میز کار الکترونیک

سيستم كارتابل الكترونيک و گردش مكاتبات داخلی

با توجه به نقش كليدی نامه اداری در ارتباط رسمی بين سازمان‌ها و شركت‌ها، اتوماسيون كامل فرايندهای يك سازمان بدون در نظر گرفتن اين مهم غيرممكن می‌باشد. در اين راستا شركت برسا با هدف قرار دادن 2 بخش حياتی ومكمل يكديگر يعنی مكاتبات داخلی و مكاتبات خارج از سازمان قصد دارد اتوماسيون كاملی از نيازمندی‌های اين حوزه را فراهم كرده و ايده‌آل يك سازمان بدون كاغذ (Paperless) را محقق سازد. اين مجموعه بطور كامل از ويژگيهای مندرج در بخشنامه كميسيون تخصصي اتوماسيون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع ‏رسانی كليه نيازهای عمومی سيستم مكاتبات اداری پشتيبانی می‌كند.در اين بخش نخست به بيان مشخصات سيستم كارتابل الكترونيک و گردش ارجاعات خواهيم پرداخت و در ادامه در بخش بعدی سيستم مكاتبات خارجی و دبيرخانه بررسی قرار خواهد گرفت:

سيستم‌ كارتابل الكترونيک زيرساخت باارزشی را برای انجام تمامی تبادلات و نامه‌نگاری ميان افراد و واحدهای مختلف درون سازمان اعم از مديران، كارشناسان، كارمندان، منشی‌ها و رؤسای دفاتر، دبيرخانه‌ها و ثبات‌ها، بايگانان و غيره و همچنين دفاتر و شعب راه دور فراهم می‌نمايد.اين سيستم دريچه واحدی است برای مشاهده، انجام و ارسال كليه كارهايی كه در يك محيط اداری به يك مدير يا كارمند ارجاع می‌شود.به عنوان مثال يك مدير نامه‌های خود را از طريق اين سيستم دريافت می‌كند و پس از صدور دستور لازم آن را به كارشناس مربوطه ارجاع می‌زند و هر لحظه قادر است وضعيت آن را پيگيري كرده و از گردش آن در واحدهای مختلف مطلع گردد. كارشناسان و كارمندان نيز كارهاي خود اعم از نامه‌ها، گزارش‌ها، فرم‌ها و غيره را از طريق كارتابل دريافت می‌كنند و براي ديگران ارسال می‌نمايند.

cartable electronic

ريز امكانات اين سيستم عبارتند از:

  • امكان ارسال و دريافت نامه داخلی و ارجاعات آن با امكان تعيين عنوان، گيرنده‌ها، گيرندگان رونوشت، گيرندگان پنهان، فوريت، محرمانگی، ضمائم، شرح اقدام
  • امكان پاراف نامه داخلی و وارد كردن شرح ارجاع با طول نامحدود
  • امكان استفاده از متن پيش فرض در شرح ارجاع
  • امكان تعريف فرمت‌‌دهی متن نامه و شرح ارجاعات
  • امكان ارجاع، پاسخ و ارسال مجدد يك نامه داخلی
  • امكان بازگرداندن يک ارجاع در صورتی كه اقدامی برروی آن انجام نشده باشد (در صورت وجود اجازه آن)
  • امكانات متنوع مشاهده كارتابل و پاسخگويی به كارهاي رسيده
  • وجود يك كارتابل واحد برای هر كاربر حتي در صورت دارا بودن چندين سمت در سازمان
  • ارائه امكانات وسيع براي تفويض اختيار به جانشين، منشي و رئيس دفتر
  • آرشيو و طبقه‌بندی كارها و امكان جستجوی كامل بر روی آنها
  • مشاهده گردش ارجاعات (درخت ارجاعات) با توجه به سطح دسترسی كاربر
  • امكان تعريف دسترسی و محدوديت در ارجاعات براساس كاربر و چارت سازمانی
  • امكان تعريف پوشه‌هاي جستجو
  • امكان تعريف صندوق‌های مختلف و تعريف آن به عنوان گيرنده مكاتبات
  • امكان پيش‌نمايش نامه‌ها در ليست
  • امكان تعيين فيلدهاي قابل مشاهده
  • سيستم مكاتبات خارجي و دبيرخانه