بهترین شیوه‌ها برای پیاده‌سازی نظام پیشنهادات در سازمان
- نویسنده : برسا نوین رای
- تاریخ انتشار : 1404-04-21
- دسته‌بندی‌ها: اتوماسیون اداری
- برچسب‌ها:
یک سازمان بزرگ با صدها کارمند در شعبات مختلف را تصور کنید. در چنین مجموعه‌ای تعداد افرادی که ایده‌های خلاقانه و پیشنهادات سازنده برای سازمان دارند اما نمی‌توانند صدای خود را به مدیران ارشد برسانند کم نیست. ساده‌ترین ایده‌های خلاقانه کارمندان نیز در بسیاری از مواقع می‌تواند به افزایش بهره‌وری سازمان شما بی‌انجامد. اما این نظرات و پیشنهادات اغلب در مسیرهای تشریفات اداری که باید برای رسیدن به بالادستی‌ها طی کنند گم می‌شوند و به تاریخ می‌پیوندند. چه راه حلی می‌تواند این وضعیت را تغییر دهد؟
استفاده از ابزارهایی مثل نرم افزار نظام پیشنهادات یکی از روش‌هایی است که برای جمع‌آوری و مدیریت پیشنهادات و ایده‌های کارکنان به‌کار گرفته می‌شود. چنین ابزارهایی می‌توانند نقش پلی را بازی کنند که بدون در نظر گرفتن جایگاه افراد، ایده‌های ناب را به تصمیمات سازمانی کارگشا و کاربردی می‌رساند. در این مقاله می‌خواهیم روش‌هایی که برای پیاده‌سازی یک نظام پیشنهادات سازمانی بهینه و کاربردی به کار شما می‌آیند را در سازمان‌های بزرگ بررسی کنیم.
نظام پیشنهادات چیست؟
نظام پیشنهادات (Suggestion Scheme) سیستمی است که کارکنان سازمان را تشویق می‌کند تا ایده‌ها، نظرات و پیشنهاد خود را برای بهبود فرایندها، کاهش هزینه‌ها یا افزایش بهره‌وری ارائه کنند. این نظام به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری در سازمان‌های بزرگ و پیچیده که لایه‌های مدیریتی متعددی دارند حسابی به کار مدیران می‌آید، زیرا تضمین می‌کند که تمام نظرات سازنده به دست مدیران ارشد می‌رسد و در میان راه گم نمی‌شود.
جولیان ریچر، کارآفرین موفق بریتانیایی که به‌خاطر روش‌های نوینش در مدیریت تحسین می‌شود درباره نظام پیشنهادات نظر جالبی دارد که می‌گوید:
«یک نظام پیشنهادات کارآمد مانند این است که در حیاط پشتی‌تان یک چاه نفت داشته باشید. هیچ ابزاری ارزشمندتر از این برای مدیریت وجود ندارد.»
اهمیت نظام پیشنهادات در سازمان‌های بزرگ
شاید برای‌تان سوال باشد که چرا نظام پیشنهادات این‌قدر مهم است؟ در یک سازمان، مدیران در دورترین نقطه از خط مقدم قرار دارند و این کارکنان هستند که همه چیز را از نزدیک می‌بینند و لمس می‌کنند. نوآوری و خلاقیت دقیقاً از جایی می‌آید که تجربه واقعی وجود دارد و در آن نظریه‌ها به آزمون گذاشته می‌شوند. در سازمان‌های بزرگ به خاطر تشریفات اداری پیچیده معمولاً ناهماهنگی‌هایی وجود دارد که مشارکت کارکنان در پیشنهادات را کاهش می‌دهد و آن‌ها دیگر رغبتی به مشارکت ندارند. اهمیت داشتن یک نظام پیشنهادات کارآمد و بهینه برای سازمان به‌خاطر این موارد است:
-
تقویت فرهنگ مشارکت: در مجموعه‌ای که افراد از اثربخشی نظام پیشنهادات اطمینان داشته باشند، کارکنان تشویق می‌شوند که نظرات و پیشنهادات سازنده خود را با شما در میان بگذارند. این‌گونه فرهنگ سازمانی مناسبی در راستای مشارکت همه کارکنان در ایده‌پردازی‌ها ساخته می‌شود.
-
افزایش بهره‌وری: ایده‌های خلاقانه گاهی با کوچک‌ترین تغییرات نیز می‌توانند آثار ارزشمند و بزرگی برای سازمان شما داشته باشند. کارکنانی که خم و چم کارها را می‌دانند، می‌توانند به خوبی برای افزایش بهره‌وری فرایندها به شما پیشنهادات سازنده و ارزشمند ارائه کنند.
-
نوآوری مستمر: خلاقیت یکی از مهم‌ترین مفاهیمی است که سازمان را در مواجهه با تغییرات فراوان دنیای پیرامون ما سرپا نگه می‌دارد. ایده‌های جدید و نظرات خارج از چارچوب در بسیاری از مواقع همان چیزی است که پویایی سازمان شما را تضمین می‌کند.
طراحی و پیاده‌سازی بهترین نظام پیشنهادات
پیاده‌سازی نظام پیشنهادات در سازمان‌های کوچک شاید ساده باشد، اما در سازمان‌های بزرگ این کار به دقت و برنامه‌ریزی فراوان نیاز دارد. به همین خاطر است که بسیاری از سازمان‌ها در اتوماسیون اداری خود به سراغ نرم افزار نظام پیشنهادات می‌روند تا دست خالی با چالش‌های این کار روبه‌رو نشوند. با بررسی مراحل زیر می‌توانید به عمق این مساله پی ببرید و به بهترین شیوه برای پیاده‌سازی نظام پیشنهادات برسید.
-
اهداف را مشخص کنید
نخستین گام در طراحی یک نظام پیشنهادات کارآمد و بهینه تعیین اهداف سازمان از راه‌اندازی این سیستم است. مدیران باید از خود بپرسند آیا هدف‌شان از راه‌اندازی نظام پیشنهادات صرفاً کاهش هزینه‌هاست یا این‌که قصد دارند رضایت کارکنان خود را نیز از این طریق افزایش دهند. این اهداف باید به شکل واضح و دقیق توسط تیمی از مدیران ارشد و کارکنان برگزیده مشخص شود تا نقشه راه شما در مراحل بعد باشد. -
فرایندها را به شکل واضح طراحی کنید
فرایندهای ارائه، ارزیابی و اجرای پیشنهادات باید ساده و شفاف تعریف شود. فرم‌های دیجیتالی که برای ثبت پیشنهادات لازم است را با استفاده از انواع نرم افزار نظام پیشنهادات طراحی کنید و زیرساخت‌ها را بر اساس راهکار اتوماسیون اداری بنا کنید. اعضای کمیته ارزیابی، شامل مدیران ارشد و تعدادی از کارکنان که نظرات باید از زیر دست آن‌ها عبور کند را مشخص کنید. زمان‌بندی‌ها و هماهنگی‌های لازم برای فرایندی که نظرات و پیشنهادات باید تا رسیدن به دست تصمیم‌گیرندگان طی کنند را با نهایت وضوع طراحی کنید. -
آموزش دهید و فرهنگ‌سازی کنید
حتی اگر بهترین نظام پیشنهادات را هم داشته باشید، تا زمانی که نتوانید کارکنان خود را قانع کنید که استفاده از آن می‌تواند تاثیر مثبت داشته باشد، هیچ چیزی تغییر نخواهد کرد. دوره‌های آموزشی کوتاه برگزار کنید تا کارکنان شما با چیستی و چگونگی نظام پیشنهاداتی که راه‌اندازی می‌کنید آشنا شوند. -
ابزارهای دیجیتال را به کار بگیرید
طبیعتاً در سازمان‌های بزرگ مدیریت پیشنهادات به شکل دستی و سنتی غیرممکن است. در چنین شرایطی می‌توان با تکیه بر روش‌های اتوماسیون اداری به سراغ ابزارهایی مثل نرم افزار نظام پیشنهادات رفت. با استفاده از چنین راهکارهای دیجیتالی می‌توانید پیشنهادات و ایده‌ها را به شکل هوشمندانه جمع‌آوری کنید، روند ارزیابی را با گردش خودکار مدیریت کنید و در نهایت گزارش‌های تحلیلی برای پایش عملکرد نظام پیشنهادات تهیه کنید.
معرفی نرم افزار نظام پیشنهادات
نرم افزار نظام پیشنهادات برسا پلی است میان افکار و ایده‌های کارکنان با مدیران سازمان شما. این نرم افزار به تمام اعضای سازمان، از ارباب رجوع گرفته تا کارکنان این امکان را می‌دهد تا نظرات سازنده و پیشنهادات تازه خود را بدون دردسر با تیم تصمیم‌گیرنده به اشتراک بگذارند. با نرم افزار نظام پیشنهادات هر فردی که با مجموعه شما سروکار دارد تبدیل به صدایی می‌شود که در پیشبرد اهداف سازمان شما سهیم است. این نرم افزار با افزایش شفافیت در فرایند تصمیم‌گیری، کاهش زمان بررسی پیشنهادات، بهینه‌سازی ارتباطات بین اعضای تیم و ارائه آمارهای مختلف به شما کمک می‌کند تا یک نظام پیشنهادات درجه یک داشته باشید. از امکانات این نرم افزار نظام پیشنهادات می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
-
قابلیت اتصال به سایر نرم افزارها
در این نرم افزار برای پیگیری و افزایش سرعت فرایند رسیدگی به پیشنهادات، امکان اتصال به سایر سیستم‌ها نیز وجود دارد. برای مثال شما می‌توانید در صورت تایید یک پیشنهاد یا ایده و ارجاع آن به مرحله اجرا، روند اجرا را از یک نرم افزار دیگر پیگیری کنید. این اتصال به کارکنان این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مربوط به پاداش و مزایای مالی کارکنان را به شکل خودکار و بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات در نرم افزارهای مربوطه دریافت کنند.
-
ارجاع به کمیته ارزیابی و تعریف فرایند تایید
تیم متخصصی که برای بررسی و ارزیابی پیشنهادات و ایده‌ها در نظر گرفته‌اید را می‌توانید در این نرم افزار مشخص کنید. شما می‌توانید مشخص کنید که در مسیر رسیدن پیشنهاد از یک ورودی به دست تصمیم‌گیرندگان فقط یک نفر مسئول تایید یا رد باشد، یا این‌که چند نفر در این مسیر قرار داشته باشند. این فرایند می‌تواند شامل مراحل مختلفی مثل بررسی اولیه، ارزیابی و یا تایید نهایی باشد.
-
دریافت پیشنهادات از مشتریان سایت
قابلیت اتصال به وب سایت در این نرم افزار به شما کمک می‌کند تا یک پل ارتباطی مستقیم بین مشتریان و سیستم‌های نرم افزاری خود ایجاد کنید. به این ترتیب مشتری‌ها با خیال راحت می‌توانند نظرات، انتقادات، بازخودها و پیشنهاداتشان را به دست شما برسانند. این‌گونه تعاملات موثر با مشتریان سرعت پاسخگویی به نیازهای آن‌ها را به شکل چشمگیری کاهش می‌دهد و باعث افزایش رضایت مشتریان خواهد شد.
-
امکان ایجاد فرایند برای رسیدگی به پیشنهادات
شما می‌توانید در نرم افزار نظام پیشنهادات برسا فرایندهای خاص سازمان خود را بر اساس نیازهایی که احساس می‌کنید طراحی و سفارشی‌سازی کنید. با این قابلیت می‌توانید فرایندهایی را تعیین کنید که تضمین کننده رسیدگی به کارها بر اساس ماهیت و اهمیت هر پیشنهاد باشد. ایجاد فرایندها متناسب با وضعیت سازمان، سرعت و دقت رسیدگی به نظرات و پیشنهادات را افزایش می‌دهد.
-
امکان سفارشی‌سازی بدون نیاز به دانش کدنویسی
یکی از ویژگی‌های ارزشمند نرم افزار نظام پیشنهادات به عنوان بخشی از راهکار اتوماسیون اداری برسا، سفارشی‌سازی سیستم بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی است. در صورت تهیه سیستم ساز برسا در کنار این نرم افزار می‌توانید تمام تغییراتی که لازم دارید را خودتان به سادگی انجام دهید. در غیر این صورت نیز تیم برسا تغییرات لازم را در کمترین زمان و با حداقل هزینه برای شما انجام می‌دهد.
خلاصه مطلب
نظام پیشنهادات موثر و کارآمد هیزمی است که شعله‌ی خلاقیت و مشارکت دائمی در نوآوری را در سازمان شما روشن نگه می‌دارد. با استفاده از انواع نرم افزار نظام پیشنهادات و به‌کارگیری روش‌های مختلف می‌توانید مسیر تبدیل ایده‌ها به نتایج عملی را کوتاه‌تر کنید. کارکنان، مدیران میانی و حتی مشتریان خود را از طریق روش‌های موثر به ارائه پیشنهادات، انتقادات، ایده‌ها و نظراتشان تشویق کنید تا هر کس بتواند در پیشبرد اهداف سازمان شما سهمی داشته باشد. اگر از ناهماهنگی‌ها و بی‌ثمری نظام پیشنهادات به شکل سنتی خسته شده‌اید، وقت آن است که به سراغ روش‌های نوین بروید و از ابزارهای دیجیتال استفاده کنید.