زنجیره تامین و تدارکات کالا

شرح کلی سیستم

یکی از کلیدی‌ترین ماموریت‌های بخش تدارکات و مهندسی در بانک اخذ سفارشات کالا، تامین از طریق انبار و یا اقدام برای خرید و نهایتا توزیع کالا در بین واحدهای مصرف‌کننده و شعب می‌باشد. نگاه جامع فرآیندگرا و یکپارچه در این بخش الزام می‌دارد که این بخش بصورت فرآیندهای کاری به هم متصل و فراساختاری پیاده‌سازی گردد تا هماهنگی واحدهای مختلف در نهایت امر محقق گردد.

فرآیندهای اصلی

  • مدیریت تامین کنندگان با توجه به این که در حوزه تامین موضوع ارتباط با فروشندگان و تامین‌کنندگان به شدت مورد نیاز است ایجاد یک بانک اطلاعاتی متمرکز از این اشخاص بانک را به شناسایی و تعامل بهینه با تامین‌کنندگان مختلف هدایت خواهد کرد. از سوی دیگر موضوع ارزیابی تامین‌کنندگان، لیست‌های سفید و سیاه و همچنین کنترل مجوزات، محاسبه اررش افزوده و اسناد مورد نیاز در این حالت به سادگی انجام‌پذیر خواهد بود.
  • اطلاعات پایه کالا و خدمات قطعا در یک سیستم تامین وجود کدینگ استاندارد کالا نقش بسزایی در یکپارچگی اطلاعات خواهد داشت. کدینگ کالا و خدمات هم باید ملاحظات و نیازمندی‌های مجموعه بانک را مد نظر قرار دهد و هم با استانداردهای کشوری مانند ایران‌کد همخوانی داشته باشد. در این سیستم سعی بر آن بود تا تمامی اطلاعات مرتبط کالا حتی واحدهای اندازه‌گیری نیز بصورت جامع و یکپارچه لحاظ شود.
  • فرآیند درخواست کالا از کلیه شعب و واحدهای ستادی قدم اول در فرآیند زنجیره تامین ثبت درخواست کالای مورد نیاز شعب و واحدهای ستادی است که این امر توسط خود شعبه و یا استفاده‌کنندگان انجام شده و استفاده‌کنندگان می‌توانند بطور کامل در جریان مراحل پیشرفت درخواست خود باشند. بدین شکل دیگر درخواست ها بصورت مکاتباتی و یا تلفنی ارسال نشده و از ابتدا در سیستم زنجیره تامین بطور کامل ثبت می شوند.
  • فرآیند تحویل کالا از انبار زمانی که یک درخواست کالا پس از طی مراحل تاییدات سازمانی و فنی به انبار می‌رسد بر اساس وجود موجودی کافی از طریق انبار در اختیار مصرف‌کننده قرار خواهد گرفت. در این سیستم تمامی این فرآیند و البته فرآیند ثبت قبض انبار و تحویل کالا نیز بصورت کامل پوشش داده می‌شود.
  • فرآیند خرید کالا و تحویل به انبار در صورتی که انبار موجودی کافی برای تحویل کالا در اختیار نداشته باشد اقدام به خرید کالای مورد نیاز صورت می گیرد که خود دارای فرآیند کاملی نظیر انتخاب تامین‌کننده، اخذ مجوزات فنی، استعلام قیمت، عقد قرارداد، کمیسیون معاملات و ... می باشد. تمامی مراحل مورد نیاز خرید در سیستم جامع بصورت یک فرآیند یکپارچه پیاده‌سازی شده است که در ذیل بخشی از طراحی این فرآیند دیده می‌شود.
  • فرآیند صدور و تسویه فاکتور یکی از موارد مهم و معمولا زمان‌گیر در فرآیند خرید کالا ثبت فاکتورهای خرید، ارسال به واحد حسابداری تدارکات و نهایتا ارسال به واحد مالی است. در این سیستم تمامی فرآیندهای مرتبط با ثبت و تسویه فاکتورهای خرید بصورت فرآیندهای سیستمی دیده شده و با کمترین میزان ورود اطلاعات کلیه فرآیند بصورت یکپارچه طی می‌شود.
  • مدیریت کالا و انبار به غیر از فرآیندهای کاری در حوزه تامین کالا، نیاز به مدیریت درست و صحیح کالا و انبار از اجزای کلیدی و حیاتی سیستم تامین می‌باشد. تعدد انبارها، نیاز به مدیریت یکپارچه و کلان موجودی کالا، بهره‌مندی از مکانیزم‌های کنترل موجودی و نقطه سفارش، مدیریت واحدهای اندازه‌گیری کالا و ... همگی از نیازهای مهم در حوزه مدیریت کالا و انبار هستند که در این سیستم بصورت کامل به آن پرداخته شده و یکی از کامل‌ترین سیستم‌ها در حوزه مدیریت انبار را تشکیل داده است.

امکانات کلیدی

  • تعریف انواع کالا و گروه‌های کالا (کالاهای قابل گردش در یک انبار و کالاهای مشابه)
  • کدگذاری کالا (با توجه به گروه‌های مشخص کالا و استاندارد کدینگ)
  • تعریف انواع وضعیت کالا (نو، دست دوم، اسقاطی)
  • تعریف واحد اندازه‌گیری اصلی و فرعی برای هر کد کالا
  • تعریف انواع انبار (انبار مطبوعات، تجهیزات فناوری، ملزومات مصرفی و راکد
  • تعریف انبار (با امکان انتصاب انبار به ساختار سازمانی)
  • تعریف دوره انبارگردانی
  • تعریف انواع روش تأمین کالا (ارسال برای خرید، امانی و تحویل مستقیم)
  • تعریف مجوزات و استاندارد مصرف واحد‌ها برای انواع کالاها
  • ثبت و نگهداری اطلاعات کالا (شامل ثبت دسته‌ای/ تكی اطلاعات كالا، تعیین وضعیت، تعیین حدود کنترل موجودی، تخصیص بارکد، محل فیزیکی آن و ...)
  • امکان کنترل موجودی انبارها
  • امکان اعلام کسری موجودی کالا به صورت خودکار
  • امکان تبدیل نقطه سفارش کالا به درخواست خرید
  • ثبت و نگهداری اطلاعات درخواست کالا
  • امکان اخذ تأیید کالای درخواست‌شده
  • ثبت و نگهداری اطلاعات تأمین کالای درخواستی (کل یا بخشی از درخواست کالا) با تعیین اولویت کالا و روش تأمین كالا
  • امکان تبدیل بخشی/ کل از درخواست کالا به درخواست خرید
  • امکان برنامه‌ریزی پیشرفته تأمین کالای درخواستی
  • ثبت و نگهداری اطلاعات صدور حواله کالا
  • ثبت اطلاعات برگشت حواله
  • خودکار‌سازی صدور حواله کالا بر اساس اطلاعات تأمین کالا
  • امکان صدور دستی حواله کالا
  • ثبت و نگهداری اطلاعات رسید کالا و رسید موقت کالا
  • ثبت و نگهداری اطلاعات امحاء اسناد
  • ثبت و نگهداری اطلاعات انبارگردانی (شامل اطلاعات شمارش و وضعیت کالاها با قابلیت ورود اطلاعات از طریق فایل متنی)
  • صدور خودکار اسناد کسری و فزونی کالا در زمان انبارگردانی
  • تعریف انواع خرید (داخلی و خارجی)
  • تعریف انواع فاکتور و وضعیت‌های مختلف آن
  • تعریف نوع معامله (کلان، خرد، متوسط و جزئی)
  • امکان اخذ تأیید برای درخواست خرید
  • ثبت اطلاعات استعلامات و ارزش ریالی درخواست خرید
  • ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به برنامه‌ریزی خرید (شامل تعیین روش تأمین هزینه خرید از جمله پرداخت از تنخواه و ارسال صورت‌حساب به واحد مالی و تعیین نوع معامله بر اساس ارزش برآوردی)
  • ثبت و نگهداری اطلاعات عملیات خرید
  • امکان مشاهده لیست تأمین‌کنندگان اقلام
  • استخراج فهرست دستور خرید جزئی به ازای گروه کالا
  • گزارش‌های آماری از حجم خرید، تأمین‌کنندگان درگیر عملیات خرید و کالای خریداری‌شده به تفکیک انواع کالای خریداری‌شده (مطبوعات، ملزومات مصرفی و تجهیزات فناوری) در بازه‌ای زمانی مختلف
  • ثبت و نگهداری وضعیت تأمین‌کنندگان/ پیمانکاران
  • ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات تأمین‌کنندگان/پیمانکاران توسط تامین کننده/پیمانکار
  • اعتبارسنجی اطلاعات تامین‌کنندگان/پیمانکاران(از سازمان ثبت ‌احوال/سازمان ثبت شرکت/ساجات/سامانه روزنامه رسمی کشور)
  • نمایش مشخصات تأمین‌کننده/پیمانکار
  • نمایش اطلاعات حساب‌های فی‌مابین (حساب‌های بانک و پیمانکار)
  • نمایش لیست کارهای تخصیص یافته به تامین‌کننده/پیمانکار
  • تهیه لیست تأمین‌کنندگان/ پیمانکاران به تفکیک گروه کالا

نمونه گزارشات

  • استخراج گزارش صورتجلسه مربوط به حواله و رسید
  • استخراج گزارش مغایرت‌های كشف‌شده انبارگردانی
  • استخراج گزارش آماری از موجودی انبار
  • استخراج گزارش کالاهای مصرفی در مقاطع زمانی مختلف به تفکیک واحدهای درخواست کننده
  • استخراج گزارش از درخواست‌های تأیید شده
  • استخراج گزارش آماری از حواله و رسید کالاها در بازه‌های زمانی مختلف
  • استخراج گزارش آماری از انواع کالاها با وضعیت‌های راکد، جاری، رسیده به نقطه سفارش و موجودی در راه
  • گزارش ماهانه لیست قیمت اموال موجود در انبار تجهیزات فناوری برای ارسال به اداره املاک (جهت بیمه اموال)
  • گزارش ماهانه خروج اموال موجود در انبار تجهیزات فناوری به اداره مالی
  • استخراج گزارش آماری از درخواست‌های خرید
  • استخراج گزارش‌های آماری و تحلیلی از فاکتور‌ها به تفکیک افراد صادر‌کننده در بازه‌های زمانی مختلف
  • استخراج گزارش از تاریخچه خرید شامل درخواست خرید تا خرید و رسید آن به انبار
  • تهیه گزارش تأمین‌کنندگان/ پیمانکاران دارای پروفایل کارتابل