میز کار الکترونیک

سيستم كارتابل الكترونيک و گردش مكاتبات داخلی

با توجه به نقش كليدی نامه اداری در ارتباط رسمی بين سازمان‌ها و شركت‌ها، اتوماسيون كامل فرايندهای يك سازمان بدون در نظر گرفتن اين مهم غيرممكن می‌باشد. در اين راستا شركت برسا با هدف قرار دادن 2 بخش حياتی ومكمل يكديگر يعنی مكاتبات داخلی و مكاتبات خارج از سازمان قصد دارد اتوماسيون كاملی از نيازمندی‌های اين حوزه را فراهم كرده و ايده‌آل يك سازمان بدون كاغذ (Paperless) را محقق سازد. اين مجموعه بطور كامل از ويژگيهای مندرج در بخشنامه كميسيون تخصصي اتوماسيون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع ‏رسانی كليه نيازهای عمومی سيستم مكاتبات اداری پشتيبانی می‌كند.در اين بخش نخست به بيان مشخصات سيستم كارتابل الكترونيک و گردش ارجاعات خواهيم پرداخت و در ادامه در بخش بعدی سيستم مكاتبات خارجی و دبيرخانه بررسی قرار خواهد گرفت:

سيستم‌ كارتابل الكترونيک زيرساخت باارزشی را برای انجام تمامی تبادلات و نامه‌نگاری ميان افراد و واحدهای مختلف درون سازمان اعم از مديران، كارشناسان، كارمندان، منشی‌ها و رؤسای دفاتر، دبيرخانه‌ها و ثبات‌ها، بايگانان و غيره و همچنين دفاتر و شعب راه دور فراهم می‌نمايد.اين سيستم دريچه واحدی است برای مشاهده، انجام و ارسال كليه كارهايی كه در يك محيط اداری به يك مدير يا كارمند ارجاع می‌شود.به عنوان مثال يك مدير نامه‌های خود را از طريق اين سيستم دريافت می‌كند و پس از صدور دستور لازم آن را به كارشناس مربوطه ارجاع می‌زند و هر لحظه قادر است وضعيت آن را پيگيري كرده و از گردش آن در واحدهای مختلف مطلع گردد. كارشناسان و كارمندان نيز كارهاي خود اعم از نامه‌ها، گزارش‌ها، فرم‌ها و غيره را از طريق كارتابل دريافت می‌كنند و براي ديگران ارسال می‌نمايند.