کارتابل یا میز خدمت الکترونیک چیست؟ کاربرد و ویژگی‌های کارتابل حرفه‌ای
- نویسنده : برسا نوین رای
- تاریح انتشار : 1403-11-16
- دسته‌بندی‌ها: اتوماسیون اداری
- برچسب‌ها:
احتمالاً تا به حال با کاغذبازی‌های پیچیده اداری و صف‌های طولانی برای انجام یک درخواست ساده روبه‌رو شده‌اید. این ماجرا، سال‌هاست که بخش جدانشدنی از کارهای اداری است؛ اما حالا که در عصر تحول دیجیتال هستیم، ابزارهایی آمده‌اند تا این مشکل را برای همیشه حل کنند!
کارتابل یا میز خدمت الکترونیک، یکی از همین ابزارهای نوین است که به شما کمک می‌کند مکاتبات اداری، پیگیری‌ها و حتی درخواست‌های ارباب رجوع را در یک محیط آنلاین مدیریت کنید. ما هم قصد داریم در این مقاله، به زبان ساده شما را با کارتابل و میز خدمت الکترونیک آشنا کنیم، کاربردهای آنها را معرفی کنیم و بگوییم که چرا استفاده از این ابزار برای سازمان شما ضروری است؛ پس تا پایان با ما همراه باشید!
کارتابل یا میز خدمت الکترونیک چیست؟
کارتابل یا میز خدمت الکترونیک همان میز کار شماست، اما به صورت مجازی! جایی که همه وظایف، مکاتبات و درخواست‌های اداری‌تان به صورت منظم و در یک محیط آنلاین ذخیره شده است و شما به راحتی به آن دسترسی دارید.
با داشتن کارتابل، دیگر لازم نیست برای پیدا کردن یک نامه یا سند خاص بین کاغذها و پوشه‌های فراوان میزتان سردرگم شوید؛ بلکه با چند کلیک ساده، می‌توانید به هر چه بخواهید دسترسی داشته باشید.
این ابزار را می‌توانیم به شکل زیر هم تعریف کنیم:
کارتابل یا میز خدمت الکترونیک ، فضایی آنلاین برای مدیریت تمام فرآیندهای اداری است که کارها را ساده‌تر، سریع‌تر و شفاف‌تر می‌کند.
چرا به میز خدمت الکترونیک نیاز داریم؟
تصور کنید در یک اداره با ساختار سنتی، وقتی می‌خواهید نامه‌ای را ارسال یا وظیفه‌ای را پیگیری کنید، باید مراحل مختلفی را طی کنید؛ از پُر کردن فرم‌های کاغذی گرفته تا ارسال نامه‌ها بین بخش‌های مختلف. حالا این پروسه را با یک سیستم دیجیتال مقایسه کنید که در آن، همه کارها با چند کلیک ساده انجام می‌شود. همین تغییر کوچک می‌تواند:
- زمان شما را ذخیره کند.
- دقت را افزایش دهد.
- هزینه‌های اضافی را حذف کند.
اگر ماجرایی که تعریف کردیم برایتان آشنا و دردناک بود، بدون شک برای مدیریت فرآیندهایتان به کارتابل نیاز دارید!
مزایا و کاربردهای کارتابل و میز خدمت الکترونیک
کارتابل یا میز خدمت الکترونیک، ابزاری است که هم مدیران و کارمندان و هم برای ارباب رجوع، کاربردی و ارزشمند است. با این ابزار، هر گروه می‌تواند وظایف و نیازهای خود را در سریع‌ترین زمان ممکن و با کمترین پیچیدگی انجام دهد. در ادامه، به کاربرد و مزایای میز خدمت الکترونیک برای هر یک از گروه‌های سازمان اشاره می‌کنیم.
کاربردهای کارتابل برای مدیران
مدیران سازمان، نقش کلیدی در تصمیم‌گیری‌ها و نظارت بر عملکرد سازمان دارند. کارتابل الکترونیک با ارائه ابزارهای مناسب، مزایای زیر را برای آنها دارد:
-
مدیریت مکاتبات اداری: تمامی نامه‌ها، درخواست‌ها و گزارش‌ها به صورت متمرکز در یک محیط دیجیتالی ذخیره و دسته‌بندی می‌شوند.
-
نظارت بر پیشرفت وظایف: مدیران می‌توانند در هر لحظه، وضعیت وظایف محول شده به کارکنان را بررسی کنند و در صورت نیاز، اقدامات لازم را انجام دهند.
-
تصمیم‌گیری سریع: اطلاعات و گزارش‌های دقیق و به روز، امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر را فراهم می‌کنند.
کاربردهای کارتابل برای کارمندان
کارمندان به ابزارهایی نیاز دارند که کارهای روزمره‌شان را ساده و منظم کند. کارتابل الکترونیک با امکانات زیر، بهره‌وری و رضایت شغلی آنها را افزایش می‌دهد:
-
دسترسی آسان به اسناد و اطلاعات: دیگر نیازی به جست‌وجوی فیزیکی یا انتظار برای دریافت اطلاعات نیست؛ تمامی اسناد و اطلاعات در یک مکان و همیشه در دسترس است.
-
پیگیری وظایف شخصی: هر کارمند می‌تواند وظایف محول‌شده به خود را مشاهده کرده و برنامه‌ریزی‌های لازم را برای انجام آنها انجام دهد.
-
همکاری آسان‌تر با تیم‌ها: با امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات و مکاتبات، تعامل بین تیم‌ها بسیار ساده‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود.
کاربردهای کارتابل برای ارباب رجوع و مشتریان
یکی از جذاب‌ترین ویژگی‌های میز خدمت الکترونیک، تسهیل ارتباط با ارباب رجوع است. این ابزار با مزایای زیر، فرآیندهای خدمات‌رسانی را ساده‌تر و حرفه‌ای‌تر می‌کند:
-
ارسال درخواست‌ها و دریافت پاسخ‌ها: ارباب رجوع می‌تواند بدون نیاز به مراجعه حضوری، درخواست‌های خود را ثبت و پاسخ‌ها را به صورت آنلاین دریافت کند.
-
اطلاع‌رسانی سریع و دقیق: اطلاعیه‌ها و پیگیری درخواست‌ها از طریق سیستم به صورت فوری انجام می‌شود، که رضایت مشتریان را به همراه دارد.
کارتابل یا میز خدمت الکترونیک، پُلی است میان مدیران، کارمندان و ارباب رجوع که باعث می‌شود همه چیز ساده‌تر، سریع‌تر و شفاف‌تر پیش برود.
ویژگی‌های کلیدی یک کارتابل حرفه‌ای
یک کارتابل یا میز خدمت الکترونیک حرفه‌ای، باید بتواند فرآیندهای اداری شما را ساده کرده و تجربه‌ای راحت و کاربردی برایتان فراهم کند. در ادامه، ویژگی‌های کلیدی این ابزار را بررسی می‌کنیم تا در زمان انتخاب بهترین کارتابل برای اتوماسیون اداری، به آنها توجه داشته باشید.
-
کاربری آسان
هیچ ابزاری بدون رابط کاربری ساده و روان نمی‌تواند موفق باشد. کارتابل یا میز خدمت الکترونیک هم باید:
-
رابط کاربری ساده و بدون پیچیدگی داشته باشد تا تمامی افراد بتوانند از آن استفاده کنند و نیاز به آموزش‌های پیچیده نداشته باشد.
-
اطلاعات را به سادگی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن در دسترس قرار دهد و تجربه کاربری (UX) راحتی داشته باشد.
-
محیط جذابی باشد تا همه به راحتی انگیزه تعامل با این نرم افزار را داشته باشند.
-
-
امنیت قدرتمند
حفاظت از اطلاعات سازمان، یکی از حساس‌ترین و مهم‌ترین موضوعات در هر ابزار دیجیتال است؛ به همین خاطر، در یک کارتابل حرفه‌ای باید:
-
تمام داده‌ها باید به صورت امن و رمزنگاری شده ذخیره شوند.
-
امکان تعیین سطوح دسترسی برای کاربران مختلف باید وجود داشته باشد.
-
دارای استانداردهای امنیتی مانند گواهینامه افتا و سایر پروتکل‌های ایمنی باشد.
-
اطلاعات سازمان را به طور منظم پشتیبان‌گیری کند تا در صورت بروز مشکل، حذف نشوند.
-
-
یکپارچگی با سیستم‌های دیگر
در سازمان‌ها، ابزارهای مختلفی مانند اتوماسیون اداری، مدیریت منابع انسانی و سیستم‌های مالی استفاده می‌شود؛ بنابراین یک کارتابل خوب باید:
-
امکان اتصال و تبادل داده با سیستم‌های دیگر را داشته باشد.
-
تمام اطلاعات مرتبط با مکاتبات و وظایف را در یک فضای مشخص ارائه کند.
-
با یکپارچگی کامل، کمک کند تا افراد کارهای خود را فقط با یک ابزار مدیریت کنند.
-
-
. پشتیبانی از شخصی‌سازی
هر سازمانی، نیازها و فرآیندهای خاص خود را دارد. بر همین اساس، در یک میز خدمت الکترونیک حرفه‌ای باید:
-
طراحی و تغییر فرآیندها، متناسب با نیازهای سازمان امکان‌پذیر باشد.
-
هر کاربر بتواند محیط کاری خود را بر اساس اولویت‌ها و وظایفش تنظیم کند.
-
در برابر تغییرات و نیازهای جدید سازمان، تطبیق‌پذیر باشد.
-
یک کارتابل یا میز خدمت الکترونیک خوب، باید هم کاربردی باشد و هم امنیت و انعطاف‌پذیری بالایی داشته باشد تا پاسخگوی نیازهای متنوع سازمان‌ها باشد.
آشنایی با کارتابل و میز خدمت الکترونیک برسا
برسا نوین رای با ارائه محصولات متنوع و پیشرفته، نیازهای سازمان‌ها را در زمینه کارتابل و میز خدمت الکترونیک به بهترین شکل برطرف می‌کند. این راهکارها با ترکیب فناوری‌های مدرن، امنیت بالا و طراحی کاربرپسند، تجربه‌ای متفاوت برای سازمان‌ها فراهم کرده‌اند.
در کنار تمام نرم افزارهای برسا، کارتابل یا میز کار الکترونیک هوشمند برسا وجود دارد. این کارتابل با تمامی نرم افزارهای اداری سازمان شما یکپارچه است و توسط آن به راحتی می‌توانید همه چیز را مدیریت کنید.
ویژگی‌هایی که کارتابل برسا را متمایز می‌کند
کارتابل یا میز خدمت الکترونیک برسا به عنوان یکی از راهکارهای هوشمند برسا، یک محیط کاربری ساده و کارآمد برای مدیریت مکاتبات و داده‌های سازمانی فراهم می‌کند. در ادامه، به تفصیل به ویژگی‌های مهم کارتابل برسا می‌پردازیم:
کارتابل کاربرمحور یا سمت‌محور
یکی از ویژگی‌های منحصربه‌فرد کارتابل برسا، امکان انتخاب نوع کارتابل از نظر کاربر یا سمت است. این ویژگی به ویژه برای سازمان‌هایی با ساختار سلسله مراتبی پیچیده و تیم‌های مختلف بسیار مفید است.
-
کارتابل کاربر محور به این معناست که هر کاربر صرف نظر از سمت یا جایگاه خود، تنها به نامه‌هایی که مربوط به کار شخصی و مسئولیت‌های خود هستند دسترسی دارد. این ویژگی می‌تواند کاربری‌های مختلف را در سازمان مدیریت کند و در عین حال از ازدحام غیرضروری اطلاعات جلوگیری کند.
-
کارتابل سمت محور به کاربر این امکان را می‌دهد که نامه‌ها و مکاتبات مربوط به سمتی خاص که در آن قرار دارد را مشاهده کند. این نوع کارتابل برای مدیران و افرادی که مسئولیت‌های بیشتری دارند، مناسب است تا در روند سازمانی و فرایندهای تصمیم‌گیری سریع‌تر عمل کنند.
این قابلیت انعطاف‌پذیری بالایی را برای مدیران سیستم فراهم می‌آورد تا بسته به نیاز، برای هر کاربر یا سمت دسترسی‌های متفاوتی تعریف کنند.
انعطاف در دسترسی ادمین به دبیرخانه‌ها
کارتابل برسا این امکان را به ادمین‌ها می‌دهد تا به صورت انعطاف‌پذیر و دقیق دسترسی‌های مربوط به دبیرخانه‌های مختلف را مدیریت کنند. هر دبیرخانه می‌تواند تنظیمات خاص خود را داشته باشد و ادمین‌ها به راحتی می‌توانند دسترسی‌های لازم را بر اساس نیازهای سازمانی تنظیم کنند.
این ویژگی به مدیران سیستم اجازه می‌دهد که برای هر کارتابل یا دبیرخانه، نقش‌های مختلفی تعریف کنند و محدودیت‌های دسترسی را به طور کامل کنترل کنند. به این ترتیب، علاوه بر حفظ امنیت اطلاعات، مدیریت فرآیندهای اداری نیز بسیار ساده‌تر خواهد شد.
ارجاع با شرح خصوصی
در نرم افزار مکاتبات اداری برسا، شما می‌توانید نامه‌ها را به شخص دیگری ارجاع دهید و در درخت پیگیری ثبت کنید، بدون اینکه متن اصلی نامه نمایش داده شود. این ویژگی به شما این اطمینان را می‌دهد که نامه به فرد مورد نظر ارجاع داده شده، اما محتوای آن محفوظ می‌ماند.
با این قابلیت، سازمان‌ها می‌توانند مطمئن باشند که فقط افرادی که مجوز دسترسی دارند، به محتوای نامه‌ها دسترسی پیدا می‌کنند و سایر افراد تنها می‌توانند روند ارجاع و پیگیری نامه‌ها را مشاهده کنند. این کار به مدیریت بهتر دسترسی‌ها و جلوگیری از افشای اطلاعات حساس کمک می‌کند.
یکپارچه با تمام نرم افزارهای سازمان
کارتابل برسا یک ابزار قدرتمند برای مدیریت همه مکاتبات و درخواست‌های سازمان است. با این ابزار شما می‌توانید تمام نرم افزارهای سازمان خود را از طریق یک کارتابل واحد مدیریت کنید. این کارتابل به طور یکپارچه با سایر نرم افزارهای سازمانی شما کار می‌کند، به طوری که تمامی اطلاعات و پیگیری‌ها در یک محیط واحد و راحت قابل مشاهده و مدیریت هستند.
این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به جابه‌جایی بین نرم افزارهای مختلف، به طور همزمان تمامی اطلاعات و درخواست‌های سازمانی خود را پیگیری کنید و کارها را به سرعت و به طور مؤثر مدیریت کنید. از آنجایی که تمامی نرم افزارهای سازمان از طریق این کارتابل یکپارچه هستند، دیگر خبری از پیچیدگی‌های فرآیندهای اداری و مدیریت داده‌ها نخواهد بود.
چرا باید برسا را انتخاب کنیم؟
محصولات برسا، انتخابی مطمئن برای سازمان‌هایی هستند که به دنبال راهکارهای جامع و حرفه‌ای می‌گردند. تمامی نرم افزارهای این شرکت به صورت کاملاً یکپارچه طراحی شده‌اند؛ به طوری که داده‌ها در یک محیط مرکزی مدیریت می‌شوند و از دوباره کاری جلوگیری می‌شود. همچنین برسا با بهره‌گیری از استانداردهای امنیتی، از اطلاعات حساس سازمان‌ها محافظت کرده و امنیت را تضمین می‌کند.
یکی از بزرگترین مزایای محصولات برسا، تولید آنها با پلتفرم سیستم ساز برساست. نرم افزارهایی که با پلتفرم سیستم ساز برسا تولید می‌شوند، قابلیت توسعه و شخصی‌سازی با صرف کمترین زمان، بدون نیاز به دانش عمیق برنامه‌نویسی را دارند.
جمع‌بندی: همین حالا میز خدمت الکترونیک خود را سفارش دهید!
در این مقاله، شما را با یکی از مهم‌ترین ابزارهای تحول دیجیتال در سازمان‌ها، یعنی کارتابل یا میز خدمت الکترونیک، آشنا کردیم و گفتیم که این ابزار، چگونه می‌تواند کاغذبازی‌های پیچیده را حذف کند، سرعت و دقت کارها را افزایش دهد و تجربه‌ای بهتر برای مدیران، کارمندان و حتی ارباب رجوع ایجاد کند.
حالا اگر به دنبال ارتقای عملکرد سازمان خود هستید و می‌خواهید فرآیندهای اداری‌تان سریع‌تر، دقیق‌تر و شفاف‌تر شوند، وقت آن رسیده که یک میز الکترونیک یا کارتابل خوب داشته باشید! برسا با محصولات پیشرفته و تیم پشتیبانی حرفه‌ای خود، آماده است تا شما را در این مسیر همراهی کند.