کاهش چرخه عمر فرایند با BPMS

فرایندهای کسب‌وکار همان فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای هستند که با گرفتن ورودی‌های مشخص، سازمان را به خروجی‌های ایده‌آلی که انتظار دارد می‌رسانند. هر کدام از این فرایندها چرخه عمر مشخصی دارند که باید به درستی پیاده‌سازی شوند تا بهترین نتیجه را در راستای افزایش بهره‌وری فعالیت‌ها در اختیارتان بگذارند. با اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار به وسیله BPMS و افزایش بهره‌وری آن‌ها می‌توانید چرخه عمر فرایندهای کسب‌وکار خود را کوتاه‌تر کنید تا هم بهینه‌تر عمل کنند و هم در زمان و منابع سازمان صرفه‌جویی کنند. در ادامه می‌خواهیم با معرفی راهکارهای عملی برای کاهش چرخه عمر فرایند به شما کمک کنیم تا فرایندهای ریز و درشت سازمان خود را حرفه‌ای‌تر از قبل طراحی، پیاده‌سازی و بهینه‌سازی کنید.

چرخه عمر فرایند چیست؟

منظور از فرایند کسب و کار (Business Process) مجموعه‌ای از فعالیت‌های به‌هم پیوسته‌ای است که در یک سازمان، جهت رسیدن به خروجی مد نظر انجام می‌شود. تمامی اقدامات و وظایفی که سیستم‌ها و کارکنان مجموعه شما بر اساس چارت سازمانی انجام می‌دهند تا در نهایت محصولی تولید شده و یا خدمتی ارائه شود، بخشی از فرایندهای کسب و کار شما هستند. این فرایندها می‌توانند عملیاتی، مدیریتی و یا به شکل پشتیبانی باشند. به طور کلی هر فرایند چرخه عمر مشخصی دارد که شامل پنج مرحله است. مراحل و جزییات چرخه عمر فرایندهای کسب‌وکار عبارت‌اند از:

1. طراحی

   اولین بخش از چرخه عمر هر فرایند به بررسی نیازمندی‌ها و طراحی یک فرایند مناسب مربوط می‌شود. در این مرحله یک فرایند مشخص را باید به طور کامل و با تمام جزییات تجزیه و تحلیل کنید و برای این کار از هر شخص یا ابزاری که لازم است کمک بگیرید. برای مثال می‌توانید بررسی کنید و ببینید که فرایند چگونه آغاز می‌شود، چه جریانی را طی می‌کند، در نهایت قرار است به چه نتیجه‌ای برسد و اصلا چه نیازی به این فرایند وجود دارد. شناسایی مسئولیت و وظیفه هر کسی که درگیر جریان این فرایند است، و کاری که هر بخش از سیستم باید به انجام برساند یکی از بخش‌های کلیدی طراحی چرخه عمر فرایندهاست.

2. مدلسازی

   در مرحله مدلسازی، شما باید نتیجه‌ای که در بخش طراحی به آن رسیدید را به شکل یک نقشه راه مستند پیاده‌سازی کنید. روش‌ها و ابزارهای مختلفی برای مدلسازی فرایندها وجود دارند که می‌توانند نقشه راه را در قالب یک استاندارد دیجیتال طراحی کرده و در اختیارتان بگذارند. مرحله مدلسازی باید به دقت کامل و با بهترین ابزارها انجام شود و پیش از رفتن به مرحله بعد هر چند بار که نیاز است ویرایش شده و بهینه‌سازی شود. از پرکاربردترین روش‌های مختلف مدلسازی فرایند کسب‌وکار می‌توانیم به فلوچارت، استاندارد BPMN، نمودار فعالیت UML، نمودار SPIOC، روش IDEF0 و... اشاره کنیم.

3. پیاده‌سازی

   پیاده‌سازی فرایند یکی از مهم‌ترین مراحل چرخه عمر فرایند است، زیرا حتی اگر فرایندی به درستی طراحی و مدلسازی شده باشد، بدون پیاده‌سازی اصولی و درست هیچ آورده‌ای برای سازمان نخواهد داشت. اگر فرصتی برای اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار وجود داشته باشد، این مرحله همان‌جایی است که باید این فرصت‌ها را پیدا کرده و از آن‌ها استفاده کنید. برای اطمینان از کارایی فرایندی که طراحی و مدلسازی کرده‌اید، می‌توانید پیاده‌سازی آن را در یک محیط شبیه‌سازی شده و یا در یک بخش کوچک از سازمان به صورتی آزمایشی انجام دهید تا اگر به چالشی برخوردید، پیش از اجرای نهایی فرایند آن را بهبود ببخشید.

4. نظارت

   کسی که بر فرایندهای کسب‌وکار مدیریت می‌کند، باید همیشه آن‌ها را تحت نظر داشته باشد و فرصت‌های بهینه‌سازی را پیدا کند. در بسیاری از مواقع همه چیز خوب به نظر می‌رسد، تا زمانی که فرایندها برای مدتی به حال خود گذاشته می‌شوند و ناگهان با تنگناها و گره‌های پیش‌بینی نشده روبه‌رو می‌شوید. نظارت همیشگی بر فرایندها به شما اطمینان می‌دهد که همه چیز در جای درست خود قرار دارد و اگر چالشی به وجود بیاید، به راحتی می‌توانید آن را شناسایی کرده و برای بهینه‌سازی‌اش برنامه‌ریزی کنید.

5. بهینه‌سازی

   فرایندهای ناکارآمدی که هیچ کمکی در راستای رسیدن به اهداف سازمان نمی‌کنند به راحتی شناسایی شده و بهینه‌سازی می‌شوند. چالش این کار در آن فرایندهایی است به خوبی کار می‌کنند اما هنگامی که برای مدتی آن‌ها را تحت نظر می‌گیرید، متوجه می‌شوید که چه‌قدر برای بهینه‌سازی جا دارند. بر اساس اطلاعاتی که در مرحله چهارم از چرخه فرایند کسب‌وکار به دست می‌آورید، برای بهبود فرایندها و از بین بردن گره‌هایی که در مسیر فعالیت‌ها به وجود آمده است برنامه‌ریزی کنید و این چرخه را یک‌بار دیگر از ابتدا تا انتها طی کنید.

چالش‌های طولانی بودن چرخه عمر فرایند

هر چه کسب‌وکار شما بزرگتر باشد، چالش‌هایی که در طراحی و مدیریت فرایندها به آن‌ها برمی‌خورید بیشتر و پیچیده‌تر خواهند بود. هر کدام از مراحل چرخه حیات فرایند کسب‌وکار جزییات خاص خود را دارد و اگر نخواهید هیچ کدام از آن‌ها را سرسری انجام دهید، باید به دقت برای هر کدام وقت بگذارید. این اتفاق باعث می‌شود که با طولانی شدن چرخه عمر فرایندها مواجه شوید و به چالش‌های زیر برخورد کنید:

• هدررفت زمان: بدون شک فرایندهای طولانی و پیچیده هرگونه تصمیم‌گیری در مراحل پنج‌گانه حیات فرایند را کند می‌کنند و بخش زیادی از زمان شما را به خود اختصاص می‌دهند.

• کاهش بهره‌وری: هرچه چرخه عمر یک فرایند طولانی‌تر باشد، فرسایش بیشتری دارد و بهره‌وری افراد و همچنین سیستم‌ها را نیز کاهش می‌دهد.

• جا ماندن از رقابت: سازمان‌هایی که در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار خود بهتر عمل می‌کنند و زمان و انرژی زیادی را صرف بررسی چندباره چرخه حیات فرایندها نمی‌کنند، به راحتی از رقبای خود پیشی می‌گیرند.

• افزایش خطاها: هرچه فرایندها چرخه عمر طولانی‌تری داشته باشند و پیچیدگی‌هایشان بیشتر باشد، احتمال رخ دادن خطاهای مختلف در طراحی و پیاده‌سازی را افزایش می‌دهند.

کارکرد نرم‌افزار BPMS

یکی از قدرتمندترین ابزارهایی که در مراحل مختلف چرخه عمر فرایند کسب‌وکار به داد شما می‌رسد، BPMS است. سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (Business Process Management System) با استفاده از ابزارهای متنوعی که در اختیار شما می‌گذارد، کار شما را در طراحی، مدلسازی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی فرایندها راحت‌تر می‌کند. اگر به دنبال اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار خود هستید و یا قصد کاهش زمان اجرای فرآیندها را دارید، BPMSها بهترین گزینه‌هایی هستند که در اختیار دارید.

نقش BPMS در کوتاه کردن چرخه عمر فرایند

سیستم‌های BPMS می‌توانند کمک شایانی در مدیریت بهینه فرایندهای کسب‌وکار به شما بکنند. شما در هر 5 مرحله از چرخه عمر فرایندها می‌توانید روی امکانات BPMS حساب باز کنید. نقش BPMSها در کوتاه‌تر کردن چرخه حیات فرایندها را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:

1. افزایش بهره‌وری فرایندها
   یکی از مهم‌ترین کاربردهای BPMS این است که به شما کمک می‌کنند تا نقاطی که در آن‌ها زمان و انرژی به هدر می‌رود را شناسایی کنید. با انجام مراحل طراحی و مدلسازی فرایند در این سیستم‌ها می‌توانید از همان ابتدا این نقاط را پیدا کنید و پیش از اجرای فرایند آن را بهینه‌سازی کنید. کارایی پایین و بازدهی نامطلوب بخشی از فعالیت‌های یک فرایند می‌تواند بدون این‌که متوجه باشید زمان و منابع را به هدر بدهد. BPMS به شما کمک می‌کند تا با کاهش زمان اجرای فرآیند، چنین اتفاقی هیچ‌گاه رخ ندهد.

2. اتوماسیون فعالیت‌های تکرارشونده
   اگر تحلیل و بررسی فرایندها را به وسیله BPMS انجام دهید، می‌بینید که برخی از فعالیت‌های تکراری به صورت دستی در حال انجام‌اند. این فعالیت‌ها در بیشتر مواقع می‌توانند به راحتی اتوماسیون شوند تا نه دیگر از زمان و انرژی کارکنان بکاهند و نه این‌که احتمال خطای انسانی در انجام آن‌ها وجود داشته باشد. به این ترتیب به سادگی می‌توانید با اتوماسیون فعالیت‌های تکرارشونده، از چرخه عمر فرایندهای سازمان خود بکاهید. سیستم‌های مدیریت فرایند معمولا راه‌های مختلفی برای خودکارسازی چنین فعالیت‌هایی در اختیار شما می‌گذارند.

3. افزایش شفافیت فرایندها
   مدیریت فرایند به شیوه اصولی و درست این امکان را به شما می‌دهد که فرایندهای کسب‌وکار خود را به شکل لحظه‌ای پیگیری و تحلیل کنید. شفافیتی که در بررسی فرایندها و فعالیت‌ها با استفاده از BPMS در اختیار دارید گره‌ها و بخش‌هایی که کارایی مد نظر را ندارند برای شما مشخص می‌کند و می‌تواند آن‌ها را بر اساس معیارهای مختلف اندازه‌گیری کند. با استفاده از همین داده‌ها می‌توانید برای بهبود عملکرد بخش‌های مختلف یک فرایند تصمیم‌گیری کنید و چرخه حیات آن را کوتاه‌تر کنید.

4. یکپارچه‌سازی
   برخی از مدیران ممکن است تصور کنند که نیازی به BPMS در کنار سیستم‌های مدیریتی فعلی خود ندارند زیرا این کار فقط همه چیز را پیچیده‌تر می‌کند. طبیعتا چنین تصوری به هیچ عنوان درست نیست و نیاز به شفاف‌سازی دارد. BPMSها در کنار مزایای فراوانی که در راستای طراحی، پیاده‌سازی و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در اختیارتان می‌گذارند، می‌توانند با تمام سیستم‌های سازمانی شما هماهنگ و یکپارچه شوند تا هیچ‌گونه پیچیدگی نرم‌افزاری و مدیریتی به‌وجود نیاید. یکپارچگی BPMS با سایر سیستم‌های سازمانی همچنین می‌تواند به وسیله در دسترس قرار گرفتن اطلاعات مختلف از بخش‌های گوناگون سازمان، به شما در کوتاه کردن چرخه عمر فرایندها کمک کند.

فرایندساز، یک گام فراتر از BPMS

تا این‌جا دیدیم که نرم‌افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا همان BPMSها چه تاثیرات مثبتی می‌توانند در کاهش چرخه عمر فرایندها داشته باشند. اما این سیستم‌ها در دو مورد ممکن است محدودیت‌هایی برای شما ایجاد کنند. اول این‌که این ابزارها صرفا برای طراحی، پیاده‌سازی و مدیریت فرایندها ساخته شده‌اند و اگر ایده‌هایی فراتر از چارچوب‌های آن‌ها داشته باشید، احتمالا در پیاده‌سازی آن‌ها به مشکل برمی‌خورید. دوم این‌که این سیستم‌ها برای ارائه بهترین عملکرد خود معمولا به ابزارهای مکمل نیاز دارند. جایگزینی که در این بخش می‌خواهیم برای BPMS به شما معرفی کنیم پا را یک قدم فراتر می‌گذارد و امکانات بسیار مناسبی برای ارائه دارد.

سیستم ساز

در این مقاله درباره طراحی و پیاده‌سازی فرایندها صحبت کردیم،‌ اما آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که نرم‌افزارهای فرایندمحور مورد نیاز سازمان‌تان را نیز خودتان طراحی کنید و توسعه دهید؟ سیستم‌ساز یک پلتفرم توسعه است که از طریق آن می‌توانید به جای استفاده از BPMS، یک نرم افزار جامع بسازید که تمام امور مربوط به چرخه عمر فرایندهای سازمان را پوشش دهد. کلیدی‌ترین ویژگی سیستم ساز این است که برای استفاده از این ابزار هیچ نیازی به دانش عمیق کدنویسی ندارید. زمانی که به یک نرم افزار جدید برای مجموعه‌تان نیاز دارید، به سرعت می توانید آن‌چه که می‌خواهید را با استفاده از سیستم ساز بسازید و در سازمان خود به‌کار بگیرید. علاوه‌بر این، شما به راحتی می‌توانید تمام فرایندها را به‌صورت یکپارچه در همان نرم افزار طراحی، پیاده‌سازی و مدیریت کنید.

فرایندساز

اگر به دنبال کوتاه کردن چرخه عمر فرایند از طریق به‌کارگیری BPMS بودید و حالا می‌خواهید یک قدم فراتر بروید و از سیستم ساز استفاده کنید، وقت آن است که با فرایندساز آشنا شوید. فرایندساز یک ابزار ابزار قدرتمند در سیستم ساز است که دست شما را برای طراحی، اجرا و مدیریت فرایندها به هر شکلی که به آن علاقه دارید باز می‌گذارد. رابط کاربری فرایندساز اصلا پیچیده نیست و انعطاف‌پذیری بالایی نیز جهت سفارشی‌سازی فرایندهای سازمان شما دارد. همچنین تمام روش‌ها و استانداردهای کاربردی که برای طراحی و مدلسازی فرایندها استفاده می‌شوند، در این نرم‌افزار در دسترس شما قرار دارند.

خلاصه مطلب

راه‌های مختلفی مثل اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار وجود دارد که می‌تواند در کوتاه کردن چرخه عمر فرایند به شما کمک کند. در این مقاله با معرفی مزایای BPMSها در راستای مدیریت بهینه‌تر فرایندهای کسب‌وکار به شما نشان دادیم که ابزارهای درست تا چه اندازه می‌توانند هر 5 مرحله از چرخه حیات فرایند را برای شما ساده‌تر کنند. در انتها نیز ابزارهایی مثل سیستم‌ساز و فرایندساز را بررسی کردیم که دقیقا برای کاهش زمان اجرای فرآیند و بهینه‌سازی مدیریت فرایندها ساخته شده‌اند.