استفاده از ابزارهای دیجیتال برای مدیریت تیم در محیط‌های دورکاری

چند سالی است که دورکاری دیگر فقط یک گزینه نیست. سازمان‌ها هر چه قدر هم که در مقابل این مفهوم مقاومت کنند، در نهایت نمی‌توانند هیچ نیروی دورکاری استخدام نکنند. یکی از چالش‌هایی که در راستای همین مقاومت و آمادگی نداشتن به ‌وجود می‌آید، مشکلات مربوط به مدیریت کارهای تیمی به شکل دورکاری است.

مدیرانی که یک عمر تمام کارهای تیم‌های مجموعه را به صورت حضوری مدیریت کرده‌اند، در مدیریت تیم‌های دورکاری به چالش‌های مختلفی برمی‌خورند که به اگر به موقع رفع نشود به ناهماهنگی‌ها و بی‌نظمی‌های مختلفی منجر می‌شود. یکی از سلاح‌های اصلی شما برای نبرد با چالش‌های دورکاری، استفاده از ابزارهای دیجیتال و تکیه به اتوماسیون اداری است. در این مقاله به طور کامل توضیح می‌دهیم که چگونه استفاده از ابزارهای دیجیتال می‌تواند در مدیریت کارهای تیمی در محیط‌های دورکاری به کمک شما بیاید.

نیاز به حرکت به سمت دورکاری

سبک زندگی و نحوه انجام کارها در یکی دو دهه اخیر با دیجیتال شدن بسیاری از امور در حال تغییر و دگرگونی بوده. همه‌گیری ویروس کرونا نقطه عطفی بود که خواه و ناخواه انسان‌ها را به سمت عصر دیجیتال هُل داد. دقیقاً در همین زمان و حدود سال 2020 بود که پس از مدتی دورکاری اجباری، سازما‌ن‌ها متوجه شدند که می‌توانند حداقل بخشی از کارهای مجموعه را در قالب دورکاری پیش ببرند و نیاز به حضور فیزیکی تمام افراد به شکل تمام وقت نیست. آمارها نشان می‌دهد که در سال 2019 تنها 12.9٪ از کارکنان در سراسر جهان به صورت دورکاری فعالیت می‌کردند که این رقم در سال 2022 به 21٪ افزایش پیدا کرد. حالا دورکاری در سطح جهان در سال 2025 در حال عبور از 30٪ است. این یعنی به زودی از هر 3 کارمند در جهان،‌ حداقل 1 نفر کار خود را به صورت نیمه حضوری (Hybrid) یا دورکاری (Remote) انجام می‌دهد.

دورکاری چه به صورت کامل باشد و چه به صورت نیمه حضوری یا هیبرید، هم مزایای فراوانی برای کسب‌وکارها دارد و هم برای کارکنان آن‌ها. سازمان‌ها این‌گونه می‌توانند در هزینه‌های خود به مقدار قابل توجهی صرفه‌جویی کنند و از آن طرف نیز با آزادی دادن به کارکنان خود روحیه‌شان را بالا ببرند. شرکت‌ها پذیرفته‌اند مادامی که همچنان برخی از سمت‌ها نیاز به حضور تمام وقت افراد در شرکت دارد،‌ بسیاری از شغل‌ها را می‌توان به کمک دورکاری نیز به پیش برد.

چالش‌های مدیریت تیم در دورکاری

همه می‌دانند که دورکاری هم برای سازمان‌ها مزایای زیادی دارد، و هم برای کارمندانشان. دورکاری انعطاف‌پذیری در زمان‌بندی‌ها را افزایش داده و در هزینه‌های جانبی کسب‌وکار نیز صرفه‌جویی می‌کند. البته که دورکاری چالش‌هایی هم دارد که اگر با استفاده از ابزارهای مناسب مدیریت نشوند می‌توانند کسب‌وکارها را حسابی به دردسر بیندازند. برخی از چالش‌های مدیریت کارهای تیمی در محیط‌های دورکاری این‌ها هستند:

1. نبود زیرساخت مناسب

   از مهم‌ترین چالش‌هایی که مجموعه‌ها در دورکاری با آن مواجه می‌شوند، نبود زیرساخت مناسب است. تغییر راه و روش هر چیزی اگر با ارتقای زیرساخت‌ها همراه نباشد،‌ راه به جایی نمی‌برد. برای مثال شرکتی که هنوز حتی به درستی برای راه‌اندازی اتوماسیون اداری نیز اقدام نکرده است، هیچ زیرساختی برای همکاری افراد از راه دور ندارد و یک شبه هم نمی‌تواند بستر لازم را آماده کند.

2. ارتباطات پراکنده

   در محیط‌های حضوری معمولاً ارتباطات یک شکل و شمایل رسمی برای خود دارند که حتی اگر قانونی برای آن نوشته نشده باشد هم تمام کارکنان مطابق با آن عمل می‌کنند. اما گاهی این فرهنگ سازمانی با حرکت به سوی دورکاری دچار ضعف‌هایی می‌شود. برای مثال در مجموعه‌ای که تعدادی نیروی دورکار دارد، بخشی از ارتباطات از طریق ایمیل، بخشی از طریق تماس تلفی، بخشی دیگر به صورت مکاتبات رسمی و ثبت شده و بخش دیگر در پیام‌رسان‌هایی مثل واتس‌اپ انجام می‌شود. ارتباطات پراکنده ناهماهنگی‌های دورکاری را تشدید می‌کند.

3. ضعف در پیگیری امور

   یکی از مشکلاتی که در پی ارتباطات پراکنده به وجود می‌آید ضعف در پیگیری کارها در سازمان است. از آن‌جایی که بخشی از نیروهای سازمان به شکل حضوری همیشه در دسترس هستند و بخشی دیگر فقط از طریق راه‌های ارتباطی مشخص پاسخگو هستند، ممکن است ناهماهنگی‌هایی در پیگیری کارها رخ دهد. برای مثال پیش می‌آید که بخشی از وظایف در حالت انجام نشده باقی می‌ماند و معلوم نیست که چه کسی مسئول انجام آن بوده و چه کسی قرار بوده بر پیشرفت آن نظارت داشته باشد.

4. نبود دسترسی‌های لازم

   یکی از چالش‌هایی که با نبود زیرساخت‌های لازم مثل اتوماسیون اداری ممکن است سازمان‌ها را گرفتار کند، نبود دسترسی‌های لازم به بخش‌های مختلف سازمان از راه دور است. برای مثال در چنین وضعیتی، زمانی که یکی از کارکنان دورکار لازم است به سند خاصی دسترسی داشته باشد، باید از یکی از نیروهای حضوری درخواست کند تا آن سند را در شرکت پیدا کند و برای او ارسال کند.

5. ناکارآمدی جلسات آنلاین

   همان‌طور که اشاره کردیم، نحوه انجام کارها به صورت حضوری به قدری در طول زمان در همه جا تکرار شده که آداب و فرهنگ خاص خود را دارد. جلسات سازمانی نیز زمانی که به صورت حضوری انجام می‌شوند اصولی دارند که بازدهی آن‌ها را تضمین می‌کند. گاهی پیش می‌آید در جلسات آنلاینی که سازمان‌ها برای تیم‌های دورکار خود برگزار می‌کنند، نبود این اصول و ناسازگاری آن‌ها با شرایط برگزاری جلسات آنلاین، باعث می‌شود که بازدهی جلسات به شکل چشم‌گیری کاهش پیدا کند.

ابزارهای دیجیتال برای مدیریت تیم‌های دورکاری

نخستین گامی که شرکت‌ها در مسیر دیجیتالی شدن، برای رفع چالش‌های دورکاری برمی‌دارند استفاده از انواع راهکار اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری درواقع بستری است که شما برای مدیریت کارهای تیمی در محیط‌های دورکاری به آن نیاز خواهید داشت. اما اتوماسیون تمام ماجرا نیست! ابزارهای نوینی وجود دارند که هر کدام می‌توانند با برعهده گرفتن گوشه‌ای از کار، هماهنگی، شفافیت و بهره‌وری را در تیم‌های دورکاری سازمان شما افزایش دهند. تعدادی از این ابزارها را می‌توانید در این بخش ببینید.

1. نرم افزار مکاتبات اداری

   ارتباطات پراکنده‌ای که در کانال‌های مختلف از جمله ایمیل، تلفن، پیامک، واتس‌اپ و... تقسیم می‌شوند، دشمن اصلی هماهنگی در تیم‌های دورکاری‌اند. اگر به دنبال یک نرم افزار جامع و کاربردی برای مدیریت ارتباطات دورکاری سازمان خود هستید، نرم افزار مکاتبات اداری برسا هر آن‌چه که لازم دارید را در اختیارتان می‌گذارد. نرم افزار مکاتبات اداری برسا بر پایه سیستم ساز توسعه پیدا کرده و می‌تواند اجرای فرایندهای دلخواه شما برای مکاتبات اداری را نیز انجام دهد. از مهم‌ترین امکانات نرم افزار مکاتبات اداری می‌توانیم به این موارد اشاره کنیم:

   • انتخاب کارتابل کاربر محور یا سمت محور
   • انعطاف در دسترسی ادمین به دبیرخانه‌ها
   • قابلیت ارجاع شرح خصوصی
   • طراحی و اجرای فرایند برای برنامه‌ها
   • ارائه گزارشات مدیریتی هوشمند
   • قابلیت تغییر فرم‌های مکاتبات اداری

2. نرم افزار مدیریت کار

   پیگیری وظایف افراد و میزان پیشرفت کارها در تیم‌های دورکاری، بدون داشتن ابزارهای مناسب تقریباً غیرممکن است. در یک نرم افزار مدیریت کار شما می‌توانید وظایف را به افراد تخصیص دهید و برای آن‌ها مهلت تعیین کنید، پیشرفت پروژه‌ها را ببینید و یادآوری‌های خودکار برای کارکنان ارسال کنید. اگر شما هم احساس می‌کنید که جای نرم افزار مدیریت کارها در مجموعه شما خالی است، باید به فکر انتخاب یک گزینه مناسب باشید. نرم افزار مدیریت کار برسا با امکانات کاربردی و متنوعی که در اختیار شما می‌گذارد، می‌تواند گزینه‌ای مناسب برای سازمان شما باشد. از امکانات این ابزار می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم.

   • قابلیت تعریف فرایند برای مدیریت وظایف
   • پیاده‌سازی متدولوژی اسکرام برای مدیریت کارها
   • ایجاد داشبوردهای مدیریتی برای آنالیز و بررسی نتایج
   • امکان شخصی‌سازی نرم افزار مدیریت کار
   • امکان اتصال به سایر نرم افزارهای سازمانی

3. نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد

   در شرکت‌هایی که در آن‌ها بخشی از کارها به صورت حضوری و بخش دیگر به صورت دورکاری انجام می‌شود، جای خالی یک گنجینه اطلاعات جامع که همیشه در دسترس باشد حس می‌شود. دسترسی به اسناد و مدارک برای یک کارمند دورکار نباید فرایند زمان‌بر و دشواری باشد. به همین خاطر به ابزاری نیاز است که بتواند تمام اسناد را در یک فضای ابری امن ذخیره کند، قابلیت‌های پیشرفته جستجو داشته باشد و فارق از مکان فیزیکی افراد، در دسترس تمام کارکنان باشد. نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد تمام این کارها را به خوبی برای شما انجام می‌دهد. این ابزار به شما کمک می‌کند تا فرایند خودتان را از زمان ثبت یک سند تا زمان انقضا و امحای آن طراحی و به صورت کامل پیاده‌سازی کنید. امکانات نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد عبارت‌اند از:

   • تعریف سطوح دسترسی دلخواه
   • بازگردانی یک نسخه از تاریخچه اسناد
   • ایجاد تاریخ انقضا و امحا برای اسناد
   • قابلیت تعریف فرایند برای آرشیو اسناد
   • قابلیت اتصال به سایر نرم افزارها
   • قابلیت شخصی‌سازی آرشیو اسناد

4. نرم افزار نظام پیشنهادات

   از دیگر ابزارهایی که در اتوماسیون اداری به کارتان می‌آید نرم افزار نظام پیشنهادات است. این نرم افزار خلاقیت تیم‌های دورکاری را افزایش می‌دهد و یک مسیر ساده و در دسترس از ایده تا عمل در اختیار افراد می‌گذارد. این نرم‌ افزار به همه اعضای سازمان، از ارباب رجوع گرفته تا کارکنان، این امکان را می‌دهد تا ایده‌ها، نظرات و پیشنهادات خود را به آسانی به گوش تیم تصمیم‌گیرنده برسانند. این‌گونه می‌توانید فرایند دریافت پیشنهادات را خودکار کنید، پیشنهادات را به صورت دیجیتال ارزیابی کنید و حس مشارکت را در تیم خود تقویت کنید. از برتری‌های نرم افزار نظام پیشنهادات برسا می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.

   • قابلیت اتصال به دیگر نرم افزارها برای پیگیری
   • ارجاع به کمیته ارزیابی و تعریف فرایند تایید
   • دریافت پیشنهادات مشتریان از وب سایت
   • امکان ایجاد فرایند برای رسیدگی به پیشنهادات
   • امکان سفارشی‌سازی بدون نیاز به دانش کدنویسی

5. نرم افزار مدیریت جلسات

   یکی از ابزارهای کاربردی که در مدیریت جلسات سازمانی، به خصوص برای تیم‌های دورکاری به کمک شما می‌آید، نرم افزار مدیریت جلسات برسا است. این نرم افزار، به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری سازمان شما با سیستم‌ها یکپارچه‌سازی می‌شود و فرایندهای هماهنگی و برگزاری جلسات را به بهینه‌ترین شکل ممکن برای شما انجام می‌دهد. با استفاده از این ابزار شما می‌توانید دستور جلسات را در دسترس تمام افراد بگذارید، وظایف جلسه را به کارتابل هر فرد ارجاع دهید و جلسات آنلاین را ضبط و آرشیو کنید. امکانات این ابزار کاربردی عبارت‌اند از:

   • اتصال به دیگر نرم ‌افزارهای سازمان
   • طراحی و اجرای فرایند در مدیریت جلسات
   • امکان مدیریت جلسات از راه دور
   • فرایند تایید جلسات توسط امضای الکترونیکی
   • قابلیت توسعه و شخصی‌سازی

پیاده‌سازی ابزارهای لازم برای دورکاری

اگرچه تطبیق راه و روش مدیریت کارها در سازمان، مطابق با نیازهای دنیای دیجیتال برای دورکاری فرایند زمانبری است و نیاز به آماده‌سازی زیرساخت‌هایی مثل اتوماسیون اداری دارد، اما آن‌قدرها هم دشواری نیست. برای شروع می‌توانید این‌گونه گام بردارید:

نیازها را شناسایی کنید: چالش‌های همکاری با تیم‌های دورکار سازمان خود را پیدا کنید و در ابتدا فقط روی بخش‌هایی که ضعف بیشتری دارند تمرکز کنید.

ابزار مناسب را پیدا کنید: با توجه به نیاز سازمان خود، یک یا چند ابزار که لازم دارید را از میان نرم افزارهایی که معرفی کردیم انتخاب کنید.

آموزش دهید: راه و روش صحیح استفاده از این ابزارها را به نیروهای حضوری،‌ نیمه حضوری و دورکار خود آموزش دهید و دوره‌های لازم را برگزار کنید.

تاثیرگذاری را تحلیل کنید: با جمع‌آوری نظرات و پیشنهادات تیم‌ها و همچنین گزارش‌هایی که می‌توانید درباره اثربخشی این ابزارها دریافت کنید، میزان بهره‌وری مدیریت کارها را بررسی کنید.

خلاصه مطلب

آمارها نشان می‌دهد که به زودی از هر سه کارمند حداقل یک نفر بخشی از کار خود یا تمام آن را به صورت دورکاری انجام می‌دهد. حرکت به سمت دورکاری در عصر دیجیتال، سازمان‌ها را بر آن داشته که خواسته یا ناخواسته به سمت استخدام نیروهای دورکار بروند. اما مدیریت کارهای تیمی در محیط‌های دورکاری چالش‌هایی دارد که باعث ناهماهنگی بین اعضای تیم می‌شود. برای عبور از این چالش‌ها استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری مثل انواع نرم افزار مدیریت کارها و برگزاری جلسات را به شما معرفی کردیم تا به کمک آن‌ها بتوانید مفهوم دورکاری را به خوبی در فرهنگ سازمانی مجموعه‌تان جا بدهید.