره کنیم؟

تمامی اسناد سازمان مثل قراردادها، گزارش‌های مالی، اطلاعات مشتریان و هرگونه داده‌ای که برای پیش‌برد کارها استفاده می‌شوند، دارایی‌های ارزشمند سازمان هستند. مدیریت این اسناد روی کاغذ یا سیستم‌های قدیمی معمولاً هم زمان‌بر است و هزینه‌های مختلفی دارد و هم خطر گم شدن یا دسترسی‌های غیرمجاز به اطلاعات آن‌ها همیشه وجود دارد. ابزارهای نوین مثل نرم افزار بایگانی اسناد، راه حل‌هایی هستند که برای عبور از این چالش‌ها طراحی شده‌اند و می‌توانند در این راستا به کمک شما بیایند.

ضرورت بایگانی الکترونیکی

اسناد کاغذی که در پوشه‌های مختلف دسته‌بندی می‌شوند، فضای زیادی اشغال می‌کنند و یافتن یک برگه خاص در میان آن‌ها ممکن است ساعت‌ها طول بکشد. در کسب‌وکارهایی که مدیریت اسناد و اطلاعات خود را به صورت سنتی انجام می‌دهند، بخش قابل توجهی از زمان کارکنان به جستجو در میان اسناد اختصاص داده می‌شود. روش‌های آرشیو اسناد به صورت سنتی همچنین خطراتی مثل از بین رفتن مدارک و یا دسترسی غیرمجاز و سرقت اطلاعات را هم به همراه دارند.

بایگانی الکترونیکی به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری سازمان می‌تواند این مشکلات را به سادگی حل کند. با دیجیتال کردن اسناد علاوه بر این‌که فضای ذخیره‌سازی اطلاعات شما تقریباً نامحدود می‌شود، دسترسی شما و کارکنان سازمان‌تان به داده‌ها نیز چندین برابر سریع‌تر و امن‌تر خواهد شد. به این ترتیب دیگر لازم نیست کارکنان ساعت‌ها وقت خود را صرف کارهایی کنند که فقط در چند دقیقه قابل انجام‌ است.

مزایای بایگانی اسناد به صورت دیجیتال

ذخیره‌سازی اطلاعات سازمان از طریق انواع نرم افزار آرشیو اسناد مزایای مختلفی در اختیار شما می‌گذارد. ویژگی‌های اصلی این نرم افزارها و تاثیر مثبتی که در روند کارهای سازمان دارند را می‌توانید در این بخش ببینید:

1. افزایش امنیت اطلاعات

   یکی از مهم‌ترین نگرانی‌های مدیران هر سازمان حفظ امنیت اطلاعات حساس است. هر سازمانی داده‌های ارزشمندی دارد که به هیچ عنوان نباید از سازمان خارج شوند. انواع نرم افزار آرشیو اسناد به شما این امکان را می‌دهد که با تعریف سطوح دسترسی، از دسترسی‌های غیرمجاز به اطلاعات جلوگیری کنید. شما همچنین می‌توانید با پیاده‌سازی انواع رمزنگاری‌ها، یک دیواره دفاعی محکم در برابر سرقت اطلاعات طراحی کنید تا هیچ‌کس به جز شما به اسناد حساس شرکت دسترسی نداشته باشد.

2. جستجوی سریع اسناد

   در سیستم‌های ذخیره‌سازی اطلاعات به شکل سنتی، تمام مدارک و اطلاعات روی کاغذ و در پرونده‌های مختلف بایگانی می‌شوند. دسترسی به داده‌های این اسناد و جستجو در میان آن‌ها، حتی اگر چند نیروی متخصص برای بایگانی داشته باشید فرایند زمان‌بری است. با تکیه بر قدرت بایگانی الکترونیکی، علاوه بر این‌که به سادگی می‌توانید سند مورد نظر خود را پیدا کنید، امکان جستجو بر اساس کلمات کلیدی و همچنین فیلتر کردن مدارک بر اساس معیارهای مختلف را هم در اختیار دارید.

3. دسترسی به نسخه‌های مختلف

   در بایگانی سنتی اسناد، معمولاً زمانی که یک مدرک بروزرسانی می‌شود، نسخه قدیمی آن از چرخه ذخیره‌سازی خارج می شود؛ مگر این‌که حساسیت آن سند بالاتر از حد معمول باشد. اما در بایگانی الکترونیکی، شما می‌توانید به تمام نسخه‌های یک سند در زمان‌های مختلف از طریق نرم افزار بایگانی اسناد دسترسی داشته باشید تا هیچ‌گونه تغییری در داده‌ها از چشم‌های‌تان پنهان نماند.

4. پشتیبان‌گیری خودکار

   نرم افزارهای آرشیو اسناد این قابلیت را دارند که از اطلاعات شما به صورت خودکار نسخه‌های پشتیبان تهیه کنند. به این صورت حتی اگر سیستم سازمانی شما با مشکلات جدی مواجه شود و از کار بیفتد هم، هیچ‌گاه داده‌های حساسی که ذخیره کرده‌اید از بین نمی‌رود و همیشه قابل بازیابی خواهد بود.

5. یک گام به سمت دیجیتال شدن

   تغییر سیستم ذخیره‌سازی اطلاعات از حالت سنتی به بایگانی الکترونیک شاید در نگاه اول کار دشواری به نظر برسد، اما گام بزرگی است که سازمان شما را یک قدم به دیجیتال شدن نزدیک‌تر می‌کند. نرم افزارهای بایگانی اسناد معمولاً به گونه‌ای طراحی می‌شوند که با سایر نرم افزارهای سازمانی سازگار باشند و به بخش کوچکی از اتوماسیون اداری مجموعه شما تبدیل شوند.

امنیت اطلاعات در نرم افزار آرشیو اسناد

شاید مهم‌ترین دغدغه مدیران سازمان برای انتخاب یک نرم افزار بایگانی اطلاعات، اطمینان از سطح امنیت آن باشد. در این بخش می‌خواهیم با جزییات بیشتری به امنیت اطلاعات در بایگانی الکترونیکی بپردازیم. امنیت داده‌های حساس سازمانی از طریق این موارد تامین می‌شود:

1. رمزنگاری داده‌ها

   اطلاعات سازمانی در این نرم افزارها با الگورتیم‌های پیشرفته رمزنگاری می‌شوند تا در برابر نفوذ هکرها مقاوم باشند. به طور دقیق‌تر، فرایند Encryption و Decryption اطلاعات با کلیدهایی انجام می‌شود که مختص سیستم سازمان شماست و در دسترس هیچکس دیگر قرار ندارد.

2. تعیین سطوح دسترسی

   مدیران می‌توانند دسترسی کارکنان سازمان به اطلاعات را بر اساس نقشی که برعهده دارند محدود کنند. برای مثال حسابداران شرکت می‌توانند فقط به اسناد مالی دسترسی داشته باشند و مدیران میانی که سطح دسترسی بالاتری نیاز دارند می‌توانند در میان دامنه وسیع‌تری از اطلاعات به جستجو بپردازند.

3. پیگیری تغییرات

   شاید بتوان یک سند فیزیکی را تغییر داد و بدون اینکه کسی بفهمد با نسخه اصلی‌اش جایگزین کرد، اما این کار در نرم افزار بایگانی اطلاعات به این سادگی امکان‌پذیر نیست. با توجه به این‌که تمام نسخه‌های یک سند همیشه در دسترس قرار دارد، هرگونه تغییر در داده‌های اسناد قابل ردیابی است و به همین سادگی‌ها نمی‌توان در اطلاعات سازمان دست برد.

4. پشتیبان‌گیری ابری

   پشتیبان‌گیری از اطلاعات سازمان هم در قالب دستگاه‌های ذخیره‌سازی فیزیکی قابل انجام است و هم به صورت ابری. ذخیره‌سازی نسخه پشتیبان در فضای ابری پس از رمزنگاری می‌تواند از داده‌های شما در برابر تمام حوادث فیزیکی محافظت کند.

برتری‌های نرم افزار بایگانی اسناد برسا

نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد برسا تمام مزایایی که درباره امنیت، سرعت و دقت بایگانی الکترونیکی در این مقاله اشاره کردیم را دارد، اما کار به همین‌جا ختم نمی‌شود. نرم افزار آرشیو اسناد برسا علاوه بر مزایایی که گفتیم، ویژگی‌هایی در اختیار شما می‌گذارد که در نرم افزارهای مشابه نمی‌توانید پیدا کنید! این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:

1. تاریخ انقضا و امحای اسناد

   شما در این نرم افزار می‌توانید تاریخ انقضا و امحا برای اسناد مشخص کنید و از این طریق تعیین کنید که یک سند تا چه زمانی در دسترس باشد و پس از آن آرشیو شود یا به طور کلی از سامانه حذف شود. کاربران در این سیستم همچنین می‌توانند طبقه‌بندی عمر اسناد و مدارک را بر اساس استانداردهایی که سازمان ملی اسناد ارائه داده تعریف کنند.

2. تعریف فرایند برای بایگانی

   شما به سادگی می‌توانید فرایند بایگانی و ذخیره‌سازی اسناد را بر اساس نیازهای سازمان خود شخصی‌سازی کنید. این قابلیت شامل تمام مراحل مختلف بایگانی از جمله ارسال اسناد، بررسی و تایید آن‌ها، تعیین مکان ذخیره‌سازی و انتقال به سایر بخش‌های سازمان می‌شود. مدیریت اطلاعات و چرخش داده‌ها با استفاده از این قابلیت در بهینه‌ترین حالت خود انجام می‌شود.

3. اتصال به سایر نرم افزارها

   نرم افزار آرشیو اسناد برسا به عنوان بخشی از راهکار اتوماسیون اداری با قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها می‌تواند یک سامانه یکپارچه بین نرم افزارهای مختلف سازمان شما فراهم کند. به این ترتیب کاربران بدون نیاز به جابجایی چندباره داده‌ها بین سیستم‌ها می‌توانند اطلاعات را در یک نقطه مشترک نگه‌دارند تا هم در زمان صرفه‌جویی شود و هم از خطاهای ممکن در ذخیره‌سازی اطلاعات کاسته شود.

4. شخصی‌سازی آرشیو اسناد

   نرم افزار آرشیو اسناد برسا با سیستم ساز تولید شده و به همین خاطر قابلیت شخصی‌سازی بسیار مناسبی در اختیار شما می‌گذارد. شما می‌توانید بخش‌های مختلف این ابزار کاربردی را مطابق با نیازهای خاص سازمان خود طراحی کنید تا عملکرد و بهره‌وری شرکت به بالاترین حد ممکن برسد.

خلاصه مطلب

بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک سازمان جایگزین بسیار مناسبی برای سیستم‌های سنتی ذخیر‌سازی اطلاعات است. با استفاده از انواع نرم افزار بایگانی اطلاعات می‌توانید داده‌های حساس مجموعه خود را در یک فضای کاملاً امن، دور از دسترس افراد سودجو نگهداری کنید. این نرم افزارها با رمزنگاری داده‌ها، قابلیت جستجوی سریع، دسترسی راحت‌تر، امکان پشتیبان‌گیری خودکار و... تمام اطلاعات سازمان شما را از خطرات سیستم‌های بایگانی سنتی حفظ می‌کنند. نرم افزار بایگانی اسناد برسا نمونه بسیار خوبی از این سامانه‌هاست که علاوه بر این موارد می‌تواند قابلیت‌های کاربردی بیشتری هم در اختیارتان بگذارد. بایگانی الکترونیکی اسناد سازمان، گام بزرگی است که می‌توانید به سمت دیجیتال شدن بردارید.