8 توصیه در برگزاری جلسات مصاحبه
- نویسنده : برسا نوین رای
- تاریح انتشار : 1402-06-20
- دسته‌بندی‌ها: مقالات متفرقه
- برچسب‌ها:
فرض کنید به جلسه‌ای دعوت شده‌اید که قرار است اطلاعات مهمی از تیم یا مشتری دریافت کنید. جلسه شروع می‌شود، سوالات پشت سر هم پرسیده می‌شود، اما در نهایت به جای پاسخ‌های شفاف و کاربردی، فقط یک سری جواب‌های پراکنده و مبهم دریافت می‌کنید. چرا؟ چون جلسه‌ای که برنامه‌ریزی و هدف مشخصی نداشته باشد، مثل تلاش برای پیدا کردن سوزن در انبار کاه است!
جلسه مصاحبه یکی از مهم‌ترین مراحل برای شناسایی نیازمندی‌ها و درک تجارب و احساسات مشتریان در استفاده از یک محصول یا خدمت است. جیمز کالبچ در کتاب معروف خود “Mapping Experience” هشت توصیه کاربردی ارائه کرده که می‌تواند کیفیت این جلسات را به طرز چشم‌گیری بهبود دهد. در این مقاله، قرار است این توصیه‌ها را بررسی کنیم و ببینیم چطور می‌توانیم با رعایت آنها جلسه مصاحبه مؤثرتری برگزار کنیم. اگر شما هم می‌خواهید از جلسه مصاحبه خود بهترین نتیجه را بگیرید، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.
نکته اول: اعتماد جلب کنید
تصور کنید وارد اتاقی می‌شوید و قرار است با کسی که تا حالا او را ندیده‌اید، درباره نیازها، مشکلات یا تجربه‌هایش حرف بزنید. اگر از همان ابتدا حس راحتی و امنیت نداشته باشید، چقدر احتمال دارد که همه چیز را صادقانه و بی‌دغدغه بگویید؟ تقریباً هیچ! در جلسه مصاحبه، اولین قدم برای گرفتن اطلاعات واقعی و مفید، جلب اعتماد است. اگر مصاحبه‌شونده به شما اعتماد نکند، حتی بهترین سوال‌ها هم به جواب‌های سطحی یا کلیشه‌ای ختم می‌شوند.
برای جلب اعتماد، باید فضایی دوستانه ایجاد کنید. جلسه مصاحبه را با معرفی کوتاه از خودتان شروع کنید و توضیح دهید که چرا این گفت‌وگو برای شما مهم است. یک لبخند کوچک، یک شوخی ملایم یا حتی تعریف یک تجربه شخصی مرتبط می‌تواند یخ جلسه را بشکند. به طرف مقابل نشان دهید که اینجا قضاوتی در کار نیست و او می‌تواند آزادانه صحبت کند. وقتی طرف مقابل ببیند که به حرف‌هایش اهمیت می‌دهید، به مرور احساس راحتی بیشتری خواهد کرد و گفت‌وگو به مسیری عمیق‌تر و ارزشمندتر می‌رسد.
نکته دوم: همراه باشید
حالا که اعتماد اولیه جلب شده، نوبت آن است که نشان دهید واقعاً در کنار مصاحبه شونده هستید، نه روبه‌روی او! همراه بودن یعنی به او این حس را بدهید که این یک گفت‌وگوی دو طرفه است، نه جلسه بازجویی. این رویکرد نه تنها فضا را دوستانه‌تر می‌کند، بلکه کمک می‌کند اطلاعات عمیق‌تر و واقعی‌تری به دست آورید.
برای همراه بودن، به زبان بدن و واکنش‌هایتان دقت کنید. مثلاً وقتی او چیزی تعریف می‌کند، با سر تکان دادن یا لبخند کوچک، نشان دهید که شنونده فعالی هستید. ارتباط چشمی خود با فرد مصاحبه شونده را همیشه حفظ کنید. از عبارات مثبت برای تایید حرفهای وی استفاده کنید (البته در این کار زیاده روی نکنید) و حتی با بیان جملاتی نظیر "بله من میتونم درک کنم که این کار چقدر خسته کننده است" با مصاحبه شونده همدردی کنید.
اگر حرفی را کاملاً متوجه نشدید، به جای رد شدن سریع از آن، سوال کنید: "یعنی منظورتان این است که...؟" یا "می‌توانید بیشتر توضیح بدهید؟"این سوال‌ها نشان می‌دهد که به صحبت‌هایش توجه دارید. همراه بودن یعنی او را در گفت‌وگو تنها نگذارید و به او نشان دهید که صدایش شنیده می‌شود و برای شما مهم است. اینجاست که جلسه به جای یک گفت‌وگوی رسمی، تبدیل به یک تعامل دوستانه و سازنده می‌شود!
نکته سوم: خوب گوش کنید
تا حالا شده کسی وسط حرفهای شما ناگهان موضوع را عوض کند یا به گوشی‌اش نگاه کند؟ حس خیلی بدی است، نه؟ خوب گوش دادن یک هنر است و به کار بردن این هنر در جلسه مصاحبه می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. وقتی واقعاً گوش می‌دهید، به طرف مقابل این پیام را می‌رسانید که حرف‌هایش برای شما ارزشمند است و همین حس، او را ترغیب می‌کند صادق‌تر و راحت‌تر صحبت کند.
برای خوب گوش دادن، ذهن خود را خالی از قضاوت یا برنامه‌ریزی برای سوال بعدی کنید و تمام تمرکزتان را روی صحبت‌های مصاحبه‌شونده بگذارید. اجازه بدهید تا بیشتر مصاحبه شونده صحبت کند. او را هدایت نکنید یا حرف در دهانش نگذارید. نشان دهید که به صورت موثر در حال گوش دادن به همه حرف‌هایش هستید. خط فکری او را دنبال کنید و با زبان و ادبیات خودش با او صحبت کنید.
اگر نکته‌ای برایتان مبهم بود، با جمله‌هایی مثل "متوجه شدم، اما می‌توانید بیشتر توضیح بدهید؟"یا "این بخش خیلی جالب بود، لطفاً بیشتر بگویید" نشان دهید که حرف‌هایش را با دقت دنبال می‌کنید. گاهی حتی سکوت کردن و نپریدن وسط حرف‌ها، خودش نشانه‌ای از گوش دادن عمیق است. وقتی خوب گوش می‌دهید، نه تنها اطلاعات بهتری می‌گیرید، بلکه به مصاحبه‌شونده حس احترام و ارزشمندی می‌دهید؛ و این دقیقاً همان چیزی است که یک جلسه مصاحبه عالی را می‌سازد!
نکته چهارم: در کسب اطلاعات عمیق شوید
گاهی در جلسه مصاحبه، جواب‌هایی می‌شنوید که سطحی هستند، مثل یک پوسته که نمی‌توانید چیزی از درونش بفهمید. اما این شما هستید که باید با سوال‌های درست، سراغ عمق ماجرا بروید و به اطلاعات ارزشمند و واقعی دست پیدا کنید. مصاحبه مثل کاوش در یک معدن طلاست؛ هر چه عمیق‌تر حفاری کنید، احتمال پیدا کردن گنج بیشتر است!
برای رسیدن به عمق، سوال‌های باز بپرسید که طرف مقابل مجبور شود توضیح بیشتری بدهد. مثلاً اگر گفت: "این بخش از محصول خوب کار نمی‌کند"، از او بپرسید: "چه چیزی باعث شده این احساس را داشته باشید؟" یا "می‌توانید مثالی از آخرین باری که این مشکل پیش آمد، بدهید؟" همچنین به جزئیات توجه کنید و اگر حس کردید نکته‌ای نیمه‌کاره رها شده، با پرسیدن دوباره آن را دنبال کنید. اینجاست که اطلاعات واقعی و مفید مثل تکه‌های پازل کنار هم قرار می‌گیرند و تصویر واضح‌تری از نیازها و احساسات مشتری به شما می‌دهند. (این بند به خصوص در جلسه مصاحبه با مشتریان برای دریافت تجارب آنها کاربرد دارد.)
نکته پنجم: نگذارید مسائل عمومیت داده شود
تا حالا شده کسی در جواب سوال شما بگوید: "همه همین‌طور فکر می‌کنند" یا "معمولاً این‌طور است"؟ این جواب‌ها شاید در نگاه اول خوب به نظر برسند، اما واقعیت این است که خیلی کلی و مبهم هستند. اگر در مصاحبه اجازه دهید که صحبت‌ها در این سطح بمانند، به اطلاعاتی نمی‌رسید که واقعاً بتوانند کمکتان کنند. پس وظیفه شما این است که مصاحبه‌شونده را تشویق کنید به جای کلی‌گویی، دقیق و شفاف صحبت کند.
افراد معمولاً علاقه دارند تجارب و رفتارهای خودشان را عمومیت دهند. برای اجتناب از عمومیت‌دهی به موضوعات، از فرد بخواهید حس و نظر شخصی خود را درخصوص موضوع سوال مطرح کند. وقتی با جمله‌های کلی مواجه می‌شوید، می‌توانید با سوال‌های هوشمندانه عمق بیشتری به صحبت‌ها بدهید. مثلاً اگر گفت: "همه این مشکل را دارند"، بپرسید: "می‌توانید مثالی از این مشکل ارائه بدهید؟" یا "آخرین باری که این مشکل برای خودتان پیش آمد، کی بود؟" این سوال‌ها کمک می‌کنند که صحبت‌ها از حالت عمومی به سمت تجربه‌های شخصی‌تر و دقیق‌تر بروند. وقتی از کلی‌گویی عبور کنید، تازه به جایی می‌رسید که اطلاعات کاربردی و ارزشمند واقعی در انتظار شماست. همین نکته کوچک می‌تواند تفاوت بزرگی در کیفیت جلسه مصاحبه شما ایجاد کند!
نکته ششم: مزاحمت ها را کم کنید
تصور کنید وسط یک گفت‌وگوی مهم هستید و ناگهان صدای زنگ گوشی یا ورود کسی به اتاق رشته کلام را پاره می‌کند. چقدر اذیت‌کننده است، نه؟ مزاحمت‌ها مثل توقف‌های ناگهانی وسط یک فیلم جذاب هستند؛ هم جریان جلسه را خراب می‌کنند و هم تمرکز و اعتماد مصاحبه‌شونده را از بین می‌برند. برای اینکه مصاحبه‌ای روان و مؤثر داشته باشید، باید تمام تلاش خود را بکنید که این مزاحمت‌ها را به حداقل برسانید.
قبل از شروع جلسه، محیط را بررسی کنید. مطمئن شوید که مکان انتخابی آرام و بدون حواس‌پرتی باشد. تلفن همراه خود را روی حالت سکوت بگذارید و از مصاحبه‌شونده هم بخواهید همین کار را بکند. اگر جلسه آنلاین است، اینترنت و تجهیزات را از قبل چک کنید تا قطع و وصلی پیش نیاید. هر چقدر محیط جلسه آرام‌تر و حرفه‌ای‌تر باشد، مصاحبه‌شونده احساس راحتی بیشتری خواهد کرد و تمرکزش روی موضوع باقی می‌ماند. وقتی مزاحمت‌ها کم شوند، اطلاعاتی که دریافت می‌کنید دقیق‌تر و مفیدتر خواهد بود. این یک سرمایه‌گذاری کوچک برای نتایج بزرگ است!
نکته هفتم: به زمانبندی مصاحبه شونده احترام بگذارید
حتماً شما هم تا به حال این تجربه را داشتید که کسی وقت شما را بی‌دلیل هدر دهد. حس خوبی ندارد، نه؟ حالا تصور کنید مصاحبه‌شونده شما با هزار برنامه فشرده وقت گذاشته تا در جلسه حاضر شود، اما شما وقت او را درست مدیریت نکنید. این نه تنها بی‌احترامی به اوست، بلکه باعث می‌شود جلسه به نتیجه دلخواه نرسد. احترام به زمانبندی مصاحبه‌شونده یکی از اصول کلیدی است که نشان می‌دهد شما حرفهای هستید و برای همکاری ارزش قائلید.
قبل از شروع، مدت زمان مصاحبه را مشخص کنید و به آن پایبند باشید. اگر بحث طولانی شد یا نکاتی باقی ماند، با او هماهنگ کنید که آیا ادامه دادن جلسه مشکلی دارد یا خیر. همچنین، از وقت جلسه بهینه استفاده کنید؛ سوال‌های غیرضروری را حذف کنید و بحث را در مسیر هدف اصلی نگه دارید. وقتی به زمانبندی احترام بگذارید، نه تنها مصاحبه‌شونده احساس راحتی بیشتری می‌کند، بلکه احتمال همکاری‌های بهتر در آینده هم افزایش می‌یابد. وقت طلاست، پس نشان دهید که قدر این طلا را می‌دانید!
نکته هشتم: با جریان مصاحبه همراه باشید
مصاحبه مثل یک رودخانه است؛ گاهی آرام و روان پیش می‌رود و گاهی پیچ‌وخم‌هایی دارد که ممکن است شما را از مسیر اصلی دور کند. مهم این است که به جای مقاومت یا اصرار برای بازگشت سریع به برنامه، با جریان مصاحبه همراه شوید و از هر پیچ، به عنوان فرصتی برای کشف نکات جدید استفاده کنید. این انعطاف‌پذیری می‌تواند شما را به اطلاعاتی برساند که حتی فکرش را هم نمی‌کردید!
اگر در حین مصاحبه، موضوعی غیرمنتظره مطرح شد که ارزش پیگیری داشت، از آن استقبال کنید. مثلاً اگر مصاحبه‌شونده شروع به توضیح یک تجربه جالب کرد، به جای قطع کردن صحبت او، با سوال‌های بیشتر به عمق ماجرا بروید. البته لازم است که در عین همراه بودن، حواستان به هدف اصلی جلسه باشد تا از مسیر کاملاً خارج نشوید. وقتی با جریان مصاحبه همراه باشید، هم مصاحبه‌شونده احساس راحتی و احترام بیشتری می‌کند و هم شما از گنجینه‌ای از اطلاعات ارزشمند بهره‌مند می‌شوید که شاید در چارچوب سوالات از پیش تعیین شده پیدا نمی‌کردید!
حالا که با این 8 نکته کاربردی برای برگزاری یک جلسه مصاحبه مؤثر آشنا شدید، وقت آن رسیده که از این اصول برای برگزاری یک جلسه مصاحبه حرفهای استفاده کنید! هر کدام از این نکات مثل ابزارهایی هستند که به شما کمک می‌کنند تا گفت‌وگوهایی عمیق‌تر، صادقانه‌تر و مفیدتر داشته باشید. از جلب اعتماد و همراه بودن با مصاحبه‌شونده گرفته تا احترام به زمان و جریان مصاحبه، همه این‌ها به شما این فرصت را می‌دهند که اطلاعاتی بدست آورید که نه تنها برای پروژه‌ها، بلکه برای ایجاد روابط مستحکم‌تر با مشتریان یا همکارانتان نیز مفید باشد.
یادتان باشد که هر جلسه مصاحبه یک فرصت طلایی است؛ فرصتی برای کشف نیازها، احساسات و تجربه‌های واقعی که در نهایت به شما کمک می‌کند تا محصول یا خدمت بهتری ارائه دهید. پس دفعه بعد که وارد یک جلسه مصاحبه می‌شوید، این نکات را به یاد داشته باشید و از هر لحظه آن برای بهبود تجربه‌های خود و دیگران بهره‌برداری کنید. با رعایت این اصول، جلسه مصاحبه شما تبدیل به لحظات سازنده و ارزشمند خواهند شد که هم به شما و هم به مصاحبه شونده کمک می‌کند تا در مسیر موفقیت گام بردارید!