سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟ مزایایBPMS

آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که چگونه می‌توانید کارهای سازمان خود را سریع‌تر و کارآمدتر انجام دهید؟ یا چگونه می‌توانید فرآیندهای پیچیده و زمان‌بر را به سادگی و بدون دردسر مدیریت کنید؟

آرزوی هر مدیری این است که یک دستیار هوشمند در کنار خود داشته باشد تا فرآیندهای سازمانی را به بهترین شکل ممکن سازماندهی، بهینه‌سازی و کنترل کند. سیستم‌ مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار (BPMS) دقیقاً برای همین منظور طراحی شده است. تصور کنید همه بخش‌های مختلف سازمان شما، از مالی تا منابع انسانی، به صورت خودکار و هماهنگ عمل کنند.

سیستم bpms می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد، هزینه‌ها را کاهش دهد و کیفیت خدمات و محصولات شما را بهبود بخشد. این سیستم‌ نه تنها به کاهش خطاهای انسانی کمک می‌کند، بلکه امکان تحلیل داده‌ها و بهینه‌سازی مستمر فرآیندها را نیز فراهم می‌کند. در واقع، استفاده از bpms می‌تواند نقطه عطفی در مسیر رشد و توسعه کسب ‌و کار شما باشد.

حالا اصلاً bpms چیست؟ چطور به بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند؟ چه عواملی را برای انتخاب یک bpms خوب در نظر بگیریم؟ با ما همراه باشید تا سیستم مدیریت فرایند یا همان BPMS را به طور کامل معرفی و بررسی کنیم.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا bpms چیست؟

در هر بخشی از سازمان، یک سری کارها و خدمات به صورت روتین انجام می‌شوند. هر کاری مراحلی دارد. مشخص کردن، الویت‌بندی کردن و در نهایت کنار هم گذاشتن این مراحل تا رسیدن به هدف نهایی، «فرآیند» یا «روند» نامیده می‌شود. برای مثال، فرآیند استخدام یک کارمند جدید می‌تواند شامل دریافت رزومه‌ها، مصاحبه‌ها، انتخاب بهترین کاندیدا و در نهایت، شروع به کار او باشد.

با توجه به این تعریف، مفاهیم زیر را می‌توانیم بهتر درک کنیم:
BPM که مخفف Business Process Management است. به معنی مدیریت فرآیند کسب و کار است.
BPMS که مخففSystem Business Process Management سیستمی است که با آن مدیریت فرآیند کسب و کار انجام می‌شود.

سیستم‌ مدیریت فرآیند کسب‌ و کار (BPMS) یک دستیار هوشمند برای مدیران سازمان‌ها است که کمک می‌کند تا کارها را به صورت منظم‌تر و بهینه‌تر انجام شوند. این سیستم‌ به شما اجازه می‌دهد که تمام مراحل یک فرآیند کاری را طراحی، اجرا، نظارت و اصلاح کنید. به زبان ساده، BPMS مثل یک مدیر دقیق و کاردرست است که همه چیز را زیر نظر دارد و مطمئن می‌شود که کارها درست و به موقع انجام شوند.

با BPMS می‌توانید فرایند تولید کنید و از این طریق کارهای پیچیده و خسته‌ کننده را به صورت خودکار انجام دهید و از خطاهای انسانی جلوگیری کنید. این سیستم‌ امکاناتی مثل مدل‌سازی فرآیند، اتوماسیون وظایف و تحلیل داده‌ها را در اختیار شما می‌گذارد. یعنی شما می‌توانید بفهمید که کجاها مشکل دارید و چطور می‌توانید آن‌ها را برطرف کنید. در نتیجه، سازمان شما بهره‌وری بیشتری خواهد داشت، هزینه‌ها کمتر می‌شود و خدمات بهتری ارائه خواهید داد. BPMS مثل یک دستیار همه ‌فن‌ حریف است که همیشه آماده کمک به شماست!

چرا باید از یک نرم افزار BPMS استفاده کنیم؟

استفاده از سیستم‌ مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار (BPMS) مزایای فوق‌العاده‌ای دارد که می‌تواند عملکرد سازمان شما را تا حد خوبی بهبود دهد. بیایید با هم نگاهی به چندتا از مهم‌ترین فواید آن بیندازیم:

1. افزایش بهره‌وری: با BPMS همه چیز به صورت خودکار انجام می‌شود و نیازی به دخالت دستی نیست. این یعنی وقت و انرژی بیشتری برای کارهای خلاقانه‌تر و استراتژیک‌تر خواهید داشت. انگار که یک نیروی نامرئی دارید که همیشه در حال کمک به شماست!
2. کاهش خطاها: سیستم BPMS مثل یک ناظر دقیق و بی‌خطا عمل می‌کند. دیگر خبری از اشتباهات کوچک و بزرگ نیست و می‌توانید با خیال راحت فرآیندهای کاری را به جریان بی‌اندازید.
3. بهبود هماهنگی و ارتباطات: وجود سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، باعث می‌شود که همه اعضای تیم همیشه در جریان کارها باشند و اطلاعات به‌روز داشته باشند. این یعنی هماهنگی بیشتر و کار تیمی بهتر. مثل یک ارکستر هماهنگ!
4. کاهش هزینه‌ها: با افزایش بهره‌وری و کاهش خطاها، هزینه‌ها هم به طور چشمگیری کاهش پیدا می‌کنند. یک نرم افزار BPMS خوب کمک می‌کند مراحل غیرضروری را حذف کنید و بهینه‌تر کار کنید. در نتیجه از هزینه‌های اضافه جلوگیری کنید.
5. امکان تحلیل و بهبود مستمر: سیستم BPMS مثل یک تحلیل‌گر حرفه‌ای، داده‌ها را جمع‌آوری و تحلیل می‌کند. اینطوری می‌توانید نقاط ضعف را پیدا کنید و فرآیندها را مدام بهتر و بهتر کنید. با این روش می‌توانید همیشه یک قدم جلوتر از رقبا باشید!
6. انعطاف‌پذیری و سازگاری: با وجود یک سیستم BPMSتغییرات بازار یا نیازهای جدید دیگر چالش نیست. در چنین شرایطی می‌توانید به ‌سرعت فرآیندها را تطبیق دهید و همیشه در بهترین حالت ممکن باشید.
7. افزایش شفافیت: سیستم مدیریت فرایند کسب و کار همه چیز را شفاف و روشن نگه می‌دارد. شما می‌توانید به راحتی از وضعیت کارها و پیشرفت‌ها مطلع شوید و تصمیمات بهتری بگیرید. هیچ چیز از چشم‌تان پنهان نمی‌ماند!

در مجموع، BPMS مثل یک دستیار حرفه‌ای به شما کمک می‌کند که کارها را بهتر، سریع‌تر و با دقت بیشتری انجام دهید، هزینه‌ها را کاهش دهید و کیفیت خدمات و محصولات‌تان را بهبود ببخشید. این سیستم به معنای واقعی کلمه یک تغییر بزرگ و مثبت در مسیر رشد کسب‌وکار شما خواهد بود.

مراحل کار با BPMS چیست؟

استفاده از سیستم‌ مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار (BPMS) می‌تواند سازمان شما را به سطح بالاتر ببرد. بیایید ببینیم مراحل کار با BPMS چطور است:

با BPMS چرخ‌دنده فرآیندهای سازمانی را به کار بی‌اندازید و از نتایج آن لذت ببرید! این مراحل به شما کمک می‌کند تا سازمانی کارآمدتر داشته باشید.

نکات مهم در انتخاب بهترین سیستم BPMS

یکی از اصلی‌ترین چالش‌ها اینه که برای انتخاب بهترین BPMS چه فاکتورهایی که رو باید در نظر بگیریم. به چه چیزهایی باید دقت کنیم که

شناخت نیازهای کسب‌ و کار

اولین قدم این است که بفهمید کسب‌ و کارتان چه می‌خواهد. اصلاً اول باید ببینید برای چه به همچین چیزی نیاز دارید؟ می‌خواهید این سیستم برای شما چه کار بکند؟ یا اینکه مثلا کدام بخش‌های سازمانتان نیاز به تقویت دارند؟ شناخت درست، مثل داشتن نقشه‌ی گنج است!

بررسی قابلیت‌های نرم افزار

حالا باید مطمئن شوید نرم افزار BPMS انتخابی‌تان همه‌ی ابزارهای لازم را برای رسیدن به آن اهداف دارد. قابلیت‌هایی مثل مدل‌سازی فرآیندها، خودکارسازی وظایف، مدیریت جریان کار و گزارش‌دهی. این‌ها مثل جعبه ابزار شما هستند که بدون آن‌ها کار پیش نمی‌رود.

قابلیت سفارشی‌سازی و انعطاف‌پذیری

یک نرم‌ افزار BPMS خوب باید مثل خمیر بازی باشد؛ قابل شکل‌دهی به هر شکلی که شما می‌خواهید. بتوانید آن را مطابق با نیازهای خاص خود تنظیم کنید. این ویژگی به شما اجازه می‌دهد که با تغییرات سازمانتان به راحتی هماهنگ شوید.

یکپارچگی با سیستم‌های موجود

نرم ‌افزار BPMS باید قابلیت یکپارچگی با سایر نرم افزارهای اداری موجود در سازمان شما را داشته باشد. شما نمی‌خواهید جزایر پراکنده‌ای داشته باشید که هر کدام ساز خودشان را بزنند! یکپارچگی یعنی همه چیز هماهنگ و منظم پیش برود.

سهولت استفاده و تجربه کاربری

رابط کاربری نرم ‌افزار باید مثل میز کار مرتب و خوب باشد؛ ساده، راحت و بدون دردسر. اگر نرم ‌افزار پیچیده و گیج ‌کننده باشد، کاربران از آن فراری خواهند بود. سهولت استفاده یعنی نرم‌ افزار در دسترس همه باشد و همه از نحوه کار کردن با آن راضی باشند.

قابلیت مقیاس‌پذیری

نرم ‌افزار باید همراه شما رشد کند. قابلیت مقیاس‌پذیری به این معناست که نرم ‌افزار بتواند حجم بیشتری از داده‌ها و کاربران را مدیریت کند. شما نباید در این زمینه با محدودیتی مواجه باشید. به فکر پیشرفت‌های آینده باشید!

پشتیبانی و خدمات پس از فروش

یکی از نکات مهم، داشتن یک تیم پشتیبانی قوی است. مثل داشتن یک دوست فنی که همیشه آماده کمک باشد. ارائه‌ دهنده نرم ‌افزار باید خدمات پشتیبانی قابل اعتمادی ارائه دهد تا در مواقع نیاز به سرعت مشکل شما را حل کند.

امنیت

امنیت داده‌ها و اطلاعات سازمان بسیار مهم است. نرم افزار BPMS باید ویژگی‌های امنیتی قوی داشته باشد و از استانداردهای امنیتی پیروی کند. داشتن یک قفل محکم روی صندوقچه‌ی گنج الزامی است!

هزینه‌ها

هزینه‌ها همیشه مهم هستند. مطمئن شوید که هزینه‌های خرید، پیاده‌سازی و نگهداری نرم افزار با بودجه سازمان شما سازگار است و ارزش افزوده مناسبی ارائه می‌دهد. کسی نمی‌خواهد برای یک جفت کفش طلا هزینه کند اگر فقط برای پیاده‌روی روزانه باشد؛ ولی اگر پای جایزه بزرگ مسابقه مد باشد، قطعاً می‌ارزد!

بازخورد و نظرات کاربران

نظرات و بازخوردهای کاربران فعلی نرم افزار را بررسی کنید. این بازخوردها می‌تواند اطلاعات مفیدی درباره نقاط قوت و ضعف نرم افزار bpms انتخابی شما ارائه دهد. گوش دادن به توصیه‌های دوستانی که قبل از شما از همان نرم افزار استفاده کرده‌اند به شما سرنخ‌های مفیدی می‌دهد.

امکانات آموزشی و مستندات

دسترسی به منابع آموزشی و مستندات جامع می‌تواند در یادگیری و استفاده موثر از نرم افزار به کاربران کمک کند. مثل داشتن یک کتابچه راهنمای کامل که هر وقت به مشکلی برخوردید، بتوانید به آن مراجعه کنید.

با در نظر گرفتن این نکات کلیدی، می‌توانید بهترین نرم افزار BPMS را انتخاب کنید که به بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری سازمان شما کمک کند. انتخاب صحیح نرم افزار BPMS می‌تواند یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه باشد که بازدهی قابل توجهی در بلندمدت خواهد داشت. پس، با دقت انتخاب کنید!

چالش‌های استفاده از نرم افزار bpms

پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب ‌و کار (BPMS) می‌تواند سازمان شما را متحول کند. اما مثل هر ماجراجویی بزرگ دیگر در جهت رشد و پیشرفت، چالش‌ها و موانعی هم وجود دارند. بیایید به این چالش‌ها نگاهی بیندازیم و ببینیم چطور می‌توانیم از پس آنها برآییم.

مقاومت در برابر تغییر

آه، تغییر! همیشه کسانی هستند که از تغییرات خوششان نمی‌آید. مثل فصل دوم سریال‌ها که هیچ وقت مزه فصل اول را نمی‌دهد و تا با شخصیت‌ها کنار بیایید زمان می‌برد. اما بعد که عادت کردید می‌بینید خیلی هم خوب بوده، فقط شما از تغییر خوشتان نمی‌آمده! در پیاده‌سازی BPMS، برخی از کارکنان ممکن است به فرآیندهای قدیمی عادت کرده باشند و در برابر تغییرات مقاومت کنند. راه‌ حل؟ آموزش و ارتباط مستمر. به آن‌ها نشان دهید که چگونه BPMS می‌تواند زندگی‌شان را آسان‌تر کند.

پیچیدگی فرآیندها

برخی فرآیندها مثل یک پازل پیچیده هستند که تکه‌های زیادی دارند و پیدا کردن جای درست هر تکه زمان‌بر است. مدل‌سازی و خودکارسازی این فرآیندها می‌تواند دشوار باشد. بهترین کار این است که با فرآیندهای ساده‌تر شروع کنید و به تدریج به سمت فرآیندهای پیچیده‌تر بروید.

یکپارچگی با سیستم‌های موجود

شاید سیستم‌های مختلفی در سازمان شما وجود داشته باشد که هر کدام راه خود را می‌روند. حالا باید همه این‌ها را با BPMS یکپارچه کنید. مثل اینکه بخواهید یک مهمانی بزرگ برگزار کنید و همه مهمان‌ها را به هم معرفی کنید تا خوب با هم آشنا شوند. این کار نیاز به زمان و برنامه‌ریزی دقیق دارد، اما با همکاری تیم IT می‌توانید از پس آن برآیید.

هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری

بودجه همیشه یک نگرانی بزرگ است. پیاده‌سازی BPMS ممکن است هزینه‌بر باشد، چه در خرید نرم‌افزار و چه در نگهداری و آموزش کاربران. مثل خرید یک ماشین لوکس که هزینه‌های جانبی هم دارد. بهتر است از ابتدا بودجه دقیق و کاملی برای این پروژه در نظر بگیرید و هزینه‌ها را به خوبی مدیریت کنید.

نگرانی از امنیت داده‌ها

حفظ امنیت داده‌ها یکی از مهم‌ترین مسائل است. باید اطمینان حاصل کنید که BPMS انتخابی شما دارای ویژگی‌های امنیتی قوی است و داده‌های سازمان به ‌خوبی محافظت می‌شوند. از پروتکل‌های امنیتی مناسب استفاده کنید و مطمئن شوید که همه کارکنان با این پروتکل‌ها آشنا هستند.

نیاز به آموزش مستمر

آموزش، آموزش و باز هم آموزش! کارکنان باید بدانند چگونه از BPMS استفاده کنند. این مثل یاد گرفتن دوچرخه‌سواری است؛ در ابتدا کمی سخت به نظر می‌رسد، اما با تمرین و آموزش مداوم، همه چیز ساده‌تر می‌شود. برگزاری دوره‌های آموزشی و ارائه مستندات جامع می‌تواند بسیار مفید باشد.

پایداری و پشتیبانی فنی

پشتیبانی فنی قوی کلید موفقیت است. اگر نرم‌افزار با مشکلی مواجه شد، باید یک تیم پشتیبانی حاضر و آماده داشته باشید که بتواند به سرعت مشکل را برطرف کند. مثل داشتن یک تیم مکانیک در مسابقات رالی که همیشه آماده تعمیر ماشین هستند.

آیا جایگزین بهتری برای BPMS وجود دارد؟

بله! چطور است اگر جایگزینی به شما معرفی کنیم که علاوه بر کارهایی که بهترین نرم افزار bpms در ایران انجام می‌دهد، بدون برنامه نویسی برای شما نرم افزار هم بسازد!

سیستم ساز برسا جایگزین مناسبی برای ادغام نرم افزارهای سازمانی با انواع دیگر bpmsهاست. در حالتی که شما یک bpms معمولی تهیه کنید، باید آن را به نرم افزارهای اداری خود متصل کنید تا فرآیندها در آنها به جریان بی‌افتند. اما با سیستم ساز برسا شما می‌توانید نرم افزارهای فرآیند محور خود را به ساده‌ترین شکل ممکن طراحی کنید، تولید کند و توسعه دهید.

در صفحه سیستم ساز برسا در مورد این پلتفرم بیشتر بخوانید. همچنین یک مقاله در مورد مقایسه bpms با سیستم ساز داریم که می‌تواند در تصمیم‌گیری راحت تر بشه شما کمک کند.

خلاصه

در این صفحه با نرم افزار bpms آشنا شدیم. مزایا و چالش‌های استفاده از آن را بررسی کردیم و مهمترین نکاتی که در خرید این نرم افزار باید در نظر گرفت را مرور کردیم. این روزها تمام دنیا به سمت تحول دیجیتال در حرکت است. ما هم نباید از این قافله عقب بمانیم. اولین قدم در این مسیر این است که سازمان را فرآیندمحور کنیم. با این کار همه چیز مثل یک چرخ‌دنده به کار می‌افتد و اتوماتیک جلو می‌رود. بعد از آن باید بنشینیم و نظارت کنیم که کارها چطور جلو می‌رود. سپس به بهینه‌سازی فرآیندها بپردازیم. اگر تجربه استفاده از bpms را دارید، حتما آن را در کامنت‌ها با ما درمیان بگذارید. چالش‌های شما چه بوده؟ چه مزایایی برای شما داشته؟ آیا شما هم سیستم‌ساز را جایگزین bpms کردید؟ منتظر گفتگو با شما در بخش کامنت‌ها هستیم ????