چالش‌ها و راه‌حل‌ها در پیاده‌سازی BPM در سازمان‌های بزرگ

گاهی اوقات فرایندهای یک سازمان مانند چرخ‌دنده‌هایی که زنگ‌زده و فرسوده شده‌اند، اگرچه به کار خود ادامه می‌دهند اما بازدهی خوبی ندارند و بخش زیادی از انرژی دریافتی را هدر می‌دهند. سازمان‌های بزرگ همیشه با چالش‌های پیچیده‌ای مثل ناکارآمدی فرایندها، هدررفت هزینه‌ها و ناهماهنگی بین بخش‌های مختلف مواجه‌اند. یکی از راه‌حل‌های اثربخشی که مجموعه‌های کوچک و بزرگ در سراسر دنیا در چنین مواقعی به سراغ آن می‌روند، مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPM است. البته که پیاده‌سازی BPM در سازمان نیز بدون چالش نیست. در این مقاله قصد داریم به بررسی چالش‌های پیاده‌سازی BPM در سازمان و همچنین راه‌حل‌های عملی آن بپردازیم.

مدیریت فرایند کسب و کار به چه معناست؟

منظور از فرایند کسب‌وکار یا Business Process مجموعه‌ای به‌هم پیوسته از فعالیت‌هایی است که در سازمان، برای رسیدن به خروجی مد نظر انجام می‌شود. تمام اقدامات کوچک و بزرگی که در مجموعه شما بر اساس چارت سازمانی انجام می‌شود را در نظر بگیرید؛ همه کارها به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم در نهایت به تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت ختم می‌شوند. رسیدگی به مجموعه این امور درهم‌تنیده همان چیزی است که مدیریت فرایند نام دارد. در این مفهوم، تمرکز بر این است که کارهای مختلف در یک سازمان چگونه آغاز می‌شوند، به چه شکلی پیش می‌روند و تا کجا ادامه می‌یابند. اگر بخواهیم یک تعریف خلاصه از BPM داشته باشیم باید بگوییم:

اگرچه مفهوم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را همیشه در کنار واژگانی مثل BPMN و BPMS استفاده می‌کنند، اما BPM فراتر از متدها و نرم‌افزارهاست. مدیریت بهینه فرایندهای یک مجموعه درواقع یک فرهنگ سازمانی است که چگونگی انجام کارها را شفاف‌تر می‌کند. پیاده‌سازی BPM از مراحلی مثل شناسایی فرایندها، طراحی و مدلسازی آغاز می‌شود و تا اجرا و نظارت مداوم پیش می‌رود.

مزایا و معایب استفاده از BPM

مدیریت فرایند کسب و کار مزایا و معایب مختلفی دارد که می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری برای پیاده‌سازی BPM در سازمان کمک کند. مزایای استفاده از BPM و معایب این کار را در جدول زیر به صورت خلاصه برای شما آورده‌ایم.

مزایای استفاده از BPM	معایب استفاده از BPM
افزایش بهره‌وری فرایندها سریع‌تر انجام می‌شوند و از هدررفت زمان جلوگیری می‌شود.	هزینه اولیه پیاده سازی BPM در سازمان نیاز به سرمایه‌گذاری دارد.
کاهش هزینه‌ها خودکارسازی امور از هزینه فرایندهای دستی می‌کاهد.	زمان‌بر بودن تحلیل فرایندها اگرچه در بلندمدت از هدررفت زمان جلوگیری می‌کند اما در ابتدای کار نیاز به زمان دارد.
بهبود کیفیت استانداردسازی فرایندها از احتمال رخ دادن خطا در کارها می‌کاهد.	پیچیدگی فنی بدون استفاده از ابزارهای مناسب، مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان بزرگ دشوار است.
چابکی سازمان پیاده‌سازی تغییرات در روش انجام کارها سریع‌تر اعمال می‌شود.	مقاومت سازمان از کارکنان گرفته تا مدیران ارشد،‌ همگی ممکن است در ابتدا در برابر این تغییر مقاومت نشان دهند.
رضایت مشتریان خدمات سازمان با کیفیت بیشتر و با سرعت بیشتری ارائه می‌شوند.

چالش‌ها در پیاده‌سازی BPM

پیاده‌سازی BPM در مجموعه‌های کوچک نیز اگرچه چالش‌هایی دارد اما به مراتب ساده‌تر از پیاده‌سازی آن در سازمان‌های بزرگ پیش می‌رود. تجربه نشان داده که پیاده‌سازی مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در سازمان‌های بزرگ همواره با چالش‌هایی همراه است. از چالش‌های مربوط به منابع انسانی گرفته تا دغدغه‌های مدیریتی و اقتصادی، سازمان‌ها معمولا به موارد زیر برمی‌خورند:

1. مقاومت در برابر تغییر
   عادت کردن به نحوه انجام کارها و مقاومت نسبت به تغییر در ذات همه ما وجود دارد. طبیعی است که کارکنان یک مجموعه به روش‌های سنتی انجام کارها عادت کرده باشند و هرگونه تغییر را در ابتدا یک تهدید برای شغل خود بدانند. این مقاومت می‌تواند از سرعت پیاده‌سازی BPM بکاهد و معمولا در سازمان‌های بزرگ که لایه‌های مدیریتی متعددی دارند نیز شدت بیشتری دارد.

2. پیچیدگی فرایندها
   سازمان‌های بزرگ بر پایه فرایندهای ریز و درشت فراوانی فعالیت می‌کنند که تحلیل و مدلسازی آن‌ها زمان‌بر و پرهزینه است. مساله‌ای که می‌تواند این چالش را عمیق‌تر کند، سنتی بودن سیستم‌های سازمان و یکپارچه‌نبودن آن‌هاست. فرایندهای سازمان ممکن است در ابتدا مانند مشتی ریسمان به نظر برسند که به شکل عجیبی به هم تنیده‌اند و گره‌های بسیاری دارند.

3. مدیریت نادرست
   مدیران برخی از بخش‌های سازمان ممکن است ارزش BPM را در ابتدا به خوبی درک نکنند یا تغییراتی که در پی آن می‌آید را برای سبک مدیریتی خود اولویت ندانند. آگاهی مدیران میانی و ارشد نسبت به اهمیت BPM در مرحله اول، و سپس همکاری آن‌ها برای اجرای درست مدیریت فرایندهای سازمان یکی از مهم‌ترین بخش‌های کار است.

4. محدودیت منابع
   سازمان‌ها در برخی از مواقع ممکن است بودجه یا نیروی متخصص برای پیاده‌سازی BPM را نداشته باشند و با کمبود منابع مواجه باشند. اگرچه پیاده‌سازی مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در بلندمدت می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان بیانجامد اما در ابتدای کار به زمان و هزینه قابل توجهی نیاز دارد.

5. ناسازگاری با سیستم‌ها
   سازمان‌ها در بخش‌های مختلف نرم‌افزارها و سیستم‌های سازمانی متنوعی دارند که به خوبی در حال انجام کار خود هستند و نیازی به تغییر ندارند. مدیریت فرایند کسب و کار ممکن است از طریق ابزارهایی انجام شود که با سیستم‌های قدیمی سازمان سازگاری ندارند و نمی‌توانند به صورت یکپارچه فعالیت کنند.

راه‌حل‌های غلبه بر چالش‌های پیاده‌سازی BPM

چالش‌های طراحی و پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار شاید در ابتدا شما را تا حدی نسبت به انجام چنین کاری بدبین کنند، اما راه‌حل‌های متنوعی که برای آن‌ها وجود دارند دوباره به شما قوت قلب می‌دهند. راه‌حل‌های زیر به شما نشان می‌دهند که با برنامه‌ریزی درست می‌توان BPM را با موفقیت کامل در هر سازمانی پیاده کرد.

1. آموزش کارکنان و مدیران
   در قدم اول می‌توانید کارکنان و مدیران را با مزایای BPM آشنا کنید و برای آن‌ها دوره‌های آموزشی متنوع برگزار کنید. مقاوم افراد نسبت به مفاهیم جدید، با بدست آوردن آگاهی نسبت به آن موضوع تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند.

2. قدم‌های کوچک
   همیشه بهتر است با قدم‌های کوچک شروع کنید و با انجام یک پروژه ساده و دور از پیچیدگی، توانایی‌های سازمان خود را بسنجید. برای مثال می‌توانید به سراغ یک یا چند فرایند در یک بخش محدود از سازمان بروید و بعد از مدیریت آن فرایند، بخش‌های بزرگتر را امتحان کنید.

3. استفاده از ابزارهای حرفه‌ای
   ابزارهای مختلفی برای پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد که هر کدام می‌توانند بخشی از کار را برعهده بگیرند. بدون شک یکی از کاربردی‌ترین ابزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار انواع BPMS است. در ادامه درباره این ابزار و کاربردهای آن بیشتر توضیح می‌دهیم.

بهترین راه‌حل: نرم افزار BPMS

سازمان‌هایی که از سیستم‌های BPMS برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار خود استفاده می‌کنند، با رضایت کامل اذعان می‌کنند که BPMS یکی از بهترین راه‌حل‌های غلبه بر چالش پیاده‌سازی BPM است. نرم افزار BPMS یا همان Business Process Management System محیطی حرفه‌ای برای مدلسازی و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. شما در انواع BPMS می‌توانید از ساده‌ترین تا پیچیده‌ترین فرایندهای کاری را ایجاد کنید، به آن‌ها نظم بدهید و حتی آن‌ها را به سیستم‌های سازمانی خود به صورت یکپارچه متصل کنید. نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌تواند به شما کمک کند تا به سادگی از پس چالش‌های پیاده‌سازی BPM در سازمان بزرگ یا کوچک خود بربیایید و همچنین تا جای ممکن از هزینه‌ها بکاهید.

یک قدم فراتر از BPMS

اگر می‌خواهید فرایندهای کسب و کار خود را از طریق BPMS مدیریت کنید و از سایر مزایای این سیستم نیز بهره‌مند شوید، فرایندساز یک ابزار قدرتمند و کامل در اختیارتان می‌گذارد. فرایندساز برسا ابزاری در سیستم ساز است که دست شما را برای طراحی، اجرا و مدیریت فرایندها به هر شکلی که به آن علاقه دارید باز می‌گذارد. رابط کاربری فرایندساز کاملا ساده است و این ابزار انعطاف‌پذیری بالایی نیز برای سفارشی‌سازی فرایندها مطابق با نیاز سازمان شما دارد. برتری‌های فرایندساز برسا که آن را به یک ابزار منحصربه‌فرد تبدیل می‌کنند عبارت‌اند از:

1. انتسابات سمت محور و کاربر محور یکی از مواردی که وجه تمایز فرایندساز نسبت به سایز نرم افزارهای BPMS به حساب می‌آید این است که انتسابات فرایندها را می‌توانید در آن به صورت سمت محور و کاربرد محور انجام دهید. به این ترتیب شما می‌توانید سمت‌های شغلی را یا به افراد تخصیص دهید و یا به صورت منعطف‌تر به آن سمتی که دارند اختصاص دهید تا با تغییر افراد نیز مشکلی در روند کارها به وجود نیاید.

2. امکان اعتبارسنجی فرایندها و خطایابی یکی دیگر از ویژگی‌هایی که مختص فرایندساز برسا است این است که می‌توانید پیش از اجرای فرایندها، خطاهای احتمالی را شناسایی کنید. در صورتی که هر گونه اتصال نادرست، گره‌های غیرمنطقی و یا کمبود اطلاعات در المان‌های فرایندی وجود داشته باشد، فرایندساز آن‌ها را به شما اطلاع می‌دهد تا پیش از اجرا بتوانید فرایندها را بهینه‌سازی کنید.

3. اصلاح خودکار چینش المان‌ها امکانات فضای طراحی فرایندساز برسا به شکلی است که امکان اصلاح خودکار چینش المان‌ها را هم به شما می‌دهد. در نتیجه حتی اگر المان‌ها را نامرتب و نامنظم در آن بچینید نیز، سیستم آن‌ها را اصلاح کرده و در حالت استاندارد قرار می‌دهد. این‌گونه هم خوانایی و درک جریان فرایندهای سازمان شما افزایش می‌یابد و هم زمان طراحی فرایندها را کاهش می‌دهد.

4. توسعه‌پذیری فرایندساز برسا یکی از نگرانی‌های افراد هنگام انتخاب یک سیستم سازمانی جدید برای مجموعه‌شان این است که نرم افزار انتخابی محدودیت‌های خاصی داشته باشد و مطابق با نیازهای آینده توسعه‌پذیر نباشد. فرایندساز برسا اما به شما این امکان را می‌دهد تا به طور کامل فرایندها را متناسب به نیازهای خاص سازمان خود توسعه دهید. به این ترتیب می‌توانید امکانات جدید به آن اضافه کنید و یا سیستم را برای انتسابات پیچیده‌تر شخصی‌سازی کنید.

خلاصه مطلب

مدیریت فرایند کسب و کار در هیچ سازمانی بدون چالش نیست. در این مقاله با بررسی چالش‌ها و راه‌حل‌های پیاده‌سازی BPM در سازمان به شما نشان دادیم که چگونه می‌توانید از پس دشواری‌های این کار بربیایید. آموزش کارکنان و مدیران، برداشتن قدم‌های کوچک و از همه مهم‌تر، استفاده از ابزارهای حرفه‌ای می‌توانند در این مسیر به کمک شما بیایند. فرایندساز به عنوان سیستمی که فراتر از یک BPMS عمل می‌کند، یکی از بهترین گزینه‌هایی است که برای غلبه بر چالش‌های پیاده‌سازی BPM در سازمان در دسترس شما قرار دارد. با آگاهی بیشتر به سراغ چالش‌ها بروید و فرایندهای سازمان خود را مانند حرفه‌ای‌ها مدیریت کنید.