راهنمای جامع برای مدیریت تغییر در پروژه‌های تحول دیجیتال

همانطور که می‌دانید، بسیاری از شرکت‌ها از طریق تحول دیجیتال در حال گام برداشتن به سوی آینده‌ای روشن‌تر هستند. اما تازه‌ترین آمارها در سال 2020 نشان می‌دهد که تنها 30 درصد از این شرکت‌ها در به انجام رساندن پروژه‌های تحول دیجیتال خود موفق عمل می‌کنند. علت این احتمال شکست 70 درصدی چیست و چگونه می‌توان از رخ دادن آن پیشگیری کرد؟

متخصصین تحول دیجیتال در کسب‌وکارها عقیده دارند که علت این اتفاق را باید در مقاومت غریزی انسان نسبت به هرگونه تغییر و دگرگونی جستجو کرد. پس چالش اصلی در تحول دیجیتال این نیست که به سراغ کدام تکنولوژی برویم و از چه ابزارهایی استفاده کنیم، بلکه این است که کارکنان را چگونه برای پذیرفتن این تغییرات آماده کنیم. در این مقاله می‌خواهیم به چالش مدیریت تغییر در پروژه‌های تحول دیجیتال و راه‌حل‌های آن بپردازیم.

تحول دیجیتال چیست؟

همین چند سال پیش بود که بیماری همه‌گیر کرونا با تعطیل کردن مراکز مختلف و محدودیت‌های فیزیکی و اجتماعی که برای مردم ایجاد کرد، فضای کسب‌وکارها را در سراسر جهان تحت تاثیر قرار داد. مجموعه‌های کوچک و بزرگ در سراسر جهان یا باید نابودی و ورشکستگی را می‌پذیرفتند و یا اینکه باید شیوه انجام کارهایشان را به کلی تغییر می‌دادند. این اتفاق یک جهش بزرگ و اجباری در مسیر دیجیتال شدن کسب‌وکارها ایجاد کرد و تحول دیجیتال را سرعت بخشید. اگر بخواهیم تحول دیجیتال را به طور خلاصه در یک جمله تعریف کنیم، باید بگوییم:

استفاده از فناوری‌های مدرن مثل هوش مصنوعی، کلان ‌داده‌ها، نرم ‌افزارهای سازمانی و... در راستای بهبود فرایندها، افزایش بهره‌وری و خلق ارزش‌های جدید در سازمان همگی زیر پرچم تحول دیجیتال قرار می‌گیرند. بر خلاف آن‌چه که اکثر افراد در ابتدای این مسیر تصور می‌کنند، تحول دیجیتال فقط به معنای نصب نرم افزار سازمانی جدید نیست؛ بلکه یک دگرگونی بزرگ است که نیازمند تغییر فرهنگ، فرایندها و نگرش‌های سازمانی است.

برای مطالعه بیشتر درباره جزییات این مفهوم می‌توانید نگاهی به مقاله «تحول دیجیتال چیست؟» داشته باشید.

مدیریت تغییر چه اهمیتی در تحول دیجیتال دارد؟

مفهومی در تحول دیجیتال وجود دارد که از آن به نام 4P یاد می‌کنند. این مفهوم نشان می‌دهد که برای پیاده‌سازی تحولات دیجیتال باید حواستان به چهار مورد باشد و هیچ کدام را از قلم نیندازید. این 4 مورد عبارت‌اند از:

• افراد (People): چه کسانی باید در پروژه دخیل باشند؟
• سبد (Portfolio): این پروژه چگونه در سبد سیستم‌های سازمان شما قرار می‌گیرد؟
• فرایند (Process): فرایندهای مربوط به کدام بخش‌ها بیشتر تحت تاثیر قرار می‌گیرند؟
• پلتفرم (Platform): چه فناوری و ابزاری برای این پروژه مناسب است؟

شاید تصور کنید که آمار 70 درصدی شکست پروژه‌های تحول دیجیتال به مواردی مثل پلتفرم یا فرایندها مربوط می‌شود. اما آمارها نشان می‌دهد که گره کار را باید در مباحث مربوط به افراد (People) جستجو کرد. این یعنی بزرگترین چالش‌ها در تحول دیجیتال مربوط به کارکرد انواع نرم افزار سازمانی و روند جدید کارها نیست، بلکه به مواجهه کارکنان با آن‌ها مربوط می‌شود. پس مساله اصلی خود تغییر نیست، بلکه مدیریت تغییر است. فقط با مدیریت درست تغییرات می‌توانید مقاومت افراد را در برابر این تغییرات کاهش دهید، فرهنگ دیجیتال را در سازمان به‌پا کنید و از ریسک شکست پروژه تحول دیجیتال سازمان خود بکاهید.

مدیریت تغییر در پروژه‌های تحول دیجیتال

تحول دیجیتال چیزی نیست که یک روزه انجام شود، بلکه به صبر و حوصله نیاز دارد و یک تغییر زمان‌بر و بنیادی است. برای این‌که بتوانید برای این تغییر برنامه‌ریزی کنید و آن را با موفقیت به اجرا برسانید، باید با مراحل مدیریت تغییر در پروژه‌های تحول دیجیتال آشنا باشید.

1. تعریف چشم‌انداز دیجیتال

   در نخستین گام لازم است تا یک دید کلی نسبت به وضعیت سازمان و نحوه قرارگیری‌اش در مسیر تحول دیجیتال داشته باشید. چالش‌های فعلی را شناسایی کنید و اهداف پروژه برای گذر از این چالش‌ها را نیز مشخص کنید. درک نیازهای سازمان در این مرحله بسیار مهم است زیرا هم به شما یک دید کلی می‌دهد و هم در پیدا کردن جزییات چشم‌انداز دیجیتال به کمک شما می‌آید.

2. تشکیل تیم تحول دیجیتال

   یک تیم کوچک و چندوجهی تشکیل دهید که بخش کسب‌وکار (Business) را به فناوری اطلاعات (IT) متصل کند. سعی کنید تیم تحول دیجیتال خود را در ابتدا با حداقل تعداد افراد متشکل از چند کارشناس IT، چند نماینده از بخش‌های مختلف و مدیران میانی بسازید. این تیم قرار است نخستین فاز تحول دیجیتال سازمان شما را به شکل آزمایشی از مرحله ایده‌پردازی به مرحله اجرا برساند. چشم‌انداز دیجتال را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به طور دقیق مشخص کنید و تیم را با اهداف پروژه هم‌راستا کنید. اگر تیم تحول دیجیتال سازمان خود را به درستی انتخاب کنید، خیال‌تان از بابت خلاقیت و نوآوری مورد نیاز برای مراحل بعدی آسوده خواهد بود.

3. ارزیابی آمادگی سازمان

   برای ارزیابی و بررسی آمادگی سازمان برای پذیرفتن تحول دیجیتال و هماهنگ شدن با تغییرات آن، لازم است تا هر 4 مورد 4P یعنی افراد (People)، سبد (Portfolio)، فرایند (Process) و پلتفرم (Platform) را در نظر بگیرید. هم از طرفی باید زیرساخت‌های فناوری مثل سرورها، انواع نرم افزار سازمانی و تجهیزات مختلف را ارزیابی کنید، هم از طرف دیگر باید سطح دانش دیجیتال کارکنان خود را بیازمایید. از همه مهم‌تر این است که مقاومت‌های احتمالی افراد در برابر تغییرات را پیش‌بینی کنید و برای آموزش آن‌ها در این مسیر برنامه‌ریزی کنید. انسان‌ها به شکل غریزی هنگام مواجهه با هر چیزی که با آن آشنایی ندارند از خود مقاومت نشان می‌دهند؛ پس همین‌که آن‌ها را با مفاهیم تحول دیجیتال آشنا کنید و آموزش‌های لازم را برای آن‌ها تدارک ببینید بخش بزرگی از کار را انجام داده‌اید.

4. برنامه‌ریزی تغییر

   حالا که میزان آمادگی سازمان برای تحول دیجیتال را ارزیابی کرده‌اید، به کمک تیم تحول دیجیتال سازمان خود می‌توانید برای این تغییرات برنامه‌ریزی کنید. برنامه تغییرات شما باید جامع و کامل باشد و تا حد ممکن تمام چالش‌ها را پیش‌بینی کرده باشد. برنامه‌های آموزشی لازم برای کارکنان را تعیین کنید، یک استراتژی ارتباطی موثر برای شفاف‌سازی اهداف تحول دیجیتال در سازمان مشخص کنید و زمان‌بندی‌های پیاده‌سازی این برنامه‌ها را هم قطعی کنید.

5. اجرا و پیاده‌سازی

   حواستان باشد که هیچ‌وقت نمی‌توانید یک دفعه همه چیز را تغییر دهید و انتظار داشته باشید که افراد خودشان را با تغییرات انجام شده سازگار کنند. با پروژه‌های کوچک شروع کنید و گام به گام تحولات دیجیتال را پیاده‌سازی کنید. برای مثال فقط یکی از فرایندهای یک بخش از سازمان را اتوماسیون کنید و منتظر بازخورد کاربران باشید. مشکلات را رفع کنید و تغییرات لازم را با توجه به نیاز کاربران انجام دهید. وقتی این پروژه کوچک با موفقیت انجام شد سپس به سراغ گام بعدی بروید.

6. پشتیبانی و بهبود مستمر

   با آموزش مداوم و پشتیبانی مستمر برای حل مشکلات، از بازدهی تغییراتی که انجام داده‌اید مطمئن خواهید شد. به مرور زمان می‌توانید شاخص‌های کلیدی مثل زمان فرایندها و هزینه‌های اضافی که کاسته شده را بررسی کنید تا مطابق با شرایط، تصمیمات جدید را اتخاذ کنید. هر زمان که با توجه به بازخورد کارکنان و تصمیم‌گیری تیم تحول دیجیتال احساس کردید بخشی از برنامه باید متناسب با شرایط دوباره تغییر کند، برای بهینه‌سازی اوضاع اقدام کنید. بهبود مستمر اوضاع همراه با پشتیبانی مناسب، فرهنگ تغییر را در سازمان شما به درستی جا می‌اندازد.

انتخاب نرم افزار سازمانی مناسب

یکی از اشتباهاتی که سازمان‌ها هنوز هم مرتکب آن می‌شوند این است که برای پروژه‌های تحول دیجیتال خود از همان ابتدا به سراغ تغییرات بنیادی سیستم‌های سازمانی می‌روند. در روش‌های قدیمی فرایندهای دیجیتال‌سازی، سازمان‌ها تیم‌هایی را استخدام می‌کردند و یا سفارش‌هایی را به شرکت‌های برنامه‌نویسی ثبت می‌کردند که در یک فرایند سنگین و زمان‌بر بیایند و تمام سیستم‌های نرم افزاری آن‌ها را تغییر دهند.

در این روش درواقع همه چیز از نو ساخته می‌شود و ماه‌ها طول می‌کشد. اما در روش‌های نوین، می‌توانید به سراغ روش‌های توسعه کم کد (Low-code Development) و نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) بروید که هم کم‌هزینه‌تر است و هم این قابلیت را دارد که در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر، به صورت پله پله انجام شود. برای مثال، با استفاده از روشی مثل سیستم ساز دیگر نیاز نیست که همه چیز را از ابتدا آغاز کنید، بلکه می‌توانید با هزینه کمتر و در زمان کوتاه‌تر، فرایند تحول دیجیتال را گام به گام بر اساس مراحل تحول دیجیتال که بررسی کردیم انجام دهید و بازخورد بگیرید.

معرفی سیستم ساز برسا

اگر هدف شما از تحول دیجیتال در سازمان صرفاً تغییر سیستم‌ها نیست و به دنبال ساخت فرهنگ سازمانی جدید متناسب با تغییرات عصر دیجیتال هستید، یکی از گزینه‌های پیش روی شما استفاده از سیستم ساز است. با استفاده از چنین ابزارهایی شما افراد را به تدریج برای سازگاری با تغییرات تحول دیجیتال آماده می‌کنید و به جای اینکه صرفاً نرم افزار سازمانی را عوض کنید، ارزش‌آفرینی می‌کنید. سیستم ساز درواقع دروازه ورود سازمان شما به دنیای تحول دیجیتال است.

سیستم ساز برسا ترکیبی از BPMS و پلتفرم توسعه کم کد است که شما توسط آن می‌توانید بدون نیاز به دانش عمیق برنامه‌نویسی، نرم افزارهای سازمانی مورد نیاز خود را با توجه به اولویت‌های سازمان خود طراحی و پیاده‌سازی کنید. تمامی نرم افزارهایی که از این طریق می‌توانید بسازید فرایندمحور هستند و همچنین با مراحل پیاده‌سازی تحول دیجیتال همخوانی دارند چون مرحله به مرحله قابل اجرا و ارزیابی هستند. جالب اینجاست که بدانید این‌گونه ابزارها می‌توانند زمان مورد نیاز برای ساخت نرم افزارهایی که در پروژه‌های تحول دیجیتال نیاز دارید را تا 90٪ کاهش دهند!

برخی از بخش‌های سیستم ساز

• فرم ساز: این بخش می‌تواند تمام داده‌های سازمان شما را به شکل منظم سازمان‌دهی کند. فرم ساز شامل انواع فیلدهای متنی، عددی، محاسباتی، چندمقداری و... برای نگهداری اطلاعات است و همه چیز را در پایگاه‌های داده امن ذخیره می‌کند. برای ارزیابی تغییرات تحول دیجیتال در سازمان می‌توانید از این اطلاعات به سادگی استفاده کنید.

• فرایند ساز: فرایند ساز همان بخشی است که مثل یک BPMS حرفه‌ای عمل می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد که به ساده‌ترین و کارآمدترین شکل ممکن فرایندهای سازمانی خود را طراحی، اجرا و مدیریت کنید. از این طریق می‌توانید گردش کارها را بر اساس استانداردهای تحول دیجیتال ارزیابی کنید و گلوگاه‌ها را برای بهینه‌سازی‌های بعدی شناسایی کنید.

• گزارش ساز: تصمیم‌گیری‌هایی که توسط تیم تحول دیجیتال قرار است در سازمان شما انجام شود، باید هوشمندانه و بر اساس اطلاعات دقیق باشد. تنها زمانی این تیم می‌تواند از پس حجم زیاد داده‌های سازمانی بربیاید که آن‌ها را بتوانید به خوبی تحلیل و سپس تبدیل به گزارش کنید. این دقیقا همان کاری است که نرم افزار سازمانی گزارش ساز برای شما انجام می‌دهد.

خلاصه مطلب

تحول دیجیتال موضوع جذابی است که این روزها بحث درباره آن حسابی داغ است. اما به خاطر جدی ‌نگرفتن مدیریت تغییر، 70 درصد از پروژه‌های تحول دیجیتال با وجود سرمایه‌گذاری‌های کلان به شکست منجر می‌شوند. برای این‌که بتوانید ریسک شکست را در پروژه‌های تحول دیجیتال سازمان خود کاهش دهید، باید به چیزی فراتر از انتخاب انواع نرم افزار سازمانی فکر کنید و به دنبال ساخت فرهنگ تغییر در بین کارکنان خود باشید. در این مقاله در کنار بررسی مرحله به مرحله مدیریت تغییر برای پیاده‌سازی تحول دیجیتال، ابزاری به نام سیستم ساز را به شما معرفی کردیم که در این مسیر حسابی به کارتان می‌آید.