هر آنچه باید درباره اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) بدانید

در بسیاری از سازمان‌ها، هر روزه بخش زیادی از وقت تعدادی از کارمندان به وارد کردن اطلاعات از یک فرم به فرم دیگر و ارسال آن‌ها از این بخش به آن بخش می‌گذرد. انرژی و زمانی که برای انجام کارهای تکراری و بدون خلاقیت از افراد گرفته می‌شود، در عصر دیجیتال می‌تواند برای کارهای مهم‌تر به کار گرفته شود. ابداعاتی مثل اتوماسیون فرایند رباتیک یا همان RPA می‌تواند در هزینه‌ها و منابع سازمان شما صرفه‌جویی کند و همچنین کارمندانی که همیشه مشغول وارد کردن داده‌ها هستند را از دست این فرایندهای خسته‌کننده رها کند. در این مقاله با تعریف مفهوم RPA و بررسی مزایای آن، به ارتباط اتوماسیون فرایند رباتیک با مدیریت فرایند کسب و کار می‌پردازیم.

تعریف RPA

به زبان ساده، اتوماسیون فرایند رباتیک (Robotic Process Automation) فناوری‌ای است که از ربات‌های نرم‌افزاری برای خودکارسازی وظایف تکراری و قانون‌محور استفاده می‌کند. این ربات‌ها می‌توانند کارهای ساده و تکرارشونده مثل ورود داده‌ها، انتقال اطلاعات از یک فرم به فرم دیگر، پردازش فاکتورها، پاسخ به ایمیل‌های استاندارد و... را با سرعت و دقت باورنکردی انجام دهند. برخلاف آنچه که معمولاً افراد تصور می‌کنند، RPA نیازی به کدنویسی پیچیده و دانش عمیق برنامه‌نویسی ندارد و همچنین به سادگی با سیستم‌های موجود در سازمان یکپارچه می‌شود.

شرکتی را تصور کنید که روزانه صدها فاکتور را باید پرازش کند و تمام اطلاعات آن‌ها را در سیستم وارد کند. در گذشته نیاز بود که یک یا چند کارمند بخش زیادی از وقت خود را صرفا به وارد کردن این داده‌ها اختصاص دهند و دیگر هیچ انرژی یا زمانی برای انجام کارهای خلاقانه در شرکت نداشته باشند. اما با وجود RPA دیگر نیازی نیست که انسان‌ها مستقیماً تمام این کارها را به صورت دستی انجام دهند. اتوماسیون فرایند رباتیک می‌تواند با برعهده گرفتن فرایندهای خسته‌ کننده،‌ زمانبر و تکراری کسب و کار شما، هم بهره‌وری را افزایش دهد و هم در منابع و زمان صرفه‌جویی کند.

مزایای RPA برای سازمان‌ها

شاید با خودتان بگویید مگر چه مقدار از کارهای یک کسب‌وکار در دسته اموری قرار می‌گیرند که قابلیت اتوماسیون به شکل RPA را دارند؟ اصلاً چه‌قدر قرار است اتوماسیون فرایند رباتیک در بهره‌وری سازمان شما تاثیر بگذارد؟

اگر بخواهیم نگاهی به مزایای RPA داشته باشیم، می‌توانیم آن‌ها را به این شکل فهرست کنیم:

1. صرفه‌جویی در هزینه‌ها هر شرکتی که در سطح جهان به سراغ استفاده از RPA رفته، گزارش داده که هزینه‌هایش به شکل چشمگیری کاهش داشته و به سودآوری شرکت افزوده شده.

2. انعطاف‌پذیری با حجم کار در حالی که در سیستم‌های سنتی با فرا رسیدن زمان‌های خاصی که حجم کارها ناگهان افزایش پیدا می‌کرد، افراد نمی‌توانستند از پس حجم کار بربیایند، برای ربات‌های RPA فرقی نمی‌کند که چه حجمی از کارها را بر سرشان بریزید.

3. دقت بیشتر یکی از مشکلات وارد کردن اطلاعات به شکل دستی و انجام کارهای تکراری توسط انسان این است که مغز ما در بهترین حالت خود نیز ممکن است اشتباهات جزئی داشته باشد. آمارها نشان می‌دهند که RPA می‌تواند این خطاهای دستی را در سازمان تا 57٪ کاهش دهد.

4. نرخ رضایت بالا بر اساس نظرسنجی‌هایی که در سال 2018 انجام شده، 92٪ از سازمان‌هایی که از RPA استفاده کرده‌اند عقیده دارند که روی آوردن به این فناوری نه تنها انتظارات آن‌ها را برآورده کرده، بلکه حتی در مواقعی فراتر از آن نیز عمل کرده است.

5. افزایش بهره‌وری مدیران کسب‌وکارها و کارکنان آن‌ها، در این‌که اتوماسیون فرایند رباتیک می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد اتفاق نظر دارند. زمانی که کارهای تکرای و زمانبر به صورت خودکار و در زمان کمتری انجام شوند، فرصت و منابع بیشتری برای کارهای مفیدتر وجود دارد.

6. رضایت بیشتر کارمندان زمانی که از انواع نرم افزار مدیریت فرایند یا RPAها استفاده کنید، کارمندان شما فرصت بیشتری برای تمرکز روی اهداف استراتژیک سازمان دارند. به همین خاطر احساس ارزشمندی بیشتری خواهند داشت و رضایتمندی‌شان نسبت به شغلی که دارند نیز افزایش پیدا می‌کند.

به‌کارگیری RPA در سازمان

پیش از این‌که به فکر پیاده‌سازی انواع RPA در سازمان باشید باید به این نکته توجه کنید که اتوماسیون فرایند رباتیک قرار نیست جای کسی را در سازمان بگیرد، بلکه قرار است کارهای تکراری و قانون‌محور را به شکل خودکار در زمان کمتری انجام دهد. برای به‌کارگیری RPA در سازمان باید مراحل زیر را دنبال کنید.

1. شناسایی فرایندهای مناسب

   با وجود تمام مزایایی که RPA دارد، باید بدانید که این مفهوم تنها به درد فرایندهایی می‌خورد که تکرارشونده، زمانبر و قانون‌مند باشند و انجام آن‌ها نیاز به هیچ‌گونه خلاقیتی نداشته باشد. فعالیت‌هایی مثل ورود داده‌ها، انتقال اطلاعات و ذخیره‌سازی آن‌ها، پاسخ به ایمیل‌های استاندارد، ارسال ایمیل‌های زمان‌بندی شده، پردازش فاکتورها و... کاملاً برای این کار مناسب‌اند. لازم است ابتدا با استفاده از ابزارهای مختلف مثل انواع نرم افزار مدیریت فرایند بگردید و کارهایی که مناسب خودکارسازی هستند را پیدا کنید.

2. تحلیل فرایندها و طراحی RPA

   حالا که فرایندهای مناسب برای این کار را پیدا کردید، باید آن‌ها را به دقت از نقطه شروع تا خط پایان بررسی کنید. در این مرحله می‌توانید از ابزارهایی مثل BPMS استفاده کنید تا تحلیل بخش‌های مختلف فرایندهای کسب و کار برای شما ساده‌تر باشد. مراحل مختلف فرایند مورد نظر را بررسی کنید، نقاطی که RPA در آن‌ها به کار می‌آید را مشخص کنید و تمام قوانین و استثاناهایی که وجود دارد را هم در ذهن داشته باشید. سپس RPA را با توجه به تحلیل‌هایی که در اختیار دارید طراحی کنید و به دست توسعه بسپارید.

3. پیاده‌سازی RPA

   از ابزار مناسب استفاده کنید و ربات‌ها را برای انجام وظایفی که مشخص کرده‌اید تنظیم کنید و بارها کارایی‌شان را بررسی کنید. برخی از معروف‌ترین RPAها در سطح جهان UiPath، AutomationAnywhere، BluePrism، WorkFusion، Pega، Redwood و... هستند. چندین بار تست بگیرید و با آزمون و خطا RPAها را تا جای ممکن مطابق با نیازهای کسب‌وکارتان بهینه‌سازی کنید. سازگاری RPA را با سیستم‌های سازمانی خود بررسی کنید و مطمئن شوید که مقیاس‌پذیری این سیستم در آینده برای شما مشکل‌ساز نخواهد شد.

4. پشتیبانی و بهینه‌سازی

   هیچ‌وقت قرار نیست که RPA را راه‌اندازی کنید و سپس آن را به امان خدا رها کنید. شما باید به طور منظم عملکرد RPA را بررسی کنید و آن را با بهره‌وری که از فرایند کسب و کار خود دارید مقایسه کنید. گزارش‌های عملکرد را از طریق نرم افزار مدیریت کسب و کار دریافت کنید و فرایندها را برای بهبود مستمر بهینه‌سازی کنید. به مرور زمان فرایندهایی که با RPA می‌توانید خودکار کنید تغییر می‌کند و لازم است تا با این تغییرات، اتوماسیون فرایند رباتیک را هم بهبود دهید.

ارتباط RPA با BPM چیست؟

یکی از سوال‌هایی که برای افراد پیش می‌آید این است که آیا RPA جایگزینی برای BPM است، یا این دو مفهوم از یکدیگر جدا هستند؟ در پاسخ

باید بگوییم که RPA و BPM دو مفهوم مجزا هستند که در تحول دیجیتال دست در دست یکدیگر همکاری می‌کنند. تفاوت اصلی این دو مفهوم در این است که RPA یک سری فرایندهای خاص را خودکار می‌کند در حالی که BPM تعیین می‌کند که کدام فرایند کسب و کار نیاز به خودکارسازی دارد و برای این کار چه اقداماتی لازم است.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا همان BPM درواقع بستری است که باید در سازمان وجود داشته باشد تا بتوان بر روی آن RPA را طراحی و پیاده‌سازی کرد. RPA هر فرایندی که به آن آموزش دهید را، فارغ از این‌که اثر منفی دارد یا مثبت، در سریع‌ترین زمان ممکن به شکل خودکار انجام می‌دهد؛‌ اما BPM دقیقاً بررسی می‌کند که کدام فرایندها اثر مثبتی دارند و کدام فرایندها با اثر منفی خود در حال هدر دادن منابع هستند. همکاری این دو مفهوم آن‌جایی شکل می‌گیرد که BPM نقشه راه را به شما نشان می‌دهد و RPA تئوری را با خودکارسازی فرایندهای تکرارشونده به عمل تبدیل می‌کند.

ارتباط RPA با سیستم ساز

یکی از ابزارهایی که هم بستر پیاده‌سازی RPA را برای شما آماده می‌کند و هم یک گام بزرگ به سمت تحول دیجیتال برای شما برمی‌دارد، سیستم ساز است. سیستم ساز ترکیبی از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) و پلتفرم توسعه کم کد (Low-code Platform) است که امکانات تخصصی برای طراحی، تحلیل و پیاده‌سازی RPA را در اختیار شما می‌گذارد. شما در BPMS می‌توانید فرایندهای کاری مختلف سازمان خود را ایجاد کنید، به کارها نظم بیشتری بدهید و آن را به سادگی با سیستم‌های سازمانی خود یکپارچه کنید. مدلسازی فرایند BPMN که پایه طراحی RPA است را در گذشته به صورت دستی یا با نرم‌ افزارهای قدیمی انجام می‌دادند. اما حالا روش‌ها و ابزارهای دیجیتال مثل سیستم ساز جایگزین شیوه‌های زمان‌بر و پرهزینه قدیمی شده‌اند.

آیا RPA هوش مصنوعی است؟

شاید تصور کنید که RPA یک نوع هوش مصنوعی (AI) است، اما باید بگوییم که اصلاً این‌گونه نیست. البته که ترکیب RPA با AI می‌تواند ابزار بسیار قدرتمندی در اختیار کسب‌وکارها بگذارد؛ اما این دو مفهوم به طور مستقیم ارتباطی با یکدیگر ندارند. RPA توانایی یادگیری ندارد و صرفاً می‌تواند از کارهای انسان با کامپیوتر، در موارد محدود تقلید کند. اتوماسیون فرایند رباتیک بر خلاف هوش مصنوعی توانایی تصمیمی‌گیری بر اساس منطق را ندارد. در آینده‌ای نزدیک احتمالا شاهد پیشرفت چشمگیر قدرت RPAها با تکیه بر هوش مصنوعی خواهیم بود اما در حال حاضر این دو مفهوم از یکدیگر جدا هستند.

خلاصه مطلب

دنیای کسب‌وکار هر روز در حال تغییر است و تکنولوژی‌های مختلفی در همین راستا راه خود را به قلب سازمان‌ها پیدا می‌کنند. یکی از فناوری‌های پرطرفدار این روزها RPA یا همان اتوماسیون فرایند رباتیک است که می‌تواند یک فرایند کسب و کار خسته‌کننده، تکراری و زمانبر که را به شکل خودکار در زمان بسیار کوتاه انجام دهد. با استفاده از RPAها و پیاده‌سازی آن‌ها در بستر BPM