چرا باید در سازمان نرم افزار مدیریت اسناد داشته باشیم؟

سازمان‌ها و مجموعه‌های مختلف همیشه با حجم بالایی از مستندات از جمله قراردادها، گزارش‌ها، نامه‌ها و... سروکار دارند که به سازماندهی و مدیریت دقیق نیاز دارند. این اطلاعات و داده‌ها به عنوان یکی از ارزشمندترین دارایی‌های هر سازمان شناخته می‌شوند و همین باعث شده که مدیریت بهینه اسناد به یک ضرورت تبدیل شود. فرقی نمی‌کند که یک مجموعه کوچک داشته باشید یا عضوی از یک سازمان بزرگ باشید؛ شما در هر صورت به یک روش بهینه برای مدیریت اسناد نیاز دارید.

در همین راستا، نرم ‌افزار مدیریت اسناد به عنوان ابزاری کلیدی جهت تسهیل فرایندهای آرشیو و بایگانی اسناد عمل می‌کند. استفاده از این نرم‌ افزار نه تنها به بهبود کارایی و بهره‌وری بخش‌های مختلف مجموعه می‌انجامد، بلکه امنیت اطلاعات را نیز افزایش داده و دسترسی به داده‌ها را راحت می‌کند. در این مقاله، به بررسی اهمیت استفاده از نرم‌ افزار مدیریت اسناد در سازمان‌ها می‌پردازیم و مزایای آن را برمی‌شماریم.

چالش‌های مدیریت اسناد به شکل سنتی

سازمانی را تصور کنید که در قرن 21 همچنان تمام اسناد خود را فقط به صورت فیزیکی در واحد بایگانی نگهداری می‌کند. در چنین شرایطی فرقی نمی‌کند مدرکی که نیاز دارید فقط یک برگه نامه باشد یا یک پرونده سنگین و قطور،‌ در هر صورت برای دسترسی به آن باید به کمک مسئول بایگانی میان ردیف‌ها و طبقات فراوانی که با کاغذ پر شده بگردید. در طول زمان، با بالا رفتن حجم اسناد مجموعه هم این کار دشوارتر می‌شود و هم خطرات مختلفی اسناد شرکت را تهدید می‌کند. سازمان‌هایی که به سمت استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد و فناوری‌هایی از این دست نمی‌روند با چالش‌های زیر مواجه هستند:

1. هدر رفتن منابع و زمان
   یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که از مدیریت دستی اسناد ناشی می‌شود، اتلاف زمان و منابع است. در فرایندهای سنتی، کارکنان ممکن است ساعت‌ها را صرف جستجوی مستندات، مرتب‌سازی و بایگانی آن‌ها کنند. انرژی و زمانی که برای این کار لازم است، به مرور زمان با افزایش حجم اسناد سازمان بیشتر و بیشتر می‌شود. این اتلاف زمان نه تنها بر بهره‌وری سازمان تاثیر منفی می‌گذارد، بلکه ممکن است کار را به کاهش انگیزه و رضایت شغلی کارکنان نیز بکشاند.

2. تهدیدهای امنیتی
   در سیستم‌های دستی مدیریت اسناد، احتمال نشت اطلاعات و دسترسی غیرمجاز به مستندات حساس همیشه یکی از نگرانی‌های مدیران سازمان است. شما هر چه‌قدر هم که بخش بایگانی شرکت را از لحاظ امنیتی کنترل کنید، همچنان دسترسی‌های غیرمجاز به اطلاعات می‌تواند به بروز مشکلات جدی، از جمله افشای اطلاعات محرمانه و آسیب به اعتبار سازمان منجر شود.

3. ناهماهنگی بین کارکنان
   نبود هماهنگی و همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان یکی دیگر از چالش‌های استفاده نکردن از نرم ‌افزار آرشیو اسناد است. در سیستم‌های سنتی، اشتراک‌گذاری اطلاعات بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف دشواری‌های خود را دارد و این مساله می‌تواند هماهنگی کارکنان در پروژه‌ها را کاهش دهد.

4. مشکلات نگهداری
   مشکلات مربوط به نگهداری و بایگانی اسناد نیز از دیگر چالش‌هاست. نگهداری از اسناد به شکل سنتی نه تنها افزایش هزینه‌ها را به دنبال دارد، بلکه می‌تواند به از دست رفتن اطلاعات مهم نیز منجر شود.

نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

سیستم‌های مدیریت و بایگانی اسناد فقط یک جایگزین برای روش‌های سنتی نیستند. این نرم افزارها علاوه بر این‌که فرایندهای سنتی مدیریت اسناد را به شکل دیجیتال و بهینه‌سازی شده در اختیار شما می‌گذارند، امکانات جدید دیگری هم دارند. بهتر است ابتدا تعریفی از نرم افزار مدیریت اسناد داشته باشیم:

این نرم افزارها قابلیت‌هایی نظیر ذخیره‌سازی، سازماندهی، جستجو، و اشتراک‌گذاری اسناد را در اختیار شما می‌گذارند و این امکان را می‌دهند که به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید. به این شکل دیگر نیاز نیست برای پیدا کردن هر مدرک، در انبار کاه به دنبال سوزن بگردید. نرم‌ افزار مدیریت اسناد همچنین شامل ویژگی‌هایی برای کنترل دسترسی، امنیت اطلاعات و پیگیری مسیرهایی که مدارک طی می‌کنند نیز هستند که به بهبود کارایی و کاهش خطا در فرایندهای کاری می‌انجامد.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد

استفاده از سیستم‌ مدیریت اسناد چگونه می‌تواند چالش‌های بایگانی و نگهداری از مدارک سازمان را حل کند؟ نرم افزار مدیریت اسناد مزایایی در اختیار شما می‌گذارد که چالش‌های این کار را یک به یک برای شما رفع می‌کند. مهم‌ترین این مزایا عبارت‌اند از:

1. دسترسی سریع و آسان به اسناد مورد نیاز

   همانطور که پیشتر اشاره کردیم، کارکنان شرکت در روش‌های سنتی مجبور بودن تمام اسناد را در واحد بایگانی کنار یکدیگر نگهداری کنند و راه‌های مختلفی برای جستجو و دسترسی به اسناد مختلف ابداع کنند. با نرم افزار آرشیو اسناد اما کاربران می‌توانند به سرعت مدارک مورد نیاز را پیدا کرده و فراخوانی کنند. به این صورت به طور قابل توجهی در زمان مورد نیاز برای جستجوی اطلاعات صرفه‌جویی می‌شود.

2. اطمینان از صحت و کامل بودن اسناد و مدارک

   نرم ‌افزار مدیریت اسناد و مدارک، تغییرات ایجاد شده در هر فایل را پیگیری می‌کند و اطمینان می‌دهد که با وجود امکان دسترسی به نسخه‌های قدیمی‌تر، کاربران همیشه با جدیدترین نسخه کار می‌کنند. این ویژگی از سردرگمی و خطاهایی که ممکن است از وجود نسخه‌های متعدد یک سند ناشی شود می‌کاهد.

3. حفظ اسناد در برابر از دست رفتن و سرقت

   سیستم‌ مدیریت اسناد معمولاً ویژگی‌های امنیتی قوی مانند رمزگذاری و کنترل دسترسی برای حفاظت از اطلاعات حساس را در اختیار شما می‌گذارد. شما مجوزهای هر کاربر را می‌توانید به صورت جداگانه تنظیم کنید تا دسترسی به برخی اسناد محدود شود و مطمئن باشید که فقط افراد مجاز می‌توانند آن‌ها را ببیند و یا ویرایش کنند. اسناد دیجیتال همچنین امکان پشتیبان‌گیری نیز دارند و می‌توانند به شکلی ذخیره شوند که خطر از دست دادن داده‌ها به دلیل آسیب فیزیکی یا بلایای طبیعی تقریبا به صفر برسد.

4. هماهنگی کارکنان و همکاری بهینه‌تر

   سیستم‌ مدیریت اسناد سازمان همچنین امکان اشتراک‌گذاری آسان‌تر مدارک را بین اعضای تیم، صرف‌ نظر از موقعیت جغرافیایی آن‌ها در اختیار کارکنان می‌گذارد. افراد می‌توانند به طور همزمان روی یک سند کار کنند تا به این شکل ارتباطات تیمی و هماهنگی کارکنان افزایش پیدا کند.

5. کاهش هزینه‌ها برای نگهداری اسناد

   با کاهش نیاز به ذخیره‌سازی فیزیکی مدارک و همچنین کاهش هزینه‌های چاپ و نگهداری کاغذها، سازمان‌ها می‌توانند با مدیریت اسناد به صورت دیجیتال، در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند. به طور کلی سیستم‌های نوین در راهکار اتوماسیون اداری معمولاً هزینه‌های کمتری نسبت به سیستم‌های سنتی دارند.

6. رعایت قوانین مربوط به نگهداری و حفظ اسناد

   بسیاری از سیستم‌های مدیریت اسناد شامل ویژگی‌هایی هستند که به سازمان‌ها در رعایت مقررات و استانداردهای صنعتی مربوط به ذخیره‌سازی و حریم خصوصی داده‌ها کمک می‌کنند. قابلیت‌های گزارش‌گیری و پیگیری خودکار، فرایند مشاهده رعایت مقررات در طول بازرسی‌ها و بررسی‌ها را آسان‌تر می‌کند.

معرفی نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد برسا

نرم افزار مدیریت اسناد برسا، به عنوان بخشی از راهکار اتوماسیون اداری، به شما کمک می‌کند تا فرایند بایگانی اسناد را از زمان ثبت یک سند تا زمان انقضا و امحای آن خودتان طراحی و پیاده‌سازی کنید. شما همچنین این امکان را دارید که نرم افزار مدیریت اسناد را دقیقا مطابق با نیازهای سازمان خود توسعه دهید و فرایندهایی که مد نظر دارید را در آن تعریف کنید. لازم نیست نگران هماهنگ‌سازی این نرم افزار با دیگر سیستم‌های سازمان خود باشید؛ با اتصال نرم افزار آرشیو اسناد به سایر نرم افزارهای فرایندی سازمان می‌توانید به سادگی همه چیز را مدیریت کنید. برخی از ویژگی‌های این نرم افزار عبارت‌اند از:

• امکان طبقه‌بندی اسناد و مدارک
• گزارشات آماری و چاپی بر روی انواع پرونده‌ها
• امکان تعریف محل‌های فیزیکی نگهداری اسناد
• تعریف انواع مختلف اسناد و وضعیت بر روی پرونده‌ها
• جستجوی راحت و بدون دردسر در میان تمام اسناد
• تعریف سطوح دسترسی مختلف برای افراد

برتری‌های نرم افزار مدیریت اسناد برسا نسبت به سایر نرم افزارها

حالا که به ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد پی بردیم، شاید برایتان سوال باشد که چرا باید از نرم افزار آرشیو اسناد برسا استفاده کنیم؟ به طور خلاصه باید بگوییم که این نرم افزار نه تنها تمام امکاناتی که از چنین سیستمی می‌توان انتظار داشت را فراهم می‌کند، بلکه ویژگی‌های خاصی نیز دارد که باعث برتری آن می‌شود.

1. تعریف سطوح دسترسی دلخواه

   یکی از دغدغه‌هایی که از زمان سیستم‌های سنتی بایگانی اسناد تا امروز باقی مانده، کنترل میزان دسترسی افراد به اسناد و مدارک سازمان است. این مساله که چه کسی به چه مدارکی می‌تواند دسترسی داشته باشد کار ساده‌ای به نظر نمی‌رسد. در نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد برسا، شما می‌توانید علاوه بر سطوح دسترسی استاندارد موجود در تمامی نرم‌ افزارها، سطوح دسترسی دلخواه خود را نیز با محدودیت‌های مشخص ایجاد کنید. سازمان‌ها از این طریق می‌توانند از اطلاعات حساس خود محافظت کرده و احتمال نشت اطلاعات را کاهش دهند.

2. بازگردانی یک نسخه از تاریخچه اسناد

   در نرم‌ افزار آرشیو و بایگانی اسناد برسا، کاربران می‌توانند به نسخه‌های قدیمی یک سند نیز در صورت نیاز دسترسی داشته باشند و آن را بازیابی کنند. امکان شماره‌گذاری نسخه‌ها هم در این نرم‌ افزار وجود دارد. به این ترتیب شما می‌توانید هر نسخه از یک سند را که می‌خواهید در مواقع مورد نیاز شناسایی کرده و آن را فرا بخوانید. این کار به شما کمک می‌کند که هیچ کدام از تغییرات و اصلاحاتی که در هر نسخه انجام می‌شود از چشم‌های شما دور نماند.

3. ایجاد تاریخ انقضا و امحا برای اسناد

   در این نرم افزار با ایجاد تاریخ انقضا و امحا این امکان را دارید که مشخص کنید یک سند تا چه زمانی باید در دسترس باشد. اگر لازم است بازه حیات یک مدرک محدود و مشخص شده باشد، شما زمان را از پیش تعیین می‌کنید و آن سند به صورت خودکار از سیستم حذف و یا آرشیو می‌شود. این نرم‌ افزار همچنین قابلیت تعیین وضعیت اسناد بر اساس وضعیت جاری، نیمه‌ راکد، راکد و امحایی را به صورت هوشمند در اختیار شما می‌گذارد.

4. قابلیت تعریف فرایند برای آرشیو اسناد

   نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک برسا به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی فرایند بایگانی اسناد خود را مطابق با نیاز سازمان شخصی‌سازی کنید. افراد از این طریق می‌توانند مراحل مختلف فرایند بایگانی، از جمله ارسال اسناد، بررسی و تایید آنها، تعیین مکان و موقعیت ذخیره‌سازی، انتقال به بخش‌های مربوط و دیگر عملیات‌های مرتبط را به دقیق‌ترین شکل ممکن مشخص کنند. شما می‌توانید بهترین روش بایگانی اسناد را بر اساس نیازها و خصوصیات مجموعه‌تان تعریف کرده و برای مدیریت بهتر اطلاعات آن را به‌کار بگیرید.

5. قابلیت اتصال به سایر نرم افزاره

   لازم نیست نگران سازگاری این نرم افزار با سایر سیستم‌های سازمان خود باشید. نرم افزار مدیریت اسناد برسا با قابلیت اتصال به سایر نرم افزارها امکان ایجاد یک سامانه یکپارچه بین نرم‌ افزارهای مختلف سازمانی را فراهم می‌کند. این سازگاری بین نرم‌ افزارها به شما این امکان را می‌دهد تا اطلاعات و اسناد مورد نیاز خود را به سادگی و بدون نیاز به جابجایی مجدد داده‌ها میان سیستم‌ها منتقل کنید. این‌گونه تمام اطلاعات مختلف در یک نقطه مشترک جمع می‌شود و کارایی بهینه فرایندهای سازمان را تضمین می‌کند. این یکپارچگی همچنین باعث کاهش خطاهای احتمالی و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

خلاصه مطلب

مدیریت بهینه اسناد به عنوان یکی از الزامات اساسی هر سازمان کوچک یا بزرگ به شناخته می‌شود. با توجه به حجم بالای مستندات و اطلاعاتی که سازمان‌ها امروزه با آن‌ها سروکار دارند، استفاده از نرم ‌افزار مدیریت اسناد برای تسهیل فرایندهای مرتبط با سازماندهی و مدیریت این اطلاعات به یک ضرورت تبدیل شده است. این نرم ‌افزارها نه تنها به بهبود کارایی و بهره‌وری مجموعه شما کمک می‌کنند، بلکه امنیت اطلاعات را نیز افزایش داده و دسترسی کارکنان به داده‌ها را راحت‌تر می‌کنند. نرم ‌افزار مدیریت اسناد برسا به شما این امکان را می‌دهد که فرایند بایگانی اسناد را به‌طور کامل مطابق با نیازهای سازمان خود طراحی و پیاده‌سازی کنید. با قابلیت‌های متنوعی که این نرم‌