شرح کلی سیستم
فرآیند اجرا و پشتیبانی عجین با موضوع قراردادهای پیمانکاری و امور مربوطه می‌باشد. قطعا بهره‌مندی از یک سیستم یکپارچه که بخش قراردادهای پیمانکاری را بخوبی و درستی مدیریت می کند می‌تواند در تصمیم‌گیری و مدیریت عملیاتی حوزه پشتیبانی کمک شایانی نماید. در این بخش تمامی اجزای مربوط به قراردادها، نحوه پرداخت، میزان مبالغ پرداختی، کسورات، جرائم، تعهدات قانونی، بیمه، مالیات و ... بطور کامل پوشش داده شده و از آنجا که این بخش بصورت یکپارچه با بخش سیستم مالی عمل می‌کند کمک شایانی به کاهش فرآیندهای ورود اطلاعات تکراری در بخش‌های مختلف می‌نماید.
فرآیندهای اصلی
ثبت پرونده
در سیستم امور قراردادها مفهومی تحت عنوان پرونده وجود دارد که در سطحی بالاتر از قرارداد قرار می گیرد. مفهوم پرونده مجموعه قراردادهای مرتبط با یک موضوع می باشد. به عنوان مثال ممکن است راجع به تهیه، راه اندازی و سیستم جامع بانکی قراردادهای متعددی با مشاورین مختلف و شرکتها تنظیم گردد، اما همگی در قالب یک پرونده تحت عنوان "راه اندازی سیستم جامع" تعریف می گردد.
ثبت قرارداد
مهم ترین و کلیدی ترین بخش در سیستم مدیریت امور قراردادها، ثبت قرارداد می باشد. معمولا قرارداد شامل اطلاعات مختلف و ملحقاتی است که در بخش های مختلف اطلاعات تدارکاتی و مالی قرارداد قرار می گیرد.
ثبت الحاقیه، متمم، اصلاحیه و سایر اسناد تغییر قرارداد
یکی از موارد مهم در سیستم قراردادها، تغییرات مفاد قرارداد در قالب اصلاحیه، الحاقیه و متمم می باشد که خود ماهیتا بصورت یک قرارداد جدید مرتبط با قرارداد اصلی ثبت می شود.
ثبت مجوزات و استعلامات
یکی از مفاد مهم در قرارداد ثبت مجوزات، استعلامات و اسناد مثبته می باشد. در این بخش مجوزهای اخذ شده از سیستم ثبت مجوزات قابل انتخاب می باشد.
ثبت تضامین و ضمانت نامه ها
در بخش ثبت تضمینات، انواع تضمین شامل چک، سفته، ضمانت بانکی، فیش واریزی و تعهدنامه قابل ثبت می باشد. فیلدهای اطلاعاتی مبتنی بر نوع تضمین متفاوت است اما مجموعا تمامی فیلدهای اطلاعاتی مربوط به همراه اسکن تصاویر اسناد قابل ثبت می باشد.
مدیریت صورتحساب
پس از بخش ثبت قرارداد و اطلاعات مرتبط، یکی از کارکردهای اصلی سیستم امور قراردادها، مدیریت صورتحساب و دستور پرداخت می باشد. در این روال شرکت طرف قرارداد، پس از انجام کارهای مورد نظر درخواست پرداخت وجه را ارسال و گردش کار مربوطه در درون سیستم تا زمان پرداخت وجه انجام می شود.
ثبت دستور پرداخت
در این بخش تمامی موارد مالی قرارداد و میزان مبالغ پرداخت شده و باقیمانده مشخص می شود.
ثبت تاییدیه های پرداخت
از آنجا که دستور پرداخت باید از واحدهای تحویل گیرنده و ناظر دارای تاییدیه انجام کار باشد تا پرداخت وجه قابل انجام گردد، بنابراین در سیستم بخش ثبت تاییدیه در نظر گرفته شده است که در فرآیند ثبت و پیگیری دستور پرداخت مورد استفاده خواهد بود.
مدیریت مالی قرارداد
یکی از کارکردهای مهم این سیستم انجام خودکار محاسبات مالی قرارداد مبتنی بر فاکتورهای ثبت شده و مبالغ قبلی پرداخت شده در قالب قرارداد می باشد.
امکانات کلیدی
- ثبت و به‌روزرسانی انواع قرارداد
- تعریف و به‌روزرسانی انواع وضعیت قرارداد
- ثبت و نگهداری الگوهای قرارداد
- ثبت و به‌روزرسانی انواع جریمه (دیرکرد و انصراف)
- ثبت و به‌روزرسانی انواع ضمانت‌نامه قرارداد
- تعریف و به‌روزرسانی انواع وضعیت ضمانت‌نامه
- تعریف و به‌روزرسانی انواع پرداختی قرارداد (نظیر پیش‌پرداخت، صورتحساب دورهای و تسویه قرارداد)
- تهیه پیش‌نویس قرارداد (ثبت مشخصات پیمانکار، مستندات پروژه، زمان‌های شروع و پایان قرارداد، نحوه پرداخت، تعهدات شرکت و بانک، واحدهای مجاز و مرتبط با قرارداد، ناظرین تأییدکننده)
- ثبت استعلام پیش‌نویس قرارداد (به مدیریت حقوقی، واحد تخصصی و تامین کننده/پیمانکار)
- ثبت اطلاعات پاسخ به استعلام پیش‌نویس قرارداد (از طریق تامین کننده/پیمانکار و کاربر تدارکات)
- ثبت رسید ارائه قرارداد نهایی به واحدهای ذی‌ربط
- ثبت و نگهداری ضمانت‌نامه‌های قرارداد (پیش‌پرداخت و حسن انجام کار) شامل ثبت، تمدید و ابطال (عودت) ضمانت‌نامه
- ثبت رسید ارائه تضامین قرارداد به مدیریت مالی و خزانه
- صدور الحاقیه قرارداد (شامل اصلاحیه، تمدید و متمم)
- فعال/ غیر فعال‌سازی قرارداد
- ثبت پاسخ به درخواست تأیید عملیات قرارداد (توسط تخصصی)
- ثبت پاسخ به درخواست عملیات ضمانت‌نامه شامل ثبت، تمدید و ابطال (توسط واحد تخصصی)
- ثبت درخواست آزادسازی سپرده بیمه
- ثبت درخواست تسویه (علی‌الحساب، قطعی)
- ثبت درخواست پرداخت صورتحساب دورهای قرارداد
- ثبت درخواست تسویه قطعی قرارداد
- ثبت درخواست پرداخت به تأمین‌کننده/ پیمانکار (به مدیریت مالی و خزانه)
- ثبت درخواست تأیید صورتحساب تأمین‌کننده/ پیمانکار (به واحد ناظر)
- ثبت صورت وضعیت قرارداد تأمین‌کننده/پیمانکار
- ثبت تسویه علی‌الحساب قرارداد
نمونه گزارشات
- گزارشات امور قراردادها و پرونده مشتریان
- گزارشات مربوط به فاکتور و دستور پرداخت
- گزارشات مربوط به تضامین و سررسیدها
- گزارشات مربوط به مفاصاحساب تامین اجتماعی
- گزارش قراردادهای تامین کننده/پیمانکار
- گزارش اطلاعات درخواست تأیید عملیات قرارداد
- گزارش اطلاعات درخواست تأیید عملیات ضمانت‌نامه
- گزارش اطلاعات درخواست‌های مالی قرارداد به تأمین‌کننده/ پیمانکار
- گزارش اطلاعات حساب‌های فی‌مابین (حساب‌های بانک و تأمین‌کننده/پیمانکار)
- تهیه گزارش ضمانت‌نامه‌های قرارداد
- تهیه گزارش قراردادهای پیمانکار
- تهیه گزارش صورت‌وضعیت‌های تأییدشده/ نشده (به تفکیک پیمانکار، قرارداد و پروژه)
- تهیه گزارش تاریخ انقضا اسناد تضامین قراردادها
- تهیه گزارش پیشرفت زمانی و ریالی پروژه
- تهیه گزارش مقایسه‌ای پروژه‌ها بر اساس پیشرفت زمانی و ریالی
- تهیه خودکار گزارش تأخیر فازها
- تهیه گزارش قراردادها (به تفکیک پیمانکار، شماره قرارداد، مبلغ قرارداد، عنوان پروژه، واحد تخصصی و تاریخ شروع و پایان قرارداد)