دبیرخانه

ريز امكانات اين سيستم عبارتند از:

  • امكان ارسال و دريافت نامه داخلی و ارجاعات آن با امكان تعيين عنوان، گيرنده‌ها، گيرندگان رونوشت، گيرندگان پنهان، فوريت، محرمانگی، ضمائم، شرح اقدام
  • امكان پاراف نامه داخلی و وارد كردن شرح ارجاع با طول نامحدود
  • امكان استفاده از متن پيش فرض در شرح ارجاع
  • امكان تعريف فرمت‌‌دهی متن نامه و شرح ارجاعات
  • امكان ارجاع، پاسخ و ارسال مجدد يك نامه داخلی
  • امكان بازگرداندن يک ارجاع در صورتی كه اقدامی برروی آن انجام نشده باشد (در صورت وجود اجازه آن)
  • امكانات متنوع مشاهده كارتابل و پاسخگويی به كارهای رسيده
  • وجود يك كارتابل واحد برای هر كاربر حتی در صورت دارا بودن چندين سمت در سازمان
  • ارائه امكانات وسيع براي تفويض اختيار به جانشين، منشی و رئيس دفتر
  • آرشيو و طبقه‌بندی كارها و امكان جستجوی كامل بر روی آن‌ها
  • مشاهده گردش ارجاعات (درخت ارجاعات) با توجه به سطح دسترسی كاربر
  • امكان تعريف دسترسی و محدوديت در ارجاعات براساس كاربر و چارت سازمانی
  • امكان تعريف پوشه‌های جستجو
  • امكان تعريف صندوق‌های مختلف و تعريف آن به عنوان گيرنده مكاتبات
  • امكان پيش‌نمايش نامه‌ها در ليست
  • امكان تعيين فيلدهای قابل مشاهده
  • سيستم مكاتبات خارجی و دبيرخانه

سيستم مكاتبات خارجي و دبيرخانه

سيستم مكاتبات خارجي و دبيرخانه با هدف پاسخگويی به نيازمندی‌هاي يك سازمان در نامه‌نگاری‌ها با طرف‌های خارج از مجموعه طراحی شده است. در اين سيستم كليه نيازمندی‌هاي موجود در حوزه چرخه نامه وارده و صادره، پيش‌نويس نامه‌ و چرخه‌های مرتبط با آنها از يک سازمان بزرگ با چندين دبيرخانه گرفته تا يک شركت كوچک با يک منشی پوشش داده شده است.اين سيستم به كمک كارتابل الكترونيک گردش نامه‌ها و ارجاعات در داخل سازمان انجام می‌دهد. همچنين اين سيستم از امكانات منحصر بفردی در بخش دبيرخانه و ثبت مرحله‌ای نامه‌ها برخوردار می‌باشد.مشخصات كامل اين سيستم به شرح زير می‌باشد:

الف-اطلاعات پایه مکاتبات

  • امكان تعريف انواع موضوع نامه مانند: عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و . . .
  • امكان تعريف شيوه ارسال نامه مانند: دستی، پيك، ارباب رجوع، پستی و . . .
  • امكان تعريف انواع دبيرخانه‌‏هاي محلی
  • امكان تعريف انواع بايگاني‌‏های محلی
  • امكان تعريف دستگاه‌‏ها و اشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مكاتبه
  • امكان تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر يك
  • امكان تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه‏‌ها و اشخاص (حقيقی و حقوقی) طرف مكاتبه در خارج از سازمان
  • امكان تعريف گروه‏‌هاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهای سازمانی به گروه‏‌ها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)
  • امكان تعريف جانشين برای هر يک از مسئولان ارجاع و پيگيری و امكان تفويض اختيار كاربران
  • امكان تعريف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضيح داده ‏شود)
  • امكان تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين می‏‌كند)
  • امكان تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي و صادره) در هر دبيرخانه

ب- عمليات مربوط به نامه‏‌های وارده

  • امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقی يا حقوقی) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه،‌ نوع تحويل و . . .
  • امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده‏، توزيع‏‌ كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابی فيزيكی نامه)
  • اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار
  • امكان ثبت نامه‏‌های مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
  • امكان ثبت پيوست‏‌هاي نامه
  • امكان ثبت رونوشت‏‌هاي نامه
  • امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وی ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت اقدام
  • امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم
  • امكان ايجاد ارتباط مابين نامه‏‌هاي داراي پيرو، بازگشتی و عطفی
  • امكان ثبت نامه با شماره آزاد
  • امكان تهيه و چاپ رسيد نامه برای ارائه به تحويل دهنده
  • امكان الصاق انواع ضمائم و پيوست‌ها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر
  • امكان تهيه و ثبت متن هامش

ج- عمليات مربوط به نامه‌های صادره

  • امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و . . .
  • امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
  • امكان صدور نامه‏ صادره به دستگاه‏‌های اجرايي و اشخاص (حقيقی و حقوقی) با حفظ سابقه
  • امكان تايپ و ويرايش نامه‏‎ها در داخل برنامه
  • امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه برای نامه به منظور عدم تايپ مجدد
  • امكان تهيه پيش‏نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي
  • امكان تبديل پيش‏نويس تأييد شده به نامه
  • امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه‏‌هايی با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه‏‌ها
  • امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط
  • امكان ثبت نامه‏‌های مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
  • امكان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاری موردنظر سازمان
  • اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره
  • امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم
  • امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده
  • امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده
  • امكان ايجاد مهر و امضاي اشخاص درون سيستم و استفاده از آنها

د- عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهای اداری

  • امكان پشتيباني روش‏های مختلف گردش مكاتبات (متمركز ، نيمه متمركز و غيرمتمركز)
  • (متمركز شامل يك دبيرخانه مركزی و چند دبيرخانه محلی، نيمه متمركز شامل چنددبيرخانه مركزی و هر دبيرخانه مركزی شامل چند دبيرخانه داخلی، غيرمتمركز شامل چند دبيرخانه داخلی مستقل)
  • امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز
  • توزيع نامه‏‌های وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه‌‏های وارده و كارهای مرتبط از طريق كارتابل
  • امكان اعلام دريافت نامه جديد
  • امكان تعيين نامه‏‌هاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعيين نوع اقدام و اولويت زمانی انجام كار
  • تشكيل پرونده برای كارها و نامه‏‌های مرتبط به آن و رؤيت و پيگيری گردش پرونده‏‌ها در سازمان
  • امكان طبقه‏بندي نامه‎ها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه‏بندي، نوع ارسال،‌ ارجحيت و ... به همراه طبقه
  • ‏بندی درختی موضوعات نامه
  • امكان پاسخگويی به كارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده
  • امكان ارجاع نامه‏ به صورت تصوير، صوت، پيغام تلفنی و . . .
  • استفاده و كنترل مركزی تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين تاريخ شروع اقدام، تاريخ انتظار پاسخ، دوره پيگيری و . . . )
  • امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی
  • اعلام وضعيت كارهايی كه عمليات آن خاتمه نيافته است
  • امكان كنترل، پيگيری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره
  • امكان تأثيرگذاری تغييرات تشكيلاتی در ساختار دبيرخانه‏‌ها (انحلال، تشكيل، ادغام و تجزيه)

ه- عمليات مربوط به پيگيری و رديابی مكاتبات و كارهای ارجاع شده

  • امكان پيگيری نامه وارده و روند حركت يک نامه در تمام واحدهای سازمان
  • تعيين مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، ‌كارها، دستورها و يا پيام‌های ارجاع شده
  • پيگيری مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابی به علل تأخير در انجام كارها، رديابی وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روی نامه
  • انجام پيگيری توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيامهای پيگيری، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاع‌‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)
  • امكان پيگيری كليه دستورها و پيام‌های ارسال شده و پيگيری مستمر اقداماتی كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند.
  • امكان پيگيری و رديابی مكاتبات سالهای قبل
  • امكان پيگيری ارجاع نامه‏‌ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقی و حقوقی) گيرنده و . . .

و- عمليات مربوط به ارتباطات

  • امكان ارجاع مكاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم
  • امكان ثبت و ارسال پيغام‌ها (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغام‌های موجود و دريافت شده
  • امكان ارسال پيامهای اطلاعاتی در سطح گروه‌ها، واحدها و كاربران
  • امكان كنترل دسترسی به ارسال پيام‌ها
  • امكان مبادله اسناد با استفاده از فاكس توسط سيستم

ح- امكانات جستجو و بررسی

  • امكان جستجوی نامه‏‌ها به صورت پارامتريک براساس كليه فيلدهای اطلاعاتی به صورت تک فيلد و يا تركيب چندين فيلد انتخابی
  • امكان جستجو و دسترسی سريع به اطلاعات نامه‏هاي وارده و صادره و كليه مكاتبات در گردش، بايگاني شده و كارتابل
  • امكان جستجوی موضوع و شرح نامه‏‌ها اعم از نامه‌های ارسالی و دريافتی و دستيابی سريع به مشخصات نامه
  • امكان جستجوی سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه‌‏ها

ط- عمليات مربوط به گزارش‌‏ها و مشاهدات

  • امكان تهيه گزارش‏‌های دلخواه به صورت پارامتريک (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيره‌‏سازی و بازيابی نتايج گزارش‏گيری
  • امكان گزارش‏گيری از مكاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان
  • امكان نمايش نتايج گزارش‌ها به صورت نمودارهای مختلف
  • امكان گزارش‏گيری و مشاهده نامه‏‌هايي كه تحت عنوانی خاص يا در محدوده زمانی مشخص ارسال شده‌‏اند
  • امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه‏‌ها
  • امكان گزارش‏گيری از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامه‏‎های ارسالی و دريافتی مربوط به سازمان
  • امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن)
  • امكان مشاهده و گزارش‏گيری از پيام‏‎ها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيامهای ارسالی و حذف شده
  • امكان گزارش از نامه‏‌هاي دريافتی از بايگانی كه هنوز در مقاطع زمانی موردنظر به بايگانی بازگشت داده نشده‏‌اند.
  • امكان گزارش‏‌گيري و مشاهده دفتر تلفن و نشاني‏‌های پستی و پست الكترونيک
  • امكان ايجاد انعطاف‏پذيری در تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايی، كوچک نمايی و . . .

ی- امنيت و حدود دسترسی

  • امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربری
  • امكان تعريف سطوح دسترسی سمت‌‏ها به انواع مكاتبات طبقه‏‌بندي شده (جهت حفاظت اسناد)
  • امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيری از دسترسی‏‌هاي غيرمجاز
  • امكان ثبت كليه وقايع سيستم