10 روش کاربردی برای مدیریت عملکرد و تقویت کارکنان کم بازده

بازدهی و سودآوری یک مجموعه بیشتر از هر چیز، به عملکرد کارکنان آن بستگی دارد. هر چه‌قدر هم که با روش‌های مدیریتی مدرن، یک برنامه‌ریزی بی‌نقص برای کسب‌وکار خود داشته باشید، تا زمانی که کارکنان بازدهی مطلوبی نداشته باشند، به اهداف سازمان نخواهید رسید. همه می‌‌دانند که کارکنان، بزرگترین سرمایه هر سازمان هستند. در بهترین شرایط هم درصد اندکی از کارکنان هستند که تحت تاثیر عوامل مختلف، از ایده‌آل‌ترین حالت خود فاصله می‌گیرند و بازدهی‌شان کاهش پیدا می‌کند. استراتژی درست در چنین مواقعی چیست و با چه روش‌هایی می‌توان مدیریت عملکرد را بهینه‌سازی کرد؟ در این مقاله با صحبت از ارزیابی عملکرد کارکنان می‌خواهیم روش‌های کاربردی مدیریت و تقویت کارکنان کم بازده را بررسی کنیم.

چرا مدیریت کارکنان کم بازده اهمیت دارد؟

شاید به این خاطر که همیشه بازده تعدادی از کارکنان کمتر از بقیه است، تصور کنید که نمی‌توان برای این مساله کار مفیدی انجام داد و تلاش برای آن فقط اتلاف وقت است. اما اینگونه نیست! تحقیقات و نمونه‌های فراوان نشان داده که سازمان‌ها با مدیریت عملکرد و تقویت کارکنان کم بازده نه تنها می‌توانند بهره‌وری فرد را افزایش دهند، بلکه سودآوری کلی سازمان را هم بهبود می‌بخشند. شناسایی و حمایت از کارکنان کم بازده هم روش‌های مدیریتی شما را بهینه‌تر می‌کند و هم به تعامل کارکنان و افزایش روحیه تیمی کمک می‌کند.

شما درواقع با استخدام کارکنان و تشکیل مجموعه‌تان به این شکلی که هست، برای سازمان خود روی افراد سرمایه‌گذاری کرده‌اید. مدیریت کارکنان کم بازده می‌تواند با کاهش ریسک‌های این سرمایه‌گذاری، آینده درخشان‌تری را برای کسب‌وکار شما به ارمغان بیاورد.

منظور از عملکرد کم بازده چیست؟

عملکرد کم بازده به حالتی گفته می‌شود که به هر دلیلی میان آن چیزی که فرد توانایی انجام آن را دارد، و آن چیزی که در عمل انجام می‌دهد، اختلاف زیادی به ‌وجود بیاید. البته که همه ما انسانیم و طبیعتاً عملکردمان همواره نوسان‌هایی را در طول زمان به خود می‌بیند؛ اما منظور ما از عملکرد کم بازده این نوسان‌های موقت و قابل چشم‌پوشی نیست. عملکرد کم بازده کارکنان زمانی است که به شکل جدی با موارد زیر روبه‌رو شویم و تاثیر این بازده کم را در بهره‌وری کل سازمان یا یک بخش از آن مشاهده کنیم:

• انجام کارها با کیفیت پایین‌تر از حد معمول و بی‌دقتی در جزئیات
• تاخیر در تحویل پروژه‌ها یا انجام وظایف در زمان مقرر و تکرار این مساله
• کاهش ارتباط با دیگر کارکنان و کم‌رنگ ‌شدن تعاملات اجتماعی
• رعایت ‌نکردن قوانین و سیاست‌های سازمانی
• افزایش اشتباهات و خطاها در کار و نیاز به اصلاح کارها
• بی‌توجهی به اهداف و ارزش‌های سازمان در انجام کارها
• کاهش شاخص‌های ارزیابی عملکرد نسبت به دوره‌های گذشته

عوامل کاهش بازدهی کارکنان

پیش از اینکه به فکر اقدام عملی جهت افزایش بهره‌وری کارکنان کم بازده باشیم بهتر است با عواملی که این وضعیت را ایجاد می‌کنند آشنا باشیم. این عوامل ممکن است به خود فرد، سازمان و یا محیط مربوط باشند. با استفاده از ابزارهایی مثل نرم افزار مدیریت عملکرد می‌توانید این عوامل را سریع‌تر شناسایی کنید. به طور کلی تعدادی از مهم‌ترین عوامل کاهش بازدهی کارکنان در سازمان این‌ها هستند:

1. مشکلات و دغدغه‌های شخصی

   یکی از شایع‌ترین علل کاهش بازدهی کارکنان در هر سازمان دغدغه‌های شخصی افراد است. همه ما در بازه‌هایی از زندگی‌مان درگیر مشکلات مختلف خانوادگی، مالی، سلامتی و... هستیم و ممکن است بازدهی‌مان در شغلی که داریم تحت تاثیر این درگیری‌ها کاهش پیدا کند.

2. کاهش انگیزه و اشتیاق

   به دلایل مختلفی ممکن است انگیزه افراد در جایی که هستند و کاری که انجام می‌دهند کاهش پیدا کند. کارکنان اگر احساس کنند که تلاش‌هایشان دیده نمی‌شود و یا ارزشی در سازمان ندارد، اشتیاق خود را به کار از دست می‌دهند. همچنین اگر افراد نتوانند فرصت‌های پیشرفت شغلی را برای آینده خودشان در یک مجموعه ببیند انگیزه‌شان از بین می‌رود. کار مدام، فرسودگی، استراحت ناکافی و عدم تعادل میان کار و زندگی نیز از دیگر عوامل این اتفاق هستند.

3. متناسب ‌نبودن مهارت‌ها با سِمت شغلی

   یکی از مواردی که در مجموعه‌های کوچک و بزرگ بارها مشاهده می‌شود این است که مهارت‌های فرد با جایگاهی که در سازمان به او داده شده سازگاری ندارد. از مهارت‌های سخت که جزو الزامات شغل است گرفته تا مهارت‌های نرم، همگی می‌توانند در صورت متناسب ‌نبودن با جایگاه شغلی فرد منجر به کاهش بازدهی شوند. برای مثال ممکن است فردی که کاملاً از لحاظ فنی مناسب یک شغل است به‌خاطر نداشتن روحیه تیمی، بازدهی خوبی برای مجموعه نداشته باشد.

4. اشکال در مدیریت زمان

   یکی دیگر از مواردی که مستقیماً به مدیریت عملکرد کارکنان توسط سازمان مربوط نیست و به خود فرد مربوط می‌شود ضعف در مدیریت زمان است. کارکنانی که به هر دلیلی نمی‌توانند زمانبندی درستی برای انجام وظایف خود انجام دهند، با انباشت کارها، کاهش کیفیت کار، اضطراب فراوان و در نهایت کاهش بازدهی مواجه می‌شوند.

5. شفاف‌ نبودن وظایف و نقش‌ها

   این مورد کاملاً به راهکارهای مدیریتی سازمان مربوط می‌شود. گاهی اوقات برای برخی از جایگاه‌های شغلی در مجموعه شرح شغلی دقیقی وجود ندارد و اهداف و مسئولیت‌ها به درستی مشخص نشده است. این اتفاق کارکنان را باعث سردرگمی می‌کند و باعث می‌شود که اولویت‌های جایگاه شغلی خود را به درستی نشناسند و در نتیجه بازدهی خوبی نداشته باشند.

6. ضعف‌های مدیریتی

   اگر مدیران بخش‌های مختلف سازمان نتوانند رهبران خوبی برای کارکنان باشند، بازدهی افراد و در نتیجه بهره‌وری جمعی سازمان کاهش پیدا می‌کند. مدیران حرفه‌ای از طریق ارتباط موثر با افراد و حفظ روحیه تیمی، مشکلاتی که منجر به کاهش بازدهی می‌شود را شناسایی و رفع می‌کنند.

7. توزیع نامتوازن کارها

   گاهی اوقات ممکن است وظایف به درستی میان افراد تقسیم نشده باشد و در بعضی بخش‌ها کارکنان با حجم غیرمنطقی از کار روبه‌رو باشند. فشار بیش از حدی که این توزیع نامتوازن می‌تواند به کارکنان وارد کند یکی از علل کاهش بازدهی افراد است.

8. تاثیرات محیط کار

   محیط کار همیشه می‌تواند تاثیرات سازنده یا مخربی بر عملکرد کارکنان داشته باشد. از چیدمان محیط کار از لحاظ تاثیرات ذهنی و روانی گرفته تا مواردی مثل امکانات و تجهیزاتی که در دسترس افراد است همگی می‌توانند عاملی برای افزایش یا کاهش بازدهی افراد در مجموعه باشند.

روش‌های مدیریت و تقویت کارکنان کم بازده

حالا که به اهمیت مدیریت عملکرد کارکنان برای رسیدن به اهداف کسب‌وکار پی بردیم و عوامل کاهش بازدهی در سازمان را بررسی کردیم، نوبت آن رسیده که روش‌های کاربردی برای مدیریت و تقویت کارکنان کم بازده را بشناسیم. با تکیه بر این روش‌ها و اقدامات عملی می‌توانید بازدهی کارکنان و در نتیجه بهره‌وری مجموعه خود را افزایش دهید.

1. شناسایی مشکلات و علل کاهش بازدهی

   نخستین و مهم‌ترین کاری که باید انجام دهید شناسایی مشکل و آگاهی پیدا کردن نسبت به آن است. این کار را می‌توانید با توجه و دقت به مواردی که کاهش بازدهی را نشان می‌دهند انجام دهید. اگر در سازمان خود از ابزارهایی مثل نرم افزار ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنید، کار شما در این مرحله به مراتب ساده‌تر خواهد بود. پس از شناسایی مشکل باید بر اساس علل کاهش بازدهی که بالاتر از آن‌ها صحبت کردیم، مشکل را ریشه‌یابی کنید. شما باید دقیقاً تشخیص دهید که کدام کارکنان، به چه دلایلی با ضعف در بازدهی مواجه شده‌اند.

2. تعیین اهداف مشخص و قابل انجام

   برای افزایش بازدهی کارکنان، اهداف سازمان باید به ‌گونه‌ای طراحی شده باشد که هم قابل انجام و منطقی باشد، و هم برای تمام افراد واضح و مشخص باشد. از اهداف کلی سازمانی گرفته تا مواردی که هر بخش از مجموعه یا هر فرد باید در راستای رسیدن به آن تلاش کنند،‌ همگی باید واقع‌بینانه و شفاف باشند. یکی از موارد مکمل که می‌تواند کمک‌ کننده باشد تعیین شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری و سنجش پیشرفت و موفقیت در این اهداف است. نرم افزار مدیریت تیم‌های کاری در این زمینه می‌تواند به مدیریت راحت‌تر کمک ویژه‌ای کند.

   پائول جی مایر، سخنران انگیزشی مشهور، درباره بازدهی فردی و سازمانی می‌گوید:

   «اهداف کسب‌وکار خود را با چنان شفافیتی تعیین کنید که دیگران نیز آن‌ها را آن‌گونه ببینند که شما می‌بینید.»

3. مدیریت انتظارات شغلی و انتظارات کارکنان

   مدیران از کارکنان خود در جایگاه‌های شغلی‌شان انتظاراتی دارند و مدیریت عملکرد را بر اساس همین موارد انجام می‌دهند. کارکنان نیز طبیعتاً در مقابل انتظاراتی از سازمان خود دارند. شما می‌توانید با تکرار و مستندسازی انتظارات شغلی بر اساس اهداف کسب‌وکار اطمینان حاصل کنید که کارکنان دقیقاً اطلاع دارند که چه انتظاراتی از آن‌ها در کارشان وجود دارد. از طرف دیگر باید بررسی کنید که کارکنان، به خصوص آن‌هایی که بازدهی کمتری داشته‌اند چه انتظاراتی از سازمان و آینده شغلی خود دارند. اگر در این بررسی‌ها متوجه شدید اختلافاتی در انتظارات وجود دارد باید برای رفع آن‌ها اقدام کنید. نرم افزار شناسنامه و گریدینگ شغلی می‌تواند در این زمینه کمک بسیاری بکند.

4. ارائه آموزش‌های مختلف برای توسعه مهارت‌ها

   همانطور که پیشتر در این مقاله بررسی کردیم، برخی از عوامل کاهش بازدهی کارکنان به مهارت‌های افراد مربوط می‌شود. گاهی اوقات مهارت‌های افراد با جایگاه شغلی‌شان تناسب ندارد و بعضی مواقع هم لازم است تا مهارت‌های جدیدی برای افزایش بهره‌وری به آن‌ها افزوده شود. شما با ارزیابی عملکرد می‌توانید این موارد را به خوبی تشخیص دهید. اگر لازم می‌بینید، بر اساس نیازهای کارکنان دوره‌های آموزشی جهت تقویت مهارت‌های سخت و نرم برگزار کنید. برای مدیریت این راهکار، می‌توانید از نرم افزار آموزش سازمانی استفاده کنید.

5. ایجاد یک محیط کاری ایده‌آل

   محیط کار تاثیر بسیار زیادی بر عملکرد کارکنان دارد. این تاثیر می‌تواند مثبت باشد و به افزایش بهره‌وری بی‌انجامد، یا می‌تواند منفی باشد و بازدهی را کاهش دهد. مواردی که جهت بهینه‌سازی محیط کار می‌توانید بررسی کنید می‌توانند شامل نورپرداری، دمای محیط، سیستم تهویه، ارگونومی تجهیزات، میزان سروصدا، امکانات رفاهی، چیدمان محیط و... باشند. موارد ساده‌تری مثل استفاده از تصاویر و نقل‌قول‌های جذاب در محیط کار و یا نشان دادن برنامه‌ها و اهداف سازمان نیز می‌توانند به ساختن محیط کار ایده‌آل کمک کنند. برای کنترل این موارد می‌توانید از نرم افزار سلامت کارکنان استفاده کنید تا مدیریت راحت‌‌تری را تجربه کنید.

6. تشویق به همکاری بهینه‌تر و کار تیمی

   بهبود ارتباطات درون سازمانی می‌تواند سرعت و دقت انجام کارها را افزایش داده و منجر به بهبود بازدهی کارکنان شود. با تقویت فرهنگ سازمانی می‌توانید کارکنان را به همکاری بهینه‌تر با یکدیگر تشویق کنید و روحیه تیمی را بهبود ببخشید. اگر کارکنان مجموعه فضایی داشته باشند که بتوانند مشکلات را بدون ترس بیان کنند، بازخوردهای مفید داشته باشند و با احترام رفتار کنند، قطعاً در شغل‌شان بازدهی بیشتری خواهند داشت. نرم افزار نظام پیشنهادات می‌تواند به مدیریت این موضوع کمک شایانی کند.

7. ارائه برنامه‌های تشویقی و پاداش

   منظور از برنامه‌های تشویقی هر چیزی است که بتواند در کارکنان انگیزه ایجاد کند. پاداش‌های مالی و غیرمالی می‌تواند به افزایش روحیه و بهبود بازدهی کمک کند. همچنین اگر افراد در سازمان بتوانند آینده روشنی برای مسیر حرفه‌ای خود تصور کنند و فرصت‌های رشد را ببیند، با انگیزه بیشتری کار می‌کنند و ضعف‌های بازدهی را برطرف می‌کنند. به طور مثال نرم افزار وام و تسهیلات می‌تواند به شما در تخصیص وام به کارکنان کمک کند و در نتیجه رضایتمندی کارکنان را افزایش دهد.

8. ارزیابی و پیگیری پیشرفت کارها

   یکی از مهم‌ترین اقداماتی که برای تقویت کارکنان کم بازده می‌توانید انجام دهید پیگیری مستمر پیشرفت کارهاست. اگر شما به خوبی از پس مدیریت عملکرد بربیایید و بتوانید امور را به درستی ارزیابی کنید، هم سریع‌تر ضعف‌های بازدهی را تشخیص می‌دهید و هم آمادگی بیشتری برای رفع آن‌ها دارید. یکی از ابزارهایی که بسیاری از مدیران به سمت استفاده از آن می‌روند و در این زمینه می‌تواند کمک‌ کننده باشد نرم افزار مدیریت عملکرد است که فرایند ارزیابی عملکرد را برای شما آسان‌تر می‌کند.

li

9. به‌کارگیری ابزارهای مناسب

   استفاده از ابزارهای مناسب جهت افزایش بهره‌وری کسب‌وکار یکی از کاربردی‌ترین کارهایی است که برای تقویت بازدهی کارکنان می‌توانید انجام دهید. ابزارهای مناسب علاوه ‌بر افزایش بهره‌وری کارکنان، در زمینه‌هایی مثل مدیریت فرایندها، برنامه‌ریزی درست و بهینه‌سازی ارتباطات درون سازمانی نیز به شما کمک می‌کنند. یک نمونه از این ابزارها نرم افزار ارزیابی عملکرد است که کمک می‌کند تا فرآیند ارزیابی عملکرد پرسنل به راحتی و به طور دقیق اجرا شود و سازمان بتواند به درستی به سمت مدیریت عملکرد حرکت کند.

li

10. 1 ایجاد تعادل میان کار و زندگی

    در آخر باید با حمایت از کارکنان حواستان باشد که آن‌ها تعادل سالمی میان کار و زندگی‌شان داشته باشند. مواردی مثل افزایش فشار کاری، خستگی و فرسودگی، صرف زمان زیاد در محیط کار و... مستقیماً بر عملکرد کارکنان تاثیر می‌گذارند و باعث کاهش بازدهی می‌شوند. تشویق به ایجاد تعادل سالم میان کار و زندگی یکی از کاربردی‌ترین روش‌های مدیریت عملکرد و تقویت کارکنان کم بازده در سازمان است.

خلاصه مطلب

هر چه‌قدر هم که سعی کنید مجموعه‌تان از هر زاویه‌ای بی‌نقص باشد، همیشه با مواردی مثل کاهش بازدهی کارکنان مواجه خواهید بود. کاری که می‌توانید انجام دهید،‌ شناسایی درست این مساله و استفاده از روش‌های کاربردی برای مدیریت و تقویت کارکنان کم بازده است. در این مقاله پس از بررسی علل و عوامل کاهش بازدهی کارکنان، 10 روش کاربردی برای گذر از این مشکل به شما ارائه کردیم.