سیستم های اطلاعاتی را برای مدیران طراحی کنید

جلسه نهایی دمو نرم افزار بود، قرار بود که همه مدیران مجموعه نیز در این جلسه حضور داشته باشند و نظر نهایی خود را ( که از دید ما همانا تایید نرم افزار بود) اعلام کنند. اما هیچ چیز آنطور که ما فکر می کردیم پیش نرفت. سه مورد به شدت مورد انتقاد قرار گرفت، اولی طراحی فرم هایی بود که باید به تایید مدیریت ارشد می رسید، دومی گزارش هایی که نبودند یا حداقل جایی که آنها می خواستند نبودند و سومی به وجد نیامدنشان از سیستمی که بسیار شبیه وضعیت فعلی بود و بهبود در نحوه انجام کار در آن ملموس نبود. دمو تمام شد؛ با کوهی از درخواست تغییر در سیستم که بعضی از تغییرات اساسی بود.

واقعیت این است که در مرحله تحلیل سیستم های اطلاعاتی ، ما دچار کارشناس زدگی می شویم! به این معنی که بیشتر به سراغ کارشناسان خبره کسب و کار مربوطه به عنوان اصلی ترین مرجع دریافت نیازمندیها می رویم. نیازمندیهای آنها را می شنویم، فرم و گزارشهایی که آنها در وضعیت دستی با آنها کار می کنند را تحلیل می کنیم و جلسات ارائه پروتوتایپ و دمو را نیز با آنها ترتیب می دهیم. چرا که دسترسی به آنها بسیار ساده تر از مدیران است. از آن طرف مدیران عموما تمایل دارند سیستم را آنوقت که آماده بریدن ربان شد ببینند. فکر می کنند کار تحلیل یک کار در سطح لایه کارشناسی است و کارمندان آنها به خوبی از عهده پاسخگویی و اعلام نیازمندیها بر می آیند. غافل از اینکه در جلسات تحلیل با کارشناسان خبره، بیشترین تمرکز بر مورد کاربری (Use case) های سمت کارشناسان می باشد و مدیران بیشتر در حد ماشین امضا در گردشکار ها دیده می شوند.

در نهایت سیستمی تولید می شود که نیازمندی های یکی از ذینفعان اصلی در آن به درستی دیده نشده است. حال سیستمی که چندان برای مدیریت جذاب نیست چه سرنوشتی خواهد داشت. سیستم جدید در حکم یک طفل تازه به دنیا آمده را دارد که نیاز به حمایت و مراقبت سرپرستان خود دارد اما مدیران به این طفل به چشم فرزند ناخواسته ای نگاه می کنند که در بهترین حالت اگر آن را رها نکنند آنطور که شایسته حمایت و پشتیبانی از آن است ظاهر نمی شوند و این گناهی است که بیش از همه متوجه تیم تحلیل سیستم است.

اما برای اینکه یک سیستم مدیرپسند داشته باشیم چه باید کرد. آنها را در قالب چند آیتم که در زمان تحلیل سیستم های اطلاعاتی باید در نظر داشته باشیم می آورم:

• حتما جلسات تحلیل با مدیران بگذارید :در مرحله تحلیل سیستم به مدیران به عنوان یکی از کاربران مهم سیستم توجه جدی داشته باشید. هر چند دسترسی به آنها دشوار است اما حتما و با اصرار و با تشریح مشکلاتی که ممکن است در آینده برای سیستم تولید شده پیش بیاید آنها را ملزم کنید که جلساتی با شما داشته باشند. این جلسات بهتر است بعد از جلسات با خبرگان باشد که شما دید بهتری نسبت به کسب و کار پیدا کرده اید. قطعا با ارائه پروتوتایپ در این جلسات جواب های بهتری دریافت می کنید.

• در بهبود فرایندهای کاری از آنها مشاوره بگیرید:در جلسات تحلیل با مدیران نیازی نیست راجع به منطق کسب و کار، یعنی آنچه که خبرگان کسب و کار در سطح کارشناسی به شما گفته اند را از آنها سوال کنید. به جای آن از ایده ال های آنها در بازطراحی فرایند کسب و کار جویا شوید. تجربه نشان داده مدیران در تشریح وضع مطلوب از کارشناسان بهتر عمل می کنند. در کنار اینکه وقتی مدیران خود پیشنهاد ددهنده تغییرات هستند از آن بهتر حمایت می کنند.

• واقعا یک سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) طراحی کنید :علاوه بر شناسایی گزارشات کاربردی برای لایه مدیریت که می تواند شامل انواع گزارشات لیستی، نموداری و غیره باشد، در فرم های سیستم نیز نیازمندیهای مدیران را لحاظ کنید. فراموش نکنید فرم هایی که در اختیار مدیران قرار می گیرد.