نرم افزار گریدینگ شغلی چیست و چه کمکی به سازمان شما می‌کند؟

تا به حال به این فکر کرده‌اید که رتبه‌بندی شغل‌ها در یک سازمان چگونه انجام می‌شود و چه عواملی میزان اهمیت هر سِمت شغلی را مشخص می‌کنند؟ اصطلاحاتی مثل گریدینگ شغلی، شناسنامه شغلی و... که احتمالاً به گوش شما آشنا باشند، مفاهیمی هستند که این جزئیات را برای هر شغل در سازمان مشخص می‌کنند. منابع انسانی هر مجموعه به دقت شناسنامه‌های شغلی را تدوین می‌کند و با استفاده از روش‌های گریدینگ شغلی، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و پیچیدگی‌های هر سِمت را تعیین می‌کند. مراحل مختلف این کار در روش‌های سنتی، هم زمان زیادی لازم دارد و هم از دقت بسیار پایینی برخوردار است. به همین خاطر امروزه سازمان‌ها به سمت استفاده از نرم افزار گریدینگ شغلی می‌روند که کار واحد منابع انسانی را در این زمینه بهینه‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر پیش می‌برد. در ادامه پس از بررسی دقیق مفاهیم لازم، به سراغ تعریف نرم افزار گریدینگ شغلی و مزایای آن می‌رویم.

آشنایی با مفاهیم مربوط به گریدینگ شغلی

برای اینکه بتوانیم راجع به فرایندهای مربوط به گریدینگ شغلی صحبت کنیم، ابتدا باید با اصطلاحات مختلف مربوط این مفهوم آشنا شویم. اگرچه نحوه اجرای این فرایندها باتوجه به دیجیتال شدن امور و وارد شدن انواع راهکار منابع انسانی به کسب‌وکارها تغییر کرده است، اما همچنان این تعاریف پابرجا هستند و در موضوع گریدینگ شغلی ارزش بالایی دارند.

1. تجزیه و تحلیل شغلی (Job Analysis)

   تحلیل شغلی در منابع انسانی به فرایند شناسایی و بررسی وظایف، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و شرایط لازم برای انجام یک شغل خاص اشاره می‌کند. این فرایند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک بهتری از نیازهای شغلی و انتظارات مربوط به هر موقعیت شغلی داشته باشند. تحلیل شغلی معمولاً با استفاده از جمع‌آوری اطلاعات از طریق روش‌های مختلفی مانند مصاحبه با کارکنان، مشاهده مستقیم و بررسی مستندات شغلی انجام می‌شود. هدف اصلی این کار ایجاد یک تصویر واضح و دقیق از هر شغل در سازمان است.

   برای مثال در تحلیل شغلی سِمت «مدیر فروش» یک شرکت می‌توانیم درباره این صحبت کنیم که این فرد هدایت و نظارت بر فعالیت‌های مربوط به فروش را برعهده دارد و وظیفه کنترل تیم فروش بر دوش اوست. طبیعتاً چنین شغلی نیازمند مهارت‌ها و صلاحیت‌های خاصی است و شرایط مشخصی هم دارد که در تحلیل شغلی مشخص می‌شوند.

   این اطلاعات می‌تواند به مدیران منابع انسانی در تصمیم‌گیری‌های مختلف از جمله استخدام، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد و تعیین حقوق و مزایا کمک کند. با انجام یک تحلیل شغلی دقیق، سازمان می‌تواند مشخص کند که چه مهارت‌ها و تجربیاتی برای یک موقعیت شغلی خاص ضروری است و بر اساس آن فرایند جذب و استخدام را طراحی کند.

2. شناسنامه شغلی (Job Description)

   شناسنامه شغلی همان چیزی است که در نتیجه تجزیه و تحلیل شغلی به دست می‌آید. شناسنامه شغلی به عنوان یک عنصر مهم در مدیریت منابع انسانی، به مستندسازی و توصیف دقیق ویژگی‌ها و الزامات یک شغل خاص در سازمان اشاره دارد. هدف اصلی از ایجاد شناسنامه شغلی، فراهم کردن یک مرجع کامل برای مدیران و کارکنان است تا بتوانند به راحتی به اطلاعات مربوط به هر شغل دسترسی پیدا کنند. شناسنامه شغلی معمولاً شامل چنین بخش‌هایی است:

   • عنوان شغلی: نام دقیق و رسمی شغل که به وضوح وظایف و مسئولیت‌های آن را مشخص می‌کند.
   • توصیف شغل: شرح کلی از وظایف و مسئولیت‌های اصلی که فرد در این موقعیت شغلی باید انجام دهد.
   • مهارت‌ها و صلاحیت‌ها: فهرستی از مهارت‌ها، دانش و تجربیات لازم برای انجام وظایف شغلی.
   • شرایط کاری: توضیحاتی درباره محیط کار، ساعات کاری، نوع قرارداد و هر گونه شرایط خاص مربوط به شغل.
   • معیارهای ارزیابی عملکرد: معیارهایی که بر اساس آن‌ها عملکرد فرد در این شغل ارزیابی می‌شود.
   • فرصت‌های پیشرفت: توضیحاتی درباره مسیرهای شغلی و فرصت‌های ارتقا که برای فرد در این موقعیت وجود دارد.

   • گریدینگ شغلی (Job Evaluation)

     وقتی تحلیل شغلی انجام شد و به فهرستی از شناسنامه شغلی رسیدیم، نوبت به گریدینگ شغلی می‌رسد. گریدینگ شغلی به فرایند طبقه‌بندی و ارزیابی مشاغل در یک سازمان اشاره دارد که هدف آن تعیین ارزش نسبی هر شغل در مقایسه با دیگر مشاغل است. این فرایند به مدیران کمک می‌کند تا ساختار حقوق و دستمزد منصفانه و منطقی را در سازمان ایجاد کنند و اطمینان حاصل کنند که کارکنان بر اساس مسئولیت‌ها و الزامات شغلی خود، آن‌چه مستحق آن هستند را دریافت می‌کنند. درباره تفاوت این مفهوم با دو مورد قبلی باید بگوییم در حالی که تحلیل شغلی و شناسنامه شغلی روی یک سِمت خاص تمرکز می‌کنند، گریدینگ شغلی تمام سِمت‌های سازمان را بررسی کرده و با یکدیگر مقایسه می‌کند.

     برای مثال در یک شرکت فناوری اطلاعات، برنامه‌نویسی که کار خود را تازه آغاز کرده و تجربه زیادی ندارد در سطح شغلی 1 قرار می‌گیرد. برنامه‌نویس ارشد در سطح شغلی 2 قرار می‌گیرد که طبیعتاً مسئولیت‌های بیشتری دارد و دستمزد بیشتری هم دریافت می‌کند. مدیر پروژه یک پله بالاتر است و در سطح شغلی 3 قرار می‌گیرد. و در بالاترین سطح، مدیر فناوری اطلاعات شرکت قرار داده می‌شود.

نرم افزار گریدینگ شغلی چیست؟

نرم ‌افزار گریدینگ شغلی به‌ عنوان یک ابزار دیجیتال، به شکل قابل توجهی با روش‌های سنتی ارزیابی مشاغل تفاوت دارد. در گذشته، ارزیابی مشاغل معمولاً به صورت دستی و با استفاده از روش‌های سنتی مانند مقایسه مستقیم مشاغل، جمع‌آوری دستی داده‌ها، استفاده از چک‌لیست‌ها، تجزیه و تحلیل تخمینی و... انجام می‌شد. این فرایندها می‌توانستند زمان‌بر و پرخطا باشند و به دلیل وابستگی به قضاوت‌های فردی، ممکن بود به نتایج غیرعادلانه‌ای منجر شوند. درواقع همیشه این احتمال وجود داشت که افرادی در سازمان کمتر از آنچه که مستحق آن هستند دریافت کنند و عده‌ای دیگر بیشتر از حق خود به‌دست آورند.

اما با ورود ابزارهای دیجیتال مثل نرم افزار گریدینگ شغلی، این فرایند به شکل چشمگیری تغییر کرده و آسان‌تر شده است. این نرم ‌افزارها با استفاده از الگوریتم‌ها و داده‌های تحلیلی، امکان ارزیابی دقیق و سریع مشاغل را برای شما فراهم می‌کنند. نرم‌ افزار گریدینگ شغلی نه‌تنها دقت و کارایی ارزیابی مشاغل در سازمان را افزایش می‌دهد، بلکه به ایجاد یک محیط کاری مثبت و عادلانه‌ نیز کمک می‌کند.

مزایای استفاده از نرم افزار گریدینگ شغلی

همانطور که اشاره کردیم، استفاده از نرم ‌افزار گریدینگ شغلی می‌تواند مزایای متعددی برای سازمان شما به همراه داشته باشد. این مزایا به واحد منابع انسانی کمک می‌کنند که در راستای افزایش رضایت کارکنان و بهبود فرایندهای این بخش از سازمان قدم بردارد. به طور کلی مزایای نرم افزار گریدینگ شغلی این‌ها هستند:

1. دقت و صحت بیشتر

   نرم‌ افزار گریدینگ شغلی با استفاده از الگوریتم‌ها و داده‌های تحلیلی، امکان ارزیابی دقیق مشاغل را برای شما فراهم می‌کند. این دقت بالا از خطاهای انسانی و قضاوت‌های نادرست می‌کاهد و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که تصمیمات بهتری در زمینه حقوق و مزایای کارکنان خود بگیرند.

2. صرفه‌جویی در زمان

   فرایندهای سنتی تدوین شناسنامه شغلی و ارزیابی مشاغل معمولاً زمان‌بر و پیچیده‌اند. با استفاده از نرم‌افزار گریدینگ شغلی، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت و به شکل خودکار اطلاعات مربوط به مشاغل را جمع‌آوری کرده و تحلیل کنند. این اتفاق به شکل شگفت‌انگیزی به صرفه‌جویی در زمان و منابع کمک می‌کند.

3. شفافیت و عدالت شغلی

   نرم ‌افزارهای گریدینگ شغلی به ایجاد شفافیت در فرایندهای استخدام و ارتقای شغلی کمک می‌کنند. به این صورت که کارکنان می‌توانند به راحتی ببیند که مشاغل چگونه ارزیابی می‌شوند و چه معیارهایی برای تعیین حقوق و مزایای آن‌ها به‌کار می‌رود. این شفافیت همچنین به افزایش اعتماد کارکنان به سازمان و کاهش نارضایتی‌ها می‌انجامد.

4. کمک به تصمیم‌گیری

   نرم‌ افزار گریدینگ شغلی معمولاً شامل گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی است که به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در زمینه استخدام، آموزش و توسعه شغلی بگیرند. این اطلاعات می‌تواند در شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه‌ای کارکنان سازمان نیز به کمک شما بیاید.

5. انعطاف‌پذیری و به‌روزرسانی

   سیستم‌های گریدینگ شغلی به راحتی قابل به‌روزرسانی هستند و می‌توانند با تغییرات بازار کار و نیازهای سازمانی سازگار شوند. این انعطاف‌پذیری به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که همیشه اطلاعات به‌روز و دقیقی در اختیار داشته باشند.

6. جذب و حفظ استعدادها

   با ایجاد یک ساختار حقوق و دستمزد عادلانه، سازمان‌ها می‌توانند استعدادهای برتر را به شکل بهینه‌تری جذب کنند و نگه‌دارند. زمانی که کارکنان ببینند فرصت‌های پیشرفت و پاداش‌های عادلانه‌ای وجود دارد، و هر کسی به اندازه زحمتی که کشیده پاداش دریافت می‌کند، طبیعتاً تمایل بیشتری به ماندن در سازمان شما خواهند داشت.

آشنایی با نرم افزار شناسنامه و گریدینگ شغلی برسا

یکی از بخش‌های راهکار منابع انسانی برسا نرم افزار شناسنامه و گریدینگ شغلی است. شما در این سیستم می‌توانید تمام مراحل مربوط به تحلیل شغلی، شناسنامه شغلی و گریدینگ شغلی را به صورت سازمان‌دهی شده در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهید. شما با داشتن نرم‌ افزار گریدینگ شغلی برسا، نقشه راهی کاربردی برای تجزیه و تحلیل شغل بر اساس استانداردهای جهانی در دست خواهید داشت.

ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار شناسنامه و گریدینگ شغلی برسا

• تعریف اطلاعات پایه شغل مثل تعداد پست، سرپرست مستقیم، کد شغل، محل شغل و...
• تعریف خبرگان شغل‌ها و گردش فرایندی شناسنامه شغل تا بالاترین سطح سازمانی
• نگارش استاندارد وظایف در قالب بانک‌¬های آماده جهت آسان‌تر شدن تدوین وظایف
• ایجاد انواع فیلترهای مورد نیاز در بانک وظایف جهت تهیه گزارش‌¬های متنوع
• تعریف انواع گروه شغلی برای دسته‌بندی مشاغل با قابلیت فیلترینگ و گزارش‌¬گیری
• تعیین اختیار و مسئولیت‌¬های مختلف شغل‌ها در ابعاد و شاخص‌¬های استاندارد
• تعریف شرایط کاری مختلف به لحاظ رعایت شرایط ایمنی کار مثل خطرات شغلی، استرس و...
• وزن‌دهی و اولویت‌بندی وظایف بر اساس معیارهای علمی و محاسبه میانگین وزن وظایف و رتبه‌بندی آن‌ها

چرا نرم افزار گریدینگ شغلی برسا را انتخاب کنیم؟

امروزه نرم افزارهای مختلفی وجود دارند که می‌توانند جایگزین مناسبی برای روش‌های سنتی گریدینگ شغلی باشند. در بین این سیستم‌‌ها، نرم افزار شناسنامه و گریدینگ شغلی برسا علاوه بر تمام امکاناتی که از چنین نرم افزاری انتظار دارید، ویژگی‌های منحصربه‌فرد دیگری نیز در اختیارتان می‌گذارد.

1. استانداردسازی وظایف

   نرم افزار گریدینگ شغلی برسا با استفاده از بانک‌های اطلاعاتی به‌روز، وظایف هر شغل را به شکل استاندارد و هوشمند تدوین و استخراج می‌کند. این نرم افزار امکان ایجاد یک فرمت استاندارد برای توضیح وظایف هر شغل را برای شما فراهم می‌کند که بسیار ساده و قابل فهم است. با نرم افزار گریدینگ شغلی برسا، ایجاد و ویرایش فرمت‌های استاندارد برای توضیح وظایف هر شغل بسیار آسان خواهد بود و تمامی اطلاعات به صورت یکپارچه و مدیریت شده در دسترس شما قرار می‌گیرد.

2. مدل ترکیبی از استانداردهای تحلیل مشاغل

   این نرم افزار با استفاده از تلفیق مدل‌های G20، Hey، O’net و... تجزیه و تحلیل شغل‌ها را به صورت جامع و منطقی انجام می‌دهد. در نتیجه تلفیق این مدل‌ها، شما این امکان را دارید تا به صورت هوشمندانه‌تر و با دقت بیشتری اطلاعات شغلی را تحلیل کنید.

3. شناسایی نیازهای آموزشی

   نرم افزار گریدینگ شغلی برسا با توجه به استانداردهای مشاغل، به صورت هوشمندانه به تامین ورودی نیازسنجی آموزش می‌پردازد. این ویژگی باعث می‌شود که پس از تعریف وظایف مطابق با الگوهای استاندارد، نیازهای آموزشی برای هر شغل به شکل هوشمند شناسایی و مشخص شود. این‌گونه شما می‌توانید بهترین استراتژی‌ها را برای توسعه مهارت‌ها و بهره‌وری کارکنان خود برگزینید.

4. یکپارچه‌سازی با نرم افزارهای دیگر

   نرم افزار شناسنامه و گریدینگ شغلی برسا با قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر نرم افزارهای سازمانی مثل جذب و استخدام، مدیریت عملکرد و غیره، به شما کمک می‌کند تا فرایندهای منابع انسانی را به صورت هماهنگ مدیریت کنید. این یکپارچگی به این معناست که اطلاعات شغلی به صورت خودکار و در لحظه بین این نرم افزارها به اشتراک گذاشته می‌شوند. برای مثال، زمانی که یک سِمت شغلی جدید تعریف می‌شود و یا تغییری در ساختار شغلی ایجاد می‌شود، این تغییرات به صورت خودکار در سیستم‌های دیگر نیز انجام می‌شود.

5. بانک اطلاعاتی غنی

   در نرم افزار گریدینگ شغلی برسا یک بانک اطلاعاتی غنی از معیارهایی که در امتیازدهی باید به آنها بپردازید در اختیار شما قرار دارد. استفاده از بانک‌های اطلاعات کاربردی نظیر بانک وظایف، بانک رشته‌های تحصیلی و غیره، علاوه بر ارائه یک استاندارد برای گریدینگ شغل‌ها، وظایف مشابه در مشاغل گوناگون را نیز مشخص می‌کند. این ویژگی فرایند ارزیابی عملکرد را تسهیل می‌کند و به افزایش دقت و شفافیت در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی منجر می‌شود.

6. هوشمندی

   نرم افزار گریدینگ شغلی برسا با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین، امکاناتی را برای جلوگیری از خطاها و سوگیری‌های انسانی در فرایند ارزیابی عملکرد شغلی تعبیه کرده است. این نرم‌ افزار با اعمال محدودیت‌ها و پیشنهادهای هوشمندانه، سعی می‌کند راهکارهایی ارائه دهد که عدالت در ارزیابی‌ها و گریدینگ شغلی را همیشه در اولویت داشته باشند. به این ترتیب، فرایند گریدینگ شغلی به شکل منطقی، عادلانه و مطابق با مهارت‌ها و عملکرد واقعی کارکنان انجام می‌شود.

خلاصه مطلب

نرم‌ افزار گریدینگ شغلی به‌ عنوان یک ابزار به‌روز و حرفه‌ای، نقش تاثیرگذاری در بهبود فرایندهای منابع انسانی و ارزیابی مشاغل ایفا می‌کند. تمام مراحل تحلیل شغلی، تدوین شناسنامه شغلی و گریدینگ شغلی در منابع انسانی با استفاده از این روش‌ها به مراتب سریع‌تر و دقیق‌تر از قبل انجام می‌شود. با ارائه دقت و صحت بیشتر در ارزیابی، صرفه‌جویی در زمان، و ایجاد شفافیت و عدالت در ساختار حقوق و مزایا، این نرم ‌افزارها به شما کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتری در زمینه استخدام و توسعه شغلی سازمان خود بگیرید. به طور خلاصه، نرم ‌افزار گریدینگ شغلی به شما این امکان را می‌دهد که سریع‌تر به اهداف مجموعه خود دست پیدا کنید و محیط کاری بهینه‌تری را برای کارکنان خود ایجاد کنید.