سيستم كارتابل الكترونيک و گردش مكاتبات داخلی
با توجه به نقش كليدی نامه اداری در ارتباط رسمی بين سازمانها و شركتها، اتوماسيون كامل فرايندهای يك سازمان بدون در نظر گرفتن اين مهم غيرممكن میباشد. در اين راستا شركت برسا با هدف قرار دادن 2 بخش حياتی ومكمل يكديگر يعنی مكاتبات داخلی و مكاتبات خارج از سازمان قصد دارد اتوماسيون كاملی از نيازمندیهای اين حوزه را فراهم كرده و ايدهآل يك سازمان بدون كاغذ (Paperless) را محقق سازد. اين مجموعه بطور كامل از ويژگيهای مندرج در بخشنامه كميسيون تخصصي اتوماسيون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع رسانی كليه نيازهای عمومی سيستم مكاتبات اداری پشتيبانی میكند.در اين بخش نخست به بيان مشخصات سيستم كارتابل الكترونيک و گردش ارجاعات خواهيم پرداخت و در ادامه در بخش بعدی سيستم مكاتبات خارجی و دبيرخانه بررسی قرار خواهد گرفت:
سيستم كارتابل الكترونيک زيرساخت باارزشی را برای انجام تمامی تبادلات و نامهنگاری ميان افراد و واحدهای مختلف درون سازمان اعم از مديران، كارشناسان، كارمندان، منشیها و رؤسای دفاتر، دبيرخانهها و ثباتها، بايگانان و غيره و همچنين دفاتر و شعب راه دور فراهم مینمايد.اين سيستم دريچه واحدی است برای مشاهده، انجام و ارسال كليه كارهايی كه در يك محيط اداری به يك مدير يا كارمند ارجاع میشود.به عنوان مثال يك مدير نامههای خود را از طريق اين سيستم دريافت میكند و پس از صدور دستور لازم آن را به كارشناس مربوطه ارجاع میزند و هر لحظه قادر است وضعيت آن را پيگيري كرده و از گردش آن در واحدهای مختلف مطلع گردد. كارشناسان و كارمندان نيز كارهاي خود اعم از نامهها، گزارشها، فرمها و غيره را از طريق كارتابل دريافت میكنند و براي ديگران ارسال مینمايند.
ريز امكانات اين سيستم عبارتند از:
- امكان ارسال و دريافت نامه داخلی و ارجاعات آن با امكان تعيين عنوان، گيرندهها، گيرندگان رونوشت، گيرندگان پنهان، فوريت، محرمانگی، ضمائم، شرح اقدام
- امكان پاراف نامه داخلی و وارد كردن شرح ارجاع با طول نامحدود
- امكان استفاده از متن پيش فرض در شرح ارجاع
- امكان تعريف فرمتدهی متن نامه و شرح ارجاعات
- امكان ارجاع، پاسخ و ارسال مجدد يك نامه داخلی
- امكان بازگرداندن يک ارجاع در صورتی كه اقدامی برروی آن انجام نشده باشد (در صورت وجود اجازه آن)
- امكانات متنوع مشاهده كارتابل و پاسخگويی به كارهاي رسيده
- وجود يك كارتابل واحد برای هر كاربر حتي در صورت دارا بودن چندين سمت در سازمان
- ارائه امكانات وسيع براي تفويض اختيار به جانشين، منشي و رئيس دفتر
- آرشيو و طبقهبندی كارها و امكان جستجوی كامل بر روی آنها
- مشاهده گردش ارجاعات (درخت ارجاعات) با توجه به سطح دسترسی كاربر
- امكان تعريف دسترسی و محدوديت در ارجاعات براساس كاربر و چارت سازمانی
- امكان تعريف پوشههاي جستجو
- امكان تعريف صندوقهای مختلف و تعريف آن به عنوان گيرنده مكاتبات
- امكان پيشنمايش نامهها در ليست
- امكان تعيين فيلدهاي قابل مشاهده
- سيستم مكاتبات خارجي و دبيرخانه